ALGEMENE LEDENVERGADERING BASKETBALLVERENIGING THE CHALLENGERS

Transcriptie

1 ALGEMENE LEDENVERGADERING BASKETBALLVERENIGING THE CHALLENGERS Datum: dinsdag 21 april 2015 Aanvang: uur Locatie: De Wissel AGENDA 1. Opening 2. Bestuur mededelingen 3. Notulen ALV 8 april Verkiezing bestuursleden * Penningmeester / Barbara Voskamp : aftredend, niet herkiesbaar Kandidaat: Simon Jan Haytink. 5. Contributie seizoen In de afgelopen ALV (zie bijgaand verslag en stukken) is de contributie goedgekeurd. Met het oog op het tekort van afgelopen jaar komt het bestuur in deze Bijzondere ALV met een voorstel om de contributie te verhogen. 6. Rondvraag 7. Sluiting

2 Notulen Algemene ledenvergadering basketballvereniging The Challengers Datum: 8 april 2015 Aanvang: uur Locatie: FBK-hal, kleine vergaderruimte. Aanwezig: Barbara Voskamp (pm), Willem Berkhout (sec) en Jurjen Thie (tc). Afwezig met bericht: zie punt 1 Notulen: Jurjen Thie 1. Opening De vergadering wordt om 20:01 geopend. De vergadering wordt bijgewoond door totaal 8 personen. Voor de ALV-vergadering zijn er 8 afmeldingen ontvangen, te weten: Thomas van Dijk; TC. Michiel Beckman; SponsorCie Leden: Erik vd Boogaard, Martin Moerman, Wouter Voskamp, Jeroen Voskamp, Jeanita Berkhout, Gregor Aaij, Aanwezige leden: Ria Berkhout, Lizbeth Slaa-Vreeman, Laura Voskamp, Eric v/d Koppel,Rene Fijnvandraat, Sjaak Stroet, Inge Voorhuis, Ronald v Keulen 2. Bestuursmededelingen Geen 3. Notulen ALV Inge: vraag over de samenwerking met BVH. Eerder is aangegeven dat er juist minder samenwerking gezocht werd. Op een beperkt aantal vlakken wordt er zeker goede samengewerkt. Voorbeelden hiervan zijn Sportfair, Scheidsrechtercursus (2x), trainerscursus, scholen kersttoernooi, etc. Er zijn geen verdere vragen op- en / of aanmerkingen over de notulen, waardoor de notulen van 16 april 2014 worden goedgekeurd. 4. Verkiezing bestuursleden Voorzitter: o Vacant Secretaris o Willem Berkhout: Aftredend, herkiesbaar Penningmeester o Barbara Voskamp-Verwoolde: Aftredend, niet herkiesbaar. TC-commissie o Daniel Meier: Aftredend, o Ria Berkhout-de Wit, Thomas van Dijk & Jurjen Thie: Niet Aftredend Sponsor-commissie: o Michiel Beckman, niet aftredend i. Bestuur Barbara gaat door tot juni van het lopende seizoen. Er zijn geen aanmeldingen, dus daarom volgt een bijzondere ALV. Statutair dient er een penningmeester te zijn, met het mogelijke gevolg tot opheffing van de vereninging. Alternatieven: uitbesteden aan externe partij, met als gevolg een contributie verhoging voor deze dienst. Geen penningmeester binnen de club, maar het uitbesteden hiervan: Willem geeft aan te stoppen indien dit de strekking zou zijn. De basis beginselen van de club staan onder druk. Planning omtrent de functie van penningmeester: Nieuwsbrief, met informatie over deze situatie, de gevolgen die dit heeft en bij voorkeur de uitnodiging voor de bijzondere ALV. 2

3 ii. Commissies: Daniel Meier, aftredend wegens omstandigheden. Thijs Lohuis heeft zich beschikbaar gesteld voor de technische commissie. Afspraken hierover dienen nog gemaakt te worden. 5. Verslag Penningmeester; Jaarrekening 2014 Barbara Voskamp (penningmeester) Er is een negatief beeld, voornamelijk vanwege: i. Verminderde contributie inkomsten: Dit is te wijten is aan het verminderde aantal leden t.o.v ii. Hogere kosten voor zaalhuur iii. De bondsafdrachten Het gevolg is een negatief saldo; en er blijven nota s onbetaald liggen dit seizoen. Eric vd Koppel: Subsidie jeugd; is deze afhankelijk van aantal leden? o Ja. Subsidie is al een aantal jaar redelijk gelijk. Inge Voorhuis: De webhosting kosten zijn afgenomen. o Dit heeft te maken met bouw website. o Extra besparing door het stop zetten van de dienst voor de nieuwsbrieven (4 x 90,75 per jaar), omdat we hier weinig gebruik van maken. Sponsor inkomsten zijn te laag. Er komt niet genoeg uit het netwerk van de leden en dit hebben we wel nodig. Jeugdsubsidie is ook wat minder geworden. Rene Fijnvandraat: Is Jeugdsubsidie niet van de baan? o Nee, komend seizoen is dit ook nog aan te vragen. Elk jaar krijgen we de melding dat de subsidie gaat stoppen. Donaties & Sponsorloterij: dit is minimaal en dient m.b.v. het netwerk binnen de club groter te worden. Sjaak Stroet: zijn er geen reserves? Voorkomen van negatieve afsluiting. Sjaak Stroet: Geen Saldo, dus beter de trainersvergoeding voor gebruiken. Het bestuur geeft aan dit geen optie te vinden: Er is een aantal geleden jaren afgesproken dat de trainersvergoeding niet als compensatie wordt gebruikt bij onverwacht hogere kosten. Opheffen Rayon Noord Holland leidt mogelijk nog tot een verdeling van het overgebleven potje. Grote verenigingen willen, meer... Gaan we ons niet rijk op rekenen. Senior 80, aflopend. 25 voor niet spelend. Opvoeren en afdracht voor doen. De leden binnen de ALV geven decharge aan de penningmeester voor het gevoerde beleid. 6. Verslag kascontrolecommissie a) Kascontrolecommissieleden: Inge Voorhuis & Michiel Beckman. De kascommissie heeft het financiële jaarverslag gecontroleerd en akkoord bevonden. b) Verkiezing kascontrolecommissieleden 2015/2016. Inge Voorhuis heeft de kascontrole voor het 2 e opeenvolgende jaar uitgevoerd, dus een ander commissielid dient gekozen te worden. Voor aankomend seizoen zijn dit: Ronald van Keulen en Michiel Beckman (reserve commissie-lid: Sjaak Stroet). Tevens wordt er vanuit de integriteit aangegeven geen familieleden van bestuursleden in de kascontrole op te nemen. 3

4 7. Begroting 2015 Barbara Voskamp geeft een toelichting op de begroting De bondsafdracht en contributie dienen verder rechtgetrokken te worden door te nivelleren, om zo per leeftijdscategorie de juiste verhouding te krijgen (zie financiële gegevens). Inge Voorhuis: Kost het eventueel uitbesteden van het innen van de contributie 5 boven op de voorgestelde contributie? o Ja, klopt. M.a.w.: dit is vooralsnog niet opgenomen in de begroting, omdat de volgende penningmeester moet bekijken hoe hij/zij de contributie wil gaan innen. Toelichting op de kosten: 1 e klasse en hoger: Gediplomeerde trainer nodig & tevens scheidsrechter. Komend seizoen gaat het om de volgende licenties per klasse: Eerste divisie: licentie = BT4 2 e div. (Huidige D1&H1) licentie = BT3. Afdeling 1 (Huidige D2&H2) = BT3. Afdeling 2 = BT2. Planning cursusronde bij BVH: Is dit BT2 of BT3? BT2 is dan zinloos indien dit voor het overgrote deel verplicht wordt. Indeling van de teams wordt belangrijk! Voor 1 mei dienen de teams opgeven te worden. Teams met coach in opleiding krijgen nog dispensatie, maar dat wordt achteraf pas terug betaald. Het is nog niet zeker of dit ook voor komend seizoen ook nog opgaat. Aandachtspunt. Boete 30 per wedstrijd i.v.m. onvoldoende coachlicentie is te veel. Eric vd Koppel: Hoeveel kosten zijn dit seizoen gemaakt qua boetes vanwege het missen van de juiste licenties? o Dit is terug te zien in de bondskosten en eindafrekening (zie financiele gegevens). De juiste licenties behalen is mogelijk met vergoeding vanuit The Challengers. De trainer/coach moet zich dan wel minimaal drie jaar binden aan onze vereniging. Na 3 jaar krijgt deze overeenkomst de status schuldvrij. De vaststelling van de contributie voor volgend jaar wordt akkoord bevonden. De vaststelling van de begroting voor volgend jaar wordt door de aanwezige leden akkoord bevonden. 8. Verslagen diverse commissies Zie de verslagen. Vragen/opmerkingen: Ronald van Keulen : Kosten schotklok (nieuwe regel m.b.t. terugzetten naar 14 seconden. De huidige klok dient terug te lopen vanaf 24 sec.)? o Kosten: Sportplaza heeft deze voorzien in de SKWA, waarna het verzoek vanuit The Challengers aan Sportplaza is gedaan. De kosten voor 1 schotklok worden door Sportplaza gedekt. Ronald van Keulen: Kosten per Ingeschreven team: Impact op kosten? o Er is momenteel een lage dekkingsgraad per team. Doel voor komend seizoen is 9 spelers per team. Ronald van Keulen: opmerking bij TC verslag, in het deel van H1. o Klopt, in de definieve versie is dit OK; de bij de ALV aanwezige versie is een nog niet gecorrigeerde versie. De tekst wordt voorgelezen. De van de verschillende commissies worden akkoord bevonden. 4

5 9. Rondvraag Sjaak Stroet: Jasper is voor het laatst [Combi functionaris gemeente] en verhuist naar de VS. Organiseren we iets? Met de pet rond? o Netjes om wat te doen: Tenue van de challengers, met slogan? Wordt gezien als een goede suggestie. Lizbeth Slaa-Vreeman: We staan als club niet op de lijst (website) van de aankomende sportfair. o Gezamenlijk met BVH, inschrijving wordt gedaan door Sportservice Haarlemmermeer. Ria Berkhout-de Wit: Penningmeester extern, is dat een optie? o Punt blijft overeind: Zonder penningmeester geen club. 10. Sluiting Om 21:48 sluiten we de vergadering, maar niet zonder het bedanken van Barbara en haar voor te dragen als lid van verdienste. Agenda voor bijzondere ALV met 1 agenda punt, te weten de invulling van de functie penningmeester, volgt. 22 april is gekozen als concept voor deze ALV. Voorstel contributie : Seizoen , zoals aangenomen in ALV d.d. 8 april 2015 Nieuw voorstel contributie Seizoen Categorie Geboortejaar Contributie Categorie Geboortejaar Contributie Recreatief t/m 19 jaar 180,00 Recreatief t/m 19 jaar 190,00 U en later 220,00 U en later 220,00 U en ,00 U en ,00 U en ,00 U en ,00 U en ,00 U en ,00 U en ,00 U en ,00 U en ,00 U en ,00 U en ,00 U en ,00 Senioren 1993 en eerder 275,00 Senioren 1993 en eerder 285,00 Toeslag Rayonspelers 50,00 Toeslag* 50,00 Senioren alleen trainen 180,00 Senioren alleen trainen 190,00 Inschrijfgeld 10,00 Inschrijfgeld 10,00 Toeslag 50 voor leden die Afdeling 1 e klasse en hoger spelen. Inclusief bondskosten, premie collectieve ongevallenverzekering en collectieve bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering. 5