Verslag van de ALV d.d. 24 april 2014

Transcriptie

1 Verslag van de ALV d.d. 24 april Verslag ALV d.d 23 april 2013 Akkoord en zonder wijzigingen vastgesteld. 2. Terugblik periode april 2013 tot april 2014 Wij zijn al weer bijna twee jaar het nieuwe bestuur van VC Set Up. Een aantal belangrijke onderdelen van beleid zijn gedurende dit jaar constant aan bod gekomen: Het financiële beleid; Het sponsorbeleid; Statuten en Huishoudelijk Reglement; Ontwikkelingen m.b.t. de trainers; Kosten/batenanalyse contributie leden De financiële structuur en werkwijze is in dit jaar stevig hervormd. Nadat Leo de financiële administratie had gesaneerd, hebben we met Paul een financieel scenario opgesteld, waardoor het voor de nieuwe penningmeester in een opslag duidelijk is wanneer en aan/door wie er betalingen gaan plaatsvinden. Ook is het kassysteem afgeschaft. Alle betalingen lopen nu door middel van overschrijvingen aan de hand van nota s (bonnen) en facturen. De sponsoring van VC Set Up berust op 3 pijlers: borden-shirts-beachvolleybal. Er zijn 2 hoofdsponsors voor de nieuwe tenues namelijk Peters Textiel en Woninginrichting en Samenwerkende Ondernemers Meerlo. De sponsoring van de borden hebben we gesaneerd: oude, achterhaalde borden en contracten zijn opgeruimd en er zijn nieuwe voor in de plaats gekomen. Diverse bedrijven zijn aangeschreven, maar dit heeft niet het gewenste resultaat opgeleverd. We hebben met de werkgroep sponsoring gebrainstormd over allerlei vormen van fondsenwerving: Een benefietdiner voor VC Set Up; Relatie leggen tussen bordsponsoren en het beachvolleybaltoernooi (bijvoorbeeld gratis inschrijven) Organiseren van bedrijfscontactbijeenkomsten; Arrangementen organiseren via het Karrewiel. De werkgroep gaat hier mee verder en kan ook versterking gebruiken!

2 De Statuten en het Huishoudelijk Reglement zijn in het najaar geactualiseerd en in een extra ALV vastgesteld. De ALV heeft met name in het HR een aantal nieuwe artikelen laten opnemen, gericht op de inbreng van de jeugd. De nieuwe statuten zijn op 30 december notarieel van kracht geworden. Aan het begin van het afgelopen seizoen heeft Ton Hendriks afscheid genomen van VC Set Up. Dit heeft geleid tot een aantal verschuivingen en wisselingen van trainers. Gelukkig heeft de TC dit probleem voortvarend en adequaat opgelost. Inmiddels hebben we een nieuwe trainer aangesteld: Koen Hendriks. Koen is hier aanwezig, welkom. Koen stelt zichzelf voor. In dit afgelopen seizoen heeft het bestuur zich gebogen over de vraag: wat krijgen leden van VC Set Up voor hun contributie? We hebben een kosten-/batenanalyse gemaakt en zijn tot een aantal conclusies gekomen die van invloed zullen zijn (na instemming in de ALV) op de contributies. We spreken er straks over. Ten slotte: De dames volleyballers lopen er weer prachtig bij in hun nieuwe tenues. Er was een grote opkomst bij het dauwtrappen van VC Set Up. Het was weer prima georganiseerd op een mooie route. We hadden een drietal buitengewoon succesvolle beachvolleybaltoernooien op ons nieuwe terrein bij camping het Karrewiel. Dat smaakt naar meer! Ook de potgrondactie en Merlin Pop waren weer een succes. Het bestuur heeft geprobeerd om ook een nieuwe actie voor jeugdleden (bloembollen) van de grond te krijgen. Helaas is dat (nog?) niet gelukt. 3. Verslag kascommissie Herman Kohrman neemt het woord. De financiële administratie ziet er perfect uit. Er zijn geen onregelmatigheden geconstateerd. Hij complimenteert het (kleine) bestuur met de uitvoering van de vele taken, waar onder met name de financiële taken. De voorzitter bedankt de kascommissie. Als nieuwe kascommissie zijn de volgende leden beschikbaar: Herman Kohrman en Jan Gerrits 4. De Jaarrekening 2013 en de begroting 2014 De penningmeester bespreekt de Jaarrekening Er is een fors tekort ( 5000) ontstaan als gevolg van een te optimistische inschatting van de inkomsten van de acties en de opbrengsten van de sponsoring. In totaal minder. De kledingpost is fors hoger als gevolg van de nieuwe tenues voor de dames.

3 In de begroting voor 2014 hebben we realistische inkomsten begroot, maar dan nog is het verwachte batig saldo miniem ( 175). Joris Berk vraagt om een extra ALV in november als blijkt dat er weer tegenvallende resultaten te verwachten zijn. De voorzitter is hier niet op tegen, maar hij verwacht niet dat er weer sprake zal zijn van een groot tekort. In de stemming blijkt dat de overgrote meerderheid geen behoefte heeft aan een extra ASLV bij tegenvallende financiële prestaties. De ALV vraagt aan het bestuur om een post op te nemen voor opleidingen. Het bestuur zal naar ruimte hiervoor gaan zoeken. 5. De contributie Op basis van een kosten-batenanalyse heeft het bestuur een wijzigingsvoorstel op de website gezet met als belangrijke nieuwe punten: Bijdrage voor gebruik shirts ( 7,50) Toeslag bij twee keer trainen Extra bondsbijdrage ( 2,50) De bijdrage voor gebruik shirts zal op een aparte post geboekt worden voor nieuwe tenues. Deze aanpassingen leveren onze vereniging aan extra inkomsten op. De ALV gaat akkoord met deze aanpassingen. 6. Het (nieuwe) meerjarenbeleidplan De voorzitter geeft een korte inleiding. Een nieuw beleidsplan voor onze vereniging kent een groot risico. Het wordt al gauw een papieren document dat voor het bestuur hopelijk een richtsnoer is, maar voor de meeste leden een onbekend bestuurlijk stuk. We willen met dit document een poging wagen om er een gezamenlijke notitie van te maken: van bestuur, trainers, coaches, spelers, speelsters, vrijwilligers en ouders van onze jeugdleden. We willen dit bereiken door aan alle betrokkenen deze notitie voor te leggen en om reacties te vragen. Daar moet het dan niet bij blijven. We zullen regelmatig ons doen en laten moeten blijven spiegelen aan datgene wat we aan ambities in dit plan hebben vastgelegd. Dus geen mooie volzinnen op (een geduldig) papier, maar richtingwijzers om ons handelen bij te sturen. In de komende ALV zullen we dit ook steeds agenderen: hoe zit het met onze ambities en moeten we al dan niet bijsturen? Ook tussentijds zal het bestuur aan de verschillende commissies vragen of we nog op het goede spoor zitten of dat we bij moeten sturen.

4 Zo houden we elkaar scherp en blijft VC Set Up een bloeiende vereniging met veel onderlinge betrokkenheid. Vervolgens loopt de voorzitter het beleidsplan door en geeft bij de verschillende hoofdstukken een korte toelichting. De ALV stemt in met het nieuwe beleidsplan. 7. Uitbreiding bestuur Al bijna een jaar heeft het bestuur geen secretaris meer. Sinds het afscheid van Leo Willems in augustus 2013, is het bestuur al op zoek naar een nieuwe secretaris. Helaas zijn wij daar nog niet in geslaagd. Sinds 6 maart is daar een tweede vacature bijgekomen. Paul Janssen, onze penningmeester, heeft te kennen gegeven deze functie niet meer te kunnen / willen combineren met zijn werk en privé leven. Op dit moment zijn er dus maar twee bestuursleden: Roel de Lange en ondergetekende. Roel is nu interim penningmeester en ikzelf ben interim secretaris en voorzitter. In onze brief hebben wij aangegeven dat wij in geval van het ontbreken van nieuwe kandidaten zullen opstappen. Een aantal leden hebben wel te kennen gegeven, dat zij een deeltaak van het secretariaat op zich willen nemen. Het bestuur neemt als standpunt in, dat een dergelijke werkgroep secretariaat - voorlopig - kan functioneren als aanvulling op het bestuur. De voorzitter vraagt aan de ALV om met deze variant op de functie van secretaris in te stemmen. De ALV stemt hiermee in. 8. Formeel afscheid van Leo Willems als bestuurslid Tijdens de ALV wordt de vergadering onderbroken door de binnenkomst van de burgemeester van Horst aan de Maas, de heer Kees van Rooij, die na een toespraak Leo Willems de versierselen behorende bij een Koninklijke Onderscheiding, overhandigt. De ALV heft vervolgens het glas op Leo! Het bestuur van VC Set Up overhandigt Leo een oorkonde voor het erelidmaatschap van Leo (dat was hij al) en geeft een restauranttegoedbon als blijk van dank voor het vele werk dat Leo voor onze vereniging heeft verricht.

5 9. Rondvraag Henk Steeghs meldt dat Nevobo het streven heeft om meer Cool Moves Volley (CVM) beach toernooitjes te organiseren in Regio Zuid. Hiervoor stelt Nevobo een kleine opstartsubsidie beschikbaar voor de organiserende vereniging. In samenwerking met de gemeente Horst aan de Maas organiseert Nevobo een bijeenkomst voor alle volleybalverenigingen in de gemeente, waarin aandacht gegeven zal worden voor het organiseren van het CMV beachtoernooi in Meerlo. Het doel is om meer inschrijvingen te krijgen voor de jongste doelgroep. Verder zal er getracht worden toernooien qua data op elkaar af te stemmen. Tot slot zal in het kader van kennisdelen een afvaardiging van Set Up uitleg geven over het opstarten van een eigen beachaccommodatie, zodat andere verenigingen hiermee hun voordeel kunnen doen. Koos de Schipper stelt de vraag of opleidingen (bijv. onze succesvolle jeugdopleiding) vanuit de NeVoBo gesubsidieerd kunnen worden. Henk Steeghs beantwoordt die vraag met het feit dat dit bij de eredivisie al niet meer mogelijk is. Koos de Schipper stelt dat het bestuur nog gedechargeerd moest worden voor de jaarrekening. De ALV verleent daarop decharge aan het bestuur. De voorzitter bedankt alle aanwezige leden voor hun aanwezigheid en inbreng en sluit de vergadering.