Omni-vereniging R.K.S.V. ONZE GEZELLEN

Transcriptie

1 Notulen van de Algemene Ledenvergadering RKSV Onze Gezellen van 1 mei 2014 Aanwezige bestuursleden George de Haan Wim Pel Menno Schelfaut Fred Smit Merel de Haan Paul van Kimmenaede Hans Rutte Nico van Schie Voorzitter Omni Penningmeester Omni Secretaris (tevens notulist) Voorzitter Badminton Voorzitter Basketbal Voorzitter Honk- en Softbal Voorzitter Voetbal Voorzitter Zaalvoetbal Afwezige bestuursleden met afbericht Jan Smit Commissaris beheercommissie 1. Opening, vaststellen aanwezigheid kiesmensen Thom Haver Badminton 74 leden Floris van Dam Basketbal 192 leden Ben Koehorst Honk- en Softbal 253 leden Wouter Nelis Voetbal 737 leden Ramon Naaijen Zaalvoetbal 365 leden Totaal aantal Omni-leden: 1621 De voorzitter Omni heet alle aanwezigen welkom en vraagt de vergadering een korte stilte in acht te nemen voor degenen die ons het afgelopen jaar ontvallen zijn. Hij benoemt Joop Cops (oud secretaris voetbal), Bert Wessels (drijvende kracht achter OG Basketball) en Niels Molenaar (voetballer) 2. Ingekomen stukken en mededelingen De voorzitter Omni verzoekt de aanwezige kiesmensen vooraan plaats te nemen en neemt hen mee in de formele gang van zaken tijdens deze Algemene Ledenvergadering. De kiesmensen kunnen namens hun leden hun stem laten gelden in deze vergadering. Alle anderen aanwezigen zijn toehoorders maar kunnen wel hun vragen/opmerkingen uiten tijdens de rondvraag. Jan Smit heeft zich afgemeld. Vanuit de kascommissie is een aanbevelingsbrief tot decharge binnengekomen. 3. Notulen Algemene Ledenvergadering 1 mei 2014 De notulen worden goedgekeurd en vastgesteld

2 4. Jaarverslag secretaris en beheercommissie De verslagen worden goedgekeurd en vastgesteld. 5. Jaarverslag penningmeester De voorzitter Omni vraagt of er vanuit de kiesmensen vragen en/of opmerkingen zijn. Dit is niet het geval en derhalve wordt het verslag wordt goedgekeurd en vastgelegd. 6. Behandeling en vaststelling jaarstukken De penningmeester leest de vergadering de brief van de kascommissie voor. De commissie heeft de boeken gecontroleerd en akkoord bevonden. Zij stellen de leden dan ook voor om het bestuur decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid zoals weergegeven in de boeken. De vergadering verleent het bestuur decharge op het gevoerde financiële over het jaar Bespreking bestuursbeleid 2014 De voorzitter Omni vraagt de kiesmensen welke zaken er, mbt tot dit agendapunt, besproken zijn tijdens hun algemene ledenvergaderingen. De kiesmensen hebben geen vragen en/of opmerkingen over het gevoerde beleid. De voorzitter constateert dat de vergadering derhalve instemt met het gevoerde algemene beleid over Bestuursverkiezing Menno Schelfaut wordt bij acclamatie door de vergadering herkozen als secretaris. Als gevolg van het aftreden van Wim Pel als penningmeester en het ontbreken van kandidaten om deze functie te vervullen ontstaat er een vacature in het bestuur. Het bestuur zal zich inspannen om de ontstane vacature in te vullen. Met een kort dankwoord neemt de voorzitter Omni afscheid van de penningmeester en spreekt zijn waardering uit voor zijn grote inbreng tijdens zijn mandaat en de zeer plezierige samenwerking. 9. Bestuursbeleid 2015 De kiesman van de Voetbal dringt aan op het versnellen van de opfrissen van de kantine. De voorzitter Omni geeft aan dat dit een onderdeel is van het Groot Onderhoudsplan (GOP) welke enkele jaren geleden is goedgekeurd. Er is wel een globale begroting opgesteld met de wensen. Deze begroting valt buiten de dotatie van het GOP. De voorzitter Omni legt uit dat er nog geen vastomlijnde kaders zijn, maar dat we wel gebonden zijn door het ontbreken van de middelen.

3 De kiesman van de Voetbal vraagt of er zaken ondernomen kunnen worden om dit proces te bespoedigen. De voorzitter OMNI geeft aan dat alle initiatieven vanuit de vereniging worden aangemoedigd. De voorzitter Voetbal vertelt dat er in juni 2015 een groot jubileum wordt georganiseerd i.v.m. het 90 jarig bestaan van de Voetbal. Dit jubileum is voor alle subverenigingen. De subvereniging Voetbal wil graag de gelden van dit weekend schenken aan de Omni om het proces van kantine naar clubhuis te bespoedigen. De voorzitter Omni licht het beleid verder toe. Duurzaamheid is ook voor onze vereniging steeds belangrijker. In dat kader is binnen het bestuur een aantal beslissingen genomen. Allereerst is geconstateerd dat de verlichting van de sporthal dringend aan vervanging toe is. Op dit moment werkt 1/3 deel van de armaturen niet meer en de lichtopbrengst van de resterende armaturen is onaanvaardbaar laag geworden.. Het besluit is genomen om tot vervanging over te gaan. In overleg met de Technische Commissie is besloten om de vervangende verlichting te realiseren middels LED armaturen uit een oogpunt van energiebesparing en technische levensduur. Vervanging op deze wijze is niet voorzien in het huidige GOP, zodat de kostprijs niet geheel kan worden gefinancierd uit de bestaande voorziening. Het bestuur kiest er toch voor om het benodigde bedrag binnen de huidige voorzieningen te zoeken. Er wordt een dotatie van de verlichting naar voren gehaald terwijl de dotatie van de sportvloer naar achteren wordt geschoven. Dit is mogelijk doordat een externe partij heeft aangegeven dat de vloer in onze sporthal langer te gebruiken zal zijn als dat er begroot was. In de Algemene ledenvergadering van 2013 is het GOP, welke is opgesteld in 2012 goedgekeurd. In het beleid is het volgende beschreven: We zijn van mening dat dit plan een goede basis is om als leidraad te dienen voor onze onderhoudsinspanningen voor de komende 10 jaar. Dit document wordt ons uitgangspunt waarbij wij aantekenen dat het plan jaarlijks dient te worden geëvalueerd en daar waar nodig aangepast aan de dan geldende normen cq. Inzichten. Het bestuur is van mening dat de vervanging van de verlichting van de sporthal binnen dit beleid past. De kiesman van de Honk- en Softbal begrijpt de uitleg maar geeft aan dat hij geen mandaat van zijn Algemene Ledenvergadering heeft gekregen om deze extra investering goed te keuren. Tevens wordt er ook gekeken naar zonne-energie door middel van panelen op het dak van de sporthal. Dit onderzoek is gestart en mocht dit interessant blijken dan is dit jaar een uitgelezen jaar om hiermee te starten. Vanuit de provincie als de gemeente zijn er diverse subsidiemogelijkheden. Dan zouden we hier maximaal van kunnen profiteren. Mocht dit tot extra investeringen leiden dan zal dit via de gebruikelijk formele weg besproken worden.

4 Er wordt onderzocht of het mogelijk is om met andere grotere sportverenigingen gezamenlijk in te kopen. Dit om de kosten te kunnen drukken. Denk hierbij aan verengingen als DSS en Olympia. Het bestuur streeft naar een uniforme verslaglegging op financieel gebied door de subverenigingen. Dit om eenduidigheid binnen de verengingen te verkrijgen. De kiesman van de Zaalvoetbal stelt dat de cijfers van de Zaalvoetbal zijn aangepast aan de normen van de KNVB. Moeten de jaarcijfers dan ook nog worden aangepast voor de Omni? De penningmeester reageert door aan te geven dat het ligt aan de manier van presenteren. Dat lijkt ons gemakkelijker. Er zijn op dit moment gesprekken gaande met korfbalvereniging Aurora. Deze gesprekken bevinden zich nog in een pril stadium. Zij hebben ons verzocht of zijn onze sporthal als thuishal kunnen gaan gebruiken. Zij zijn niet tevreden over de huidige verhuurder. De kiesman van de Voetbal vraagt of zij gebruik gaan maken van onze accommodatie of dat zij als nieuwe subvereniging aan de Omni worden toegevoegd. Vooralsnog wordt eerst gekeken of zij passen binnen de bestaande uren van de sporthal. 10. Bestuursvoorstellen Naast de opmerking van de kiesman van de Honk- en Softbal wordt het besproken beleid geaccordeerd door de vergadering. 11. Behandeling en vaststelling begroting De uittredend penningmeester neemt het wordt en geeft een korte toelichting op de begroting. Hij geeft aan dat het altijd lastig is om dit op voorhand juist te doen. Dit is namelijk pas achteraf te controleren. Een belangrijke reden om wel op voorhand een langere planning op te stellen is dat er voor de subverenigingen voor een langere periode inzichtelijk is welke verwachtingen er zijn met betrekking tot een mogelijke afdracht naar de Omni. De huurkosten van de velden zijn wel een punt van aandacht. De Gemeente heeft aangegeven dat zij een kostendekkende verhuur nastreeft. Vooralsnog betekent dit dat de kosten een percentage van het totaal zijn. De verwachting is dat de huurkosten van de velden in de komende jaren zullen stijgen. De vergadering gaat akkoord met de begroting. 12. Kascommissie 2015 De kascommissie 2015 bestaat uit Badminton en Voetbal. De reserve is Honk- en Softbal.

5 13. Rondvraag Jan Stehouwer heeft de volgende vragen: - Zijn er resultaten met betrekking tot de samenwerking tegen het groeiende vandalisme? De voorzitter Omni vertelt dat er een commissie is samengesteld. Met andere verenigingen is er een zogeheten kruisjeslijst vastgesteld. Deze lijst geeft precies weer waar de verantwoording ligt. Hier is ook het punt vandalisme besproken: Het uitgangspunt is dat de kosten van vandalisme bij de verengingen ligt. De voorzitter geeft aan dat wij ons hier tegen blijven verzetten. - Hoe zit het met de vergoeding van de kosten van vandalisme in de kleedkamers. Is dit een verantwoordelijkheid van de Gemeente of van de vereniging? Uitgangspunt is: Groot onderhoud kosten Gemeente Klein onderhoud kosten vereniging Er wordt nagedacht over een verbod op het terrein na een bepaalde tijd waarbij het belangrijk is dat er ook handhaving wordt toegepast. Naar aanleiding van deze vragen wordt er besloten dat de kruisjeslijst besproken zal worden in de Technische Commissie. - Wordt er door de diverse besturen aandacht besteed aan de begeleiding en instructie van verplichte vrijwilligers voor de kantinediensten? De voorzitter Omni geeft aan dat dit erg belangrijk is en dat dit binnen de kantinecommissie opgepakt kan worden. Ben Koehorst vraagt zich af waarom ervoor gekozen is om op doordeweekse avonden de bardienst begint om uur? Hij stelt dat er tot 20.00/20.30 uur geen omzet wordt gegenereerd en dat hij dit lastig uit te leggen vindt aan zijn leden. De voorzitter Omni geeft aan dat er ooit voor gekozen is maar dat er best nagedacht kan worden over alternatieven. De penningmeester vult aan dat dit een mooi discussiepunt kan zijn maar blijf letten opdat er geen omgekeerde werking zal optreden. Als je namelijk je openingstijd verschuift dan bestaat de kans dat de leden zullen denken dat de kantine helemaal niet meer open is. Belangrijk punt dat ook meegenomen zal worden in de kantinecommissie. Ben Koehorst geeft aan graag in gesprek te willen met het bestuur van de Omni. Het honkbalveld zal komend seizoen gedraaid worden. Tijdens dit gesprek wil hij graag praten over een bijdrage vanuit de Omni. Er wordt afgesproken dat er een afspraak wordt gemaakt. Om uur sluit de voorzitter de vergadering en nodigt de aanwezig uit om een consumptie te nuttigen.