Notulen Algemene Ledenvergadering 6 oktober 2014

Transcriptie

1 Notulen Algemene Ledenvergadering 6 oktober 2014 Agenda 1. Opening 2. Notulen vergadering 6 oktober Deze notulen zijn te vinden op de website van vv SIOL, zodat ze tijdens de vergadering niet voorgelezen hoeven te worden. 3. Mededelingen 4. Jaarverslag seizoen 2013/ Financieel jaarverslag seizoen 2013/2014 en terugkoppeling werkelijke cijfers AVIKO toernooi vorig jaar 6. Terugkoppeling besluit tot verhoging contributie en invoering kledinggeld 7. Verslag kascommissie en terugkoppeling van besluit geen nieuw kassasysteem aan te schaffen 8. Toelichting gemeente Cuijk op nieuwbouw Merlet en aanleg kunstgrasveld 9. Rondvraag 10. Pauze 11. Beantwoording rondvraag 12. Bestuursverkiezing: Huldigingen 13. Sluiting 1. Opening Voorzitter Rob Hoffmann opent in de 70e jaargang de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering. 2. Notulen vergadering 6 oktober Deze notulen zijn te vinden op de website van vv SIOL, zodat ze tijdens de vergadering niet voorgelezen hoeven te worden. De notulen worden, zonder op- of aanmerkingen goedgekeurd door de Algemene Ledenvergadering. 3. Mededelingen Er wordt geen gebruik gemaakt van de presentielijsten. Het bestuur telt het aantal aanwezigen leden (39) en zal bij het stemmen het aantal voor- en tegens weergeven in dit verslag. Indien een lid een vraagt stelt, zal zijn naam worden vermeld in dit verslag en de daarbij behorende vragen met toelichting. 4. Jaarverslag seizoen 2013/2014 Het jaarverslag wordt voorgelezen door secretaris Paul Klomp, die het verslag ook heeft opgesteld. Na de vergadering is er gelegenheid om het jaarverslag in alle rust door te nemen. Voor vragen en op- of aanmerkingen over het jaarverslag kunt u bij hem terecht. De Algemene Leden Vergadering stelt het jaarverslag seizoen 2013/2014 vast. Het jaarverslag seizoen 2013/2014 wordt gepubliceerd op de website van Siol. 1

2 5. Financieel jaarverslag seizoen 2013/2014 en terugkoppeling werkelijke cijfers AVIKO toernooi vorig jaar. Het financiële jaarverslag wordt voorgelezen door Monique Heil. Het financiële jaarverslag is opgesteld door Monique Heil en Rob Hoffmann. Voor meer informatie over de cijfers kunt u bij hen terecht. Toelichting financieel jaarverslag Balans Met behulp van de PowerPoint presentatie licht Monique de balans toe. Er is over het afgelopen seizoen een voordelig saldo van 3.745,35,-- gerealiseerd. De langlopende lening is dankzij extra aflossing teruggebracht van ,- naar een bedrag van ,-. Toelichting Balans per Door het positieve resultaat is het negatieve vermogen met een kleine 6.000,00 gedaald. Afgelopen seizoen is een gedeelte van de nog aanwezige kleding verkocht. Op dit moment vertegenwoordigt de kleding nog een waarde van ongeveer 1.000,00. Debiteuren: nog een aantal bedragen aan toegezegde sponsoring t.b.v. Aviko Cup zijn nog te ontvangen. Vooruitbetaalde bedragen: de gemeente heeft de energiekosten voor het komende jaar al gefactureerd. Nog te ontvangen bedragen: Betreft nog een week oud papier en de nog te ontvangen sponsoring van de Gemeente t.b.v. Aviko Cup. Crediteuren: Betreft nog een nota van Enorm Stevens die betrekking heeft op dit seizoen. Langlopende lening bij de Rabobank m.b.t. de verbouwing is met 4.000,00 afgelost. Kortlopende lening bij Grolsch (afbetaling bar) is met 1.000,00 afgelost. Toelichting Winst en Verliesrekening Opbrengsten Algemene opmerking: Op de begroting zijn een aantal posten/bedragen samengevoegd. Opbrengst kantine: In totaal ongeveer ,00 Door Aviko Cup is de opbrengst weer wat hersteld t.o.v. vorig seizoen. Opbrengst contributie: In de loop van het seizoen zijn er een aantal nieuwe jeugdleden gekomen, waardoor bedrag hoger is dan begroot. Opbrengst sponsoring: Sponsorgeld misgelopen door niet nagekomen afspraken van het bestuur. Inmiddels is hier actie op ondernomen. Opbrengsten toernooien uitgesplitst: - G-toernooi: positief saldo: 173,75 - Aviko Cup: postitief saldo: 2772,19 (exclusief kantine!) Opbrengst oud paper en tweedehandskleding is naar verwachting. Kosten Personeelskosten: bedragen op begroting niet helemaal goed uitgesplitst Per saldo iets voordeliger dan begroot Energiekosten: door de koude winter van vorig jaar flinke eindafrekening gehad Onderhoudskosten: hoger dan begroot door afhandeling van de lening van Rooijendijk Bouw en door de reparatie van de verlichting waarvoor een hoogwerker nodig was. Algemene kosten: conform begroting Materiaalkosten: hoger dan begroot door een hogere afdracht aan de KNVB in verband met hoger jeugdledenaantal en de aanschaf van een lijnentrekkar. Clubkosten: de kosten van de activiteiten zijn lager uitgevallen dan begroot 2

3 Siol begroting 2014 /2015 Vanuit de kennis van vorig jaar zijn alle bedragen gespecificeerd aangegeven. De bedragen kunnen volgend jaar beter vergeleken worden. Uitgegaan wordt van een winst van euro. In 2015 zal de toelichting ter inzage gelegd worden zodat deze van te voren ingezien kunnen worden. Mochten er achteraf nog vragen zijn dan kunnen deze voorgelegd worden aan het bestuur. Toelichting Begroting Opbrengsten Opbrengst kantine: begroot aan de hand van de opbrengst van vorig seizoen Opbrengst contributies: - Bedragen zijn inclusief 10,00 kleedgeld - Senioren lager begroot in verband met een lager aantal seniorenleden door minder teams. - Junioren hoger begroot in verband met een hoger aantal jeugdleden. Sponsoring: Er zijn een aantal nieuwe sponsoren aangetrokken, waardoor ook bedrag hoger is begroot. Toernooien: begroot aan de hand van de opbrengsten van vorig seizoen Opbrengst overigen: - Opbrengst kleding gemeente ook in Vet wordt opgehaald tegen vergoeding Kosten Personeelskosten: Dit seizoen is gekozen voor vrijwilligersvergoedingen in plaats van salarisadministratie. Met het geld dat hiermee uitgespaard wordt, wordt de verzorger betaald en is het budget van Siol1 verhoogd met 1.000,00 Inkopen kantine: gesplitst in kantine en Aviko Cup Energiekosten: door zachte winter van afgelopen jaar nu een lager bedrag begroot Onderhoudskosten: bedragen gesplitst voor meer duidelijkheid Algemene kosten: Verzekeringen zijn hoger begroot door hogere assurantiebelasting Materiaalkosten: - Afdracht KNVB hoger in verband met contributieverhoging van 2,00 per lid. - Vorig seizoen zijn er ballen aangeschaft, dit seizoen lager bedrag begroot. Clubkosten: - Bijdrage Siol1 verhoogd naar 2.500,00 (door voordeel personeelskosten) - Maldon dit seizoen weer opgenomen in begroting Overige kosten: Conform begroting van vorig jaar 6. Terugkoppeling besluit tot verhoging contributie en invoering kledinggeld De afdracht verhoging KNVB ad. 2 euro en de invoering kledinggeld ad. 10 euro is per 1 juli 2014 doorgevoerd in de contributie. 7. Verslag kascommissie en terugkoppeling van besluit geen nieuw kassasysteem aan te schaffen De verklaring van de kascommissie, bestaande uit Wim Grutter en Ton Lukassen wordt door Wim Grutters voorgelezen. De Commissie adviseert controle technische aanscherping van de kasinkomsten en uitgaven. Die aanscherping is echter geen belemmering voor decharge van de penningmeester, die door de Commissie met volle overtuiging wordt geadviseerd aan de ALV. De ALV gaat hiermee unaniem akkoord. Benoeming nieuwe kascommissie: doordat Wim de maximale termijn van 2 jaren heeft bereikt moet er een nieuw lid worden aangesteld. Paul Schalks meldt zich aan. De ALV bevestigt het lidmaatschap van de kascommissie voor het nieuwe seizoen. 3

4 8. Toelichting gemeente Cuijk op nieuwbouw Merlet en aanleg kunstgrasveld De heer Roel Stofmeel is uitgenodigd om een toelichting te geven over de nieuwbouw van het Merletcollege en de aanleg van het kunstgrasveld. De vragen van de leden hierover zullen beantwoord worden door de heer Roel Stofmeel. Bij de mogelijke aanleg van het kunstgrasveld zijn 3 partijen betrokken. 1. Voetbalverening Siol, hoofdgebruiker van het veld, drager van de onderhoudskosten 2. Gemeente Cuijk, eigenaar van de velden 3. Merletcollege, bouwt in eigen beheer Aan de hand van een presentatie wordt middels een schets en een planning de aanleg van het nieuwe kunstgrasveld weergegeven. In overleg met Siol wordt veld 1 en 2 vervangen door 1 kunstgrasveld. Veld 2 zal verdwijnen doordat op dit veld de bouw van het Merlet college gedeeltelijk wordt gerealiseerd. Merlet bouwt een sporthal in hun complex. De ligging van deze sporthal is naast het nieuwe te realiseren kunstgrasveld. De gemeente Cuijk zal alle financiële risico s dragen en het complete veld aanleveren. Indien er financieel nog ruimte is worden er mogelijk nog 4 inklapbare mini goals aangeschaft. De gemeente Cuijk zal tevens de tractor leveren waarmee veelvuldig geveegd zal moeten worden om algengroei tegen te gaan. Op het moment dat de bouw van het Mertletcollege niet doorgaat, zijn er geen middelen voor het kunstgrasveld. De planning van de bouw van het Merletcollege: Voorontwerp eind 2014 Definitief ontwerp voorjaar 2015 Aanbesteding eind 2015 Realisatie / inrichting voorjaar 2016 Indien er geen bezwaar wordt gemaakt door de betrokken instanties is bovenstaande planning het meest positieve scenario. Eind 2014/begin 2015 zou gekeken kunnen worden in welke fase het kunstgrasveld aangelegd zou kunnen worden. Een werkgroep wordt opgericht door de Gemeente Cuijk waarin o.a. een afvaardiging van het bestuur van Siol zal deelnemen. Dat zijn Sjaak Tang en Wim Grutters. Verder vraagt de voorzitter wie van de leden belangstelling heeft om deel te nemen in deze werkgroep. Geïnteresseerden kunnen zich melden bij de voorzitter Rob Hoffmann. Aandachtspunt voor Siol is de verantwoordelijkheid over het onderhoud van het kunstgrasveld. De kosten kunnen mogelijk gedeeld worden met het Merletcollege omdat zij tevens intensief gebruik zullen maken van het veld. Verder wil Siol bekijken hoe de kantine van Siol optimaal kan profiteren van het Merletcollege. Maarten Hendriks vraagt wat de nieuwbouw van het Merletcollege nog in de weg kan staan? Wat kan de nieuwbouw nog doen stoppen? Op het moment dat de Raad van Staten de omwonende in het gelijk stelt, kan er niet verder gegaan worden met het proces. De Raad van Staten kan vragen om aanpassingen, dat vergt tijd en vertraagt het proces. De twee partijen die de bouw verder tegen kunnen houden zijn de Raad van Staten en het Merletcollege zelf. Jaap Westerhof deelt mede dat er een formele brief ligt van de gemeente met voorstellen. Deze brief moet goedgekeurd worden door Burgemeester en Wethouders, Raad van Staten en het Merletcollege. Het bestuur zal terugkoppelen aan haar leden zodra het akkoord is bereikt omtrent de nieuwbouw van het Merletcollege. Senol Caluk vraagt of het type veld al is bepaald. Het type veld is nog niet bepaald. Dat gaat in overleg met elkaar. Gebruikelijk is dat verenigingen gebruik maken van ervaringen van spelers. Deze ruimte wil de gemeente Cuijk geven. 4

5 9. Rondvraag Ton Lukassen: Het bord, voor aan de weg, van het aviko toernooi is niet meer up-to-date. Paul Broeren (Aviko commissie) geeft aan dat nieuwe letters zijn besteld en binnenkort wordt het bord aangepast. Ton Lukassen: Er zijn heel veel ballen besteld in het afgelopen jaar en veel kledinggeld is besteed. Als men iets zuiniger om zou gaan met spullen dan is er meer haalbaar aan de eindstreep. De voorzitter licht toe dat er echt nieuwe ballen nodig waren voor de jeugd. Het aantal jeugdleden neemt toe. De d-elftallen tellen momenteel 17 leden. Wat betreft de kleding, er is gewisseld van sponsor. Het bestuur gaat bekijken hoe kledingvoorraden te gebruiken die niet meer gesponsord worden. Peter Jacobs junior: de sponsor commissie werft nieuwe sponsoren die in de vorm van kleding hun bijdrage leveren. De sponsorcommissie heeft 30 jassen besteld ad. 600,--, deze worden betaald door Opel Jetten Cuijk. Op deze wijze probeert de sponsorcommissie meer sponsoren binnen te halen. Gerrie Kaal en Jan Thelosen willen graag weten waarom er geen entree gevraagd wordt en hoe het staat met de bouw van het entree huisje? Gerrie Kaal: Er komen mensen kijken die geen lid zijn van Siol. Djavano Amanupunnjo: Er zou toch een soort van entree geheven moeten worden bij de poort. Herman Theunissen: heeft in het verleden spelerspasjes gemaakt zodat voor leden de entree gratis was. Waarom wordt het entreehuisje dichtgemaakt? Sandra van Bakel: de ervaring bij JVC is dat bezoekers, bij entree heffing, via de velden van Civicum proberen de wedstrijd te bezoeken. Indien dit zou gebeuren bij Siol, worden deze bezoekers dan aangesproken? Het aantal bezoekers neemt toe dankzij de goede prestaties van Siol 1. Dit zijn familie, vrienden, bekenden van de spelers. Het bestuur vraagt zich af of het gepast is om deze bezoekers op te wachten bij de poort en entree te laten betalen. Daarom is gekozen voor een loterij en de wedstrijdbal. Hiermee wordt evenveel entree geld opgehaald dan bij een entree heffing. Het bestuur wil mogelijk bij speciale wedstrijden entree gaan heffen. Er zijn vrijwilligers die dit willen doen. In de jaarrekening zal volgend jaar het entree geld verantwoord worden zodat de leden kunnen zien dat er voldoende entree geld binnenkomt. Vervolgens is het een afweging om te kijken of het entree huisje opnieuw gebouwd moet worden. Genoemde opmerkingen van de leden worden besproken in de bestuursvergadering. Leon Rijckaart: kunnen de goals opgeruimd worden tijdens de zomerstop. Dit omdat men tijdens de zomerstop voortdurend mensen van het veld moet verwijderen. Na de zomer begint het seizoen al met kapotgelopen 16 meter lijnen. Leon stelt voor om de goals op te ruimen, mogelijk met hulp van een groep vrijwilligers. Het bestuur bespreekt dit in de bestuursvergadering. Opmerkingen tijdens de pauze - Er komt verlichting op het kunstgrasveld. - De hoge gasrekening zou omlaag gebracht kunnen worden door gebruik te maken van zonnepanelen. - Momenteel worden de boilers vervangen. Door het plaatsen van HR boiler gaan de kosten aanzienlijk naar beneden. 5

6 - Op 22 november heeft de activiteiten commissie een buschauffeur nodig om het G team te rijden naar een activiteit. Indien men iemand kent, of zelf buschauffeur is en geïnteresseerd, dan graag contact opnemen met Tanja Cremers (activiteiten commissie). 10. Pauze 11. Beantwoording rondvraag De antwoorden van het bestuur staan onder de vragen bij agendapunt Bestuursverkiezing: Aftredend en niet herkiesbaar zijn Jaap Westerhof, Bram van den Acker en Paul Klomp. Het bestuur neemt afscheid van deze bestuursleden, zij ontvangen een bos bloemen en de officiële Siol pen. Paul Klomp (secretaris) en Bram van den Acker (sponsorcommissie) hartelijk bedankt voor jullie inzet! Rob Hoffmann heeft zich kandidaat gesteld voor de vacature van interim voorzitter. Marleen Nas heeft zich kandidaat gesteld voor de vacature van secretaris. Kerem Kaya heeft zich kandidaat gesteld voor de vacature van bestuurslid Commerciële Zaken. Wim Grutters heeft zich kandidaat gesteld voor de vacature van bestuurslid Facilitaire Zaken. Gerben van Ophuizen heeft zich kandidaat gesteld voor de vacature van bestuurslid ICT en communicatie. Bij stemming is voldoende meerderheid om het bestuur te benoemen. 13. Huldigingen 25 jaar lid zijn van Siol: Peter Jacobs junior, Frans Peters (niet aanwezig), Wim Grutters Rob overhandigt de speldjes. Lid van verdienste 2014: Wim Jacobs verzorgt al enige tijd de totale ledenadministratie. Onmisbaar voor Siol en voor velen niet zichtbaar. Wim ontvangt de Oorkonde en de vermelding op het bord lid van verdienste. Benoeming erelid van Siol Jaap Westerhof ontvangt de benoeming erelid van Siol. Jaap is 8 jaar de voorzitter van Siol geweest en heeft vele successen en promotie gekend gedurende zijn voorzitterschap. Zware klussen zoals de verbouwing van de kantine en ervoor gezorgd dat Siol financieel weer meer lucht kreeg, door zijn brede netwerk en slimme deals. Jaap is betrokken geweest bij de aanleg van het kunstgrasveld met de komst van het Merletcollege. Het gaat niet zo verkeerd met Siol, leden blijven binnen stromen. Jaap ontzettend bedankt voor al je inzet! Een compliment voor Siol 1 die zich goed laat zien binnen de vereniging, zoals tijdens de vrijwilligers avond en vanavond tijdens de Algemene Leden Vergadering. Door Jaap Westerhof: Siol is een vereniging van vrienden, de cultuur is gewoon prettig vertoeven. Zoals Kerem in de krant heeft verwoord: Een warm bad. Houd dit zo. Ik wens jullie harstikke veel succes. Ga met de jeugd door zoals jullie nu bezig zijn. Ik heb het met heel veel plezier gedaan. Daarnaast blijf ik wel contributie betalen en dit moet in de notulen. Bedankt dat ik jullie voorzitter mocht zijn. 14. Sluiting Vergadering wordt gesloten. 6