Notulen jaarlijkse ALGEMENE LEDEN VERGADERING TCO van 17 januari 2012

Transcriptie

1 Notulen jaarlijkse ALGEMENE LEDEN VERGADERING TCO van 17 januari 2012 Aantal leden aanwezig: 32 (waarvan 9 bestuursleden) Berichten van verhindering : 5 (Yvonne Koks, Arie de Zeeuw, Jan Roberts, Jolanda Smit, Jan van Laanen, Eric Dorn, Ruud Luijten, Jerome Schiprowski, Marc Penninx) Agendapunt 1) Opening door de voorzitter Helaas heeft de voorzitter zich wegens ziekte moeten afmelden. De vice voorzitter had nog werkgerelateerde verplichtingen elders en zou iets later komen. De penningmeester ging het financieel verslag toelichten en de secretaris moest de notulen verzorgen. Zodoende neemt Michiel Steinmetz, bestuurslid technische zaken, plaats op de voorzittersstoel en opent de vergadering. De namen van de leden die zich hebben afgemeld worden nog genoemd. 2) Notulen Algemene Leden Vergadering 26 januari 2010 Er zijn geen opmerkingen over de notulen en deze worden vastgesteld. 3) Jaarverslag Secretariaat Er zijn geen opmerkingen over het jaarverslag van het Secretariaat. 4) Jaarverslag Jeugdcommissie Er zijn geen opmerkingen over het jaarverslag van de Jeugdcommissie. 5) Jaarverslag Trainingen/mkmt/nieuwe leden Er zijn geen opmerkingen over het jaarverslag Trainingen/mkmt/nieuwe leden. 6) Jaarverslag Technische commissie Er zijn geen opmerkingen over het jaarverslag Technische commissie. 7) Jaarverslag Kantine commissie/vrijwilligers Er zijn geen opmerkingen over het jaarverslag Kantine commissie/vrijwilligers. 8) Jaarverslag Parkbeheer Er zijn geen opmerkingen over het jaarverslag Parkbeheer. 9) Jaarverslag Ledenadministratie Er zijn geen opmerkingen over het jaarverslag Ledenadministratie. 10) Jaarverslag Sponsoring No Hermans merkt op dat de bloemen die tijdens de prijsuitreiking van het G.O.O.T. zijn uitgereikt, door Tempo Team zijn gesponsord en niet door Overtoom. 11) Jaarverslag Communicatie (Clubbladredactie/Website commissie) Er zijn geen opmerkingen over het jaarverslag Communicatie. Pagina 1 van 5

2 12) Jaarverslag Penningmeester De stukken van de penningmeester worden uitgereikt. 1. Arno Hermans neemt het exploitatieoverzicht door. Baten : Er is meer contributie ontvangen vergeleken met vorig jaar. Er is een post vrijwilligersbijdrage toegevoegd. Sponsorbedrag is minder omdat enkele sponsors zijn gestopt. Lasten : Hypotheekrente is hoger uitgevallen i.v.m. het variabele rentepercentage. De kosten voor het clubblad zijn lager uitgevallen omdat de rekening voor het eerste clubblad van 2011 in 2010 is geboekt. De rekening voor het eerste clubblad van 2012 was in 2011 nog niet ontvangen en kon derhalve ook niet in 2011 geboekt worden. Kosten van Administratie /secretariaat/algemeen beheer zijn hoger uitgevallen door de legeskosten voor het verlengen van de horecavergunning Als gevolg van een misverstand is in het verleden 1500 euro te vorderen sponsorgeld opgevoerd. Dit bedrag moest echter weer worden afgeboekt. Een aansluitende discussie maakt duidelijk dat er in 2012 vooral aandacht naar twee zaken dient uit te gaan : Er moet goed nagedacht worden over de werving en inzet van vrijwilligers. Voorbeelden van besproken alternatieven : o Mogelijkheden bekijken voor het vormen van een adviesgroep o Eventueel verhogen van vrijwilligersbijdrage o Het principe hanteren dat men zich moet afmelden i.p.v. aanmelden Er moet een financieel beleidsplan worden opgesteld waarin de noodzakelijke toekomstige investeringen inzichtelijk worden gemaakt en waarin duidelijk wordt hoe deze investeringen gefinancierd zouden moeten worden. 2. Vervolgens wordt de balans, het resultaat van de kantine en het G.O.O.T. toernooi besproken. 13) Verslag kascontrole commissie 2011 Margriet Kuijpers geeft aan dat de penningmeester veel werk te verrichten heeft maar dat de administratie er keurig uitzag. Decharge wordt verleend. Pagina 2 van 5

3 14) Bestuursverkiezing Rene Smit stopt en spreekt nog een woord van dank uit voor de samenwerking tijdens zijn bestuursperiode. Het bestuur doet het volgende voorstel : Roy Raeven en Michiel Steinmetz vervullen samen de functie van bestuurslid technische commissie : vanuit de ALV wordt opgemerkt dat goedkeuring niet nodig is omdat het al bestuursleden zijn maar deze wordt desalniettemin gegeven Jan Giesen treed aan als bestuurslid jeugdzaken : ALV gaat akkoord. Jan Giesen stelt zich nog voor waarbij hij ook verwijst naar zijn verhaal op de website. Hij geeft nog aan aandacht te willen geven aan het verbeteren van de communicatie. Ook wil hij de jeugd actiever laten deelnemen aan de website en ook de behoefte van de leden raadplegen. Luc Chambille treed aan als bestuurslid parkbeheer en vrijwilligerswerk : ALV gaat akkoord. Bert Jennes is aftredend maar stelt zich wederom beschikbaar als bestuurslid nieuwe leden en trainingen : ALV gaat akkoord Er wordt nog opgemerkt dat het bestuur en de leden gezamenlijk moeten zorgen voor correct gedrag op het tennispark. 15) Begroting TCO voor 2012 No Hermans neemt de begroting voor 2012 door. De leden doen daarbij enkele voorstellen ter verbetering van de financiële positie : zuinigere verlichting aanschaffen : daar wordt naar gekeken voor baan 5 en 6 verhogen van de vrijwilligersbijdrage : dat is voor dit jaar geen optie meer omdat dit als bestuursvoorstel dient te worden aangedragen. Bovendien kan dit ook nog averechts werken als leden daardoor opzeggen. de AED in samenwerking met de gemeente aanschaffen : de gemeente werkt hier helaas niet aan mee en de AED wordt voor het grootste gedeelte ook gesponsord. De begroting voor 2012 wordt akkoord bevonden. 16) Benoeming Kascontrole Commissie 2012 Luc Chambille treed uit de kascontrole commissie vanwege zijn nieuwe bestuursfunctie. Wouter de Wijn stelt zich beschikbaar als derde lid van de kascontrolecommissie. Pagina 3 van 5

4 17) Bestuursvoorstellen a) Aanpassing huishoudelijk reglement. Bert Jennes geeft aan dat het huidige reglement is gemaakt in 1979 en dat er alleen een papieren versie van was. Aanpassingen zijn nu gedaan met betrekking tot de ledenadministratie, de website en de Knltb. Vanuit de ALV wordt gevraagd om een commissie op te richten die zich buigt over de titels erelid en lid van verdienste. Ook hierover zou iets in het reglement kunnen komen te staan. Deze titels zijn echter benoemd in de statuten en deze mogen niet zonder goedkeuring van de leden worden aangepast. De voorzitter geeft aan dat er naar gekeken wordt. Het voorstel wordt geaccepteerd. b) Als beleid voor de toekomst wordt geformuleerd : financieel plan opstellen t.b.v. toekomstige investeringen Hierbij wordt eerst geïnventariseerd wat er moet gebeuren en vervolgens moeten er fondsen bij geworven worden Dit beleid zou gecommuniceerd moeten worden via de website en de nieuwsbrieven Er zal hiertoe een commissie in het leven worden geroepen Het bestuur zal zich nog moeten beraden over de termijn waarop dit gaat gebeuren Ideeën van de leden, hoe geld te genereren, zijn welkom Vervolgens wordt nogmaals van gedachten gewisseld m.b.t. het vrijwilligerswerk : Er zou inzichtelijk gemaakt moeten worden wie wat doet Het vrijwilligersschema zou dit jaar in een keer volledig vastgesteld moeten worden (Luc Chambille zegt dit toe.) Men zou het principe kunnen hanteren iedereen doet vrijwilligerswerk tenzij (gevaar is dan dat mensen gewoon niet komen opdagen) Er zal geprobeerd worden om dit jaar 5 a 10 procent meer vrijwilligers te krijgen (door bijv. telefonische benadering). 18) Benoeming man/vrouw/team van het jaar Florus van der Wal (helaas niet aanwezig) wordt uitgeroepen tot Man van het jaar omdat hij heeft gezorgd voor het openen en sluiten van het park en hij zich heeft ontfermt over de kasstromen. Tot team van het jaar worden Wouter de Wijn en Frans Douven uitgeroepen vanwege hun verdienste bij het ontwikkelen van de website. Hier is heel veel tijd in gestoken. De website is het visitekaartje van de club geworden met een geweldige uitstraling. Vrouw van het jaar is Claudia Chambille geworden. Zij heeft gezorgd voor een flinke opknapbeurt van de kantine waardoor ook deze een visitekaartje van de club is geworden. Pagina 4 van 5

5 19) Rondvraag en sluiting Dré Kuijpers Merkt op dat de Wet van Dam ook van toepassing zou kunnen zijn op het lidmaatschap van TCO leden. Het bestuur geeft aan dit te zullen onderzoeken. IVN-Schinnen zou graag op 17 maart nestkastjes willen ophangen op het park. Het bestuur gaat akkoord en Hans Lückers geeft aan te willen helpen. Notulist: Frans Arets Rene Smit Bedankt het bestuur nogmaals voor de samenwerking en geeft aan dat ook privé omstandigheden hem ertoe hebben bewogen om het bestuur te verlaten. Rene geeft een compliment aan Michiel Steinmetz die, zonder voorbereiding, de voorzittersrol op zich heeft genomen en dit uitstekend heeft gedaan. Ton Huiskens Geeft zijn versie van de legendarische woorden van John F. Kenndy : ask not what TCO can do for you but what you can do for TCO De vergadering wordt gesloten om uur. Actiepunten : 1. Nadenken over en vormen van adviesgroepen voor o.a. het stimulering vrijwilligerswerk 2. Opstellen financieel beleidsplan Pagina 5 van 5