NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING d.d. 26 maart 2013

Transcriptie

1 NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING d.d. 26 maart Opening De voorzitter opent de vergadering en heet de aanwezigen van harte welkom bij deze ALV (noot secretaris: 22 leden incl. het bestuur hebben de presentielijst getekend). Door de voorzitter wordt vastgesteld dat de vergadering statutair juist is bijeengeroepen en dus bevoegd is tot het nemen van rechtsgeldige besluiten. Van de vergadering worden notulen gemaakt. Deze worden ook dit jaar gepubliceerd op de site van de TVE. 2. Notulen van de Algemene Ledenvergadering van De aanwezigen hebben geen vragen of opmerkingen. De notulen worden, met dank aan de secretaris Flip Vogt, door de vergadering goedgekeurd. 3. Ingekomen stukken en mededelingen Er zijn geen ingekomen stukken. De voorzitter laat weten dat een twaalftal leden zich voor deze vergadering heeft afgemeld (of af heeft láten melden). 4. Ontwikkelingen in 2012 en acties in 2013 Aan de hand van een PowerPoint presentatie worden door de voorzitter een aantal gebeurtenissen en ontwikkelingen in 2012 aangehaald en toegelicht. Ook geeft hij informatie over voorgenomen acties. 1

2 Toelichting voorzitter bestuur: De ontwikkelingen rond de minibaan/oefenmuur lopen al enkele jaren. Aanvankelijk is door het bestuur de afweging gemaakt of we de aanleg zelf (d.w.z. TVE als huurster van het park) wilde bekostigen of dat we de Gemeente (als eigenaar) zouden vragen om dit te doen. Het bestuur vond het laatste het meest voor de hand liggend. De gemeente meldde echter dat zij, i.v.m. de op handen zijnde fusie, hierover vooralsnog geen besluit wilde nemen. De fusie tussen de gemeentes Margraten en Eijsden heeft de nodige tijd gevraagd evenals de daarop volgende harmonisatie van het accommodatie- en subsidiebeleid. Uiteindelijk bleek de nieuwe gemeente Eijsden-Margraten geen geld uit te willen trekken voor de aanleg. Het bestuur nam daarop het besluit om te gaan onderzoeken of het zelf financieren van de aanleg haalbaar was. Uiteindelijk is met drie bedrijven gesproken en zijn drie offertes uitgebracht. Ondermeer door verschillen in baansoort liepen de offertes fors uiteen. Belangrijker bleek echter al snel de problematiek rond de overtollige grond op de plek waar de minibaan/oefenmuur moet komen (naast baan 6). Zoals veel grond in Eijsden is de verwachting dat hier sprake zal zijn van meer/minder ernstige vervuiling. Wanneer TVE verplicht wordt om deze grond te laten afvoeren dan maken de kosten hiervan de totale investering dusdanig hoog dat het aanleggen van minibaan/oefenmuur voor TVE simpelweg te duur wordt. Op korte termijn gaan we nogmaals met de Gemeente over de overtollige grond in gesprek om nog één keer na te gaan of er betaalbare opties zijn. Vragen diverse leden TVE: Is het wel verstandig om in deze tijd zo veel geld uit te trekken voor een minibaan/oefenmuur? Reactie bestuur: We hebben een ruim bedrag aan Eigen vermogen. We kunnen daar een deel van gebruiken voor dit doel maar een substantieel deel willen we behouden met het oog op onvoorziene tegenvallers. Vandaar dat we al eerder besloten hebben om niet meer dan ,- uit te trekken voor een minibaan/oefenmuur. Toelichting voorzitter bestuur: Het is de bedoeling dat binnenkort onze nieuwe site in de lucht komt. De nieuwe site biedt meer interactieve mogelijkheden. Daarnaast kunnen de verschillende commissies straks zelf de inhoud van hún deel van de site gaan verzorgen. Ook zal een deel van de site worden gebruikt om met een aantal leden (met autorisatie) informatie te delen. Toelichting voorzitter bestuur: Door de inspanningen van Fred van den Hazenkamp hadden we ook dit jaar weer flink wat extra inkomsten door (90) wintertennissers. 2

3 Vraag lid TVE: Waarom doen we ter gelegenheid van de TVE alleen iets voor nieuwe leden en niet voor de huidige (trouwe) leden. Reactie bestuur: We hebben geredeneerd dat we de huidige leden in feite tegemoet komen door de contributie niet te verhogen. Sinds we op ons nieuwe park zitten hebben we de contributie bewust ongemoeid gelaten. We steken op dit punt dan ook gunstig af bij verenigingen in de omgeving. We kunnen dit echter alleen volhouden wanneer we extra inkomsten krijgen van nieuwe leden. Overigens is het voor alle huidige leden belangrijk om er alles aan te doen om nieuwe leden te laten integreren. We spelen met de gedachte om weer te starten met een inloop-avond (al dan niet gemengd). 5a. Financieel verslag 2012 door de penningmeester (Jos Rompelberg). Toelichting Penningmeester (mede naar aanleiding van vragen van leden): * Lagere netto omzet kantine * Meer kosten voor groenvoorziening tuin * Meer kosten voor Jeugd door competitietraining * De post Evenementen valt hoger uit door de kosten van de vrijwilligersdag * Totale opbrengsten iets hoger dan begroot * Per saldo een begroot tekort van 1575,- 3

4 Toelichting Penningmeester: * Het eigen vermogen is met ruim 4000,- verlaagd. 5b. Verslag van de kascontrolecommissie en benoeming van de nieuwe kascontrolecommissie De kascontrolecommissie 2012 Leon Benders en Joris Berger (reserve-lid Patrick Bormans) laat bij monde van Joris Berger weten de boeken van de Penningmeester steekproefsgewijs gecontroleerd te hebben. De commissie heeft gekeken naar de financiële administratie over 2012 en spreekt van een zeer goed verzorgde administratie waarin geen onrechtmatigheden zijn geconstateerd. De kascontrolecommissie geeft het bestuur dan ook het advies om de penningmeester volledige decharge te verlenen. De vergadering gaat hiermee akkoord. De voorzitter bedankt de penningmeester, onder applaus van de leden. Daarnaast bedankt hij de kascontrolecommissie voor haar controlewerkzaamheden. De kascontrolecommissie 2013 zal bestaan uit Leon Benders en Patrick Bormans met Joris Berger als reserve-lid. Jaarrekening 2012 en Balans per 31/12/2012 worden door de vergadering goedgekeurd. 4

5 5C. Vaststelling Begroting 2013 (Voorgenomen investeringen en vaststelling contributie 2013) Toelichting Penningmeester en voorzitter(mede naar aanleiding van vragen van leden): - We gaan bij de commissies polsen of de vrijwilligersdag (voorlopig alleen dit jaar)kan vervallen. Betreffende leden behouden dan wel zoals gebruikelijk het bedrag van 50,- voor bijvoorbeeld een gezamenlijk etentje. De Begroting 2013 wordt door de aanwezige leden unaniem goedgekeurd. 5

6 6. Mededelingen betreffende de voorjaars- en zomercompetitie 2013 Presentatie TVE kalender - Huub (voorzitter TC) meldt wanneer en hoeveel teams er gaan spelen: * op de dinsdag: 2 teams senioren * op de vrijdag: 8 teams senioren * op de zaterdag: 6 teams senioren * op de woensdag: 1 team minibaan, 1 team ¾ baan junioren * op de zaterdag: 2 teams junioren * op de zondag: 3 teams junioren 7. Samenstelling van het bestuur. - De voorzitter (Nico van Buggenum) geeft aan dat Jos Rompelberg (penningmeester), Theo Arts (voorzitter parkcommissie), Fred van den Hazenkamp (voorzitter barcommissie), Honoré Maertens (voorzitter jeugdcommissie) en Flip Vogt (secretaris) periodiek aftredend zijn. Jos, Theo, Fred en Flip stellen zich herkiesbaar en worden door het bestuur voorgedragen voor een nieuwe termijn. In de agenda (bij de uitnodiging voor deze vergadering) wordt hiervan melding gemaakt. Nico laat weten dat er ook vanuit de leden van TVE geen nieuwe kandidaten zijn voorgedragen voor deze functies en vraagt de vergadering akkoord te gaan met een nieuwe termijn voor Jos, Theo, Fred en Flip. De vergadering stemt hiermee onder applaus in. - Honoré Maertens treedt -op eigen verzoek- af als voorzitter van de JC maar blijft wel lid van de JC. Het bestuur heeft nog geen TVE-lid bereid gevonden om als opvolger van Honoré te worden voorgedragen. Ook vanuit de TVE-leden is geen voordracht ontvangen van een opvolger van Honoré. Bij gevolg wordt vooralsnog door twee andere leden van de JC (op toerbeurt) deelgenomen aan de bestuursvergaderingen. 6

7 - Huub Frijns is niet periodiek aftredend maar treedt -op eigen verzoek- af als voorzitter van de TC. Huub blijft wel lid van de TC. Het bestuur heeft nog geen TVE-lid bereid gevonden om als opvolger van Huub te worden voorgedragen. Ook vanuit de TVE-leden is geen voordracht ontvangen voor een opvolger van Huub. Bij gevolg wordt vooralsnog door twee andere leden van de TC (op toerbeurt) deelgenomen aan de bestuursvergaderingen. 8. Samenstelling van de diverse commissies. - Onderstaande leden hebben bedankt als lid van de Barcommissie: Elly Bergmans Roger Dohmen Tonnie Duijkers Elly, Tonnie en Roger worden hartelijk bedankt voor hun inzet voor de Barcommissie. Omdat geen van hen aanwezig is krijgen zij als dank een bloemetje thuisbezorgd. - Onderstaand de namen van de nieuwe leden van de Barcommissie : Alex Augustus Chrit Peusens Marcel v.d. Berg Nico van Buggenum Annick Vernaus Albert Kleijnen Toos Kleijnen De nieuwe leden worden van harte welkom geheten en veel succes toegewenst bij de Barcommissie - Florence Kints wordt hartelijk welkom geheten en veel succes toegewenst bij de Jeugdcommissie - In de samenstelling van de Parkcommissie en de Technische commissie verandert niets. 9. Rondvraag Stelling lid TVE: Tijdens de vrijdagavondcompetitie moet er geen ruimte meer worden gegeven aan recreatieve tennissers. De banen zijn hard nodig voor het afwerken van de competitie. Bovendien houdt men zich op de competitiezaterdagen ook niet aan de afspraak dat er één baan moet worden vrijgehouden voor vrij tennissen. Binnen het bestuur lijkt wat betreft de vrijdagavond sprake van belangenverstrengeling omdat meerdere bestuursleden horen bij het clubje recreanten op de vrijdagavond. Antwoord voorzitter bestuur: Voor wat betreft de opstelling van betrokken bestuursleden is het niet terecht om te spreken van verstrengeling van belangen. Betrokken bestuursleden stellen zich neutraal op in het bestuur. Bovendien is de afspraak om altijd minimaal één baan vrij te houden voor recreanten al lange tijd geleden gemaakt. Een dergelijke afspraak is overigens conform het beleid bij veel collega-verenigingen. Tenslotte; als het inderdaad zo is dat op de competitiezaterdagen wordt afgeweken van deze afspraak dan is dat niet terecht en zullen we daar als bestuur beter op moeten gaan letten. 10. Sluiting De voorzitter bedankt de aanwezigen voor hun komst, voor hun bijdrage aan de discussie en sluit de vergadering. 7