Notulen Algemene Ledenvergadering 7 oktober 2013

Transcriptie

1 Notulen Algemene Ledenvergadering 7 oktober 2013 Agenda: 1. Opening 2. Notulen vergadering 1 oktober Mededelingen 4. Jaarverslag seizoen 2012/ Financieel jaarverslag seizoen 2012/ Verslag kascommissie en benoeming nieuwe kascommissie 7. Begroting & voorstel kledingbijdrage voor alle actieve leden per 1 januari Rondvraag 9. Beantwoording rondvraag 10. Pauze 11. Bestuursverkiezing 12. Huldigingen 13. Sluiting 1. Opening Voorzitter Jaap Westerhof opent in de 69 e jaargang de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering. 2. Notulen Algemene Ledenvergadering 1 oktober 2012 De notulen worden, zonder op- of aanmerkingen goedgekeurd door de Algemene Ledenvergadering. 3. Mededelingen Er zijn geen mededelingen aan de Algemene Ledenvergadering 4. Jaarverslag seizoen 2012/2013 Het jaarverslag wordt voorgelezen door secretaris Paul Klomp, die het verslag ook heeft opgesteld. Na de vergadering is er gelegenheid om het jaarverslag in alle rust door te nemen. Voor vragen en op- of aanmerkingen over het jaarverslag kunt u bij hem terecht. 5. Financieel jaarverslag seizoen 2012/2013 Het financiële jaarverslag wordt voorgelezen door Paul Taanman. Het financiële jaarverslag is opgesteld door Paul Taanman (PT) en Jaap Westerhof (JW). Voor meer informatie over de cijfers kunt u bij hen terecht. Balans 1

2 Met behulp van de powerpoint presentatie licht PT de balans toe. Er is over het afgelopen seizoen een voordelig saldo van 3.749,15 gerealiseerd. De langlopende lening is dankzij extra aflossing teruggebracht van ,- naar een bedrag van ,-. Energiekosten zijn in de balans opgenomen als een debiteurenpost, als gevolg van een andere verrekening van het voorschot gemeente. De verantwoorde voorraden betreffen hoofdzakelijk kleding. Over de resultatenrekening worden geen verdere vragen gesteld of opmerkingen gemaakt. De ALV keurt de balans goed. Resultatenrekening(versus originele begroting) PT gaat verder met de toelichting van de resultatenrekening over het afgelopen seizoen, in vergelijking met de begroting zoals die voorafgaande aan het seizoen is opgesteld. De kantinekosten liggen 6.500,- lager dan verwacht al gevolg van lagere verkoop en dus beperktere inkoop. De post Cursussen betreft vooral trainerscursussen binnen de jeugd. Paul Broeren stelt een vraag over de gerapporteerde kosten (a 7.160,32) voor het AVIKO toernooi: de toernooicommissie heeft zelf 5.500,- aan kosten vastgesteld. Waarom verschilt dit van de cijfers in de resultatenrekening? JW geeft aan dat alle kosten voor eht AVIKO toernooi bij elkaar worden gebracht. Wellicht dat er in een deze sommering een afwijking zit ten opzichte van de toernooicijfers. Het bestuur levert bij de toernooicommissie een specificatie aan vanuit de administratie om dit verschil te verklaren. Aangaande de bijdrage voor SIOL 1 en de jeugdelftallen vraagt Wim Thelosen wat dit inhoudt. JW geeft aan dat hier activiteiten van worden bekostigd maar ook huur voor velden, de kosten voor het verzamelen bij De Bond, etc. Over de opstelling van de originele begroting wordt de vraag gesteld waarom niet alle posten zijn uitgesplitst? PT: voor deze opzet is gekozen omdat het veel kleinere posten betreft. De hiervoor besproken lagere kantineverkoop laat zich duidelijk zien in de significant lagere kantineopbrengsten over het afgelopen seizoen: ruim ,- lager dan begroot. Met betrekking tot de tegenvallende oud-papierinkomsten waar PT melding van maakt, merkt Wim Grutters op dat dit waarschijnlijk veroorzaakt wordt doordat sommige seniorenelftallen niet komen opdagen op zaterdag. JW beaamt de stelling van Wim Grutters en noemt SIOL 1 als voorbeeld: de spelers van dit elftal waren deze maand aan de beurt voor containerdienst maar waren niet aanwezig. JW noemt de schommelende papierprijzen als andere verklaring voor de tegenvallende inkomsten. Wim Jacobs merkt op dat er in voorgaande jaren altijd een schema beschikbaar was voor containerdiensten en stelt dat het vreemd is dat men daar nu ineens niet van op de hoogte schijnt te zijn of dat er geen schema beschikbaar is. In reactie op de negatieve berichten stelt Rob Hoffman dat de inkomsten hoger zijn dan begroot en de begroting voor het nieuwe seizoen ook weer hoger is dan dit jaar; dat is toch bewijs van een positieve trend? JW licht toe dat de oud-papierpost zowel opbrengsten uit verzameling oud-papier als tweedehands kleding betreft. De splitsing tussen die twee oorsprongen is nog niet uitgewerkt voor de resultatenrekening. De opbrengsten uit tweedehands kleding halen de totale opbrengsten op. De opbrengsten voor tweedehands kleding zijn overigens op hun beurt onzeker doordat de gemeente nu actief betrokken is bij de coördinatie van de kledinginzameling. JW illustreert de specifieke neergang van de oud-papierkosten als volgt: bij JW s aantreden 6 jaar geleden waren de opbrengsten rond de ,-, inmiddels is dat teruggelopen naar rond de ,-. Leo Pooth informeert of we afschriften ontvangen van de inkomsten oud-papier. JW bevestigdt dat dit het geval is. Er wordt een bon afgegeven door de gemeente, waarop ook controle is door lokale milieu-instanties. Peter Jacobs jr.: de papiercontainerdiensten zijn al langer een punt van discussie. Waarom introduceren we geen contributieverhoging voor diegenen die niet mee willen doen. JW stelt dat 2

3 er dan misschien wel niemand bij de container staat. Peter s voorstel wordt in elk geval meegenomen door het bestuur en besproken als agendapunt bij de eerstvolgende bestuursvergadering. De inkomsten uit toernooien (specifiek AVIKO toernooi) zijn afgelopen seizoen verdubbeld doordat de toernooicommissie extra inkomstenbronnen heeft weten aan te boren. Onder de streep noteert SIOL een positief saldo over het afgelopen seizoen van 3.749,15. Dit bedrag is echter direct gebruikt om de eerder genoemde langlopende lening voor een deel af te lossen. Dit soort aflossingen moeten eigenlijk op de balans worden opgenomen maar het bestuur heeft ervoor gekozen dit ook in de resultatenrekening te tonen om op die manier alle kosten en opbrengsten tegen elkaar af te kunnen zetten en het totale resultaat in detail te verklaren. Over de resultatenrekening worden geen verdere vragen gesteld of opmerkingen gemaakt. De ALV keurt de resultatenrekening goed. 6. Verslag kascommissie en benoeming nieuwe kascommissie De verklaring van de kascommissie, bestaande uit Rob Hoffmann en Paul Schalks, wordt door JW voorgelezen. De Commissie adviseert controletechnische aanscherping van de kasinkomsten en uitgaven. Die aanscherping is echter geen belemmering voor decharge van de penningmeester, die door de Commissie met volle overtuiging wordt geadviseerd aan de ALV. De ALV gaat hiermee unaniem akkoord. Benoeming nieuwe kascommissie: doordat Rob en Paul de maximale termijn van 2 jaren hebben bereikt moeten er nieuwe leden worden aangesteld. Ton Lukassen en Wim Grutters melden zich vrijwillig aan. De ALV bevestigt hun lidmaatschap van de kascommissie voor het nieuwe seizoen. 7. Begroting & voorstel kledingbijdrage voor alle actieve leden per 1 januari 2014 Begroting De begroting voor het seizoen wordt door PT toegelicht. Personeelskosten: zijn hoger begroot om rekening te houden met een correctie voor juiste loonheffing. Kantine inkopen worden iets hoger begroot. De bierprijzen stijgen, wellicht dat de kantinecommissie dat gaat verwerken in de prijzen voor de donderdagavond. De senioren halen naar verwachting meer inkomsten binnen door gezamenlijke thuiszondagen. De jeugd blijft qua inkomsten echter nog achter. Het bestuur moedigt de lagere seniorenteams aan om op donderdagen te komen trainen zodat ook de kantine beter bezet is. Onderhoudskosten: deze zijn iets teruggeschroefd ten opzichte van vorig jaar, naar een normaal niveau voor SIOL. Het hogere bedrag voor onderhoudskosten vorig jaar werd veroorzaakt door vervanging van de boiler en enkele deuren. Het dak is afgelopen seizoen ook vernieuwd, zij het voor rekening van de gemeente. Alle zaken die toe waren aan vernieuwing zijn inmiddels vervangen, behalve de kleine ramen in de kleedruimtes. De afdracht KNVB wordt lager begroot als gevolg van meer jongere jeugd binnen het ledenbestand, niet per sé minder jeugd. 3

4 Cursussen: kosten worden dit jaar op 0 begroot. Vorig jaar zijn er 12 cursisten geweest, we moeten nu zorgdragen voor het juist inzetten van die vrijwilligers. Aanschaf nieuwe ballen: over deze begrote kostenpost stelt Wim Grutters dat goede ballen te snel worden afgedankt en er teveel wordt uitgegeven aan de aanschaf van nieuwe ballen. Rob Hoffmann geeft aan dat hij namens alle jeugdleiders spreekt als hij zegt dat hij heel erg blij is met de nieuwe ballen. Dit was heel hard nodig, complimenten aan het bestuur voor de aanschaf. JW geeft aan dat er met Matthews goede afspraken zijn gemaakt over compensatie voor slechte ballen. Die ballen worden in elk geval aangehouden als reserve. Rentelasten en aflossing zijn als kostenpost opgenomen in de begroting om daarmee duidelijk te maken dat het resultaat wordt gebruikt voor aflossing. Kantineopbrengsten: begroting is gebaseerd op de waarde van vorig jaar. Er wordt een positieve ontwikkeling van de opbrengsten verwacht. Vrienden van SIOL: begroot bedrag blijft onzeker. Het bestuur spreekt de hoop uit dat dit bedrag gerealiseerd wordt want dat zou betekenen dat dit initiatief een succes is. Oud-papier: de begrote opbrengsten zijn iets opgewaardeerd ten opzichte van vorig jaar. Er bestaat een risico dat de gemeente in de tweede helft van dit jaar niet uitkeert. De mogelijke schadepost is dan 3.500,- voor een half jaar. Het bestuur hoop natuurlijk dat dit niet gaat gebeuren. Loterij/entree: deze inkomstenbron blijft lastig om te begroten. De loterij is gestopt door het ontbreken van een sponsor. De commissie Commerciële Zaken is daarom ook op zoek naar een nieuwe sponsor. Entree wordt op dit moment niet geheven; er is geen vrijwilliger beschikbaar die dit wil doen. Daardoor lopen we natuurlijk inkomsten mis. Vrijwilligers zijn dan ook meer dan welkom. Het totale begrote saldo is positief a 6.750,-. Voorstel kledingbijdrage voor alle actieve leden per 1 januari 2014 Het bestuur stelt de ALV voor om een kledingbijdrage voor alle actieve leden te gaan heffen, per 1 januari Het voornaamste argument om deze bijdrage in te stellen is omdat het bestuur wat vet op het lichaam van de vereniging wil creëren om onvoorziene kosten op te kunnen vangen. Voorbeelden van onvoorziene kosten zijn: verwarming, kantine en lichtmasten. Het bestuur denkt aan de oprichting van een kledingfonds a 10,- per actief lid. Jos Nielen zet vraagtekens bij de begrotingsdiscipline binnen het bestuur, die volgens hem ten grondslag ligt aan de noodzaak voor deze kledingbijdrage. Het voorgestelde bedrag is voor hem niet zozeer het probleem. JW geeft aan dat de gewenste financiële bewegingsruimte benodigd is omdat SIOL geen eigen vermogen heeft en dus geen liquide middelen om plotselinge tegenslagen op te vangen. Het kledingfonds is met name bedoeld om daar beter mee om te kunnen gaan. Gerben van Ophuizen vraagt waarom het bestuur niet gewoon de contributie verhoogt, aangezien die bij buurverenigingen toch al stukken hoger ligt. JW licht toe dat de contributie jaarlijks al wordt verhoogd met de prijsindexatie. Bovendien (zoals zojuist opgemerkt door de ALV en onderschreven door het bestuur) is het makkelijker om, als er bijvoorbeeld forse extra inkomsten uit sponsoring zijn, het kledingfonds op te heffen dan contributie te verlagen. Het opkrikken van de inkomsten uit de Vrienden van SIOL zou al een forse bijdrage betekenen. Gerben van Ophuizen stelt voor om de kledingbijdrage tegelijkertijd met de nieuwe contributiedatum te heffen, in plaats van per 1 januari. Daarop worden door het bestuur de volgende voorstellen in stemming gebracht bij de ALV: (1) heffing per 1/1/2014 of (2) heffing 4

5 per 1/7/2014 (inning vindt in beide gevallen elk jaar plaats op die datum) of (3) geen kledingheffing. De ALV neemt voorstel 2 aan. De kledingbijdrage a 10,- wordt per 1 juli 2014 geheven. 8. Rondvraag + beantwoording Wim Grutters vraagt zich af wat de status is van de vrijwilligersaanpak. Wim heeft naar eigen zeggen 4 jaar geleden deelgenomen aan een bijeenkomst hierover, specifiek over de vraag hoe vrijwilligers te werven en systematisch inzichtelijk te maken welke activiteiten er allemaal zijn en wie daar uitvoering aan zou willen geven. Hier is volgens Wim geen concreet vervolg aan gegeven, terwijl vrijwilligers heel hard nodig blijven. JW geeft aan dat Paul Klomp en Bram van den Acker voorbereidingen treffen voor de opzet van een vrijwilligerscommissie. Dit onderwerp heeft dus wel degelijk de nadrukkelijke aandacht van het bestuur. Jos Nielen informeert naar de nieuwbouwplannen van het Merlet College. Is er al nieuws te melden? Heeft de gemeente al gecommuniceerd richtingen de verenigingen? JW licht de laatste stand van zaken toe. SIOL is via de hoorzittingen geïnformeerd. In het destijds besproken voorstel van de gemeente zat alles waar het SIOL bestuur naar op zoek is. JW heeft toen ook aangegeven dat SIOL zich kan vinden in dat voorstel, mits de afspraken concreet gemaakt worden. Dat laatste moet nog altijd gebeuren. Het voorgestelde kunstgrasveld zou in elk geval in beheer van SIOL moeten komen. Jos Nielen: vorig jaar tijdens de ALV is afgesproken dat de ALV beslist over al dan niet akkoord gaan met voorstellen van de gemeente in relatie tot de nieuwbouwplannen van Merlet. JW garandeert dat dit nog altijd het geval is. JW voegt toe dat SIOL de toezegging heeft gekregen van de wethouder dat SIOL een kunstgrasveld krijgt als Merlet daadwerkelijk gaat bouwen. 9. Beantwoording rondvraag Zie de vorige paragraaf. 10. Pauze Bestuursverkiezing Aftredend en niet herkiesbaar zijn waarnemend bestuurslid Technische Zaken Paul Schalks, penningmeester Paul Taanman en bestuurslid Activiteiten Anne-Marie Mulders. Het bestuur bedankt Paul Schalks voor zijn grote bijdrage bij het opzetten van de Technische Commissie en zijn inspanningen voor het eerste elftal. Paul Taanman wordt door het bestuur bedankt voor het opzetten van de nieuwe boekhouding en administratie, inclusief de boekhoudsoftware. In tegenstelling tot eerdere berichten zal Paul niet aantreden als penningmeester bij JVC. Anne- Marie wordt tenslotte bedankt voor haar grote bijdrage aan de opzet en uitwerking van de Activiteitencommissie. Aftredend en herkiesbaar is voorzitter Jaap Westerhof. Jaap wordt unaniem herkozen door de ALV. JW informeert de ALV dat er momenteel wordt gesproken met een kandidaat nieuwe voorzitter. In de loop van het seizoen zal hierover waarschijnlijk meer bekend worden. Ongeacht de uitkomst van dit proces blijft JW sowieso aan als bestuurslid. 5

6 Voor de opengevallen bestuursfuncties hebben zich drie kandidaten aangemeld: Monique Heijl voor penningmeester, Tanja Cremers als bestuurslid Activiteiten en Leon van Schaijk als bestuurslid Technische Zaken. De ALV stemt unaniem in met hun benoeming. 12. Huldigingen: Rene Kromhout (25 jaar lid) wordt door het bestuur gefêteerd als jubilaris. Peter ten Haaf (beiden 25 jaar lid) en Marius Elbers (40 jaar lid) zijn afwezig. Zij zullen het jubilarissenspeldje later ontvangen. Er is dit jaar geen lid van verdienste verkiezing. Het bestuur heeft een aantal kandidaten op het oog maar zij zijn nog te kort actief binnen de vereniging om in aanmerking te komen voor deze titel. 13. Sluiting: De ALV wordt afgesloten door JW. 6