Notulen ALV Almonte van

Transcriptie

1 Notulen ALV Almonte van Datum: Tijd: 10:30 12:00 uur Locatie: Sporthal Eckart Weegschaalstraat 1 te Eindhoven Aanwezig bestuur: C. Franken (voorzitter), M. van Putten (secretaris), H. Dibbets (penningmeester), G. Warrink, I. Verbakel, Carmina Fernández Toirkens, T. Vink Aanwezige leden: Carlos Fernández Toirkens, K. van Hapert, D. de Heus, R. de Hingh, M. Hofstraat, J.P. Peels, J. Ponte, K. vd Put, A. Spierings Opening van de vergadering en vaststellen van de agenda: De voorzitter opent de vergadering en bedankt iedereen voor zijn aanwezigheid. Aan de agenda worden de volgende punten toegevoegd: Kascommissie wordt behandeld onder punt 4. financiële zaken en er zal aandacht worden besteed aan sponsoring. Verder wordt de volgorde van de agenda veranderd omdat een aantal mensen de vergadering eerder moet verlaten i.v.m. coaching en wedstrijden. De volgorde wordt: 2. Notulen 3. Mededelingen en ingekomen stukken 4. TC-zaken en ledenadministratie 5. Financiële zaken 6. Projecten en activiteiten 7. Bestuurszaken 8. Rondvraag 2. Notulen ALV d.d : De notulen worden goedgekeurd. 3. Mededelingen en ingekomen stukken: M. van Putten: Vanaf 2012 komen er nieuwe belijningen in de zaal. 1

2 4. TC-zaken en ledenadministratie: Seizoen (M. van Putten): M. van Putten reageert positief op het lopende seizoen, we zijn dit jaar op weg naar vijf kampioenschappen. Het was opnieuw erg moeilijk om alle teams bezet te krijgen met coaches en vrijwilligers. Voor komend seizoen zijn we hier nu ook al mee bezig. Het plan is om op het komende Gala van 29 mei, voor zover dit mogelijk is, de bezettingen van de teams met hun trainers/coaches bekend te maken. Ze benadrukt nogmaals dat Almonte een vereniging is die afhankelijk is van vrijwilligers, die ook fouten maken, maar desalniettemin wordt er binnen de Technische Commissie (TC) door iedereen hard gewerkt. We hebben geen slecht seizoen gehad, er is enthousiast gespeeld en getraind, er zijn enkele nieuwe trainers bijgekomen en we hebben nu in totaal 30 teams in de competitie. T.a.v. seizoen wil de TC met het volgende voorstel komen: M. van Putten deelt aan iedereen het voorstel uit (zie bijlage) en licht het nader toe; Het gaat om een voorinning van 25,= op de komende contributie, dit geld wordt in mindering gebracht op het totaalbedrag van de contributie en zijn dus geen extra kosten. De TC is tot dit voorstel gekomen omdat ze ieder jaar te kampen heeft met leden die zich op het laatste moment terugtrekken, terwijl al in mei alle teams bij de bond bekend moeten zijn, zodat bij aanvang van het seizoen in september niet alle teams opnieuw ingedeeld hoeven te worden. Met deze vooruitbetaling hoopt de TC meer stabiliteit in de samenstelling van de teams te krijgen. K. van Hapert stelt voor om het bedrag via een machtiging te innen, deze machtiging wordt dan gekoppeld aan de laatste brief in het seizoen die normaal gesproken verstuurd wordt. Het bestuur zal over dit voorstel dan nog een besluit nemen. Er moet wel duidelijk vermeld worden dat het niet om een verhoging gaat. Met de wachtlijst zal ook rekening worden gehouden. - De selectietrainingen staan gepland voor mei, hier zullen meerdere trainers aanwezig zijn. Scheidsrechterszaken (T. Vink): - T. Vink heeft een aantal klachten gekregen over dat er zoveel gefloten moet worden, ze heeft dit nagekeken, maar over het algemeen fluit een team 5 wedstrijden, dus dat valt mee. Vanaf komend seizoen zal er op verenigingsnaam gefloten gaan worden, dus het is dan niet meer persoonsgebonden, maar dan kunnen er 5 mensen uit het team worden gekozen om te fluiten. 2

3 - In juni komt er een e-cursus aan. Ze heeft hierbij nog het verzoek, of er in de toekomst 3 tot 4 e-scheidsrechters per team beschikbaar kunnen zijn, in plaats van de huidige 2, zo kan er binnen een team onderling gewisseld worden, dan hoeft er niemand te veel te fluiten. Ledenadministratie (T. Vink): In het begin van het seizoen is er veel werk geweest, maar dat heeft uiteindelijk tegen het einde van het seizoen toch zijn vruchten afgeworpen. Het verzoek aan iedereen om de spelerskaarten op orde te hebben, zo voorkomen we dat we onnodig boetes krijgen opgelegd. En voor degenen die stoppen, dit graag via de mail doorgeven aan de ledenadministratie (ledenadmin@almonte.nl). Op de site staat het afmeldingsformulier. Wedstrijdzaken (G. Warrink): - Het seizoen is redelijk goed verlopen. Het probleem van dit moment is dat veel mensen de WAP niet meer lezen, met als gevolg dat sommige wedstrijden niet doorgaan, dit levert teveel boetes op. Daarom ook het verzoek aan de teams om de WAP goed te lezen en aan de trainers om dit op de training bekend te maken zodat iedereen de taken doet. - G. Warrink vindt dat er vaker naar de website gekeken moet worden, want deze is helemaal up-to-date want hij wordt regelmatig bijgewerkt. Hij merkt nog op dat veel adressen van de leden niet kloppen, misschien is het een idee om in de brief van de voor-inning/machtiging de leden te vragen hun gegevens goed in te vullen, hier zal T. Vink van de ledenadministratie ook erg mee geholpen zijn. - Om positief af te sluiten; de communicatie tussen de trainer/coaches verloopt goed. De voorzitter bedankt G. Warrink voor zijn werkzaamheden. Promotie HS1 en DS1 (C. Franken): We gaan er vanuit dat DS kampioen wordt. De promotie van DS1 en HS1 zal kosten met zich meebrengen, we zullen dit in een afzonderlijke stichting onderbrengen. De gemeente wil ook hierin een rol spelen en heeft interesse omdat het spelen op promotieniveau allure heeft. Met een aantal trainers/coaches zijn nog gesprekken gaande. Het is nog niet 100% rond, want sponsoring is daar een onderdeel van. Daarvoor is ook de sponsorcommissie in het leven geroepen, deze is hard aan het werk om gelden binnen te krijgen. Over de sponsoring kan I. Verbakel vertellen dat er al sponsorpakketten en sponsorborden zijn gemaakt. Nu kunnen sponsoren ook aan een bepaald team gekoppeld worden, voorheen kon dit niet. C. Franken meldt dat wat de sponsoring betreft, het belangrijk is dat er een brief wordt verstuurd naar alle bedrijven in de regio om een keer samen te komen en het over sponsoring te hebben. We denken hierbij aan: - Presentatie van een Club van 100; - Kleine sponsorpakketjes; - Hoofdsponsorpakket. 3

4 K. van Hapert vraagt of de contributie ook omlaag kan op het moment dat er genoeg sponsoren zijn. De voorzitter antwoordt dat dit in principe wel mogelijk is, maar dat dat niet het doel van sponsoring is. Op zijn vraag of het sponsorbeleid doorg d kan worden: dit zal op de website komen te staan. Carlos Fernández vraagt hoe het zit met het bolwerk Waalwijk? De NBB is hierover nog in beraad. Het principe bolwerk gaat vervallen omdat vanaf komend seizoen gewerkt gaat worden met dubbele licenties. Vacature TC Er wordt iemand gezocht voor de TC, er moet een taakomschrijving worden gemaakt zodat het de gegadigden duidelijk is wat het werk inhoudt. De TC-vacature zal op de website komen te staan. 5. Financiële zaken: Begroting H. Dibbets deelt het begrotingsconcept uit, het verschilt niet veel met dat van vorig jaar. Geen contributieverhogingen, we lopen hierop alvast vooruit met het oog op de in de toekomst liggende sponsoring. Dit concept is gedetailleerd opgesteld en er zijn verder geen vragen. Contributie-inning vanaf seizoen Het innen van de contributie heeft dit seizoen erg veel werk gekost, volgens H. Dibbets werkt dit niet op deze manier en moet dit het komend seizoen anders. Vanaf komend seizoen hebben de leden de mogelijkheid om te kiezen tussen een automatisch incasso in 3 termijnen of het bedrag in zijn geheel aan het begin van het seizoen te betalen. We wachten totdat iedereen is ingedeeld en alle teams definitief zijn, dan komen de contributiegegevens op de site te staan, zodat er voor de leden geen misverstanden ontstaan over hoeveel ze moeten betalen. Per lid moet alles goed ingedeeld worden, huur, tenues, bondsbijdrage etc. Boetes: Het aantal boetes is dit seizoen al lager geworen. Het voorstel vanaf komend seizoen is om de boetes die iemand persoonlijk krijgt, door de persoon in kwestie te laten betalen. Met dit voorstel is iedereen het eens. Kascommissie: Er moet een kascommissie komen die eenmaal per jaar de kascontrole uitvoert. Hiervoor zijn 2 mensen nodig, H. Peels en T. Vink zijn bereid deze taak op zich te nemen. C. Franken en T. Vink bedanken de penningmeester voor zijn inzet. 4

5 6. Projecten en activiteiten: Op 1 mei a.s. worden de NJK s gehouden in de Eckart hal. Als er nog mensen zijn die tijd hebben om mee te helpen, zijn ze welkom. Meld je bij I. Verbakel. Op 23 juni a.s. is de kick-off van het Proeftuinenproject in de TUE. Iedereen is van harte welkom. Het jeugdkamp (Tongerloo) staat ook weer voor de deur waarvoor al 60 aanmeldingen binnen zijn. Op 29 mei a.s. staat het Gala gepland, er moet nog veel werk verzet worden, maar er zijn veel plannen en het gaat een mooi feest worden. Op 3 juli a.s. is het Streetballmasters (de voorrondes voor het NK in Den Haag) voor alle leeftijdsklassen. Het zal gehouden worden in het Winkelcentrum Woensel te Eindhoven. 7. Bestuurszaken: Michel van de Moosdijk is afgetreden. M. van Putten treedt af als secretaris en blijft aan als voorzitter TC. Carmina Fernández Toirkens wordt unaniem gekozen tot nieuwe secretaris. 8. Rondvraag: Carlos Fernández Toirkens vraagt hoe het staat met de opleidingen van de trainers, hij wil graag bijleren. De voorzitter vindt dat de TC hieraan aandacht moet besteden. T. Vink gaat informeren hoe het met de cursussen voor trainer B staat. K. vd Put heeft een vraag/opmerking over talenten: vanaf welke leeftijd vindt Almonte talent belangrijk? Het uiteindelijke probleem hiervan is dat er gewoon te weinig materiaal (trainers) is om talent goed te begeleiden. Almonte besteedt aandacht aan de jongste jeugd en de doorstroming hiervan. Het grootste struikelblok is dat we onvoldoende trainers/vrijwilligers hebben om hier optimaal op in te spelen, maar het punt van de communicatie zou in ieder geval wel verbeterd kunnen worden. Verder zijn er geen vragen meer ter tafel gekomen en sluit de voorzitter om 12:00 uur de vergadering. 5

6 Besluitenlijst: Over het voorstel van 25,= als voorinning op de komende contributie zal door het bestuur in de eerstvolgende BV een besluit worden genomen. Er is een kascommissie benoemd; bestaande uit T. Vink en H. Peels. Deze zal eenmaal per jaar samen met de penningmeester de kascontrole uitvoeren. M. van Putten treedt af als secretaris en Carmina Fernández Toirkens wordt benoemd tot nieuwe secretaris. M. van Putten blijft aan als voorzitter TC. Op de website komt het sponsorbeleid te staan en de vacature TC, te weten taak- en functieomschrijving. Alle boetes (als ze persoonlijk zijn) zullen in het vervolg op de persoon zelf verhaald worden en niet meer op de club. Het bestuur beslist hierover en zal elk geval afzonderlijk beoordelen. Ehv, /CFT 6