3 Administratiekosten leden zonder automatische incasso: 2, /jaar

Transcriptie

1 Begeleidende brief ALV 2010 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Inleiding Contributie verhoging voor gezinskaarten: 1, Administratie kosten leden zonder automatische incasso: 2, Appendix I: Brief aan leden Appendix II: Jaarverslag secretaris Inleiding Dit document is bedoeld voor de leden van IJsclub Het Eendennest te Sprang Capelle en bevat informatie over enkele voorstellen die tijdens de Algemene Leden Vergadering (A.L.V.) van 25 november 2010 zullen worden behandeld. In sectie 2 wordt het voorstel voor contributieverhoging voor gezinsleden kort beschreven. Sectie 3 behandelt het voorstel om administratiekosten in rekening te brengen voor bestaande leden die niet per automatisch incasso wensen te betalen. In de appendices zijn de uitnodiging voor de A.L.V., de verzonden brief aan de contant betalende leden en het jaarverslag van de secretaris bijgevoegd. 2 Contributie verhoging voor gezinskaarten: 1, Bij het bepalen van de hoogte van de contributie gelden een paar verschillende uitgangspunten. Het voornaamste uitgangspunt is continuïteit van de vereniging. Voor het bestuur van de ijsclub houdt dat in dat we de jaarlijkse vaste opbrengsten gelijk willen houden met de vaste lasten. Omdat de vaste lasten gestaag stijgen zien wij als bestuur dan ook de noodzaak om de contributie in de toekomst gestaag te laten stijgen. Een ander uitgangspunt bij het bepalen van de hoogte van de contributie is het verschil tussen het bedrag voor een persoonlijk lid ( 5, ) en een gezinsid ( 7, ). Dit verschil is op dit moment slechts 2,. Dit kleine verschil qua bedrag weerspiegelt niet helemaal het verschil in waarde van een gezinskaart (2 of meer personen) vergeleken met een persoonlijke kaart (1 persoon). Deze twee uitgangspunten samen hebben het contributievoorstel voor het seizoen gevormd dat op de komende A.L.V. zal worden voorgesteld: Gezinslid van 7, naar 8, Persoonlijk blijft 5, 3 Administratiekosten leden zonder automatische incasso: 2, /jaar Op de komende ALV wordt voorgesteld om voor de bestaande leden die niet met een automatische incasso wensen te betalen jaarlijks 2, administratiekosten in rekening te brengen. Op deze manier hoeven extra gemaakte kosten niet doorbelast te worden aan die leden die wel met een automatische incasso betalen. Nieuwe leden hebben alleen de mogelijkheid om per automatische incasso te betalen. Zie Appendix II voor de brief die hierover aan de contant betalende leden is gestuurd. Bladzijde 1 van 5

2 4 Appendix I: Agenda A.L.V Uitnodiging Algemene Leden Vergadering IJsclub Het Eendennest Donderdag 25 november 2010 van tot uur in cultureel centrum Zidewinde, Julianalaan 1 te Sprang Capelle. Agenda: 1. Opening en notulen 2009/ Jaarverslag secretaris 3. Jaarverslag penningmeester 4. Verslag kascommissie 5. Van de technische commissie 6. Bestuursverkiezing: Aftredend: Functie Herkiesbaar Kandidaat: Leen van Pelt bestuurslid ja geen Han Kamp bestuurslid ja geen 7. Pauze (15 minuten) 8. Entreegelden en contributie 9. Evaluatie natuurijsperiode, winterprogramma Ingezonden stukken. (Uiterlijk 24 november 2010 naar voorzitter@eendennest.nl a.u.b.) 11. Rondvraag 12. Sluiting (22.00 uur) Voor meer informatie en een begeleidend schrijven bij deze uitnodiging op: (Let op: Online vanaf 11 november 2010) Met vriendelijke groet, Namens het bestuur, Thom van Beek, voorzitter voorzitter@eendennest.nl Website: Bladzijde 2 van 5

3 5 Appendix II: Brief aan leden Waalwijk, 8 november Betreft: Inning contributie IJsclub Het Eendennest. Beste leden, Hierbij wil het bestuur van ijsclub Het Eendennest u informeren over het volgende: Vorig jaar is gebleken dat bij de inning van de contributie een aantal leden (principiële) bezwaren heeft tegen het betalen van de contributie door middel van het verstrekken van een machtiging. Voor deze leden gaan er vrijwilligers langs de deur om de ledenkaart af te geven en de contributie te innen. Deze vorm van contributie innen vergt echter veel meer tijd en extra kosten vergeleken met de leden die met een automatische incasso betalen. Daarom doet het bestuur in de komende algemene ledenvergadering (zie aankondiging op ommezijde) het voorstel om leden die tot op heden contant hun contributie voldoen voor het seizoen voor de volgende keuze te stellen: 1. De contributie zal ieder jaar door 1 van de bestuursleden bij deze leden persoonlijk worden geïnd. Boven op de contributie zal een bedrag worden geheven van 2, aan administratiekosten per jaar per lidmaatschap. 2. IJsclub Het Eendennest wordt door u alsnog gemachtigd om de contributie te innen. Zie bijgevoegd machtigingsformulier of download het formulier op 3. Het lidmaatschap wordt indien u geen keuze maakt uit optie 1 of 2 stopgezet. Nieuwe leden kunnen hun contributie alleen voldoen door het bestuur een machtiging te verstrekken. Informatie hierover kunt u vinden op onze website. Wij hopen op uw begrip en u hiermee voldoende te hebben ingelicht. Namens het bestuur, Robert de Jong, secretaris. secretaris@eendennest.nl Bladzijde 3 van 5

4 6 Appendix III: Jaarverslag secretaris Jaarverslag IJsclub Het Eendennest Inhoudsopgave Inhoudsopgave Inleiding Bestuur De leden Financieel Technische commissie De natuurijsperiode Inleiding In dit jaarverslag van de secretaris wordt u puntsgewijs op de hoogte gebracht van het functioneren van de vereniging in het afgelopen verenigingsjaar Bestuur Dit jaar zijn met instemming van de algemene ledenvergadering van 7 december 2010 de volgende bestuursmutaties tot stand gekomen: Functie: Kandidaat: Nieuw bestuurslid/ herkozen. Cobi van der Schans Voorzitter (aftredend) Thom van Beek Thom van Beek Mar Wijnands Penningmeester (aftredend) Gerard Merkx Gerard Merkx Irma van Pelt Secretaris (aftredend) Robert de Jong Robert de Jong Hotze Smeenk Bestuurslid (herkiesbaar) Geen Hotze is herkozen. Deze functionarissen staan inmiddels bij de Kamer van Koophandel geregistreerd. Het bestuur bestaat naast de bovenvermelde personen tevens uit de volgende bestuursleden: Han Kamp, Leen van Pelt, Hans van Beek, Kees Dank. Namens alle leden bedankt het zittende bestuur de aftredende bestuursleden hierbij voor hun jarenlange betrokkenheid en inzet voor de club. Het bestuur heeft ingezet om de informatievoorziening naar de leden voornamelijk via onze website te laten plaatsvinden. Uit metingen blijkt dat met name in december en gedurende de ijsperiode in januari veelvuldig van de website gebruik wordt gemaakt. In de toekomst wil het bestuur verder bekijken welke functionaliteit er nog meer aan de website kan worden toegevoegd. Tevens zullen voor het volgende verenigingsjaar de verzekeringspolissen kritisch worden doorgenomen. Inmiddels zijn er globale plannen om op termijn een nieuw clubgebouw te realiseren. Deze mogelijkheden zullen nader onderzocht worden. Bladzijde 4 van 5

5 6.3 De leden Dit jaar is er door de bestuursleden hard gewerkt aan het herzien en up to date maken van de ledenadministratie en het daarbij behorende contributiestelsel. De vereniging telt per in totaal 420 leden, waarvan 318 gezinskaarthouders en 102 leden met een persoonlijke lidmaatschapskaart. Het bestuur heeft er om kosten en tijdbesparende redenen voor gekozen om het innen van contributie voornamelijk te laten plaatsvinden door middel van machtigingen. Ook het innen van achterstallige contributie heeft inmiddels plaatsgevonden. We hopen in het seizoen te starten met een up to date ledenadministratie en een bijgewerkt contributiestelsel. 6.4 Financieel Door onze penningmeester is een financieel jaarverslag opgesteld van het afgelopen verenigingsjaar. De kascontrole is uitgevoerd door een in de ledenvergadering gekozen kascommissie, bestaande uit Esther en Arnold de Bie. Het jaarverslag zal door de penningmeester worden gepresenteerd en toegelicht. 6.5 Technische commissie Door de technische commissie, de bestuursleden en een aantal vrijwilligers zijn er ook dit jaar weer de nodige (onderhouds)werkzaamheden uitgevoerd aan de ijsbaan, het clubhuis en het terrein: De parkeerweide is voorzien van verlichting en parkeervakken. In de loop naar de ijsbaan is verlichting aangebracht. Rondom de ijsbaan zijn er wederom de nodige opruim en snoeiwerkzaamheden verricht. De technische commissie zal het komende jaar hun aandacht met name vestigen op de elektra en de geluidsinstallatie. Ook zal de toegang naar de ijsbaan en de afzetting van de 400 meterbaan een aandachtspunt zijn. Namens alle leden willen we alle sponsoren, vrijwilligers en mensen die in welke vorm dan ook hieraan hun medewerking hebben verleend hartelijk bedanken! 6.6 De natuurijsperiode In januari is de ijsbaan een aantal avonden open geweest voor de leden en het publiek. De opening van de ijsbaan werd dit jaar sterk bepaald door de veelvuldige sneeuwval en de hoge temperaturen overdag. Dit heeft er toe geleid dat vele vrijwilligers en het bestuur de ijsbaan meerdere malen met de hand sneeuwvrij hebben gemaakt en dat er reparaties uitgevoerd moesten worden aan de ijslaag. Door onze enthousiaste sponsoren en vrijwilligers zijn hiervoor een aantal gereedschappen vervaardigd en geschonken. Onze vrijwilligers en sponsoren zijn cruciaal voor het gereed maken en het in conditie brengen van de ijsbaan en dus ook voor het voortbestaan van de club. Ook de bemensing van het clubhuis, de sanitaire voorziening, het verzorgen van de versnaperingen en het verzorgen van de E.H.B.O heeft door medewerking van vele vrijwilligers plaats kunnen vinden. Het bestuur wil deze mensen hiervoor dan ook dank zeggen. Door de bovenvermelde weer en ijscondities zijn er dit jaar helaas geen wedstrijden of evenementen georganiseerd. Wij hopen dat dit in de toekomst wel degelijk weer mogelijk kan zijn. In de komende periode zal er dan ook door het bestuur bekeken worden hoe er bij een volgende ijsperiode een goede invulling aan o.a. de Nacht van Sprang kan worden gegeven. Bladzijde 5 van 5