Notulen Algemene Ledenvergadering. Voetbalvereniging Monnickendam d.d. 25 november 2014

Transcriptie

1 Notulen Algemene Ledenvergadering Voetbalvereniging Monnickendam d.d. 25 november 2014 Locatie Aanwezig Afwezig met kennisgeving Verslag : Kantine Voetbalvereniging Monnickendam : leden : Cees Zonneveld, Cees Lust : Nicolette Combee 1. Opening Voorzitter Nico Lammers jr. opent de vergadering en heet een ieder hartelijk welkom In 2010 is er afgesproken dat op de Algemene Ledenvergadering een minuut stilte t.b.v. de leden en/of oud leden die ons afgelopen seizoen zijn ontvallen wordt gehouden. De voorzitter verzoekt om te gaan staan en een minuut stilte in acht te nemen voor de volgende oud leden: - Paul van de Stel - Quirinus Hoogland 2. Ingekomen stukken Het bestuur heeft een brief van Frank Oudhuis ontvangen waarin hij aangeeft dat hij is gestopt met zijn werkzaamheden voor VVM omdat hij met zijn vrouw zijn verhuisd naar Amersfoort. Hij wil de vereniging bedanken voor de plant en voor de prettige samenwerking. 3. Bespreking verslag Algemene Ledenvergadering d.d. 12 november 2013 Pagina 3: verklaring omtrent gedrag. Rob Schiedon merkt op dat het bestuur dit onderwerp adequaat heeft opgepakt, maar dat er nog te weinig verklaring omtrent gedrag zijn ontvangen. De kosten van de verklaring omtrent gedrag worden door de KNVB vergoed, dus dat hoeft geen drempel te zijn om deze verklaring niet aan te vragen. De voorzitter geeft aan dat alle nieuwe leiders geattendeerd worden op het inleveren van een verklaring. Het is echter nog niet verplicht om een verklaring in te leveren. De jeugd coördinatoren kunnen hierin een actieve rol spelen. Het verslag van de Algemene Ledenvergadering van 12 november 2013 wordt vastgesteld. 4. Vaststelling van het jaarverslag secretaris seizoen Het jaarverslag van de secretaris wordt vastgesteld. 5. Vaststelling van het financiële jaarverslag van het seizoen Jan Schilder doet verslag en loop het financiële verslag post voor post door. Balans Jan merkt op dat de liquide middelen erg laag zijn. De schulden op lange termijn is de schuld aan de gemeente (lichtmasten). De schulden op de korte termijn zijn: - 2 maanden huur aan de gemeente - 1 maand salaris trainer - de nota van de alarminstallatie 1

2 - een bedrag voor de penningmeester t.b.v. liquide middelen. Resultatenrekening: De verwachting is dat er nog 2.000,00 aan openstaande contributie wordt ontvangen. De contributie was vorig jaar te ruim begroot. De spelers die niet gevoetbald hebben hoeven geen contributie te betalen. Deze spelers hebben wel de KNVB-afdracht betaald. De kantine heeft een goed seizoen gedraaid en de inkomsten zijn hoger dan begroot. Sponsoren: het bedrag uit sponsoring valt tegen Frank Oudhuis heeft aan het einde van vorig seizoen/begin van dit seizoen geen tijd gehad om alles in beeld te brengen. Jan Schilder moet nog een overzicht maken van de ontvangen/openstaande sponsorgelden. Kosten Kantine: Omdat er in de kantine meer is verkocht, moet er ook meer ingekocht worden. Hierdoor zijn er meer kosten gemaakt dan begroot. Onderhoud: De onderhoudskosten zijn ook hoger uitgevallen dan begroot. Dit komt mede doordat er veel onderhoud is gepleegd. Ook moest er een nieuw koelmeubel aangeschaft worden. Diverse activiteiten: deze post is ook hoger dan begroot en dat komt doordat de Nieuwjaarsreceptie heel erg druk is geweest. Senioren zaterdagselectie: de kosten van de zaterdagselectie zijn 2.000,00 hoger dan begroot en dat komt omdat er nieuwe kleding voor de selectie is aangeschaft. Rob Zanders merkt op dat er een sponsor is die de kleding van de zaterdagselectie betaalt. Jan Schilder zegt dat de inkomsten van de sponsoren voor de hele club is en niet alleen voor de zaterdagselectie. De voorzitter bedankt Jan Schilder en Frank Oudhuis voor hun werkzaamheden. Nu Frank Oudhuis is gestopt met zijn ondersteunende werkzaamheden voor de penningmeester roept de voorzitter op om je aan te melden als je de penningmeester wil ondersteunen in zijn werkzaamheden. Het financiële jaarverslag van het seizoen wordt vastgesteld. 6. Verslag kascontrolecommissie De heer Bert Bakhuis doet verslag namens de kascommissie. De kascommissie, bestaande uit Bert Bakhuis, Daniël van Eekeren en Wim van Kerkoerle, heeft gedurende het jaar 2 tussentijdse controles (10 februari 2014 en 24 juni 2014) uitgevoerd. De eindcontrole vond plaats op maandag 3 november Bij de eindcontrole waren Jan Schilder (penningmeester), Frank Oudhuis (boekhouding) aanwezig namens het bestuur en Bert Bakhuis en Wim van Kerkoerle namens de kascommissie. Naar aanleiding van de gehouden controles de volgende opmerkingen: Boekhouding Geschiedt volgens KNVB model en ziet er verzorgd uit. Kantine De kantine opbrengsten hebben aan de verwachtingen voldaan (1 : 2) 2

3 Contributie Het innen van de contributie blijft een zorgenkindje. Miscommunicatie, bij opzeggingen van lidmaatschap, in diverse geledingen van de vereniging is hier debet aan. Alert blijven is een must. Kunstgras Met het in gebruik nemen van het kunstgrasveld heeft de gemeente Waterland werkzaamheden overgedragen aan de vereniging. Kosten komen voor rekening van de vereniging. Financiën Voor het komend seizoen is het een must om alleen de hoogst noodzakelijke uitgaven te doen en ruim binnen de begroting te blijven om niet in de rode cijfers te geraken! Al met al is de kascommissie van oordeel dat de boekhouding voldoende en overzichtelijk is uitgevoerd. Met dank aan Frank Oudhuis. Voorts zijn er in de administratie geen onregelmatigheden geconstateerd. De kascommissie stelt dan ook voor decharge te verlenen aan de penningmeester. 7. Bespreking van ingekomen voorstellen van leden, commissies, bestuur zoals o.a. voorstel leden van verdiensten, royement etc. Het bestuur is door voormalig voorzitter Cor Overdiek benaderd met het verzoek om Jaap Klok voor te dragen voor het Lidmaatschap van Verdienste. Het bestuur heeft het verzoek van Cor Overdiek overgenomen en Jaap Klok voor gedragen voor het Lidmaatschap van Verdienste. Deze voordracht wijkt wel af van het standaard beleid, omdat in de reglementen van de club is vastgelegd dat een voordracht voor het Lidmaatschap van Verdienste alleen in een lustrumjaar plaatsvindt. Voor VV Monnickendam is dat volgend jaar, Gezien de gezondheidstoestand heeft het bestuur besloten om een uitzondering op de regel te maken en Jaap Klok dit jaar voor te dragen. Het bestuur bedankt Cor Overdiek voor de voordracht. De vergadering stemt unaniem in met de voordracht voor het Lidmaatschap van Verdienste. 8. Bespreking begroting voor het seizoen Contributie: de contributie is voor komend seizoen lager begroot. Sponsors: Er is 2.000,00 meer begroot dan vorig seizoen omdat er nog nota s liggen die verzonden moeten worden en er worden nog nieuwe sponsoren verwacht. Wedstrijdkosten: De kosten voor voetbalmaterialen zijn lager. De KNVB kosten zijn ook lager, omdat er dit seizoen geen Zaterdag 3 is. Onderhoud: In de zomer van 2014 zijn de dakgoten aan de voorzijde van de kantine vervangen. Dit was echt noodzakelijk! Het water kwam de kantine in. De penningmeester geeft aan dat er een negatieve begroting is van ,00. Met dit negatieve resultaat kunnen er geen onverwachte kosten gemaakt worden. 3

4 In de voorgaande jaren: - is er een extra lening afgesloten voor de lichtmasten - zijn er kosten voor het kunstgras + extra onderhoud + bladblazer gemaakt die de gemeente niet hebben betaald. Hierdoor moest in seizoen de contributie met 10,00 omhoog - is de extra ecotax van 3.000,00 terug ontvangen - waren de kosten voor het onderhoud aan de dakgoten ,00. Dat betekent dat de onderhoudskosten in de begroting naar 3.000,00 kunnen. Rob Zanders merkt op dat de zaterdagselectie na de wedstrijd niet meer in de kantine komen en dat de spelers bij uitwedstrijden niet meer terug naar VVM komen. De spelers gaan naar de kantine in sporthal t Spil. Daarnaast komen de selectiespelers op donderdagavond ook niet meer na trainen in de kantine. Dit scheelt in de omzet van de kantine. Jan Schilder merkt op dat mensen niet verplicht kunnen worden om naar de voetbalkantine te komen. Vorig seizoen waren er nog 4 derby s, nu zijn dat er nog maar 2. Dit scheelt ook in kantine omzet. De penningmeester geeft aan dat we de komende seizoenen op de kleintjes moeten letten. Dat betekent dat de kleedkamers niet gerenoveerd worden. Eerst moet de begroting op orde en er moet gespaard worden om de renovatie van de kleedkamers te kunnen betalen. Daarnaast denkt het bestuur eraan om de contributie met ingang van het seizoen te verhogen met de inflatiecorrectie. De voorzitter geeft aan dat in het voorjaar van 2015 er een buitengewone ledenvergadering wordt gehouden om de contributieverhoging te bespreken. De begroting wordt vastgesteld. 9. Verkiezing kascontrolecommissie De huidige kascommissie, de heren Bakhuis, Van Eekelen en Kerkoerle zijn niet herkiesbaar. De heren De Jong, Schiedon en Van Elven worden benoemd voor de duur van drie jaar. 10. Verkiezingen bestuursleden De voorzitter merkt op dat er nog een vacature in het bestuur is, namelijk de secretarisfunctie. De voorzitter geeft aan dat de bestuursleden veel te veel werk hebben en dat er dringend ondersteuning van het bestuur nodig is. Het bestuur heeft aangegeven het nog 1 jaar te willen bekijken en als er niets veranderd en er geen ondersteuning bijkomt zij hun taken teruggeven aan de ledenvergadering en aftreden. Het bestuur is inmiddels wel uitgebreid. Rob Knemeijer neemt per 1 januari 2015 plaats in het bestuur en gaat zich bezig houden met de sponsoring. Het bestuur ziet er nu als volgt uit: Voorzitter de heer Nico Lammers jr. (aftredend 2017) Secretaris vacature Penningmeester de heer Jan Schilder (aftredend 2016) Coördinatie sponsoren de heer Cees Lust (aftredend 2016) Coördinatie onderhoud de heer Jan Slaats (aftredend 2017) VZ Technische jeugdcommissie vacature Coördinatie B voetbal de heer Ramon Out (aftredend 2016) Sponsoring de heer Rob Knemeijer (aftredend 2017) 4

5 11. Rondvraag Jimmy Voskuil: In de contributie voor senioren ( 235,00) zit 25,00 vrijwilligersbijdrage. Wordt hiermee rekening gehouden met het opstellen van de begroting? Jan Schilder antwoordt dat als je voldoet aan de norm je de vrijwilligersvergoeding van 25,00 terug krijgt. Helaas zijn er niet zo veel vrijwilligers en daarom wordt er in de begroting gerekend met 235,00 en wordt er geen rekening gehouden met het terugbetalen van de vrijwilligersbijdrage van 25,00. Jordy Voskuil geeft aan dat er voor de wedstrijden van zijn elftal (zondag 3) geen scheidsrechter is en dat spelers zelf moeten fluiten. Is daar geen oplossing voor? Jan schilder geeft aan dat het aantal scheidsrechters erg laag is. Maar betalen voor een wedstrijd fluiten is niet aan de orde. Tevens wil het bestuur ook niet mensen dwingen om een wedstrijd te fluiten. Niet iedereen kan fluiten en de wedstrijden lopen dan vaak uit de hand. De vereniging biedt leden die willen fluiten een cursus aan. De kosten worden dan door de vereniging betaald. Bert Bakhuis zegt dat de Algemene ledenvergadering altijd in november gehouden worden. Hij vraagt of de Algemene Ledenvergadering met ingang van volgend seizoen begin oktober gehouden kan worden. De voorzitter antwoordt dat het komend seizoen niet kan omdat de penningmeester alle werkzaamheden nu zelf moet doen. De penningmeester heeft deze tijd nodig om de begroting op te stellen. Berend Venema vraagt of het wifi netwerk opengesteld kan worden. Ramon Out geeft aan dat het netwerk, Ziggo en KPN kabel erg zwak zijn. Dat betekent dat er nieuwe kabels getrokken moeten worden. Maar deze kosten zijn erg hoog en daar is geen geld voor. 12. Sluiting Ramon Out geeft aan dat op 26 november 2014 de nieuwe website van VVM online gaat. Deze website is overzichtelijker en duidelijker. VVM is nog wel op zoek naar web redacteuren. Alwin van Elven ondersteunt Ramon met het beheren van de website. Ramon ziet graag dat de leden zelf ook actief met de website aan de slag gaan. Verslagen en/of foto s aanleveren. Op de website is er geen mogelijkheid om op verslagen/foto s of stukjes te reageren. Indien leden een reactie willen geven op artikelen die op de website staan kunnen ze altijd een sturen naar het algemene adres van VVM. De voorzitter bedankt iedereen voor zijn/haar aanwezigheid en sluit de vergadering. 5