Notulen Algemene Ledenvergadering BC Terneuzen

Transcriptie

1 Notulen Algemene Ledenvergadering BC Terneuzen

2 Notulen Algemene Ledenvergadering BC Terneuzen van Aanwezig: Bestuur: Leden: Afwezig met Kennisgeving: E. v Hoije M. de Kok W. Kimenai A. vd Waal v Dijk J. de Meester D. Kimenai V. Thalen S. vd Velde S. Baert J.vd Bijl A. Kimenai I. de Vries P. Verhage R. Marsé M. Baert J. Stegeman S. Verhage D. de Braal C. Schumann Opening: Adriaan vd Waal v Dijk opent de vergadering en heet iedereen welkom. Hierna wordt de agenda voor deze avond behandeld. Notulen: De notulen van het vorig jaar worden goedgekeurd. Algemene Verslagen: Pers en Propaganda: Het slagblad heeft 4 edities gehad het afgelopen seizoen, dit werd verzorgd door Mario Baert en Clara Schumann. Tevens is op 26 juli 2011 de nieuwe website online gegaan, deze is opgezet en wordt onderhouden door Mario Baert en Piet Verhage. Veerle Thalen heeft de competitie uitslagen van het eerste team doorg d naar de regionale dagbladen, deze waren ook te vinden op de teletekst pagina van Omroep Zeeland. Voor de ZeeuwsVlaamse Kampioenschappen werd een aankondiging gepubliceerd op RBNN en een verslag op de nieuwssite ZieZeeland. Verdere publicatie is helaas te laat aangevraagd bij het Zeeuws Advertentieblad en Streekbeeld. Opmerkingen vanuit de vergadering: de leden er nogmaals op wijzen dat alle informatie over onze club op de website te vinden is, hier wordt soms nog te weinig gebruik van gemaakt. Volgend seizoen de aankondiging van de ZeeuwVlaamse Kampioenschappen eerder starten om zodoende meer publiciteit te verkrijgen. Volgend seizoen een enquête opzetten of alle leden het slagblad nog steeds in gedrukte vorm willen ontvangen of dat zij een versie via de mail toegezonden krijgen. Hiertoe moeten wel alle mailadressen worden gecontroleerd. Daarnaast zou dan het slagblad nog in beperkte mate afgedrukt kunnen worden. Vraag of niet alle competitieteams een verslagje in het slagblad kunnen insturen. Ook wordt hiervoor het gebruik van Facebook als berichtgeving geoppperd. Voor meer informatie en nieuwsuitwisseling zal het gebruik van Facebook onderzocht worden, hiervoor stellen Davy de Braal, Robin Marcé en Mario Baert zich beschikbaar.

3 Sponsoring: Dit seizoen zijn er 8 rijscholen benaderd met informatie over mogelijkheid tot sponsoring bij BC Terneuzen, dit zonder resultaat. Nieuwe sponsor dit seizoen is Speedy's Racketshop in Zaffelare. Dit seizoen is deelgenomen aan het nieuwe sponsorbeleid van de Rabobank met als resultaat een toegekend bedrag van 330 voor het jaar Na het seizoen 2011/2012 worden alle sponsors benaderd met dank voor hun bijdrage en met het verzoek ons ook in het volgende seizoen te sponsoren. Secretariaat: Er zijn afgelopen seizoen 5 bestuursvergaderingen geweest, vanaf september tot april, waarvan notulen zijn gemaakt. Het gebruikersoverleg van de gemeente Terneuzen is door Edy van Hoije en Adriaan van der Waal van Dijk bezocht. Jeugd: Voor de jeugd zijn er een aantal activiteiten georganiseerd, het introductietoernooi, 2 familietoernooien en 2 PEP toernooien. In december zijn er twee zwarte pieten op de training geweest en het seizoen is afgesloten meteen traktatie op friet en frisdrank. Opmerkingen vanuit de vergadering: vanaf volgend seizoen ook een verslag opnemen in het slagblad vanuit de jeugd van het familietoernooi. Vraag naar jeugdbeleid, afgelopen seizoen zijn er verschillende activiteiten georganiseerd voor de jeugd, het is moeilijk door het beschikbare aantal vrijwilligers om verdere activiteiten op te zetten. Afgelopen seizoen is er een aanvraag geweest voor buitenschoolse opvang, doordat er geen voorzieningen voor badminton waren en door het ongunstige tijdstip is hier verder geen medewerking aan verleend. Idee wordt geopperd om met een aantal vrijwilligers en bestuur jeugdbeleid wat meer inhoud te geven. De jeugd zal zeker ook betrokken worden bij het gebruik van Facebook voor communicatie en informatievoorziening. Davy, Robin en Mario zijn zoals hiervoor genoteerd beschikbaar. Zeeuws Vlaams Kampioenschap: Dit toernooi werd georganiseerd i.p.v. de gebruikelijke clubkampioenschappen. Door een aantal deelnemers van andere clubs, zowel competitiespelers, recreanten als jeugd kwam het totale aantal deelnemers uit op 84 spelers. Een aantal verbeterpunten zijn opgenomen in de verslagen. Algemene mening was wel dat het een geslaagd toernooi is geweest. Opmerkingen vanuit de vergadering: mogelijkheid bekijken dat de spelers niet meerdere enkelpartijen achter elkaar moeten spelen. Er wordt kort besproken over de mogelijkheid om het toernooi over 2 dagen te verdelen, eventueel een splitsing van jeugd en senioren. Besloten wordt het toernooi op 1 dag te houden zoals afgelopen jaren gebruikelijk. Wel kan eventueel aan de hand van het aantal deelnemers de toernooiduur iets verlengd worden. Ook blijft de vrije partnerkeuze voor alle onderdelen gehandhaafd. Opmerkingen over andere invulling van de prijzen bij senioren, dit wordt bekeken voor volgend seizoen, eventueel prijzen die in samenwerking met sponsors tot stand komen. Bij de jeugd worden wel bekers uitgereikt. Robin Marsé stelt zich beschikbaar voor pers en propaganda voor de ZVK 2013.

4 De organisatie van de ZVK blijft in handen van de BC Terneuzen. Volgend jaar met de datumplanning rekening houden met andere toernooien in de regio. Onderzoeken wat de communicatiemogelijkheden in de kantine zijn, zodat men ook hier op de hoogte kan blijven van de te spelen partijen. Recreanten/Ledenadministratie: Het ledenaantal kwam uit op 166 leden, een kleine stijging t.o.v. vorig seizoen. Op maandagavond nog steeds een drukke tijd tussen en uur, afgelopen seizoen is naast het Kersttoernooi en het Oliebollentoernooi twee maal een maandagavond ingedeeld i.p.v. het toss systeem. De 55+ groep heeft ook dit seizoen weer deelgenomen aan de uitwisseling in Oostkapelle en afgelopen seizoen zijn er 4 PEP toernooien georganiseerd. Opmerkingen vanuit de vergadering: Gaat aantal PEP toernooien weer terug naar 6 keer. Nee, door bezetting van de toernooien en de beschikbaarheid van de zaal heeft men besloten voortaan 4 PEP toernooien te organiseren. Ook volgend seizoen worden 2 maandagavonden ingedeeld i.p.v. het toss systeem. Competitie: Dit seizoen is er met 4 senioren en 2 jeugdteams deelgenomen aan de competitie. Voor het volgende seizoen wordt er met 5 senioren en 2 jeugdteams ingeschreven, door degradatie zal het eerste team uitkomen in de competitie in regio Zeeland, evenals het tweede en derde team. De overige twee seniorenteams komen uit in de dubbelcompetitie Zeeland. In de jeugdcompetitie is er genoeg animo voor deelname met twee teams. Opmerkingen vanuit de vergadering: de twee teams voor de dubbelcompetitie zijn ingedeeld in dezelfde klasse. De donderdagavond training wordt als positief ervaren. Deze wordt voortaan de vaste trainingsavond voor de competitiespelers, van tot uur. De teamcaptains dienen door de teams zelf te worden aangesteld. Financiële verantwoording: Financieel verslag 2011/2012: De resultatenrekening wordt besproken. De totale vermogensaanwas is vastgesteld op 780,46. Drukkosten voor het slagblad worden nog steeds begroot, ondanks dat deze kosten op rekening van De Hoop komen. NBB afdracht is met enige marge begroot, dit omdat binnen de bond er discussie wordt gevoerd voor een nieuw systematiek voor de afdracht. Ook voor volgend seizoen is hier nog geen beslissing over gevallen. Verschil contributie realisatie en begroting komt door enige nieuwe leden. Deze zijn lid geworden aan het eind van het seizoen en moeten nog een deel van de contributie betalen. Kascontrole: Deze is uitgevoerd door Ingrid Nijssen en Joke de Meester, is hierbij goedgekeurd en de leden gaan hiermee akkoord. Joke de Meester en Jan Stegeman verzorgen volgend jaar de kascontrole.

5 Begroting 2012/2013: Het huidige seizoen wordt met een positief resultaat afgesloten, o.a. door de sponsoring van de Rabobank en de opbrengst van de Zeeuws Vlaamse Kampioenschappen. Voor het komende seizoen wordt geen contributieverhoging voorgesteld, ondanks een klein verwacht verlies. Het voorstel wordt aangenomen door de leden. Verkiezing nieuwe bestuursleden: Veerle Thalen stopt als bestuurslid, zij wordt bedankt voor haar inspanningen als bestuurslid voor de vereniging. Veerle blijft nog wel leider van de seniorencompetitie, Clara Schumann stelt zich beschikbaar als leider voor de jeugdcompetitie, zij wordt hiervoor aangenomen. Shelley Baert heeft zich kandidaat gesteld voor het voorzitterschap, Edy van Hoije is herkiesbaar als penningmeester, beiden worden met algemene stemmen aangenomen door de aanwezige leden. Rondvraag: Veerle stelt zich beschikbaar voor organisatie Kerst en Oliebollentoernooi. Jan stelt zich wederom beschikbaar voor (mede)organisatie familietoernooien. Clara bedankt hierbij nogmaals de sponsors voor de prijzen. Joke vraagt op welke dag de dubbelcompetitie wordt gespeeld, dit is op zondag voor de thuiswedstrijden, zij stelt zich beschikbaar voor reservespeler. Stefan geeft uitleg over de invulling van de trainingen van de donderdagavond. Davy zegt dat er veel slechte shuttles zijn op de trainingsavonden, deze kun je inleveren bij Adriaan. Stefan zal de shuttles nog controleren voor de start van het nieuwe seizoen. Sluiting: Adriaan bedankt de aanwezigen en sluit de vergadering.