VOORLOPIGE NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING TV BORGER. Woensdag 14 februari 2018

Transcriptie

1 VOORLOPIGE NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING TV BORGER Aanwezig: Woensdag 14 februari 2018 Bestuur: E. Kleef, G. van t Klooster, E. Jongejan, B. Beijering, P. Langeveld. Leden: A. Ringers, B. Kalfsbeek, M. Postma, P. Cardoso, E. Berends, A. Joosten, G. Teitler, N. Iping, E. Belder, G. Hoogerwerf, F. Rieff, C. Houtenbos, H. Kuil, A. Eefting, M. van Bruggen, L. de Jong, W. Karsies, L. Viskaal, W. Klaver, K. Feringa, E. Kamping, O. Huitema, L. LeBelle, P. Westerdijk. Afwezig met kennisgeving: H. Piening, G. Popma, J. Weelinck, R. Laverman, D. Ringers 1. Opening De voorzitter heet alle aanwezigen welkom en opent de vergadering. 2. Notulen ledenvergadering 2017 De volgende vragen en opmerkingen komen van de leden: 1. Er wordt nogmaals een voorstel ingediend om leden boven de 75 jaar vrij te stellen voor onderhoudsdienst. Het bestuur gaat zich hierover beraden. Noot van het Bestuur: Het bestuur is van mening dat ook leden boven de 75 jaar een steentje kunnen bijdragen, of in de vorm van onderhoudsdienst of in de vorm van kantinedienst. 2. Kan het groene boekje op de website worden geplaatst? P. Cardoso gaat zich hierin verdiepen. Noot van het Bestuur: in verband met de AVG is dit niet mogelijk. Het groene boekje bevat teveel persoonlijke informatie. Alle andere informatie staat al op de website. 3. Waarom is het financieel jaarverslag zo laat ter beschikking gesteld? De bedoeling was dat de leden het jaarverslag op te vragen was bij de secretaris. Helaas is deze communicatie niet goed gegaan. 4. Wat is er gedaan aan de lekkage? Dit komt in een later punt terug. 5. De telefoonkosten zijn bijna gelijk gebleven. Dit komt omdat in de loop van het jaar pas kosten zijn weggevallen, zoals telefoonkosten met betrekking tot het alarm. 6. Opgemerkt wordt dat de echtgenote van de penningmeester geen zitting mag hebben in de kascommissie. Dit is tijdens de vorige

2 vergadering besproken; bij uitblijven van overige aanmeldingen, heeft L. Viskaal in overleg zitting genomen in de kascommissie. Dit punt wordt bij de benoeming van de nieuwe kascommissie opnieuw meegenomen. 7. Is de mogelijkheid tot het vormen van een stichting al onderzocht in verband met het terugvorderen van BTW? De penningmeester legt uit dat de Belastingdienst niet akkoord gaat met een constructie van een stichting in combinatie met terugvordering van BTW. Alle verenigingen die dit toepassen hebben een vordering op de Belastingdienst openstaan maar krijgt hem niet geïnd. Dit punt staat nog steeds ter bespreking. 8. Zijn er al extra bestuursleden gemachtigd om de bankrekening te kunnen checken? De nieuwe bankrekening bij de Regiobank is door 4 bestuursleden te benaderen. Echter, door wijzigingen in het bestuur kunnen op dit moment alleen de voorzitter en de penningmeester bij de bankrekening. Dit zal opnieuw moeten worden geüpdatet. De penningmeester zal dit regelen. 3. Ingekomen stukken Omdat D. Ringers verhinderd is om aanwezig te zijn bij de ALV, heeft hij een brief gestuurd met zijn vragen. De brief wordt tijdens de ALV voorgelezen. Tijdens de ALV worden alle punten uit de brief besproken en daarmee met het versturen van deze notulen beantwoord. 4. Jaarverslag 2017 Gevraagd wordt waarom er geen verzoek bij de verschillende commissies is ingediend voor een bijdrage aan het jaarverslag? Verzocht wordt om dit in het vervolg een maand voor de ALV te doen. 5. Financieel verslag 2017 Er zijn meer debiteuren en overlopende activa dan vorig jaar. Dit heeft te maken met het laat aanschrijven van sponsoren. Het vermogen is toegenomen en dat komt omdat er minder is uitgegeven. Het bestuur stelt daarom voor om dit jaar geen contributieverhoging door te voeren. Hierop wordt door de leden negatief gereageerd; in het verleden is

3 besloten om trendmatig een contributieverhoging door te voeren. De extra inkomsten kunnen worden gereserveerd voor toekomstig onderhoud. Het voorstel is om de contributieverhoging te koppelen aan het consumentenindexcijfer. Dit voorstel wordt door de ALV aangenomen. De kascommissie verleent decharge omtrent de jaarrekening. Omtrent de lekkage is een nieuw kassasysteem aangeschaft. De penningmeester legt uit: De voorraadbeheerder kan de inkoop invoeren, checkt de voorraad en bestelt. Ook onverkoopbare producten en bestuurskosten worden afgevoerd in het kassasysteem. Dit moet inzicht geven waar de lekkage zit. Iedereen krijgt binnenkort uitleg over dit kassasysteem. De consumptiekaarten verdwijnen. Met toernooien gaan we nog kijken hoe we dat gaan oplossen. Gevraagd wordt hoe snel de kosten voor het kassasysteem terugverdient zullen zijn. De penningmeester doet de volgende aanname: Het terugverdienen zal gebeuren door a. omzetverhoging en b. meer inzicht in de lekkage. Het plan is om in de toekomst een koelkast en een koffieapparaat achter de bar te plaatsen, zodat niet iedereen meer in de keuken hoeft te komen. 6. Benoeming kascommissie H. Kuil wordt bedankt voor zijn bijdrage in de kascommissie. In overleg met de ALV blijft L. Viskaal in de kascommissie en treedt M. van Bruggen toe tot deze commissie. 7. Beleidsplan E. Jongejan licht het beleidsplan toe. De bedoeling was om het beleidsplan te presenteren in een bijzondere LV. Het beleidsplan is echter een groeidocument: door een aantal onzekerheden kon niet op alle punten een definitief voorstel worden gedaan. Daarom is besloten om het beleidsplan in de ALV te presenteren, met als gevolg dat een aantal punten al gerealiseerd zijn. De in het beleidsplan genoemde data passen bij de ambitie van het bestuur, maar hoeven nog niet gerealiseerd te zijn.

4 Een aantal leden vindt dat er momenteel voldoende banen zijn. Het bestuur is van mening dat, gezien de ambities zoals omschreven in het beleidsplan, het nodig is om in de toekomst weer 6 banen te hebben. Op de vraag of de communicatie niet beter moet om nieuwe leden te werven, geeft het bestuur aan om graag gebruik te maken van de expertise van P. Cardoso hierin. Op de vraag waarom de banen niet gefaseerd vernieuwd kunnen worden, antwoordt de penningmeester dat de gemeente een tijdslimiet stelt wanneer het geld aan de banen moet zijn besteed. De planning van het bestuur is om eerst de banen te vernieuwen en daarna te kijken wat we kunnen investeren in het clubhuis. Gevraagd wordt waarom de categorie 18 tot 30 jaar niet in het beleidsplan terugkomt, gezien het feit dat we ons willen richten op jeugd en jonge ouders. Het bestuur zal het beleidsplan hier op aanpassen. Voor de aankomende ALV wordt het beleidsplan geactualiseerd. Het bestuur vraagt vervolgens het akkoord van de ALV voor de visie zoals omschreven in het beleidsplan. Na stemming blijken een meerderheid van 18 aanwezigen vóór het beleidsplan te stemmen (dit is exclusief het bestuur). 8. Privatisering E. Jongejan geeft een chronologisch beeld van de gebeurtenissen en acties die inmiddels hebben plaatsgevonden. Momenteel is het wachten op de gemeente. 9. Verkiezing en/of herbenoeming bestuursleden Gedurende het afgelopen jaar zijn W. Klaver en L. Meijer afgetreden als bestuurslid en heeft E. Kleef aangegeven om af te willen treden als voorzitter maar wel in het bestuur te willen blijven. Hierdoor zijn vacatures ontstaan. Het bestuur draagt A. Ringers voor als nieuwe voorzitter en B. Kalfsbeek als algemeen bestuurslid met als portefeuille

5 recreatie. Na stemming door de ALV worden beiden benoemd. Hiermee is het bestuur weer compleet. 10. Voorstellen ingediend door leden A. Ringers neemt de voorzittershamer over van E. Kleef en leest het voorstel van A. Eefting voor met betrekking tot een 8/9 ladderdubbelcompetitie. Het voorstel wordt met enthousiasme begroet. A. Eefting gaat dit verder uitwerken en organiseren. 11. Rondvraag Het schema voor het baanonderhoud wordt gemaakt door G. Hoogerwerf en hij houdt bij wie er niet komt. Na het uitblijven van aanwezigheid na een heroproep volgt een boete. Gevraagd wordt of dit bij de kantinedienst ook zo werkt. E. Kamping legt uit dat het schema voor de kantinedienst in overleg wordt gedaan met de vrijwilligers en dat daardoor zelden iemand uitvalt. In dat geval wordt diegene eventueel later ingedeeld. Gevraagd wordt waarom de aanschaf van de heater niet in overleg is gegaan met de baancommissie. De baancommissie is bezig met een voorstel voor ledverlichting; het voordeel dat daarin zit, wordt teniet gedaan door de heaters. Voorgesteld wordt om het hele park rookvrij te maken tot buiten de hekken. Het bestuur noteert deze wens en zal zich beraden. Noot van het Bestuur: we houden ons aan de wettelijke regels. Het onderhoud is verschoven naar de vrijdagavond in verband met de zaterdagcompetitie. Nu is er ook op vrijdagavond competitie. De baancommissie uit zijn zorgen hierover. De randen van de banen kunnen tijdens de competitie niet worden schoongemaakt. Het bestuur geeft aan dat vrijdagavond de beste tijd is voor onderhoud. Benoemd wordt nog even dat B. Kalfsbeek de coördinator wordt voor recreatieactiviteiten. Iedereen die iets wil organiseren, kan zich bij hem melden.

6 12. Sluiting De voorzitter dankt de aanwezigen voor de aanwezigheid en inbreng en sluit de vergadering.