Aanwezig: zie presentielijst

Transcriptie

1 Notulen van de Algemene Ledenvergadering van Tennisclub Sprenkelaar (TCS), gehouden op zaterdag 13 december 2014, aanvang uur in het clubhuis van Tennisclub Sprenkelaar Aanwezig: zie presentielijst 1. Opening De voorzitter opent de vergadering. Hij constateert dat er 46 leden aanwezig zijn. Hij concludeert dat het vereist aantal van 81 leden niet aanwezig is. De statutair verplichte jaarvergadering zal worden gehouden op zaterdag 13 december 2014, aanvang uur. 2. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering. Pagina 1 van 5

2 Notulen van de Algemene Ledenvergadering van Tennisclub Sprenkelaar (TCS), gehouden op zaterdag 13 december 2014, aanvang uur in het clubhuis van Tennisclub Sprenkelaar. 1. Opening Voorzitter opent de vergadering en heet speciaal welkom de ereleden en leden van verdienste. De vergadering herdenkt met 1 minuut stilte de overleden leden en gezinsleden van onze vereniging. 2. Aanwezig aantal leden Aanwezig: 46 leden (zie presentielijst). 3. Mededelingen - Er zijn 10 afmeldingen voor deze vergadering (zie lijst afmeldingen met bericht). - 3 januari a.s. begint de Nieuwjaarsreceptie om uur in het clubhuis. 4. Vaststellen agenda De agenda wordt conform vastgesteld.. 5. Ingekomen stukken t.b.v. ALV Er zijn geen ingekomen stukken. 6. Inventarisatie rondvraag Voor de rondvraag melden zich Aad Hoogeveen, Hans Fiering. 7. Notulen ALV dd De notulen worden per pagina doorgenomen en ongewijzigd vastgesteld. 8. Notulen BLV dd De notulen worden per pagina doorgenomen en ongewijzigd vastgesteld. 9.. Algemeen jaarverslag seizoen 2014 incl. jaarverslagen commissies Het jaarverslag is in ieders bezit. De individuele voorzitters brengen de meest belangrijke punten naar voren. Jeugd- en Selectiezaken: Leo van den Heuvel: 2014 was een topjaar! - Tenniskids loopt goed en er waren weer diverse kampioensteams. - De selectie bestaat uit 44 leden. Er is we een uitstroom van oudere selectieleden door natuurlijk verloop, wat naar de toekomst toe een probleem kan vormen omdat de nu jongere selectie op een hoog niveau moet presteren i.v.m. promotie van teams. - Schooltennis is in heel Apeldoorn uitgesteld. - Groei: Het streven is groei naar 300 jeugdleden in Gevolg hiervan zal zijn dat er een grotere druk komt op de vrij te bespelen banen. Omdat de banen het hele jaar door bespeeld kunnen worden zullen ook de activiteiten over het jaar gespreid kunnen worden. Parkzaken: John Reinders: Sinds maart 2014 is de commissie vervanging banen wekelijks bijeen geweest. De banen zijn ruim binnen de begroting gerealiseerd. De overkapping, vervanging van het theehuis, schuift door naar 2015 omdat eerst de terrasindeling wordt gemaakt. De vernieuwing van de gravelbanen en verlichting (wordt led verlichting) is voor 2019/2020 gepland. Pagina 2 van 5

3 TCA-zaken: Jerome van Beek: - Toernooien: alle waren goed bezet, goed georganiseerd en gezellig competitie: Robert Amade heeft het stokje overgenomen van Lucienne Hoogland. Bovendien is er een categorie gewijzigd. - ATK: het was gezellig op het park! - Competitie: het seizoen wordt langer omdat de najaarscompetitie erbij gekomen is. - Paul Verra-toernooi: het aantal inschrijvingen is teruggelopen maar het toernooi heeft de aandacht. Door het steeds groter wordende programma van activiteiten is het van belang dat meer mensen worden betrokken bij de organisatie hiervan. Clubhuiszaken: Marieke Oosterhof: Doel is om de meest gastvrije vereniging van de regio te zijn. Hiervoor is het van belang de kwaliteit en gastvrijheid bewaken. - Instructie barvrijwilligers: De instructie voor alcoholische dranken schenken zal meer aandacht krijgen. - Omzet: het was een goed jaar met een iets hogere marge met iets minder omzet. Desgevraagd deelt Marieke mee dat de omzet 4.700,-- netto bedroeg. - Barbezetting: gevraagd wordt naar een betere barbezettig. Aan het eind van de middag zijn er nog veel mensen op het park maar is de bar dicht. Na afloop van de tennismatch wil iedereen graag wat drinken. Marieke zegt toe dit punt extra aandacht te geven. 10. Visie 2018 De voortgang betreft de uitgangspunten: 1. De beste tennisclub van Apeldoorn worden; 2. Gastvrij en Professioneel; 3: Meer leden. Ad 1. : er wordt voortdurend gewerkt aan uitstraling en communicatie. Met de jeugdleden te communiceren en hen te betrekken bij de vereniging is een andere benadering nodig. Belangrijk is om bij geconstateerde ongenoegens direct actie te nemen. Op korte termijn is de nieuwe website in bedrijf. Ad 2.: Het aantal jeugdleden is met 25 gegroeid. Ad 3.: Door de drukte op de banen is de recreant wel eens in de verdrukking gekomen. Vooral tijdens de competitieperiode. Dit punt heeft de aandacht van het bestuur. Schooltennis wordt door de ATF gepromoot. Ook de trainer is hiermee bezig. Deze actie levert mogelijk ook nieuwe leden op. Met STS is een goede samenwerking tot stand gekomen. 11. Financieel jaarverslag 2014 De penningmeester licht het jaarverslag toe aan de hand van een video presentatie. - Ledenaantallen: tegen de landelijke trend in is het ledenaantal iets gegroeid. Doel is te komen tot 1000 leden. - Winst- en verliesrekening: de marge van de kantine is iets hoger dan vorig jaar. Conclusie is dat er een goed resultaat is bereikt. De uitgaven zijn hoger omdat hier ook de inhuur van Verenigingsmanager (VM) en de consumptiekaarten voor de vrijwilligers zijn geboekt. Het resultaat is ruim 4.600,-- positief. Pagina 3 van 5

4 Balans Penningmeester licht de bedragen toe. Er zijn geen vragen. Het financieel jaarverslag wordt bij acclamatie vastgesteld. 12 a. Mondeling verslag kascontrolecommissie Mevrouw M. Koldenhof doet verslag van de controle van het gevoerd beheer over de periode De boekhouding zag er goed en verzorgd uit en getuigt van grote deskundigheid. Er zijn geen verschillen of onduidelijkheden geconstateerd en zij stelt namens de kascontrolecommissie voor de penningmeester, onder nadrukkelijke dankzegging, te dechargeren voor het gevoerd beheer. De vergadering neemt het voorstel bij acclamatie over. 12 b. Verkiezing van de kascontrolecommissie Mevr. M. Koldenhof en de heer J. Bos zijn aanblijvend lid. Aftredend: Mevr. F. Wilte. In de commissie wordt als reservelid benoemd: de heer G(ert) List Begroting 2015 Penningmeester licht enkele posten toe: Gevraagd wordt waarom kantinezaken clubhuiszaken gescheiden zijn. Penningmeester meldt dat voor clubhuis gerelateerde uitgaven BTW kan worden afgetrokken. Er wordt wel BTW geheven over kantine omzet. De Belastingdienst heeft meegedeeld dat de BTW over de te realiseren overkapping ook kan worden afgetrokken. De contributie 2014 zal slechts met de kostenindicatie worden verhoogd. Een andere vorm van lidmaatschap bij voorbeeld winterlidmaatschap is een punt van aandacht. Ook is de applicatie Netband hiervan een voorbeeld dat verder wordt ontwikkeld. De begroting 2014 wordt bij acclamatie vastgesteld. 14. Verslag en mededelingen Raad van Toezicht (RvT) door W. Klokkers Voorzitter RvT leest het jaarverslag voor. (Zie bijlage) Conclusie: STS is een financieel gezonde stichting. Nauwe samenwerking tussen STS en TCS is en blijft van belang. 15. Verslag en mededelingen Stichting Tennishal Sprenkelaar door G. Huberts, voorzitter.- Er is veel overleg met TCS. Er wordt gekeken naar een andere structuursvorm.. Begin 2015 zal hierover meer duidelijk worden. - De baanbezetting is goed, ong. 85%. - De baromzet was iets hoger. Desgevraagd deel voorzitter STS mee dat er overdag enkele uren zijn vrijgevallen vooral door vergrijzing. Via de website van STS kan gezien worden of er banen vrij zijn. Die dan kunnen worden gehuurd. Bezien wordt of er een link naar de website van de vereniging kan worden gerealiseerd. 16 Rondvraag De heren Hoogeveen heeft de baromzetcijfers met elkaar vergeleken en constateert in de loop van de jaren meer kosten en minder netto winst. Mogelijk kan met het gebruik van grotere drankenverpakkingen meer winst worden gemaakt. Voorz. Clubhuiszaken (vz. Clz) licht de cijfers toe. Afgesproken wordt dat de heer Hoogeveen samen met vz. Clz. de cijfers nog eens doorneemt. Pagina 4 van 5

5 De heer Fiering deelt mee dat hij de extra aandacht voor een lid, die zich meer dan gemiddeld bij de renovatie van de banen heeft ingezet, heeft gemist. Voorzitter deelt mee dat het betreffende lid reeds lid van verdienste is. De heer List merkt op dat een vereniging gebruik maakt van de kennis van de leden. Waardering gebeurt via de consumpties op de ledenpas. De heer Stokfleth vraagt naar de mogelijkheid om binnenbanen af te hangen tijdens competitieperiode en drukte op het park. Voorzitter merkt op dat hieraan aandacht wordt besteed in de Top Spin. Overigens is het niet de bedoeling om binnen te spelen als er buiten vrije banen liggen, gezien de kosten voor de verlichting c.a. De heer Sniedt merkt op dat het bestuur permanent verantwoordelijk is voor de financiën, dus ook voor het goede gebruik van de banen. 17. Sluiting Voorzitter dankt de vergadering voor het in het bestuur gestelde vertrouwen. Hij wenst allen wel thuis en sluit de vergadering om uur. Aldus vastgesteld in de Algemene Ledenvergadering op december 2014 De voorzitter, De secretaris, Pagina 5 van 5