Het verslag wordt paginagewijs doorgenomen. Er worden geen opmerkingen gemaakt. De notulen zijn hierbij vastgesteld. De secretaris wordt bedankt.

Transcriptie

1 Concept Verslag 1. Opening en welkom Walter Wind zit de vergadering technisch voor. Er zijn een aantal formele afmeldingen binnen gekomen. Velen hebben zich niet afgemeld; het aantal aanwezigen is erg laag. 2. Notulen Algemene Ledenvergadering 25 maart 2015 Het verslag wordt paginagewijs doorgenomen. Er worden geen opmerkingen gemaakt. De notulen zijn hierbij vastgesteld. De secretaris wordt bedankt. 3. Mededelingen uit het bestuur Walter meldt de toenemende belangstelling voor het gebruik van het wielerpark. Het afgelopen jaar is de hard gewerkt aan de nieuwe website met daarin het gedeelte Mijn CRT. Als bestuur zijn we bijzonder blij met het resultaat en we bedanken de mensen die het hebben uitgewerkt: Jeroen, Annelies, Wouter en Walter. 4. Jaarstukken a. Jaarverslag Laris geeft een toelichting op het verslag. Enkele zaken worden uitgelicht. Opgemerkt wordt dat de toerafdelingen pogingen heeft gedaan om de clubritten in het clubgebouw te laten eindigen, maar dat is niet gelukt om een aantal redenen. De voorzitter spreekt zijn dank uit voor het verslag. Ben Tops merkt op dat er veel gebeurt en dat het bestuur het nodige oppakt. b. Financieel jaarverslag 2015 (ter vergadering) Gerard licht het overzicht winst en verlies toe. Er zijn inkomsten uit contributies; uitgaven aan afdrachten richting bonden. Er is nog een redelijk bedrag qua sponsoring binnengekomen; de Rabobank bijdrage is besteed aan het wielerpark (verlichting). De activiteiten die de meeste opbrengst genereerden waren de e-bike clinics. Dit verklaart vooral het bijzonder positieve resultaat van het afgelopen jaar. CRT biedt een langlopende ondersteuning vanuit SCAS/fit for life. Dit brengt netto 500 euro op. 1

2 De actie Hart voor Salland bracht iets meer op dan was begroot. Daarentegen bracht de actie van Salland Verzekeringen juist iets minder op dan begroot. Johan Kiekebosch vraagt naar de bijdrage voor onze man; Gerard bevestigt dat dit inderdaad gaat om 150 euro. De bardiensten voor de Stoppelhaene hebben dit jaar ongeveer 2000 euro opgeleverd. Walter legt uit dat er dit jaar met Stoppelhaene een overeenkomst is gemaakt met een bedrag per uur per vrijwilliger. Dit jaar zetten we in op meer vrijwilligers om de opbrengsten te maximaliseren. Vorig jaar hadden we een halve bar; met als gevolg dat er meer aanmeldingen voor vrijwilligers waren dan dat we konden plaatsen. Er zijn enkele activiteiten bij gekomen zoals de film en de wielerquiz. Raalte-Mettingen is helaas niet door gegaan; wel zijn er enkele uitgaven voor geweest. Over de inkomsten vanuit het Carmel College is enige onduidelijkheid. Dit wordt ter plaatse opgehelderd. De afdeling Ren heeft een vraag gesteld over de afdracht voor de baan. In 2016 willen we als bestuur de afdracht voor de baan per afdeling gelijk trekken, zodat de externe activiteiten de afdracht naar de baan genereren. Er is een fors positief resultaat van ongeveer euro. Het grote verschil tussen begroting en resultaat is ontstaan door de gehouden e-bike trainingen. Dat zal in 2016 minder zijn; er zijn in 2016 circa 4 e-bike trainingen ongeveer 1/3 van het aantal van vorig jaar. Balans Alle bezittingen zijn gewaardeerd op de balans. Afgelopen jaar is een aflossing op de lening van het clubhuis gedaan. Dit jaar is weer een aflossing mogelijk. Rente voor de lening van de accommodatie staat vast. Gevraagd wordt of deze rente oversluitbaar is; dit is niet het geval. Dit levert ook weinig besparing op t.o.v. de inspanning. De lening wordt met het huidige tempo binnen 3 a 4 jaar afgelost. De afdelingen Ren en Toer willen dit jaar onderzoeken om gezamenlijk 1 set kleding te ontwikkelen. Hier is een reservering voor nodig. Walter legt uit dat de penningmeesters onderling een begroting hebben gemaakt met aandacht voor de diverse pieken en benodigde reserves. Ben Tops merkt op dat de accommodatie ook afgeschreven moet worden. De afschrijving in 2015 is verwerkt in de herwaardering van de accommodatie. Voor 2016 komt dit zichtbaar terug in de begroting. Voorstel voor resultaat bestemming door penningmeesters: evenredig verdelen over de verschillende onderdelen. De grote onderhoudswerkzaamheden zijn begroot en gepland. 2

3 c. Verslag kascommissie Meep Bouw geeft een toelichting op de controle door de kascommissie die bestaat uit August Holtmaat en Meep. De kascommissie stelt voor om de penningmeesters decharge te verlenen; aldus wordt besloten. Er is een aanvullende opmerking vanuit de kascommissie. De administratie wordt gevoerd in excel. Er is veel gecentraliseerd met onderlinge verrekeningen. Het is een complex excel-sheet geworden; om te kunnen doorgronden is het moeilijk. Er is hiermee een grote afhankelijkheid van 1 persoon. De kascommissie beveelt aan om te onderzoeken of een administratiepakket kan worden gebruikt wat verlichting geeft voor zowel penningmeester en kascommissieleden. Henk Borkent vraagt n.a.v. het jaarverslag of de actie nog wordt opgepakt om naar een externe partij te kijken. Het bestuur heeft in onderzoek om de administratie bij een externe partij onder te brengen. Reden te meer om dit te doen is dat de penningmeesterfunctie bijzonder zwaar is en daardoor ook moeilijk te vervangen. Gerard geeft nog toelichting op de kascontrole van de cross die nog is binnengekomen. 5. Jaarplan 2016 Begroting Gerard geeft nog een korte toelichting op de begroting van 2016, voor zover dit nog niet behandeld is bij het vorige punt. We verwachten een wat grotere inkomsten door het gebruik van het park dan is begroot. Qua kosten zitten de meeste uitgaven in het onderhoud van het wielerpark. Het verwachte positieve resultaat is zo n 6 á 7000 euro. Contributies 2016 De contributies staan op de website en worden ter plekke toegelicht. Walter geeft een toelichting. In de diverse jaarvergaderingen zijn de contributies besproken en is ermee ingestemd. Vooral de cross heeft een redelijke verhoging doorgevoerd. De afdeling Ren is de enige afdeling die de contributie niet verhoogt. ALV wordt gevraagd om in te stemmen met dit voorstel. De contributies worden vastgesteld. Desgevraagd wordt uitgelegd dat voor de jeugdleden door de gemeente een subsidie verstrekt wordt aan het hoofdbestuur. De 16 verschillende bedragen die het huidige stelsel van contributies met zich meebrengt, zijn voor de incasso lastig om uit te voeren. Voor de komende jaren is het een actiepunt om de contributiestructuur verder te vereenvoudigen. 3

4 Gevraagd wordt wat het verschil is tussen donateur en ondersteunend lid? Voorstel uit de ALV is om deze bedragen gelijk te maken. Het bestuur neemt dit mee in de overwegingen. Benoeming kascommissie Het is traditie is dat degene die vorig jaar is toegetreden nog een jaar blijft, dus Meep blijft ook in 2016 de controle doen. August wordt hierbij ontslagen. Er zijn ter vergadering geen belangstellenden om Meep bij te staan. Het bestuur neemt als actiepunt op dat iemand aan de kascommissie wordt toegevoegd. 6. Aanpassing Huishoudelijk Reglement Na een korte pauze worden twee aanpassingen aan het huishoudelijk reglement behandeld. 1. Bestuursreglement alcohol in sportkantines Laris geeft een toelichting: Het bestuur heeft besloten om het schenken van alcohol te formaliseren door het aanvragen van een vergunning drank- en horecawet. Het schenken van alcoholische versnaperingen als sportvereniging is vergunningplichtig onder deze wet. Voorwaarde om de vergunning te verkrijgen is een beleid op het schenken van alcohol én afspraken over paracommerciële handelingen. Deze zijn in het bestuursreglement alcohol opgenomen. Walter vraagt of er nog vragen en opmerkingen zijn. Ben merkt op dat dit een bestuursbesluit is en dat daarmee het huishoudelijk reglement niet hoeft te worden aangepast. Met het goedvinden van de leden is het bestuursreglement geldig geworden. Automatische incasso 95% van de leden heeft een akkoord gegeven op een automatische incasso. De overige 5% heeft principiële bezwaren hiertegen wat als bestuur voor veel rompslomp leidt. Vraag wordt gesteld of er geen andere opties mogelijk zijn. Een verhoging van de contributie met administratieve kosten heeft niet tot effect geleid. Ben geeft aan dat ALV alleen akkoord kan gaan met 3/4 e meerderheid van de leden. Daarvoor is het aantal aanwezigen nu te laag. 8. Bestuursstructuur Rooster van aftreden Het rooster van aftreden geeft een schrijnend beeld. De leden mogen zich hiervan meer bewust zijn al is de mening van de aanwezigen dat de leden er zeker niet wakker van zullen liggen. Via een mail of een verslag komt de boodschap echter niet over. In het algemeen geldt dat mensen zich niet willen binden voor een lange termijn. Bij de jaar-evaluatie van de toer en de jaarvergaderingen van de afdelingen is er wel voldoende animo. Daar zou het signaal beter geuit moeten worden. Belangstelling voor CRT als geheel en voor beleid in het bijzonder is er niet. 4

5 Leden zijn lid geworden van een afdeling en bestuurlijke zaken zijn dan minder interessant. Mensen zien ook op tegen een dergelijke functie. Mogelijk moeten de verwachtingen die aan mensen worden gesteld wat meer bijgesteld worden. In ieder geval willen we de leden actief vragen naar wat zij te bieden hebben. Bij ATB is geopperd om bepaalde functies in duo s op te pakken, bijvoorbeeld een jaar meedraaien. Wellicht is het tijd om de bestuursstructuur en de statuten en het Huishoudelijk Reglement goed te beoordelen. Johan stelt voor om continuïteit in het bevragen van de leden te borgen. Ook duidelijk maken wat het inhoudt om een functie te bekleden. Voorstel aanpassing bestuursstructuur Het bestuur stelt voor om de extern gerichte activiteiten én de interne coördinatie van de voorzitterrol te splitsen. Voor het externe contact is een soort relatiebeheerder nodig die de contacten met sponsoren, gemeente e.d. onderhoudt. We stellen dit de ALV voor. Zijn er nog meer ideeën? Hierop zijn geen directe opmerkingen. Het bestuur pakt dit verder op. 9. Rondvraag Voorgesteld wordt dat de leden ook gaan deelnemen aan de ebike clinics. 10. Sluiting Voorzitter sluit de vergadering om uur. 5