Notulen Algemene Ledenvergadering TC Born 1 maart 2015

Transcriptie

1 Notulen Algemene Ledenvergadering TC Born 1 maart 2015 Aanwezig: 38 leden Afmeldingen: 2 leden 1. Opening en welkom Opening en welkom door onze voorzitter Ad Pistorius. Voor aanvang van de vergadering is er door het bestuur een ontbijt met spek en ei verzorgd. Een spontaan bedacht idee met als resultaat een verdubbeling van de opkomst van leden ten opzichte van voorgaande jaren. 2. Notulen Algemene Ledenvergadering 14 maart 2014 De notulen van de ALV 14 maart 2014 worden ongewijzigd vastgesteld. 3. Terugblik 2014 Jaarverslagen commissies De jaarverslagen zijn opgenomen in het boekje Smash ALV dat alle leden hebben ontvangen. Vrijwilligers De voorzitter dankt alle vrijwilligers voor de inzet het afgelopen jaar. Start seizoen De banen waren dit seizoen tijdig klaar waardoor o.a. de voorjaarscompetitie zonder problemen van start kon gaan. Competitie De competitie is zowel voor de senioren als voor de jeugd positief verlopen met wederom een aantal kampioenen. Activiteiten Ons open toernooi is geslaagd te noemen. Er zijn enkele regendagen geweest waardoor we moesten uitwijken naar de tennishal in Susteren. Dit heeft helaas nadelige gevolgen gehad voor de baromzet. De jeugdcommissie en Commissie tennis hebben zich weer ingezet om een aantal leuke activiteiten te organiseren. We zien wel dat de aanmeldingen voor dit soort activiteiten altijd moeizaam verlopen. Workshop Besturen met een visie Leden van het bestuur hebben een workshop gevolgd besturen met een visie. Voorjaar 2015 wordt gestart met een enquete onder de leden en een update van het bestaande bedrijfsplan. Belastingdienst In 2013 is er controle geweest door de Belastingdienst. Er heeft in 2014 een verrekening plaatsgevonden.

2 4. Financieel overzicht 2014 Er volgt een presentatie door penningmeester Kees van Breemen aan de hand van grafieken. De penningmeester geeft de begroting en realisatie van 2014 weer. Deze begroting en realisatie worden door de penningmeester verder uitgesplitst in de diverse posten m.b.t. uitgaven en inkomsten. Tenslotte geeft hij een overzicht van de liquide middelen Enkele zaken die opgemerkt worden naar aanleiding van de overzichten: Kees geeft een aantal plus- en minpunten aan waardoor de cijfers gedeeltelijk worden verklaard. Pluspunten: Banen in goede staat. Geslaagd open toernooi Succesvol roller/loper toernooi Goede inzet van vrijwilligers Minpunten: Lagere baromzet door wegvallen van een competitiezaterdag en het BOG toernooi Regendagen bij open toernooi waardoor we de hal in Susteren moesten huren Langzaam dalend ledenaantal Opmerkingen met betrekking tot begroting en realisatie: Doordat de verrekening met de Belastingdienst lager is uitgevallen zijn de overige kosten lager dan begroot. Er zijn meer leden gaan trainen dan begroot dus de salariskosten zijn hoger. 5. Verslag kascontrole Jos en Marlie Coenen hebben op 4 februari 2014 de kascontrole uitgevoerd, de administratie is gecontroleerd bij de penningmeester van TC Born. De kascommissie heeft schriftelijk verklaard dat zij tijdens de controle geen onregelmatigheden hebben geconstateerd in de administratie van TC Born. De controle was gericht op de volgende zaken: het verkrijgen van een algemene indruk van V&W rekening en de balans. Aangezien de penningmeester Kees van Breemen het 1 e jaar als penningmeester fungeert is er door Jos en Marlie Coenen in het verslag een compliment gemaakt voor de gedegenheid waarmee hij zijn taak heeft uitgevoerd. De penningmeester én bestuur wordt gedechargeerd. Jos en Marlie worden bedankt voor hun inzet. De kascommissie voor 2015 zal bestaan uit: Jos Coenen en Jos Kuijper.

3 6. Vooruitblik 2015 Léon Philippen namens parkcommissie/sponsorcommissie: Er zijn 2 parkopknapdagen gepland, 7 en 14 maart Léon verzoekt de aanwezige leden voor aanmelding hiervoor. De kantine is onlangs voorzien van een nieuwe laag verf. Alles is in de oorspronkelijke wit/grijs kleuren vernieuwd. Er moet meer aandacht worden besteed aan het onderhoud van de banen. De afwatering wordt onderzocht. Opties zijn aansluiten op de riolering of het inzetten van waterpompen. Het is inmiddels bekend dat er de komende 5 a 6 jaar geen nieuwe banen worden aangelegd. De banen worden in de week van maart speelklaar gemaakt door BTL. Als de weersomstandigheden gunstig zijn kan op 29 maart het openingstoernooi plaatsvinden. Arno Smeets heeft aangegeven nog 1 jaar zijn werkzaamheden met betrekking tot het park/banen te verzorgen. Hiervoor moet dus een nieuwe vrijwilliger worden gezocht. Er is een verzoek gedaan richting Winand Willigers voor het vernieuwen van het terras. We wachten op de toezegging hiervoor. Er worden nieuwe doeken gespannen op de hekken in de kleur blauw. Léon doet een dringende oproep om meer sponsorgeld binnen te halen o.a. mogelijk door deelname aan vrienden van TC Born. Verzoek aan de leden om actief hiervoor te werven. Ivo Claassen deelt mee dat er vanuit de sponsorsommissie bekeken wordt voor het organiseren van een netwerkborrel met de sponsoren. Eventueel in combinatie met een golfclinic. Verzoek van René Schlachter richting bestuur: Kan er in samenspraak met Winand Willigers onderzocht worden of het gunstig is om zonnepanelen te plaatsen op het dak van onze accommodatie. Dit worden verder in bestuur besproken. Jos Kuijper namens commissie tennis: John Janssens heeft afscheid genomen van de commissie tennis. Luc Meeks start als nieuw lid. Vraag van Jos aan de aanwezige leden: Waarom is er in eerste instantie weinig interesse in deelname aan activiteiten? Als er door de commissie wordt nagebeld zijn er uiteindelijk wel voldoende mensen om de activiteit te laten doorgaan. Antwoord en conclusie is dat dit een trend is van de laatste jaren. Niet alleen met activiteiten maar ook oproep aan vrijwilligers en deelname aan trainingen. Er worden diverse ideeën aangedragen voor verbetering: -Captains competitie teams benaderen om teamleden te promoten om deel te nemen aan evenementen/activiteiten.

4 -Onze trainster Katinka verzoeken om tijdens de trainingen aandacht te geven aan de activiteiten. -Flyers, brieven versturen Luc Meeks ontwerpt een jaarposter waarop alle activiteiten worden vermeld. TC Born heeft een Facebook pagina maar tot op heden wordt daar weinig gebruik van gemaakt. Luc gaat hier extra aandacht aan geven. Het wintertoernooi is niet doorgegaan vanwege te weinig aanmeldingen. Jos geeft aan dat er dit jaar door de commissie tennis geen BOG wordt georganiseerd. Wel komt er een mooie nieuwe variant, alleen aan te melden door leden van TC Born. Het betreft een weekend toernooi. Iedereen dient zich hiervoor individueel op te geven en wordt ingepland door de organisatie (mix). Het toernooi wordt gehouden omstreeks half juni. T.z.t. wordt dit uiteraard via de website/nieuwsbrief bekend gemaakt. De activiteiten welke reeds gepland zijn voor het komende seizoen staan vermeld op de website. Johan Botjes VCL: Johan Botjes is benoemd tot de nieuwe verenigings competitie leider. Hij stelt zichzelf voor aan de aanwezige leden. Josette Drummen wordt door de voorzitter bedankt voor de jaren dat zij haar functie als VCL op zich heeft genomen. Mededelingen: Hans Nijssen is benoemd tot nieuwe functionaris voor tenniskids. Vorig jaar is gestart met de pilot enthousiasmeren van de lagere school jeugd voor tennis. Vanwege het succes wordt dit project voortgezet. Dit voorjaar (2015) hebben zich 24 competitieteams aangemeld, bestaande uit 16 senioren teams, 7 jeugd teams en 1 reizend circuit. Op 25 april vinden de Konigsspelen plaats, een evenement waarop diverse sporten worden georganiseerd. Sander Caris geeft aan dat in 2014 hieraan bewust niet is deelgenomen. Het wordt als actiepunt op de agenda gezet voor de jeugdcommissie. Kees van Breemen, uitleg besturen met een visie en ledenbeleid: Kees geeft aan dat er een workshop is gevolgd door een aantal leden van het bestuur. Hieruit is onder andere voortgekomen dat er een enquete onder de leden wordt gehouden en dat er een update komt van het huidige beleidsplan. Kees heeft een ledenverloop opgesteld en dit gepresenteerd. Conclusie is dat we meer aandacht moeten geven aan de werving van seniorenleden mede omdat de groep senioren in onze omgeving groeit. Om dit te realiseren moet er een commissie worden opgericht met als doel ledenwerving en ledenbehoud.

5 René Schlachter geeft aan dat hij het belangrijk vindt om de jeugdleden genoeg aandacht te geven zodat ze lid blijven en dat op deze manier de doorstroom van jeugd naar senioren blijft groeien. Verzoek om in gesprek te gaan met onze buurvereniging TC Bicht om meer samen te werken. De voorzitter geeft aan dat er in het bestuur al aandacht aan gegeven wordt. Indien er mededelingen zijn hierover wordt dit uiteraard met de leden gecommuniceerd. 7. Begroting 2015 De penningmeester geeft een uiteenzetting over de opgezette begroting Aan de hand van grafieken brengt de penningmeester de diverse posten in beeld. Ook hier weer ingedeeld naar te verwachten inkomsten en uitgaven.(zie verder presentatie ALV 2015) Verzoek van Kees van Breemen aan de leden om de declaraties achteraf in te dienen of vooraf het geld bij Kees ophalen. Tevens het verzoek om de barborg op de rekening van de leden te storten. Dit verzoek wordt verder in de bestuursvergadering besproken. 8. Vaststellen contributie en consumptieprijzen 2015 Voorstel consumptieprijzen: - kosten kaart naar 15,00 - lossen consumptie naar 1,60 Voorstel contributie: De contributie voor zowel de senioren als de junioren blijft gelijk. Beide voorstellen zijn aangenomen. 9. Bestuurssamenstelling 2015 Aftreden van 2 bestuursleden: Sylvia Schlangen en Edgar Verschaeren. De voorzitter dankt Edgar en Sylvia voor de inzet en werkzaamheden die ze voor onze club hebben verricht. Verkiezing nieuw bestuurslid: Marliene Bos heeft zich kandidaat gesteld voor de functie van secretaris. Marliene wordt door de aanwezige leden gekozen voor zitting in het bestuur in de functie van secretaris. Door het vertrek van Edgar Verschaeren is er een vacature binnen het bestuur ontstaan voor beleidszaken. 10. Rondvraag en sluiting René Schlachter: René verzoekt om commissieleden uit te nodigen voor aanwezigheid tijdens de bestuursvergaderingen.

6 Voorzitter geeft aan dat dit reeds op de agenda staat en dat hier snel gehoor aan wordt gegeven. René Schlachter: René stelt voor om de smash welke jaarlijks wordt verstuurd vóór aanvang ALV, rond te laten brengen door de jeugdleden. Dit spaart uiteraard in portkosten. Actie wordt door jeugdcommissie opgepakt. Jos Kuijper: Jos geeft aan dat er tijdens de zaterdag competitie maar 2 bardiensten zijn ingepland met als eindtijd Verzoek van Jos om op deze zaterdagen 3 diensten in te zetten en de eindtijd naar uur te verschuiven. Als reden hiervoor geeft hij aan dat het vaak nog druk is in de late uren en dat de leden dan zelf de barwerkzaamheden moeten verzorgen. Voorstel wordt door de aanwezige leden aangenomen. De voorzitter sluit onder dankzegging van alle aanwezigen de vergadering. 11. Presentatie jeugdlid Jules Overes: Jules Overes, jeugdlid van TC Born geeft een presentatie over zijn reis naar Peru. Gedurende 3 weken gaat Jules deze zomer het project Mama Alice ondersteunen en zodoende zorgen voor een betere toekomst voor de lokale jeugd. Op de website van TC Born onder rubriek jeugdhoek kunt u hierover meer lezen. De voorzitter dankt Jules voor zijn presentatie en wenst hem uiteraard heel veel succes. De PowerPoint presentatie algemene ledenvergadering 2015 is terug te vinden op de website van TC Born. Sylvia Schlangen Secretaris TC Born