Het organiseren van een judo of jiu-jitsu toernooi in JBN district Zuid-Nederland. Sept 2018

Transcriptie

1 Het organiseren van een judo of jiu-jitsu toernooi in JBN district Zuid-Nederland Sept 2018

2 1. Aanleiding De afgelopen jaren is het soms voorgekomen dat een toernooi niet door kon gaan omdat de organisatie was vergeten om tijdig belangrijke zaken te regelen. Ook merken we dat soms zaken fout gaan, of mensen boos worden, omdat de organisatie niet goed is geïnformeerd. Dit document laat de belangrijkste zaken zien waarmee een toernooi organisatie rekening moet houden in het seizoen 2018/2019. Naast dit document is ook een uitvoerige beschrijving terug te vinden op onze website: JBN ZN Toernooi Organisatie Handleiding 2018/2019 2

3 2. Voorbereiden 1/2 Toernooi Aanvraag Voor de organisatie van de meeste judo en jiujitsu toernooien moet toestemming worden gekregen van de JBN. Als het een regionaal toernooi is, dan vindt alleen goedkeuring door het district plaats. Bij een nationaal toernooi moet ook het bondsbureau goedkeuring verlenen. Aanvragen doe je via de Toernooi Aanvraag module. Let op: Vraag op tijd het toernooi aan. Aanbeveling: 11 maanden van te voren. Huur van Matten Nadat de goedkeuring binnen is, en er zijn matten nodig, vraag deze dan op tijd aan. Let op: Vraag binnen 1 maand na het krijgen van toestemming de matten aan. Faciliteiten Ieder toernooi moet voldoen aan eisen die betrekking hebben zaken zoals weegruimtes, matten, EHBO en personeel. Zorg dat daaraan wordt voldaan. 3

4 2. Voorbereiden 2/2 Toernooi op jbn.toernooi.nl Na goedkeuring wordt de info van het toernooi altijd op jbn.toernooi.nl geplaatst. Automatisch wordt de periode getoond waarin online kan worden ingeschreven. Meestal moet deze worden aangepast. Wat zeker moet worden toegevoegd voordat online inschrijven mogelijk is: het inschrijfgeld. Let op: Zorg dat de club een geldige licentie heeft om de Toernooi Planner te gebruiken. Publiceer zo snel mogelijk het inschrijfgeld en de inschrijfperiode. Zorg ook dat het mogelijk is voor clubs om via ideal te laten betalen. Draaiboek Zorg dat er een draaiboek voor de organisatie van het toernooi is. Een goed draaiboek bestaat altijd uit 2 delen: De voorbereidingen (met een checklist wat, in welke maand, door wie, moet gebeuren) De toernooi dag: wat, hoe, wanneer, door wie, moet gebeuren. 4

5 3. Uitnodigen Clubs Uitnodigingen van clubs in de buurt Hiervoor moet de toernooi organisatie zelf zorgen. Als online inschrijven wordt gebruikt, dan moet duidelijk op jbn.toernooi.nl worden vermeld welke clubs mogen inschrijven. Uitnodigingen van clubs in ons district José van Roestel, onze secretaris, kan een mail sturen aar alle clubs in ons district. Let op: De uitnodiging wordt alleen doorgestuurd als staat vermeld dat JBN clubs online kunnen inschrijven. Er worden geen inschrijfformulieren meegestuurd. Uitnodigingen van clubs in alle districten Daar bestaat geen procedure voor. Het is wel mogelijk dat toernooi info op de JBN website wordt geplaatst. Stuur een verzoek hierover naar Frederique: Uitnodigingen van buitenlandse clubs De toernooi organisatie moet zelf de mails versturen. Buitenlandse clubs kunnen niet online inschrijven. 5

6 3. Aanvragen Scheidsrechters 1/2 De Districts Scheidsrechters Commissie Judo (DSCJ) is eindverantwoordelijk voor de toewijzing en het functioneren van scheidsrechters tijdens een toernooi. De DSCJ nodigt dus ook de scheidsrechters uit. Daarom is er een planning scheidsrechters mail adres om tweemaal informatie over het toernooi te verstrekken: Vlak na goedkeuring van het toernooi Mail de (concept) uitnodiging, inclusief een schatting van het aantal deelnemers en het aantal matten. Vlak na einde van de inschrijfperiode Uiterlijk 2 weken voordat het toernooi plaats vindt: Verstrek mattenplan, inclusief weeg en wedstrijdtijden. Verticaal plannen verplicht! 6

7 3. Aanvragen Scheidsrechters 2/2 Kijk in de bijlage voor meer details over het Mattenplan en het Verticaal Plannen. Let op: Let op: Scheidsrechters kunnen pas definitief worden ingepland nadat deze info wordt verstrekt. Zorg dus dat dit tijdig gebeurd! Bij toernooien waaraan -12 en +12 jarigen aan deelnemen, is verticaal plannen verplicht. Als een toernooi organisatie dit niet doet, dan is het scheidsrechters niet toegestaan om aanwezig te zijn. De toernooi organisatie nodigt zelf alle overige (niet-scheidsrechters) functionarissen uit. 7

8 4. Publiceren Weegtijden Steeds meer toernooi organisaties publiceren ca. 2 weken voor het toernooi de weegtijden op jbn.toernooi.nl Steeds meer clubs, sporters en ouders verwachten dat en zoeken daar naar deze belangrijke info. Ook als de JBN Toernooi Planner niet wordt gebruikt tijdens de toernooi dag, is het makkelijk om die weegtijden even te publiceren. Het verhoogt in ieder geval het kwaliteitsimago van het toernooi en de dienstverlening aan onze klanten. Kijk in de bijlage hoe je kunt publiceren. 8

9 5. Huur van districtsmatten JBN Zuid-Nederland verhuurt districtsmatten. Via de Toernooi Aanvraag module kan worden aangegeven of men gebruik wil maken van deze districtsmatten Iedere toernooi organisatie in ons district betaalt dezelfde prijs voor de huur en het transport: 800 voor 1 dag en 1200 voor 2 dagen. Pas als het huurbedrag is overgemaakt is de reservering definitief. Let op: Let op: Kort voor het toernooi stuurt de toernooi coördinator de sleutel van de matten container en een instructie formulier. Iemand van de organisatie moet altijd aanwezig zijn bij aflevering van de container. Als de vervoerder wachttijd in rekening brengt, als de geretourneerde matten niet zijn geteld of als matten zijn beschadigd of vervuild, dan kunnen extra kosten in rekening worden gebracht. Na afloop moeten de matten weer worden opgeslagen in de container. O.a. het aantal opgeborgen matten moet dan worden vermeld op het betreffende formulier. 9

10 6. Op de Toernooi dag Controles Als alle deelnemers online zijn ingeschreven, dan is controle op JBN lidmaatschap niet nodig. Controle op identiteit is altijd nodig. Dit moet tijdens de weging, via een identiteitsbewijs of via het ingevulde JBN paspoort (incl. pasfoto). Weging Bij aparte weging van jongens/meisjes mogen respectievelijk alleen mannen/vrouwen aanwezig zijn. Hoofdscheidsrechter De hoofdscheidsrechter (benoemd door de Scheidsrechters Commissie) is voor de toernooi organisatie het eerste aanspreekpunt m.b.t. alle scheidsrechterzaken. Scheidsrechter vergoedingen De organisatie betaalt voortaan iedere scheidsrechter een vaste vergoeding die in de plaats komt van de oude dag- en reiskosten vergoeding: 45 per persoon per dag. 10

11 Bijlagen 11

12 Links De Toernooi brief op de site van JBN district Zuid-Nederland met nog meer details voor Toernooi organisaties De links naar de volgende onderdelen staan allemaal op de JBN website onder het stukje jbn-toernooipakket De Toernooi Aanvraag module Het Toernooi Overzicht incl. alle toernooien met online inschrijving Veel voorkomende antwoorden op vragen over het JBN Toernooi Pakket; Laatste versie van de JBN Judo Toernooi Planner; Kijk hier voor bijv. een presentatie met uitleg, tips en veel voorbeelden, Gebruikershandleiding van het JBN Toernooi Pakket, etc. Uitleg, met veel voorbeelden, van alle judo wedstrijd regels (ook voor judoka s en coaches!); op JBN JudoLink.nl 12

13 JBN Toernooi Pakket Het JBN Toernooi Pakket bestaat uit de volgende 4 onderdelen: 1. Toernooi Aanvraag module; Voor toernooi organisatoren 2. Toernooi Overzicht Voor iedereen die interesse heeft in toernooi details, zoals locatie, weegtijden, mattenplanning, wedstrijdschema s, partijen en (eind-) uitslagen) 3. Toernooi Inschrijf module; Voor JBN clubs die online inschrijven 4. JBN Judo Toernooi Planner Voor toernooi organisatoren die hiermee online inschrijvingen binnenhalen, een toernooi kunnen plannen en op de dag zelf kunnen draaien. Zie ook de volgende pagina. 13

14 JBN Toernooi Pakket Het JBN Toernooi Pakket bestaat uit de volgende onderdelen: 4. JBN Judo Toernooi Planner Let op: Alleen op basis van veel ervaring en logisch denken lukt het je NIET om met het pakket een toernooi te draaien. LEES DAAROM ZORGVULDIG DE GEBRUIKERSHANDLEIDING. Oefen enkel weken van tevoren het wegen, indelen, handmatig aanpassen, plannen, loten en printen. Laat eventueel de toernooi instellingen controleren door de TP expert. Registreer (tijdens of na het toernooi) in TP de wedstrijd uitslagen zodat ze later in de ranking worden meegenomen. Controleer of je de nieuwste software versie hebt. Als je toch nog vragen hebt, neem dan contact op met de expert binnen ons district: Eddy Jongenelen 14

15 Voordelen JBN Toernooi Pakket Voor (coaches en fans van) judoka s Véél betere informatie verstrekking voor- en tijdens toernooien Dankzij ranking deelname aan meer passende toernooien Vastleggen van persoonlijke judo geschiedenis op het web Voor JBN clubs en toernooi organisaties Flinke tijdsbesparing bij inschrijven, betalen en draaien van toernooien Gratis licentie voor iedere toernooi organisator Standaard manier van inschrijven en van het draaien van toernooien Voor de JBN Vergroten dienstverlening aan JBN clubs en aan de vele vrijwilligers Aanbieden beter passende toernooien aan haar leden (dmv ranking) Verkleinen afstand tot judoka s Grotere kans op leden groei 15

16 Publiceren op toernooi.nl met Toernooi Planner Nadat het mattenplan is gemaakt kun je, via Internet/ Publiceren, met de knop Publiceren, de weegtijden en de aangepaste Mededeling op jbn.toernooi.nl plaatsen. 16

17 Mattenplanning met Toernooi Planner Een goed mattenplan moet ook rekening houden met: Acceptabele wachttijd tussen einde van weging en begin van wedstrijden (probeer max 30 min) Totale wedstrijdduur van toernooi, incl. pauzes, mag niet langer zijn dan 7 uur Let op: Voorbeeld van mattenplan in de JBN Toernooi Planner. Voorbeeld van mattenplan uit de JBN Toernooi Planner (in pdf formaat) die 3 weken voor het toernooi aan ons verstrekt moet worden. 17

18 Verticaal Plannen 1/2 Bij grotere judo toernooien moeten jeugdscheidsrechters samen met ervaren scheidsrechters ingepland worden. Dit verticaal plannen betekent dat een toernooi-organisatie gelijktijdig zowel ouderen (+12j) als jongeren (-12j) moet inplannen. Daarom moet een deel van de matten alleen onderdelen met -12 jarigen krijgen, en gelijktijdig een ander deel de onderdelen van boven de 12 jaar toegewezen krijgen. De JBN Toernooi Planner ondersteunt deze werkwijze: j en +12j onderdelen moeten aan hetzelfde tijdsblok worden toegewezen 2. De kleinste groep (bijv. +12-jarigen) moet aan bijv. 2 of 3 vaste matten worden gekoppeld. De grootste groep hoeft nergens aan gekoppeld te worden. 3. Tijdens het genereren van de mat planning worden eerst automatisch de onderdelen ingepland die aan vaste matten zijn toegewezen. Daarna worden alle overige onderdelen toegewezen aan de overige matten, en eventueel (als er ruimte is) ook aan de matten die gekoppeld zijn aan de andere groep. 18

19 Verticaal Plannen 2/2 Het voorbeeld van Verticaal Plannen in de JBN Toernooi Planner: 19