Verslag Algemene Leden Vergadering 18 december

Transcriptie

1 Verslag Algemene Leden Vergadering 18 december Datum: Aanwezig: Hilco Kollen (vz); Monica Berkhout; Patrick Heetla; Sjouke Koopmans; Jordi Meijer; Gerben de Vries; Stanley ter Wal: Stefan Talen: Patrick Koning: Edward de Vries: Wessel de Vries: Robert van der Wal: Petra Posthuma- de Boer: spelers team U-18: toevoegen: namen presentielijst. Afwezig mk: Stev e D Aboy: Herma Wilps (moeder van Ruben de Boer): Ed van Arragon (vader van Pasqual): Anqelique Jackson: Johan van Elven (vader van Leon): Erik Hoeben: Elly Kollen Notulen: Ellen van der Wal Te bespreken stukken: 1. Jaarverslag bestuur 2. Jaarverslag technische commissie 3. Jaarverslag wedstrijdzaken 4. Verslag ledenvergadering 21 mei Financiële verantwoording seizoen Vooruitblik financiën seizoen Jaarverslagen en commissies De jaarverslagen worden allemaal op de website gepubliceerd. Door een lid wordt aangegeven, dat de verslagen erg positief van toon zijn. Problemen in de communicatie naar leden worden niet benoemd. Als voorbeeld wordt de communicatie met Rutger van der Wal benoemd. Dit is inderdaad niet verlopen zoals zou moeten. Het bestuur heeft zich dit aangetrokken. Dit komt in het jaarverslag seizoen De voorzitter bevestigd, dat bij de start van dit seizoen een aantal zaken niet goed zijn gegaan. Er zijn jeugdteams ingeschreven, zonder dat deze teams genoeg leden hadden en zonder dat deze teams een coach hadden. Voor de toekomst heeft het bestuur besloten de regels aan te scherpen. Heren 1: het Heren 1 team had een lastige start. Er waren veel blessures en een aantal spelers van Heren 1 gaven aan het eind van vorig seizoen aan, dit seizoen niet meer voor Heren 1 uit te willen komen. Om genoeg spelers in het team te hebben, was het nodig om extra spelers aan te trekken. Dat bleek nog niet zo eenvoudig. Bij het aantrekken van nieuwe spelers zijn reiskosten 1 / 6

2 niet goed afgesproken. Hierdoor heeft de penningmeester in een later stadium onderhandeld met de spelers (terwijl zij al meespeelden / meetrainden met Heren 1). Zie verder onder financiële verantwoording. Verslag ledenvergadering Het verslag wordt geplaatst op de website van RG. Acties uit verslag: Entree heffen bij heren 1 wedstrijden: waarom is dit niet uitgevoerd? Op de vorige ALV is met meerderheid van stemmen besloten om entree te gaan heffen en dit is vervolgens niet uitgevoerd. Dit heeft te maken met protesten van heren 1 spelers. Hierdoor zou het aantal betalende kijkers te laag worden om een kassa voor te bemannen. Het bestuur heeft naar aanleiding van de financiële situatie besloten om op een ludieke manier entree te gaan heffen bij de wedstrijden van de Heren 1 teams. Verder wordt het verslag vastgesteld. Financiële verantwoording seizoen De penningmeester legt twee begrotingen over. De eerste begroting is de begroting zoals ook gepresenteerd in de ALV van 15 mei. De tweede begroting is voor de rest van dit seizoen en een vooruitblik naar seizoen 2009/2010. Na de ALV in mei is de vereniging geconfronteerd met behoorlijke ontwikkelingen. Uit de begroting blijkt, dat zowel Heren 1 als de club een negatieve begroting hebben. Door het promoveren van Heren 1 naar de hoofdklasse moet de club een hogere afdracht aan de NBB Rayon Oost betalen. Het promoveren naar een hogere klasse kan ondervangen worden door voor 31 december van het lopende jaar een verzoek toe te zenden aan de NBB en Rayon Oost waarin aangegeven wordt dat RG in een lagere klasse wil spelen. Het voorgaande seizoen is die niet gebeurd, waardoor Heren 1 automatisch naar een hogere klasse gingen, nadat zij kampioen werden. Voor dit seizoen zag het bestuur zich geconfronteerd met het in orde brengen van de selectie. De consequenties voor het terugtrekken van het team na 15 augustus zou inhouden, dat RG alle kosten voor de wedstrijden (huur sporthallen e.d.) toch zou moeten betalen, zonder dat er gespeeld zou worden. Daarom is ervoor gekozen om het team aan te vullen. De penningmeester geeft aan dat hij geconfronteerd werd met het uitonderhandelen van vage afspraken. De aangetrokken spelers van buiten speelden al mee, zonder dat er genoeg 2 / 6

3 financiële onderbouwing was. De leden vragen zich af, hoe dit kan. Hoe wordt geborgd, dat er kosten gemaakt worden. Het zou toch zo moeten zijn, dat de penningmeester vooraf op de hoogte is van de kosten die gemaakt gaan worden. Doorgaan op de ingeslagen weg leidt tot een faillissement van de vereniging. Nu is er nog een behoorlijk vermogen. Er moeten knopen doorgehakt worden. Verslag kascontrole commissie De boeken zijn gecontroleerd door de kascommissie en akkoord bevonden. De kascommissie bestond dit jaar uit Piet Hendriks (aftredend) en Stefan Talen. Een lid mag twee jaar deel uitmaken van de kascommissie en is daarna aftredend. Als nieuw lid kascommissie biedt Robert van der Wal zich aan. Dit aanbod wordt geaccepteerd. Acties om de club financieel gezond te maken De penningmeester geeft aan, dat de maatregelen voor dit seizoen zijn: - Bestuurskosten halveren; - Trainerskosten halveren (alleen in overleg); - Reiskosten uitwedstrijden niet meer declareren; - Maatregelen Heren 1; - Entree heffen bij thuiswedstrijden Heren 1; - Reserveringen zalen: nog scherper reserveren. Dit seizoen is gebleken, dat voor een aantal trainingen zalen zijn gehuurd, terwijl deze niet benut werden. In overleg met de gemeente heeft RG kans gezien een aantal van deze zalen terug te geven voor de rest van het seizoen en daarvoor een vergoeding te ontvangen. Hoe worden de inkomsten besteed? De contributies gaan geheel op aan de zaalhuur. De kosten van NBB; rayon Oost; vervanging materialen; kosten Heren 1; andere verenigingsactiviteiten zullen gedaan moeten worden van sponsorgelden. De inkomsten van sponsoren laten een neergaande lijn zien. De sponsorcommissie heeft dringend behoefte aan nieuwe leden. Wie meldt zich aan? Te nemen maatregelen seizoen : - Bestuurskosten op nul; - Trainerskosten halveren (alleen in overleg). - Scholing voor scheidsrechters/trainer kan alleen gevolgd worden, als er vooraf subsidie wordt aangevraagd bij de gemeente (gemeente betaalt dan 75% van de kosten). Ook ontvangt de vereniging extra inkomsten als de trainingen worden gegeven door gekwalificeerde trainers. Actie: Wessel de Vries biedt zijn diensten aan als trainer (met papieren!) en ondersteuning PR. 3 / 6

4 - Reiskosten op nul; - Budget vaststellen per commissie. De commissie mag dat budget niet overschrijden, zonder voorafgaand overleg met en toestemming van de penningmeester. - Minder trainen voor de teams. De 1 e teams trainen 2x per week, de 2 e teams trainen 1x per week. Enthousiaste leden van de 2 e teams kunnen nog wel 1x per week meetrainen met het eerste team. Team U-10 traint 1x per week. Heren 3 traint 1x per week. - Er wordt alleen een team ingeschreven als er minimaal 8 leden op papier lid zijn van de vereniging en als er een trainer/coach voor dit team is. - Sponsoring: Sponsoring nieuw leven inblazen. Wat biedt RG de sponsoren? Volgens de leden wordt het Heren 1 team onvoldoende benut om sponsoren te werven. Er kan meer gedaan worden met behulp van het Heren 1 team, te denken valt aan; foto in de krant; geven van clinics. - Aanvullende sponsoractiviteiten; - Oprichten van club van 50. Donateurs of sponsoren die een bedrag van 50,- per jaar betalen (per driejarig contract). Sponsoren ontvangen in ruil daarvoor een link op de website en hun naam wordt genoemd op een bord in de kantine. Donateurs ontvangen in ruil daarvoor: hun naam wordt genoemd op een bord in de kantine; ze ontvangen het clubblad. Doelstelling van het bestuur is om dit seizoen minimaal 40 leden te werven voor drie jaar. Actie: Gert-Egb ert Klamer en Paul Huisman melden zich aan als donateur. Actie PR: contract verzorgen. - Donateurs voor lagere bedragen vanaf 15,- per jaar. Deze donateurs ontvangen dan een Kerstkaart. Actie secretaris: toevoegen aan jaarplanning. - Jaarlijkse clubactiviteit instellen. Bijvoorbeeld: Lege flessen actie. - Een lid biedt zich aan als teammanager Heren 1 voor seizoen Hij zal dan sturen op het financieel gezond maken van Heren 1. Dit aanbod wordt aangenomen. - Verenigingsgevoel verder ontwikkelen. Het bestuur heeft nu een smalle basis, waardoor veel uitvoerende activiteiten door het bestuur worden uitgevoerd. Het bestuur moet gaan besturen!als voorbeeld wordt door het bestuur aangegeven, de werving voor vrijwilligers voor de koffiehoek bij wedstrijden in Het Erf. Een lid is daar twee maanden mee bezig geweest. Hierna ontstaat een discussie over de voorstellen van het bestuur. Er zijn leden die vinden dat de voorstellen niet ver genoeg gaan of nog niet genoeg uitontwikkeld zijn. Er is discussie over het ontzien van de spelers van buiten in de reiskosten. Kan daar niet verder op bezuinigd worden? De penningmeester geeft aan, dat hij niet voor een derde keer het gesprek aan wil gaan met de spelers met telkens verdere versoberingen. Hij vindt zichzelf dan niet meer 4 / 6

5 geloofwaardig. Leden hebben begrip voor het standpunt van de penningmeester en nemen hem het niet kwalijk. Duidelijk is wel, dat de uitgaven beter geborgd moeten zijn! De discussie verzandt. Besloten wordt om een nieuwe ALV te plannen, waarbij het bestuur verschillende scenario s zal presenteren waarover gestemd kan worden. Besluit: nieuwe ALV op 15 januari plannen. 9. Rooster van aftreden bestuursleden In 2009 zijn aftredend en niet herkiesbaar: penningmeester; ledenadministratie; secretaris; TC. Het lid voor materiaalzaken wil de uitvoerende taken wel blijven uitvoeren, maar geen deel meer uitmaken van het bestuur. Voorzitter geeft aan, dat gekeken zal worden naar een beperking van het aantal bestuursleden. Er wordt teruggegaan naar een kernbestuur, waarbij de verschillende commissies dan aanhaken. De voorzitter; secretaris wedstrijdzaken; algemeen lid zijn aftredend maar wel herkiesbaar. Voor de functie van secretaris biedt mevrouw Posthuma-de Boer zich aan als opvolgster. De voorzitter is er verder voorstander van om de functie penningmeester en ledenadministratie te koppelen. Hiervoor melden zich geen kandidaten aan. Voor de TC biedt Edwin Luycx zich aan als opvolger-contactpersoon. 10. Rondvraag en sluiting Lid Edwin Luycx geeft aan, dat hij zich onvoldoende gesteund voelt door het bestuur. Doordat bij de start van het seizoen onvoldoende trainers/coaches beschikbaar waren, traint hij drie teams, te weten U-10; U-12 1 en 2. Hij heeft wel ondersteuning van Anquelique Jackson en Gerben de Vries en inmiddels twee jeugdleden, Eric Gunnink en Joey Gors. Vooral de coaching van de teams bij wedstrijden is moeilijk in te vullen. Deze problemen komen mede voort uit een onvoldoende aansturing vanuit de TC. Gesteld wordt, dat bestuursfuncties wel vrijwillig maar niet vrijblijvend zijn. Edwin is bereid om per direct de TC taken op zich te nemen. Voor de coaching van een U-12 team biedt Robin de Vries zich aan. Als hij het kan combineren met zijn studie, wil hij het team wel coachen. Actie wedstrijdsecretaris: stuurt Robin wedstrijdschema van U-12 2 toe. 5 / 6

6 Lid Paul Huisman, tevens zaalwacht heeft ook een aantal aandachtspunten. Hij zal deze punten schriftelijk aanleveren. Genoemd wordt o.m. het slecht opruimen van de ballen in de RG kast. De ballen zijn prijzig, maar laatst heeft Paul 15 stuks uit de kasten van scholen, volleybalvereniging e.d. gehaald. Dit kan niet de bedoeling zijn. Veel dingen hebben te maken met goed fatsoen en zullen door de trainers met de teams besproken worden Sluiting uur 6 / 6