Structuur, Samenwerking en GROEI

Transcriptie

1 Werkplan 2013 Structuur, Samenwerking en GROEI Versie : 2.0 Datum :

2 Inhoud 1. Inleiding Doelstellingen, mission statement, speerpunten Doelstellingen Mission statement LTV Harava Speerpunten Concrete werkzaamheden... 5 Werkplan LTV Harava 2013 Pagina 1 van 7

3 1. Inleiding LTV Harava is op 11 april 1962 opgericht. Dit betekent dat de vereniging al 50 jaren oud is. In die jaren heeft de vereniging zich aangepast aan de tijd. De tevredenheid onder de leden is voldoende. In een enquête onder de leden in 2011 werd de vereniging overall gewaardeerd met het cijfer 6,7. Daarentegen nemen het elan, de geestdrift en bereidheid om zich voor de vereniging in te zetten mondjesmaat af. Dit wordt veroorzaakt door of gaat mede gepaard met een teruglopend ledenaantal in de afgelopen vijf jaren. Mede door de vele energie, die is gestoken in de samenwerking met de verenigingen v.v. UHC, Fortuna 54 en Hurry Up en de komst van een sporthal is er deze jaren te weinig onderhoud aan de vereniging gepleegd, waardoor een negatieve spiraal zich lijkt te hebben ingezet. Deze spiraal moet doorbroken en omgebogen worden. Kortom het roest moet van de vereniging worden verwijderd. De leden van de vereniging moeten met z n allen aan de slag. Daartoe heeft het bestuur van LTV Harava een werkplan voor 2013 geschreven. Het werkplan beschrijft de belangrijkste aandachtspunten voor komend jaar op basis van de algemene doelstelling van de vereniging. Vrij vertaald is het werkplan, de opdracht die het bestuur meekrijgt vanuit de leden om komend jaar aan te werken met als achterliggend doel de mission statement van LTV Harava. Het werkplan draagt de titel Structuur, Samenwerking en GROEI. Structuur binnen de organisatie is noodzakelijk. De afgelopen jaren is de vacature van jeugdcommissielid binnen het bestuur niet ingevuld. Vanuit de sponsorcommissie is geen afgevaardigde in het bestuur aanwezig. Daarnaast wordt de groep senioren (55+-leden) steeds groter. Denkbaar is een seniorencommissie in te stellen. Veel praktische zaken als de bardienst worden incidenteel geregeld. Structuur is voor elke organisatie de basis. Hier ligt de belangrijkste taak. Vanuit de structuur wordt gekeken naar samenwerking en groei. De organisatie dient helder, duidelijk en transparant te zijn. Leden dienen weer te weten waar ze aan kunnen kloppen. Vervolgens is samenwerking een belangrijk speerpunt dit jaar. De beoogde samenwerking met v.v. UHC, Fortuna 74 en Hurry Up dient te worden afgerond. Daarnaast dient samenwerking onderzocht te worden met het oog op groei. Groei voor de vereniging in de vorm van leden, maar ook groei of meer fundament onder de diverse activiteiten. Groei van de vereniging is absoluut noodzakelijk. Een ledenaantal van minimaal 250 leden is nodig om voldoende vrijwilligers en draagvlak voor activiteiten te hebben, maar ook om in de loop der jaren voldoende financieel draagvlak te hebben voor onderwerpen als groot onderhoud. Werkplan LTV Harava 2013 Pagina 2 van 7

4 2. Doelstellingen, mission statement, speerpunten 2.1 Doelstellingen De algemene doelstelling van de vereniging is verwoord in artikel 3 van de statuten. De vereniging heeft als doel het doen beoefenen en bevorderen van de tennissport Zij tracht dit doel onder meer te bereiken door: o Het geven van gelegenheid tot het beoefenen van het tennisspel o Het vormen van een band tussen zijn leden o Het maken van propaganda voor het tennisspel o Het vertegenwoordigen van zijn leden tegenover de vereniging; Koninklijke Nederlandse Lawn Tennis Bond o Het nemen van maatregelen, die kunnen leiden tot het verhogen van het spelpeil van de leden van de vereniging o Het uitschrijven van- en deelnemen aan wedstrijden, speciaal ook door het deelnemen aan de door de KNLTB georganiseerde competitie o Het verbreiden van de regels van het tennisspel onder de leden o Alle wettige geoorloofde middelen die de vereniging verder ten dienste staan o Al hetgeen te dezer zake nader is omschreven in het na te noemen Huishoudelijk Reglement. Als bestuur hebben we deze doelstellingen vertaald in een eigentijds mission statement waarin het unieke bestaansrecht van de vereniging in is verwoord en dat gebruikt zal worden als houvast voor het beleid en de communicatie hierover. 2.2 Mission statement LTV Harava LTV Harava is een tennisvereniging die tot doel heeft haar leden op een hoogwaardige accommodatie de tennissport te laten beoefenen en waar recreatief en prestatief tennis met elkaar verbonden zijn. Een vereniging die gekenmerkt wordt door gastvrijheid, gezelligheid, sportiviteit en een goed gestructureerde op vrijwilligers gebaseerde organisatie waarbij het streven is dat alle leden naar vermogen een bijdrage leveren. 2.3 Speerpunten LTV Harava heeft voor de komende vijf jaren speerpunten opgesteld, die invulling dienen te geven aan de doelstellingen en het mission statement zoals hierboven verwoord. De belangrijkste speerpunten voor de komende vijf jaar zijn: Invulling geven aan de (nieuwe) organisatievorm van bestuur en commissies waardoor deze professioneler, effectiever en doelmatiger kunnen werken Promotie van het tennisspel als aansprekende en bereikbare sport en LTV Harava als een gezellige en leuke vereniging om o leden van diverse doelgroepen te werven o oud leden terug te winnen Vergroten van de binding met de huidige leden om deze te behouden door: o Het recreatief tennis een verdere impuls geven, waardoor meer leden deelnemen aan activiteiten Werkplan LTV Harava 2013 Pagina 3 van 7

5 o Het aanbieden van activiteiten die sfeerbevorderend werken o Het technisch en prestatief beleid verder professionaliseren, zodat jeugd en senioren op een zo hoog mogelijk niveau kunnen presteren o Het tennispark en de banen op een kwalitatief goed niveau te houden o De kantine naar een hoogwaardiger niveau te brengen qua faciliteiten en sfeer waarbij aantrekkelijke prijzen worden gerekend o Nieuwe leden maximaal te begeleiden zodat ze zich snel thuis voelen o Gedurende het jaar activiteiten en/of mogelijkheden te bieden Ontwikkelen van vrijwilligerswerk beleid dat waarborgt dat ook in de toekomst voldoende leden zich gemotiveerd voor de vereniging inzetten, waarvoor een laagdrempelig contributiebeleid kan worden gehanteerd Een sponsorbeleid ontwikkelen dat de vereniging helpt aan voldoende middelen om extra activiteiten te kunnen organiseren zoals extra trainingen en (open) toernooien Een gezond en transparant financieel beleid met voldoende reserveringen voor de toekomst van de vereniging. Het zoeken van samenwerking met andere verenigingen om de faciliteiten naar een hoogwaardiger niveau te tillen De hierboven vermelde speerpunten worden hierna verder uitgewerkt tot concrete werkzaamheden. De diverse commissies nemen hun verantwoordelijkheid en werken deze vervolgens uit. Werkplan LTV Harava 2013 Pagina 4 van 7

6 3 Concrete werkzaamheden (Structuur) organisatie Verantwoordelijkheden, taken en activiteiten van de diverse commissie uitschrijven en daaraan namen koppelen. De behoefte aan een seniorencommissie onderzoeken. Vanuit elke commissie dient er een afvaardiging in het bestuur te komen. Ondersteunende functies, zoals ledenadministratie, periodiek laten rapporteren. De overdracht van taken aan Stichting Schaarweide in kaart brengen. Vooruitlopend te samen met de samenwerkende verenigingen werkafspraken maken over de over te dragen taken. Een meerjarig beleidsplan opstellen. Samenwerking Formele samenwerking in de vorm van overeenkomsten uitwerken met v.v. UHC, Fortuna 74 en Hurry Up. Samenwerking onderzoeken met tennisvereniging t Heufke (Batenburg). Samenwerking onderzoeken met Dutch tennis. Onderzoeken of Wijchense tennisverenigingen elkaar kunnen versterken. Mogelijkheden onderzoeken van verhuur van de tennisbanen met camping De Tolbrug. Groei Werving leden, o.a. middels jeugdclinic, invitatietoernooi, informatieavond, etc.. Introductieavond nieuwe leden Onderzoeken mogelijkheden variabele lidmaatschappen: o Vakantielidmaatschap. o Combinatie lidmaatschap met samenwerkende vereniging. o Gezinslidmaatschap. o 65+ pas. Vrijwilligers (buiten de club) werven. Tennislessen toegankelijk houden. Verbeteren accommodatie Verbouwen kantine i.s.m. v.v. UHC en Stichting Schaarweide. Nieuw aanleggen en draaien van tennisbanen. Mogelijkheden van LED-verlichting onderzoeken. Nieuw mini-tennisveld en oefenmuur aanleggen. Verplaatsen tribune en plaatsen banken. Sponsoring Een hoofdsponsor zoeken voor het uitdragen van het imago van de club. Sponsorpakketten actualiseren en meer variabel maken. Activiteiten voor sponsoren organiseren. Werkplan LTV Harava 2013 Pagina 5 van 7

7 Vrijwilligers Vrijwilligersavond organiseren. Tijdige indeling vrijwilligers. Imago Harava Mogelijkheden clubkleding onderzoeken. Website actueel houden Aankleding van accommodatie bij (open) toernooien Promotie / advertenties / verslagen in pers. Nieuwe activiteiten Clubavond nieuw leven inblazen. Seniorentoernooi (voor- en najaar) organiseren. Wintercompetitie. Club seniorentoernooi (buiten KNLTB-reglement). Echte parentoernooi nieuw leven in blazen. Dubbel - laddercompetitie. Uitwisseling. Jeugd / Junioren In samenspraak met (ouders van) jeugd-/juniorleden nader uitwerken. Senioren In samenspraak met senioren nader uitwerken. Werkplan LTV Harava 2013 Pagina 6 van 7