Notulen algemene ledenvergadering A.V. Spirit d.d. 11 december 2013

Transcriptie

1 Notulen algemene ledenvergadering A.V. Spirit d.d. 11 december 2013 Locatie : clubgebouw A.V. Spirit, Sportpark Kikkershoek Aanwezig : 55 leden, inclusief 2 bestuursleden zie presentielijst Afwezig : de dames Van Dijk en Sundermeijer : de heren Sundermeijer, Kimmel, Van Velzen, Drost, Loos, Hulleman en Hoogvliet Datum : 11 december Opening Namens het bestuur opent Rob de vergadering. Deze vergadering is uitgeschreven, omdat na het aftreden van Katharina de Kool als voorzitter op 29 oktober, het bestuur moet worden aangevuld. Daarnaast moeten er een tweetal besluiten genomen worden die samenhangen met de uitbreiding van de baan in Vaststellen van de agenda De agenda is op een aantal punten aangepast. Voor ieder ligt er een nieuwe agenda klaar bij de presentielijsten. Na het tekenen van de presentielijst heeft ieder ook een consumptie munt ontvangen. 03 Ingekomen stukken en mededelingen Ingekomen stukken: Er is een negental berichten van verhindering ontvangen Mail van Walter Loos over de notulen van 24 april 2013 (wordt bij punt 4 behandeld) Van het Waterschap en de gemeente Oud-Beijerland is de vergunning voor de Mourik Nieuwjaarsloop ontvangen. Van de heer Van Driel is een mail ontvangen waarin hij zich kandidaat stelt voor een bestuursfunctie Van een vijftal leden is een voordracht ontvangen voor een bestuursfunctie voor de heer Van Driel Op 2 december heeft de heer Van Driel een e mail gestuurd waarin hij zich terugtrekt als kandidaat nu het bestuur met een voordracht van drie kandidaten komt. Een mail van de heer Sundermeijer over de contributie (wordt bij punt 6 behandeld) Mededelingen: Rob heeft op 4 december telefonisch overleg gehad met de vrouw van Jan Fok. Ze was erg blij dat de raad nu heeft ingestemd met de uitbreiding van de baan. Ook gaf ze aan dat ze in de toekomst waarschijnlijk weer bij onze vereniging actief zal worden. De taakgroep evenementen weg heeft onlangs de laatste wedstrijd georganiseerd. In de voorjaarsvergadering zal het nieuw te kiezen bestuur op gepaste wijze aandacht besteden aan de leden van deze taakgroep. 1

2 Het eerste jubileum shirt is inmiddels geleverd. In de loop van de volgende week zullen een aantal momenten worden gepland waarop de shirts afgehaald kunnen worden. Deze data zullen via de mail, via de Spirit site en de site avspirt50jaar bekend gemaakt worden. 04 Vaststellen notulen vorige vergadering 1. Notulen Algemene Leden Vergadering van 24 april 2013 Walter merkt in zijn mail op dat hij niet heeft toegezegd, dat er iemand van uit de baan zal deelnemen aan de jubileumcommissie maar dat de baan desgevraagd wel wil meedenken. Met in achtneming van deze opmerking worden de notulen door de algemene leden vergadering goedgekeurd 2. Notulen Algemene Leden Vergadering van 29 oktober 2013 De notulen worden zonder op- of aanmerkingen door de Algemene Leden Vergadering goedgekeurd 05 Mededeling inzake vernieuwing van de baan Alvorens het woord aan Diederik Geijs te geven blikt Rob kort terug op de raadsvergadering van 3 december. Het is positief dat de raad heeft besloten om bijna extra uit te trekken voor de uitbreiding van onze baan. Maar aan deze goedkeuring zijn wel voorwaarden verbonden. Voorwaarden die eerst moeten worden ingevuld voordat er opdracht tot uitvoering van de werkzaamheden kan worden overgegaan. De belangrijkste voorwaarden is het afsluiten van een nieuwe huurovereenkomst voor de baan. Hieraan is door de raad wel een maximale verhoging verbonden van 5.300,00. Dit bedrag kan nog lager worden als uiteindelijk de werkelijke kosten van de uitbreiding lager uitvallen. Maar daar valt nu nog niets over te zeggen. Straks onder punt zes gaan we hier verder op in. Diederik geeft aan de hand van een presentatie een overzicht van wat er is gebeurd voor het besluit van 3 december en wat er nu nog allemaal moet gebeuren. Ook geeft hij een korte schets van de wijzigingen in de indeling van het terrein. Zo wordt de locatie voor het kogelstoten en verplaatst naar de gravel bak links achter op het terrein en wordt een van de hoogspring kussen naar het rechter deel van het voorterrein verplaatst. Naast het vernieuwen en uitbreiden van de baan staan er nog een viertal opties op de wensen lijst maar deze kunnen pas worden ingevuld als het resultaat van de aanbesteding bekend is. De gemeente gaat er van uit dat de werkzaamheden per 1 pril 2014 kunnen starten en dat de baan op 1 augustus 2014 opgeleverd kan worden. Deze planning lijkt erg optimistisch. Gedurende de periode dat de baan niet gebruik kan worden zal er met name voor de baan atleten naar alternatieve training locaties worden uitgeweken. Hans Blom is hier op dit moment volop mee bezig. Van de vergadering worden een aantal vragen gesteld die nog niet definitief beantwoord kunnen worden omdat dit samenhangt met de uitkomst van de aanbesteding. Deze vragen waren: 2

3 1. Wat wordt de kleur van de baan; antwoord waarschijnlijk gewoon rood 2. Twee extra sprint lanen; afhankelijk van de aanbesteding 3. Ter hoogte van de materiaal berging stond op de oorspronkelijke tekening een vierkant vlak (net als links achter) dat staat er nu niet op, is dit vervallen; neen hierover is overleg met de gemeente, in alle gesprekken is dit nooit een onderwerp van discussie geweest maar op de laatste tekening is het ineens verdwenen. 4. Waar wordt voor gekozen, voor een zo gunstig mogelijk aanbesteding resultaat of voor kwaliteit. Spirit gaat voor kwaliteit. Rob dankt Diederik voor de uitleg. Diederik zal namens het bestuur het overleg met de gemeente blijven voeren over de technische zaken en Mateï Guttenberg zal hierbij aanschuiven als het om de financiële kant gaat. 06 Voorstel aanpassing contributie Rob licht het voorstel van het bestuur kort toe. Zoals aangegeven zal er met de gemeente een nieuw huurcontract voor de baan afgesloten moeten worden. De huur voor de huidige baan bedraagt ca ,00 en dit bedrag zou na het gereed komen Van de baan met maximaal 5.300,00 verhoogd worden. Echter mocht blijken dat niet het volledige bedrag ( ,00 en ,00) benodigd zijn omdat de aannemer dit werk goedkoper kan uitvoeren dan wordt dit in positieve zin verwerkt in de te betalen huurprijs. Maar op dit moment kunnen we niet anders dan rekening houden met een huurverhoging van 5.300,00 per jaar. Het bestuur geeft in het voorstel aan om per 1 januari 2015 boven de trendmatige verhoging een extra verhoging van 0,83 ( 10,00) per jaar door te voeren. Op dit voorstel zijn twee schriftelijke reactie binnen gekomen: Laat de verhoging van de contributie al per 1 januari 2014 ingaan en Geen extra verhoging maar ga via extra leden acties dit bedrag binnen halen. Er ontstaat een discussie over het effect van de huurverhoging. Enerzijds wordt gevraagd of dit ook voor gezinnen met meerdere jeugdleden gaat gelden. Want dan weegt zo n verhoging extra zwaar. Daarnaast wordt of voor alle type leden het zelfde bedrag moet gelden (pupillen junioren, senioren etc) Vanuit de vergadering wordt uitgelegd hoe het verschil in contributie ooit is ontstaan. In het verleden werd van de gemeente per jeugd lid een subsidie ontvangen, dit bedrag werd afgetrokken van de contributie die toe voor ieder gelijk was. Nadat de gemeente de subsidie had afgeschaft is de contributie voor de jeugd niet aangepast. Vandaar het onderscheid. De beide ingediende voorstellen worden door de vergadering niet onderschreven. Na de discussie heeft het bestuur zich kort beraden en stelt voor om in de voorjaarsvergadering met een nadere uitwerking van de contributieverhoging te komen waarbij het uitgangspunt is dat deze niet meer zal zijn dan 0,83 per maand en dat er gekeken zal worden naar de kortingsregeling voor grote gezinnen. Hiermee stemt de Algemene Leden Vergadering in. Ook krijgt het bestuur mandaat om de onderhandelingen met de gemeente te voeren over het nieuwe huurcontract. De maximale huurverhoging mag niet meer bedragen dan 5.300,00. Vanuit de vergadering wordt gevraagd of we gedurende de periode dat we niet over de baan kunnen beschikken nog een korting op de huur krijgen en of we de derving van inkomsten (minder kantine, geen verhuur aan scholen ed.) bij de gemeente in rekening kunnen brengen. Diederik antwoord hierop dat hier nog niet over gesproken is maar dat dit zeker onderwerp van gesprek zal worden. 3

4 07 Begroting 2014 Rob geeft aan dat de begroting zoals deze nu wordt gepresenteerd een voorlopige begroting 2014 is. Op basis van deze begroting kan de vereniging in 2014 gewoon functioneren. Hij verwacht dat het nog te kiezen nieuwe bestuur in de voorjaarsvergadering met een nieuwe begroting zal komen. Gerda geeft aan dat bij het opstellen van de begroting is uitgegaan van de werkelijke inkomsten en uitgaven tot en met oktober 2013 en dat er rekening is gehouden met een lagere omzet voor de kantine en geen verhuur aan derden. Het bestuur is er van uitgegaan dat de baan zeker 6 maanden niet of zeer beperkt gebruikt kan worden. De begroting wordt door de leden goedgekeurd. 08 Bestuursverkiezing Op verzoek van Rob stellen Olaf en martin zichzelf kort voor. Hugh is in verband met zijn werk afwezig. Rob geeft aan dat Hugh, hoewel nog maar kort lid van de vereniging, voorzitter is van de jubileum commissie en zich inzet om het jubileum jaar tot een onvergetelijk jaar te maken. Zoals aangeven in de vergadering van 29 oktober 2013 stellen Gerda en Rob hun functie beschikbaar maar zijn ook herkiesbaar. De leden stemmen unaniem in. Rob bedankt mede namens Gerda voor het uitgesproken vertrouwen. Het bestuur draagt Olaf Constandse, Martin Korstanje en Hugh Hulleman voor als bestuurslid. De ledenvergadering stemt unaniem in met de benoeming van de kandidaten. Ook stemt de vergadering in met de voor gestelde taakverdeling, te weten: o Voorzitter Rob Rook o Secretaris Martin Korstanje o Penningmeester Gerda Leeuwenburgh o Bestuurslid Olaf Constandse, aandachtsgebied baan o Bestuurslid Hugh Hulleman, aandachtsgebied jubileum 09 Van de taakgroepen o Taakgroep evenementen weg De taakgroep evenementen weg heeft met de Binnenmaas Loop haar laatste wedstrijd georganiseerd. Tot nu toe heeft de taakgroep en het bestuur vergeefs geprobeerd een nieuwe taakgroep van de grond te krijgen. De taakgroep evenementen baan heeft aangeboden om in ieder geval de Mourik Nieuwjaarsloop te organiseren en eventueel ook te onderzoeken of voor de andere lopen geholpen kan worden maar dat kan alleen als er tenminste vier mensen van de weg de taakgroep baan komen helpen. Tot nu toe hebben twee leden zich gemeld. Dit heeft het bestuur doen besluiten om het voorstel om de Splunder Heinenoord Tunnel te schrappen aan de vergadering voor te leggen. Op dit voorstel is met name door de lopers uit groep 2 dinsdag/donderdag gereageerd. Deze groep wil de organisatie op zich nemen. Een mooi voorstel maar hiermee is de door gaan van de wedstrijden niet structureel. Staande de vergadering melden Leo Groeneweg en Henk Weeda zich aan om samen met Luutsen Drost en Rens Hoogvliet de taakgroep evenementen baan te versterken en van daaruit de wedstrijden te organiseren. Na de vergadering heeft zich nog een vijfde lid Cees de Ruijter aangemeld. 4

5 Diederik geeft aan dat de taakgroep evenementen baan de naam wijzigt in WOK. En dat van uit deze groep zowel de baan als wegwedstrijden gecoördineerd zullen worden. Groep A geeft aan ook een loop te willen organiseren. o Taakgroep facilitair Kort na de vergadering van 29 oktober heeft de voorzitter van de taakgroep facilitair, Ebel Magnin, zijn functie neergelegd. Ruud Sundermeijer heeft toen het initiatief genomen om een aantal leden, die voorheen in de taakgroep facilitair actief waren te benaderen. Dit heeft er toe geleid dat de taakgroep inmiddels weer volledig bemenst is. Alex de Lange, Krijn Niemandsverdriet en Rob van de Dijkgraaff trekken voorlopig de kar. Wel is facilitair opgesplitst. Het onderhoud behoort niet tot het aandachtsgebied van Alex, Krijn en Rob. Het onderhoud wordt gecoördineerd door Wim de Wijze en Cor Goudswaard. 10 Rondvraag Van de rondvraag wordt geen gebruik gemaakt. Rob dankt iedereen voor de inbreng en sluit om uur de vergadering. Vastgesteld op: Rob Rook, voorzitter Martin Korstanje, secretaris 5