Algemene Ledenvergadering Vrijdag 26 september 2013 Kantine Sporthal Interweij, aanvang 19:45 uur (de koffie staat klaar!) Agenda

Transcriptie

1 Algemene Ledenvergadering Vrijdag 26 september 2013 Kantine Sporthal Interweij, aanvang 19:45 uur (de koffie staat klaar!) Agenda 1. Opening 2. Notulen ALV d.d. 26 september 2013 (bijgevoegd) 3. Jaarverslagen, jaarrekening en begroting (deze worden op de vergadering uitgereikt. De jaarrekening en begroting kunnen eventueel vooraf worden opgevraagd bij de penningmeester) - Benoeming kascommissie 2014/ Discussie nieuwe spelersshirts Archipel (zie bijgevoegd discussiestuk) 5. Aftreden/aantreden bestuursleden Voorzitter treedt volgens termijn af en is herkiesbaar Secretaris treedt volgens termijn af en is niet herkiesbaar. -Ivar Casper stelt zich beschikbaar als secretaris. Penningmeester treedt volgens termijn af en is herkiesbaar. Wedstrijdsecretaris treedt volgens termijn af en is herkiesbaar. 6. Vacatures commissies/functionarissen -functionaris sheetcontrole 7. Rondvraag 8. Sluiting

2 Notulen Algemene Ledenvergadering Basketballvereniging Archipel Vrijdag 27 september 2013 Kantine Sporthal Interweij, aanvang 20:00 uur Afwezig met bericht: Jordi Bonouvrié, Stefan Wesseling Aanwezig: Eef Stavenuiter (voorzitter), Marjolein Kingma (secretaris), Jeroen Kuipers (penningmeester), Edwin van Dorp (wedstrijdsecretaris), Theo Boudewijn, Han Lokker (TC), Caspar Muysert (TC), Helen Breebaart, Niels van Gelder, Ruud Wammes, Chris van Engelenburg, Sjoerd Leeman, Niels van der Meijden, Souhail Jakhjoukh, Marijn Bank, Dani Bos, Victor Thomas, Sonny Boerboom 1.Opening De voorzitter opent de vergadering, heet de aanwezigen welkom en meldt dat het goed gaat met Archipel. Er is voor elk team minimaal 1 trainer, er zijn diverse evenementen georganiseerd afgelopen jaar en de financiën zijn op orde. Alleen is onzeker wat de gemeente gaat beslissen met betrekking tot bezuinigingen. 2.Notulen ALV 28 september 2012 De notulen worden ongewijzigd goedgekeurd. 3.Jaarverslagen, jaarrekening en begroting. * De jaarverslagen van de bestuursleden zijn gepubliceerd op de site en er zijn geen vragen of opmerkingen over. * De jaarrekening is op de vergadering uitgereikt, de toelichting van de penningmeester was al eerder op de site geplaatst. Er zijn geen vragen over. De leden van de kascommissie (Theo Boudewijn en Ruud Wammes) melden dat de kascontrole voorspoedig is verlopen. Alles zag er prima uit. De saldi klopten als ook de steekproeven. In de winst- en verliesrekening zat een foutje dat door middel van knippen en plakken was ontstaan en is aangepast. Onder vermelding van bovenstaande verleent de ALV de penningmeester décharge voor de jaarrekening. * De feitelijke begroting wordt tijdens de vergadering uitgereikt. Het toelichting op de begroting was reeds op de site geplaatst. De penningmeester meldt dat de post zaalhuur fors hoger is begroot, enerzijds door de door de gemeente toegepaste verhoging van de zaalhuur (25% hoger in 3 jaar; voor komend seizoen betekent dit een verhoging van 7% + indexering), anderzijds doordat er meer leden zijn, wat resulteert in meer teams en dus is er meer zaalcapaciteit nodig, wat leidt tot meer zaalhuur.

3 De post Bond is gesplitst in NBB contributie, Rayon West contributie, boetes en scheidsrechters. De contributie is uitgesplitst omdat er aan beide instanties apart contributie wordt betaald. De boetes zijn dit jaar fors gedaald! Voor Trainers en teams is in de begroting een fors bedrag gereserveerd. Dit heeft te maken met het feit dat we 2 trainers een trainerscursus willen laten volgen. De cursussen kosten ongeveer 900 per stuk. Het bestuur wil dat de cursisten hiervan 200 zelf betalen, waarna zij dit bedrag terug kunnen verdienen door minimaal de komende 2 jaren training te blijven geven bij Archipel waarvoor zij dan een vergoeding krijgen van 100 per jaar. Er zijn verschillende geïnteresseerden voor deze cursus, gewacht wordt nog even op een cursus die start in de buurt (momenteel alleen in Den Haag om 18:00 uur). De post Evenementen wordt, in tegenstelling tot voorheen, zowel aan de kosten- als de opbrengstenkant ingeboekt. Eef merkt op dat het Ouder-Kind-Toernooi van afgelopen weekend een succes was. Er waren zo n 40 personen die hier aan meededen en het was erg gezellig. De tendens is toch dat er, na wat mail-, vraag- en belwerk, steeds meer leden aan de evenementen meedoen. De contributie is hoger begroot omdat we meer leden verwachten. Jeroen merkt op dat de subsidie van de gemeente voor jeugdleden terug gaat lopen. Komend jaar wordt er nog 3 per jeugdlid gesubsidieerd, vervolgens 2 en daarna nog 1. Een nieuwe post is rente van de bank. Aangezien de contributie in de laatste 4 maanden van het jaar geïnd wordt, staat er begin van het jaar een aardig bedrag op de rekening, wat niet direct uitgegeven hoeft te worden. Alle beetjes helpen, dus vandaar een spaarrekening. Uiteindelijk hopen we voor komend seizoen een bedrag van 300 over te houden. Han Lokker vraagt wat onder de post spelmateriaal verstaan moet worden. Dit zijn niet de ballen. Deze worden onder afschrijvingen geboekt. Je moet voor spelmateriaal denken aan bijv. reserveshirts, waarop Chris van Engelenburg vraagt of er wat extra grote reservetenues besteld kunnen worden. Voor bijv. JU18 zijn er op dit moment niet genoeg grote shirts. Edwin zal 3 nieuwe witte reserveshirts bestellen. Chris vraagt waarom er voor toernooien niets is begroot. Dit is nog een terugkerende post van vroeger. Tegenwoordig wordt het inschrijfgeld gezamenlijk betaald door het team dat zich inschrijft voor een toernooi. * Als nieuwe kascommissie worden Ruud Wammes en Theo Boudewijn voor nog een jaar aangesteld. 4. Voorstel structureel 2x trainen vanaf U16 Dit voorstel was reeds ter informatie gepubliceerd op de site. Afgelopen jaar heeft JU16 reeds 2x per week getraind. Hiervoor werd door

4 het bestuur een zaal gehuurd bij Lek&Linge en apart aan het team doorberekend. Aangezien er veel behoefte is bij ook MU16 en JU18 om 2x per week te trainen is er een voorstel om alle jeugdteams vanaf U16 structureel 2x per week te laten trainen. Hierbij worden de kosten van deze training meegenomen in de begroting en doorgerekend in de contributie. De contributie van de wedstrijdspelende leden van U16 tot senioren zal verhoogd worden met 25 naar 235, voor niet-wedstrijd spelende leden van U16 tot senioren wordt de contributie dan verhoogd met 15 naar 140. Dit voorstel wordt door alle aanwezigen op de ALV goedgekeurd en zal per direct geëffectueerd worden. JU16 en MU16 trainen al extra op dinsdagavond. Chris gaat overleggen met JU18 wanneer zij extra willen trainen en hierop zal Edwin proberen extra zaalhuur te regelen. 5. Aftreden/aantreden bestuursleden Vorig jaar is het volledige bestuur vernieuwd voor een periode van 2 jaar. Marjolein heeft nu al te kennen gegeven zich volgend jaar niet opnieuw herkiesbaar te stellen. 6. Vacatures commissies/functionarissen Nieuw lid Evenementencommissie: Helen Breebaart heeft de afgelopen 3 jaar vol overgave de kar van de Evenementencommissie getrokken. Zij heeft een aantal leuke evenementen toegevoegd aan onze jaarkalender waaronder de Sinterklaasbingo en de uitstapjes naar de Shoeters (voorheen Eiffeltowers). Helaas geeft zij aan te stoppen met de Evenementencommissie. Gevraagd wordt of iemand zich wil aanmelden voor deze commissie. Nieuw lid TC: Na het vertrek van Laurens Bank bij Archipel is de huidige TC (Han en Caspar) op zoek naar een derde lid voor deze commissie. Laurens regelde afgelopen jaar de scheidsrechtercursus van U16 die ook dit jaar weer geregeld moet worden. Verder wordt er van je verwacht als TC-lid dat je leden enthousiasmeert en werft om trainer te worden, teamindelingen moeten worden gemaakt. Ongeveer 4x per jaar wordt er vergaderd en roulerend is er 1 lid van de TC aanwezig bij de maandelijkse bestuursvergadering. Gevraagd wordt of iemand zich wil aanmelden voor deze commissie. 7. Rondvraag Victor Thomas vraagt aan het bestuur hoe het staat met de status van Archipel als erkend leerbedrijf in zorg, welzijn en sport. Marjolein en Edwin zijn hier nog mee bezig. In januari 2011 is er erkenning afgegeven die vervolgens in september 2011 weer ingetrokken is door de toenmalige voorzitter van Archipel. Er zal nieuwe erkenning worden aangevraagd voor sport en bewegingsleider. Vraag is alleen nog voor welk niveau. Edwin zoekt dit uit.

5 8. Sluiting Theo vraagt of de Barcommissie in deze samenstelling blijft bestaan. Er is toch wel behoefte aan wat meer mankracht zodat niet alles op de schouders van 2 personen blijft rusten. Sjoerd Leeman en Victor Thomas geven aan best wel eens achter de bar een dienst te willen draaien. Chris meldt dat hij gaat overleggen met zijn team (JU18) over de invulling hiervan. Helen maakt van de gelegenheid gebruik iedereen te bedanken die geholpen heeft om het afgelopen Ouder-Kind Toernooi tot een groot succes te maken. Om 20:55 uur sluit de voorzitter de vergadering en dankt de aanwezigen hartelijk voor hun aanwezigheid en betrokkenheid.

6 Discussiestuk spelersshirts Archipel tbv ALV 2014 Zoals jullie waarschijnlijk gemerkt hebben lopen een aantal teams vanaf dit seizoen in nieuwe Archipel tenues. Dit is mogelijk gemaakt door sponsoren, waar wij erg blij mee zijn. Als pilot hebben we ook het U12 team in het nieuw gestoken, ook al hebben zij geen sponsor. Vanaf volgend seizoen ( ) willen we graag dat alle teams in deze nieuwe tenues spelen. Het beste zou zijn dat alle teams dit jaar een sponsor vinden, die de shirts betaalt. Allemaal aan de slag dus. Echter zullen er uiteindelijk teams zonder sponsor zijn. Om deze toch een nieuw tenue aan te kunnen bieden zien wij twee mogelijkheden, die we graag tijdens de ALV willen bespreken. 1. De shirts worden door Archipel gekocht en aan de leden verhuurd. - Het verhuurbedrag is gebaseerd op een derde van de aankoopkosten en zal 15,- per seizoen bedragen. - Archipel zal 3000,- moeten voorschieten, dit is een flinke aanslag op de besteedbaarheid van het eigen vermogen (liquiditeit). - De tenues blijven van Archipel, dus als je geen lid meer bent van Archipel heb je geen basketbal shirt van Archipel meer. - Als de huur na het afschrijven van de shirts (3 jaar) blijft doorlopen maakt Archipel winst op de verhuur van de shirts. - Deze winst kunnen we reserveren voor aanschaf van tenues over een jaar of 4 à 5. Hierdoor blijft iedereen altijd in nieuwe en gelijke tenues lopen. - Je hoeft als je lid wordt niet meteen de volledige kosten voor een tenue te betalen. 2. De shirt worden door leden gekocht. - Alle leden kopen volgend seizoen een nieuw tenue, dit zal ongeveer 48,- gaan kosten. - Dit geeft geen financieel risico voor Archipel. - De shirt zijn van de leden en gaan mee als een lid stopt met basketballen. - Als er nieuwe leden komen moeten er nieuwe tenues gekocht worden. Archipel zal natuurlijk een kleine voorraad hebben. - Als je overgaat naar een team dat een sponsor heeft heb je twee shirts. - Kortom zoals het nu gaat maar dan met het nieuwe ontwerp. Graag willen we jullie mening horen, daarom nodigen we jullie uit om op de ALV hierover te discussiëren. Misschien zijn er nog meer mogelijkheden ook dit horen wij graag. Met de constructie die we kiezen zal het bestuur aan de slag gaan en zal vanaf dit seizoen al gelden voor U12. Namens het bestuur Jeroen Kuipers Penningmeester Archipel