TFH, Algemene Leden Vergadering 2015

Transcriptie

1 TFH, Algemene Leden Vergadering 2015 Gehouden in de kantine op maandag 26 januari 2015 aanvang uur. Aanwezig bij opening zijn: 20 leden incl. bestuur zijn vanavond aanwezig en hebben de presentielijst getekend, van het bestuur zijn René Consenheim, Edward Goudriaan en Jan Hollemans aanwezig, Afgemeld zijn Gerard Nagtzaam en Marc Emke. Agenda: - 1. Welkom en inleiding ; - 2. Notulen van de Jaarvergadering 2014; - 3. Financiële verslagen: Winst en verliesrekening; Kascontrole en decharge; Balans; Begroting; - 4. Jaarverslag 2014 door de Commissies - 5. Contributie Renovatie van de banen Renovatie natte- en droge ruimten Bestuursaangelegenheden - 10 Rondvraag en afsluiting. 1 Opening, welkom in inleiding Na het welkom door Edward leest hij ook de brief voor van Marc Emke waarin hij de beleving beschrijft als bestuurder/voorzitter, de taak om de verhuizing of renovatie af te ronden en de onmogelijkheid om in het bestuur aan te blijven in combinatie met zijn werk. 2 - Goedkeuring notulen vergadering 2014 Jan meldt dat de notulen van de ALV 2014 op de site zijn gezet en konden worden gelezen. Tijdens deze vergadering is er 1 hardcopy voor de nieuwsgierigen. Ook vraagt hij of er opmerkingen zijn over dit verslag zijn, geen van de aanwezigen heeft hierop commentaar en daarmee is dit verslag akkoord. 3 - Financiële verslagen

2 Verlies en Winst rekening. Met behulp van de power point presentatie ligt Edward alle inkomsten en uitgaven toe. Het resultaat is een klein verlies over 2014 van bijna Hierover zijn verder geen vragen uit de vergadering. Balans Ook met behulp van de power point presentatie wordt de huidige balans toegelicht. Jan V. vraagt of er wat kan worden gedaan om het rendement over het Eigen Vermogen zo optimaal mogelijk te maken omdat we anders het risico lopen om in te teren op het eigen geld. Als voorbeeld geeft hij storten op een deposito waardoor meer rente kan worden gehaald. Het bestuur zal dit bekijken. Decharge Door de kascommissie Jurgen van Hoof en Ben Blouw is de boekhouding gecontroleerd en akkoord bevonden. De complimenten van beiden over de duidelijkheid van inzage in de boekhouding Benoeming kascommissie Ben Blouw is aftredend en omdat Jurgen van Hoof nu voorzitter is geworden kan hij niet aanblijven in de kascommissie. Daarom zoeken we nu 2 nieuwe leden voor de kascontrole. Anton Verhagen en Piet Roks melden zicht daarvoor aan waarvoor dank namens het bestuur. Nadat de financieel status is toegelicht en voor iedereen duidelijk zal het nieuwe bestuur hiermee aan de slag gaan. Zij kunnen hierin echter nog wel wijzigingen aanbrengen om 2015 goed af te kunnen sluiten. 4 Verslagen door de commissies. Alle commissies hebben een verslag over 2014 ingediend met soms ook een vooruitblik op Rene geeft met behulp van de presentatie toelichting op alle verslagen. Speciaal dank aan de parkcie met de onderhoudsploeg die wederom veel heeft gedaan om het mogelijk te maken om op prima banen te kunnen spelen. Zij nemen ook het onderhoud van de nieuwe banen mee alsmede alle groenstroken en verharding + het clubhuis. Door de activiteitencommissie wordt nog de aandacht gevraagd voor de vrijdag-inloopavonden in de winter. Ook de vrijwilligersavond over 2014 zal nog worden ingepland. Misschien dat via de activiteiten van deze commissie de nieuwe leden wat zich makkelijker thuis gaan voelen. Bij de presentatie van de OTC wordt gevraagd of er dit jaar eerder flyers kunnen worden uitgedeeld bij de omliggende verenigingen. Rene zal dat opnemen met Gerjo Prins. René geeft ook aan dat wat het bestuur betreft er meer uitstraling komt voor de vereniging door een beter georganiseerd Open Toernooi.

3 Bij de publiciteitscommissie wordt gevraagd waarom er vaak geen bericht per aankomt bij de leden. Jan geeft hierop antwoord dat er steeds wordt gewerkt met de complete ledenlijst die wordt gebruikt bij de distributie van berichten. Als dan toch blijkt dat dit bij sommige leden niet (altijd) aankomt is dat lastig te achterhalen. Zoveel mogelijk proberen de website te volgen en nagaan of de mailtjes nog ontvangen worden. Ook de jeugdcie wordt met behulp van de power point gepresenteerd, de activiteiten worden keurig genoemd. Er zal volgend jaar met een recordaantal van 4 jeugdteams aan de competitie worden meegedaan. Fred van Est vraagt of de genoemde activiteiten werkelijk ongeveer 1700 hebben gekost. Antwoord hierop is dat er ook veel kosten zjn gemaakt om binnen te kunnen lessen. Barcie blijft een moeilijk in te vullen taak. Edward geeft de toelichting op de taken van deze commissie en de financieele verantwoording daarvan. Vanuit de vergadering wordt gevraagd of de bar nog voldoende rendement maakt. Het antwoord hierop is dat de omzet vorig jaar lager uitpakte mede door het weer en de bezetting tijdens het OpenToernooi maar dat het rendement van de bar zelfs iets beter was. Wel bleek vorig jaar dat er vaak geen bardienst op kwam dagen en dat het maar de vraag was of er wel iemand was ingeroosterd. Het bestuur doet met de middelen en mensen alle moeite om het in goede banen te leiden maar we blijven ook afhankelijk van de discipline van de leden zelf om afspraken na te komen. Er wordt gevraagd of het mogelijk is om de barlijst weer in de kantine op te hangen zodat iedereen kan zien wie er dienst heeft. Jo de Rooy wil graag door ieder lid extra borg vooraf laten betalen maar dat is niet uitvoerbaar omdat dan 100% fysieke controle op uitvoeren van de bardienst moet worden gedaan en hoe terugbetalen? geeft v Ad Huybrechts stelt voor om de borg die nu op een reservering op de balans staat terug te storten naar de leden omdat er toch geen controle is op wel of niet doen van de bardiensten. 5 Contributie 2015 Het bestuur stelt wederom voor om de contributie te verhogen. Het voorstel is 100 voor senior, 90 voor 2 e gezinslid, 60 voor jeugdleden en 250 maximaal per gezin. Vanuit de vergadering wordt gevraagd waarom te verhogen als we al een E.V. hebben van 58K. Als reden voor deze verhoging worden aangegeven - De contributie is al een aantal jaren ongewijzigd, ook vorig jaar is verhoging in de vergadering tegengehouden. - De contributie is laag t.o.v. de contributie bij omliggende verenigingen - We moeten het negatieve verwachte resultaat/ saldo over 2015 proberen weg te werken, bovendien zal de V+W rekening vanaf 2016 te maken hebben met extra kosten voor baanhuur door de Gemeente, bovendien zullen de subsidies minder worden. - We moeten het Eigen Vermogen zoveel mogelijk intact houden om te kunnen gebruiken bij de geplande verhuizing door de Gemeente uiterlijk 2018? Er wordt gestemd, 13 stemmen voor, 6 tegen en 1 onthouding. Daarmee wordt de verhoging doorgevoerd en zal aan alle leden worden bekendgemaakt. 6 Renovatie banen.

4 Jan doet een korte terugblik over de activiteiten van de renovatiecommissie die zicht sterk heeft gemaakt om in 2014 de renovatie rond te krijgen. Met de nodige tegenslag en omwegen is het gelukt om toch 4 prima all weather banen te krijgen. Hiervoor zijn in 2014 al 2 Ledenvergaderingen geweest waarin alles werd toegelicht en gestemd voor dit type baan. 7 Renovatie natte- en droge ruimten. In de vorige vergadering die ook ging over goedkeuring aanleg van 4 Pro Vision banen is al een suggestie gedaan om met geld dat misschien overblijft van de aanleg of uit de eigen middelen iets te gaan doen om het clubhuis op te knappen. De voorkeur daarbij is om de natte cellen aan te pakken. Er is een plan om de dameskleedkamer te maken op de plaats waar nu de herenkleedkamer is en daarna ook urinoirs te maken en de opslag daar weg te halen. Hiervoor is echter wel de goedkeuring nodig van de ALV. Het bestuur stelt voor om daarvoor 10K vrij te maken en aan de slag te gaan. Ook hiervoor wordt gestemd, 17 stemme voor, 2 stemme tegen en 1 onthoudign, Hiermee wordt dit plan aangenomen en zal zo snel mogelijk worden gestart met de uitvoering. 8 Bestuursaangelegenheden Er blijven klachten over de slechte invulling en opvolging van de bardiensten. Ondanks dat de bar maar 2 avonden per week + de competitiedagen open is blijkt er vaak geen bardienst aanwezig te zijn. Er is dan niet bekend wie dan aanwezig zou moeten zijn. Er is ook geen inzicht of diegene dan de kosten voor het niet draaien van de bardienst betaald. Hierover kan het bestuur alleen bevestigen dat dit niet goed loopt maar dat zij ook niet kunnen instaan voor de plichten van de leden. Zoals gemeld treden de voorzitter Marc Emke en de penningmeester Edward Goudriaan af. Rene Consenheim vertelt dat Eric Adan zich kandidaat had gesteld als voorzitter maar heeft zich daarna ook weer teruggetrokken. Er is onder de leden gepolst voor de taak van voorzitter; Ferdy van Est was (nog) niet bereid tot deze taak maar Jurgen van Hoof wel. Ook voor het penningmeesterschap is vervanging gezocht; Piet Roks en Claudia van Est hebben daarvoor bedankt door andere, drukke werkzaamheden. Ilse van der Woerdt is wel bereid dit over te nemen onder voorwaarde dat zij hierbij voldoend wordt gesteund om dit goed te kunnen doen. Deze 2 leden worden door het huidige bestuur dan ook voorgedragen ter vervanging van de 2 vertrekkende bestuursleden, er zijn geen leden die hier tegen zijn. Jurgen van Hoof (voorzitter) en Ilse vd Woerdt (penningmeester) zijn daarmee automatisch leden van het nieuwe bestuur. Rene zegt blij te zijn met de invulling van het nieuwe bestuur en bedankt de aftredende leden Marc en Edward. Zij worden beiden bedankt voor de inzet en krijgen een kado, voor Marc wordt dat in ontvangst genomen door Marlies Emke 9 - Rondvraag en afsluiting Piet Roks, hij is het eens met de reservering van 10K voor aanpak natte cellen maar wat is de bedoeling om met de rest van het Eigen Vermogen te doen? Antwoord door bestuur dat dit geld zo veel als mogelijk zal worden gereserveerd voor de door de Gemeente geplande verhuizing uiterlijk 2018.

5 Ad Huyberchts vraagt zich af of er samenwerking met andere verenigingen wordt gezocht in verband met terugloop van leden en minder interesse om mee te doen met activiteiten en toernooien. Antwoord door bestuur dat alleen bij de jeugd wordt samengwerkt met omliggende verenigingen om b.v. lessen vol te krijgen en competitieteams compleet te krijgen. Jan V vraagt of er gebruik wordt gemaakt van de KNLTB ondersteuning om te proberen leden te werven. Antwoord van het bestuur dat dit momenteel niet gebeurt. De aanwezigen wijzen er ook op dat in Fijnaart de mensen alleen lid zullen worden uit eigen initiatief. Einde vergadering uur. Het bestuur dankt de aanwezigen voor inbreng en steun deze avond. Bijlage de aanwezigheidslijst: