Huishoudelijk reglement Tennisvereniging Pijnacker

Transcriptie

1 Huishoudelijk reglement Tennisvereniging Pijnacker Leden Artikel 1 De leden zijn verplicht zich te houden aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur, de accommodatie commissie of de door hen aangewezen personen om die bevoegdheid uit te voeren Het bestuur stelt een baanreglement op welke wordt vastgesteld door de Algemene Vergadering. De leden zijn verplicht zich te houden aan dit baanreglement. Artikel 2 Speelgerechtigde leden hebben het recht per speelseizoen vijf maal een niet speelgerechtigde persoon te introduceren tegen een door het bestuur vastgestelde vergoeding. Leden dienen alvorens met een introducee te gaan spelen dit te registreren in de afschrijfcomputer. Het bestuur is bevoegd kandidaatsleden gratis te introduceren. Een introducee is verplicht alle voorschriften welke er zijn voor leden na te komen; bij in gebreke blijven hiervan kan het bestuur de introducee verbieden te spelen en hem/haar gelasten het terrein te verlaten. Leden zijn verantwoordelijk voor hun introducees en de eventueel door hen aangerichte schade. Personen die als lid geschorst of uit het lidmaatschap ontzet zijn alsmede personen wie lidmaatschap is geweigerd kunnen niet worden geïntroduceerd. Artikel 3 Het aanmeldingsformulier, als bedoeld in artikel 5 lid 1 van de Statuten, dient via internet te worden ingevuld. Dit formulier bevat de benodigde gegevens voor lidmaatschap en ondersteuning van de vereniging. Dit betreft onder meer naam, adres, telefoon, geboortedatum en bankrekeningnummer. De leden zijn verplicht om wijzigingen, van bijvoorbeeld adres, telefoonnummer of adres, zo snel mogelijk via internet aan de ledenadministratie door te geven. Artikel 4 Zwerfleden zijn seniorleden met beperkte speelrechten, zij kunnen spelen van maandag t/m vrijdag van 9-18 uur. Studentenleden zijn seniorleden die zijn ingeschreven bij een onderwijsinstelling waar ze een voltijds opleiding volgen, en die woont en studeert buiten de voormalige gemeente Pijnacker of een daar aan grenzende gemeente. 1 e jaars Tenniskids zijn junior leden die in oktober beginnen met tennisles. Zij worden direct lid maar hebben tot 1 april van het daaropvolgende jaar nog geen financiële verplichtingen. Zij kunnen t/m 31 maart het lidmaatschap opzeggen. Wanneer zij na 31 maart doorgaan met tennis zijn zij vanaf dat moment contributie verschuldigd. Artikel 5 Leden zijn verplicht de vereniging schriftelijk te machtigen om alle bedragen, voortvloeiend uit het lidmaatschap, aanmelding voor clubtoernooien en andere evenementen, automatisch te incasseren.

2 Leden zijn verplicht de contributie en, indien verschuldigd, het entreegeld te voldoen voor 1 april van het desbetreffende verenigingsjaar. Wanneer een lid aan al zijn verplichtingen, betaling contributie en regeling bardienst, heeft voldaan wordt hem/haar door de ledenadministratie de KNLTB-ledenpas vertrekt. Zonder geldig KNLTB-ledenpas zijn de leden niet speelgerechtigd. Alhoewel leden het hele jaar mogen spelen wordt de contributie berekend over een periode van 7 maanden, de periode 1 april tot 1 november. Wordt iemand na april van een verenigingsjaar lid dan wordt de te betalen contributie als volgt pro-rata berekend: Te betalen = resterende maanden tot 1 november / 7 * contributie. Artikel 6 Senior leden, tot een door de algemene vergadering vast te stellen leeftijdsgrens, zijn verplicht een door de algemene vergadering vast te stellen aantal bardiensten per jaar te draaien. Indien geen of minder dan het vastgestelde aantal bardiensten wordt gedraaid, dient een door de algemene vergadering vastgestelde extra contributie per niet gedraaide bardienst te worden betaald. Teams die deelnemen aan de voorjaars en aan de najaar seniorencompetitie zijn als team verplicht één extra bardienst te draaien. Het bestuur is bevoegd om individuele of groepen leden, bijvoorbeeld vanwege het verrichten van andere werkzaamheden voor de vereniging, geheel of gedeeltelijk vrij te stellen van het draaien van bardiensten. Vergaderingen Artikel 7 De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of ten minste twee bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergaderingen de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen. Artikel 8 Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van een uitnodiging aan ieder bestuurslid, tenminste 10 dagen voor de datum der vergadering. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste twee bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen 14 dagen geen gevolg wordt gegeven zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd. Artikel 9 Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of door vijf senior-leden of ereleden. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk 7 dagen voor de algemene vergadering.

3 Artikel 10 Een besluit van, of benoeming door de algemene vergadering, niet rechtstreeks betrekking hebbende op een agendapunt der vergadering, is ongeldig. Artikel 11 De agenda der algemene vergadering bevat, behalve de uit de statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voorvloeiende punten, ieder voorstel dat tenminste zeven dagen voor de algemene vergadering door tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen tot bijeenroeping der vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen. Artikel 12 Alle op de agenda van een Algemene Leden Vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid tijdens de vergadering gedaan voorstel welke rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits ondersteund door minstens vier andere leden. Commissies Artikel 13 De voorzitters van de commissies zoals genoemd in de artikelen 13 t/m 17, te weten de technische commissie, de jeugdcommissie, de accommodatiecommissie en de toernooicommissie, stellen hun commissie naar behoefte samen. Het bestuur kan naar behoeven aanvullende commissies benoemen met algemene of bijzondere opdrachten. Te denken valt aan een barcommissie, een communicatie commissie, een sponsorcommissie, een open toernooi commissie, etc.. Het bestuur bepaalt welk bestuurslid de aansturing van de betreffende commissie op zich neemt. Bij of na de benoeming kunnen de bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie, met uitzondering van de kascommissie als bedoeld in artikel 11 lid 4 van de statuten, door het bestuur worden geregeld of gewijzigd. Ook kunnen een of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen. Ook de Algemene Leden Vergadering kan een commissie benoemen met een bijzondere opdracht. De bevoegdheden, verplichtingen en samenstelling van deze commissie kan uitsluitend door de ALV worden aangepast. Artikel 14 De kascommissie, als bedoeld in artikel 11 lid 4 van de Statuten, bestaat uit twee leden en haar benoeming geldt telkens voor één jaar. Hetzelfde lid kan twee keer worden herbenoemd, dus maximaal drie jaar achtereen verantwoordelijk zijn voor het onderzoeken van de rekening. Hetzelfde lid kan na twee jaar afwezigheid opnieuw worden benoemd in de kascommissie. Bij de benoeming wordt direct een derde, plaatsvervangend lid, benoemd die bij ontstentenis van een van de commissieleden diens plaats zal innemen. Artikel 15 Jaarlijks wordt een technische commissie samengesteld door de door de ALV gekozen voorzitter van de technische commissie die tevens bestuurslid is. - Het vormgeven en uitvoeren van het technisch beleid; - Aansturing van de trainersorganisatie in de rol van opdrachtgever;

4 - Het organiseren van de deelname aan KNLTB-competities; - Het samenstellen van de vertegenwoordigende teams, waarbij voor het opstellen van de junioren overleg wordt gepleegd met de Jeugd Commissie; Artikel 16 Jaarlijks wordt een accommodatie commissie samengesteld door de door de ALV gekozen voorzitter van de accommodatie commissie die tevens bestuurslid is. - Het beheer en onderhoud van het park, de banen en de daarop aanwezige inventaris; - Het beheer en onderhoud van het groen op het tennispark; - Het beheer en onderhoud van het clubhuis en de daarin aanwezige inventaris. Artikel 17 Jaarlijks wordt een jeugdcommissie samengesteld door de door de ALV gekozen voorzitter van de jeugd commissie die tevens bestuurslid is. - Het i.o.m. de technische commissie opstellen en uitvoeren van het technisch beleid voor de jeugd; - Het organiseren van speelgelegenheid voor junioren, door het organiseren van verschillende (eendaags)toernooien, middagen voor rackettrekken etc.; - Het stimuleren van de jeugd tot actief lidmaatschap door communicatie over en uitnodiging tot het deelnemen aan de verschillende activiteiten; - Het indelen van de competitieteams i.o.m. TC en trainers; - Het onderhouden van contacten met de trainers over de jeugdtrainingen en de indeling van de trainingsgroepen; - Het organiseren van de jeugdclubkampioenschappen Artikel 18 Jaarlijks wordt een toernooi commissie samengesteld door de door de ALV gekozen voorzitter van de toernooi commissie die tevens bestuurslid is. - het organiseren van de jaarlijkse clubtoernooien en andere tennisactiviteiten die de band tussen de leden bevorderen, met uitzonderingen van jeugdtoernooien en open toernooien; - Het stimuleren van de senioren tot actief lidmaatschap door communicatie over en uitnodiging tot het deelnemen aan de verschillende activiteiten Artikel 19 De ledenadministratie wordt aangesteld door het bestuur. De taak van de ledenadministratie is onder meer: - Het bijhouden van de ledenadministratie; - Het verwerken van de inschrijvingen van nieuwe leden; - Het verstrekken van informatie aan (potentiele) nieuwe leden over de vereniging; - Het aanmelden van (nieuwe) leden bij de KNLTB, doorgeven van mutaties en opzeggingen; - Het onderzoeken van de redenen van leden voor opzegging lidmaatschap.

5 Artikel 20 De barcommissie wordt aangesteld door het bestuur. De taak van de barcommissie is onder meer: - Het instrueren en begeleiden van de barvrijwilligers; - Het indelen en coördineren van de bar/keuken diensten; - Het voorraadbeheer en het doen van de bestellingen voor de bar en de keuken. - Het zorgdragen dat wordt voldaan aan de regelgeving op het gebied van hygiëne en alcoholgebruik. Bestuur Artikel 21 De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem; ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet door middel van een gemachtigde worden uitgeoefend. Bij het staken van de stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend. Ieder jaar treden de bestuursleden af waarvoor de benoemingstermijn is verstreken. Op eigen verzoek kunnen bestuursleden te allen tijde tussentijds aftreden. Aftredende functionarissen zijn terstond herkiesbaar. De totale duur van een aaneengesloten bestuurslidmaatschap is conform artikel 9 lid 2 maximaal acht jaar, twee perioden van drie en één periode van twee jaar. Dezelfde persoon kan na beëindiging van het bestuurslidmaatschap eerst na een periode van twee jaar opnieuw in het bestuur worden gekozen. De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van een al dan niet tussentijds afgestreden bestuurslid gebeurt in de eerste algemene vergadering waarin daartoe de mogelijkheid bestaat. Het resterende bestuur kan een Ad Interim bestuurslid aanstellen ter vervulling van een tussentijds ontstane vacature. Een Ad Interim bestuurslid is niet stemgerechtigd in het bestuur. Ook treden jaarlijks af de in artikel 9 lid 10 van de Statuten genoemde adviseurs. De benoemingstermijn voor adviseurs is drie jaar. Artikel 22 In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene vergadering wordt een vice-voorzitter gekozen. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter, diens werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van de vice-voorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door een of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden. Blijvende ontstentenis van een of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatst reglementair afgestreden bestuursleden als tijdelijk bestuur. Artikel 23 Schade aan de vereniging of een harer bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald.

6 Artikel 24 Het bedrag als bedoeld in artikel 10 lid 3 onder sub c. der Statuten wordt gesteld op euro. Dit betekent dat het bestuur zelfstandig bevoegd is om rechtshandelingen te verrichten waarvan de financiële betekenis dit bedrag van euro niet te boven gaat Verplichtingen van het bestuur Artikel 25 Het bestuur is verplicht op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van: a. De gegevens, onder meer naam, adres, telefoon, geboortedatum en bankrekeningnummer, van de in artikel 4 der Statuten bedoelde personen; b. Presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur; c. Inkomsten en uitgaven, bezittingen en schulden van de vereniging. Kleine voorwerpen van geringe waarde, welke gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven hierin niet te worden opgenomen. Omtrent de onder a. bedoelde administratie kan aan leden die daarom verzoeken informatie worden verstrekt. Artikel 26 De Statuten en dit reglement, zijn voor de leden beschikbaar op de website van de vereniging. Tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding zijn ze ook op papier verkrijgbaar via de secretaris.