Privacy reglement. Stichting Peuterspeelzaal Urk

Transcriptie

1 Privacy reglement Stichting Peuterspeelzaal Urk Mei 2018

2 1. Inleiding De Wet Bescherming Persnsgegevens (WBP) is ntwikkeld ter bescherming van persnen en gegevens van deze persnen. De wet geeft regels vr het verzamelen en verwerken van persnsgegevens. Er gelden strikte vrwaarden m gegevens te mgen raadplegen en te verstrekken. De AVG fwel Algemene Verrdening Persnsgegevens, de nieuwe wet betreffende de bescherming persnsgegevens, die in mei 2018 in werking treed is reeds verwerkt in dit dcument. Meer infrmatie hierver is te vinden via de website van de verheid; Stichting Peuterspeelzaal Urk gaat zrgvuldig m met persnsgegevens van haar klanten en persneel. Hierbij wrdt vldaan aan de Wet Bescherming Persnsgegevens ( WBP) en gelden de vlgende bepalingen : Alle persnsgegevens wrden in vereenstemming met de Wet Bescherming Persnsgegevens (WBP) Stichting Peuterspeelzaal Urk heeft maatregelen genmen pdat persnsgegevens, gelet p de deleinden waarvr zij wrden verwerkt, accuraat, tereikend, ter zake dienend en niet bvenmatig zijn. Binnen Stichting Peuterspeelzaal Urk is verwerking van persnsgegevens tegestaan aan persnen vr wie en vr zver dat met het g p de uitefening van hun functie ndig is. Stichting Peuterspeelzaal Urk heeft in het kader van de WBP de rl van verantwrdelijke en heeft een privacy aanspreekpunt ingesteld. Verwerking van persnsgegevens binnen de kinderpvang vallen nder het vrijstellingsbesluit en heven niet gemeld te wrden bij de Autriteit Persnsgegevens. 2

3 2. Inhudspgave 1. Inleiding pagina 2 2. Inhudspgave pagina 3 3. Fts en Beeldmateriaal pagina 4 4. Gegevens klanten pagina Overige afspraken pagina Bijlage 1 testemmingsverklaring VVE pagina Bijlage 2 Testemmingsverklaring ft s pagina 11 3

4 3. Ft s en beeldmateriaal Het publiceren van ft s van kinderen, uders en persneel van Stichting Peuterspeelzaal Urk valt nder de Wet Bescherming Persnsgegevens. Dat wil zeggen dat die ft s alleen geplaatst mgen wrden met testemming van degene (f diens wettelijk vertegenwrdiger) die p de ft staat. In verschillende publicaties van Stichting peuterspeelzaal Urk wrden ft's pgenmen m de bdschap te verduidelijken f de tekst te verfraaien. Ok p nze website en Facebkpagina staat een aantal ft s. Om te vrkmen, dat buitenstaanders misbruik maken van afbeeldingen p de website f Facebkpagina, zijn daar afspraken ver gemaakt: - er wrden geen clse-up ft s gepubliceerd, wel ft s van grepjes kinderen; - er wrden geen achternamen gebruikt bij nderschriften van ft s; - namen gekppeld aan adresgegevens wrden niet p de website geplaatst; - de p de website van Stichting Peuterspeelzaal Urk geplaatste infrmatie zal ntdaan zijn van privacy- gevelige infrmatie; er zal nit meer dan vrij verkrijgbare infrmatie pgenmen wrden. Ouders wrdt eenmalig gevraagd m schriftelijk testemming te verlenen. Deze beslissing kan ten allen tijde schriftelijk wrden herrepen. 4. Gegevens Klanten 4.1. Del gegevensverwerking Stichting Peuterspeelzaal Urk verzamelt alleen gegevens van uders en kinderen in het kader van de uitefening van haar taken. Gegevens van klanten wrden geregistreerd met als del: het bijhuden van adresgegevens en bankgegevens in verband met facturering en de uitvering van de vereenkmst; het bijhuden van gegevens die van belang zijn vr de pvang, verzrging, begeleiding en ntwikkeling van het kind; het nderhuden van cntacten met de uders, vgden en verzrgers van de kinderen; het aanvragen van subsidie/teslagen 4.2 Gegevens die wrden vastgelegd Persnsgegevens wrden slechts verwerkt wanneer dit ndzakelijk is vr de uitvering van een vereenkmst waarbij de uder, kind f medewerker partij is, f vr handelingen die p verzek van de betrkkene wrden verricht. 4

5 Welke gegevens wrden vastgelegd? De vlgende gegevens van klanten wrden vastgelegd p basis van pgave dr uders. Deze gegevens wrden vastgelegd ten beheve van het uitveren van de vereenkmst tussen klant en Stichting Peuterspeelzaal Urk vr de pvang van de kinderen van betreffende klanten p een van lcaties van Stichting Peuterspeelzaal Urk Kind Naam Adresgegevens BSN kind Gebrtedatum Srt pvang Dagdelen waarp de pvang plaatsvindt f gewenst is Ouders Naam Adresgegevens Telefn (vast, mbiel, werk) BSN uders Bankrekeningnummer uders Inkmensgegevens tbv cntributiebepaling Bij het bewaren van deze gegevens wrden de wettelijke bewaartermijnen van de belastingdienst en aanbevlen bewaartermijnen dr de Autriteit Persnsgegevens (AP) in acht genmen. Wanneer de pvang wrdt beëindigd dient het kind-dssier 2 jaar te wrden bewaard. De cntracten dienen 7 jaar te wrden bewaard. De gegevens wrden digitaal bewaard in een beveiligde map, gearchiveerd p grep en jaartal waarin het cntract is beëindigd. Stichting Peuterspeelzaal Urk legt alleen die gegevens vast die ndig zijn vr de zrg- en dienstverlening. Ieder kind heeft een eigen dssier. Een administratief deel van het dssier is digitaal in het sftwaresysteem pgeslagen en prepbaar dr slechts een aantal dr middel van een wachtwrd tegelaten medewerkers. Daarnaast is er een papieren dssier p aanvraag en nder tezicht in te zien, pgebuwd uit de vlgende nderdelen: Intakefrmulier nieuw kind Plaatsingsvereenkmst, inclusief facturatiegegevens Aanvraagfrmulier Mutatiefrmulier(en) Crrespndentie Medicijnverklaring; indien van tepassing Originele bservaties Testemmingsfrmulier uitstapjes, etc. Ouder-kind-gegevens Nieuwe dcumenten wrden slechts dr de medewerkers van de administratie tegevegd aan het digitale f papieren dssier. 5

6 Bijzndere aandachtspunten die behren bij de specifieke ndzaak vr de kinderpvang: Telefnnummers en adresgegevens van de uders/verzrgers, wrden in het digitale kindregistratieprgramma bij het betreffende kind vermeld via het frmulier uder-kindgegevens. Vanuit het systeem wrdt er een lijst met adressen, telefnnummers van uders/verzrgers verstrekt p de grep. De lijst met adressen en telefnnummers wrdt gecheckt en bijgesteld en in de grepsruimte bewaard in de grepsmap. Alle kinderpvangrganisaties in Nederland zijn verplicht gegevens te verstrekken aan de Belastingdienst/Teslagen. In de Algemene Wet inkmensafhankelijke Regelingen is bepaald dat Kinderpvangrganisaties het Burger Service Nummer meten verstrekken van diegene, p wie de gegevens betrekking hebben. Tevens wrdt gesteld dat diegene p wie de gegevens betrekking hebben aan de Kinderpvangrganisatie hun Burger Service Nummer bekend meten maken. De Belastingdienst/Teslagen vraagt het Burger Service Nummer m cntrle uit te kunnen efenen p het recht p teslag en inkmen. Dit kmt vrt uit een aantal maatregelen die het kabinet heeft genmen m de Kinderpvang vr langere termijn tegankelijk en financieel beheersbaar te huden. Daarnaast zijn wij als rganisatie vanuit de wet OKE verplicht m pleidingsgegevens aan uders te vragen. Bij een vlgens de verheid bepaald "laag" pleidingsniveau van de uders wrdt het kind vanuit de gemeente extra ndersteund, nder andere p het gebied van de taal. Gegevens van de medewerkers van de instelling wrden zrgvuldig bewaard in de persneelsdssiers, die tevens gedigitaliseerd zijn. De lnadministratie wrdt verzrgd dr administratiekantr Prfinis. De gegevens van de medewerkers wrden hier zrgvuldig pgeslagen. Gegevens in het speciaal vr de kinderpvang ntwikkelde sftwaresysteem the Nanny kunnen alleen wrden ingezien dr: de directie, de cördinatr, de medewerker planning en plaatsing. Het systeem is beveiligd met een wachtwrd en er vinden autmatische updates plaats die de laatste ntwikkelingen en wijziging in eisen tevegen. 6

7 4 Overige afspraken en richtlijnen 4.1 Gedragscde Vr alle medewerkers van Stichting Peuterspeelzaal Urk geldt dat zij zrgvuldig mgaan met de privacygevelige gegevens van klanten, uders en van cllega s. Dit betekent dat: privacy gevelige nderwerpen met uders wrden besprken znder aanwezigheid van andere uders; Indien er tijdens het haal- f brengmment gevelige zaken met uders besprken wrden, gebeurt dit in een ruimte waar andere uders het gesprek niet kunnen vlgen; buiten de werkkring geen casus met naam en tenaam wrdt besprken; in ntulen gebruik wrdt gemaakt van initialen als kinderen genemd wrden. De verdrachtsmap is vr intern gebruik, daarin kunnen namen vlledig geschreven wrden; schriftelijke gegevens zrgvuldig wrden pgebrgen; er niet tegen uders in negatieve termen wrdt gesprken ver grepsgenten van hun kind; cllega s niet ver elkaar praten en dat er geen gegevens ver medewerkers met elkaar wrden uitgewisseld znder medeweten van de betrkkene; er geen privégegevens van medewerkers aan uders wrdt verstrekt; cmputers p de vestiging zijn beveiligd met een wachtwrd. 4.2 Inzage, cntrle en wijziging gegevens De uder/verzrger en medewerker heeft het recht de gegevens die zijn vastgelegd ver het kind in te zien. Inzage betekent dat men in principe alle gegevens kan lezen die dr de instelling zijn vastgelegd. Inzien kan alleen met testemming en nder tezicht in een van de kantrruimtes. Hiervr wrdt een afspraak gemaakt met de cördinatr. Indien een dergelijke aanvraag bij Stichting Peuterspeelzaal Urk binnen kmt, zal zij de vlgende infrmatie verschaffen aan de uders: De deleinden van de gegevensverwerking; waarvr wrden de persnsgegevens ingezet De aard en de herkmst van de persnsgegevens die verwerkt wrden; dit kunnen bijvrbeeld de gegevens zijn die uders actief hebben verstrekt bij het inschrijven, f die Stichting Peuterspeelzaal Urk heeft verzameld gedurende de pvangperide. De ntvangers van de gegevens; dit zijn de derde partijen aan wie Stichting Peuterspeelzaal Urk gegevens verschaft en die deze gegevens vr eigen deleinden kunnen verwerken. Denk hierbij aan de Belastingdienst, bureau jeugdzrg, GGD f het cnsultatiebureau. 4.3 Crrigeren f vernietigen van gegevens. Het kan zijn dat de uder/verzrger en/f de medewerker vindt dat de gegevens niet juist zijn weergegeven. Men kan in dat geval vragen de gegevens te crrigeren f te vernietigen. Het verzek richt men aan de cördinatr. Om te vlden aan een dergelijk verzek van de uder, heft er niet per se sprake te zijn van een verwijtbare gedraging dr Stichting Peuterspeelzaal Urk. Feitelijke njuistheid van gegevens heft tensltte geen gevlg te zijn van het niet vlden aan de zrgplicht. Gegevens kunnen k per ngeluk futief zijn pgegeven f ingeverd. 7

8 Een verzek tt vernietiging van gegevens kan wrden afgewezen als bewaring van gegevens bij wet verplicht is, bijvrbeeld vr de belastingdienst, f als de gegevens ng ndig zijn vr een financiële afhandeling. Ok kan een wettelijk vrschrift verhinderen dat gegevens vernietigd wrden. Gegevens wrden vernietigd als vertruwelijk materiaal, in een speciaal daarvr bestemde afgeslten cntainer. 4.4 Telefnisch f mndeling gegevens verstrekken. Er wrdt geen vertruwelijke infrmatie verstrekt aan derden, anders dan de belastingdienst f de plitie na aanvraag en verleg. Hierbij kan gedacht wrden aan telefnnummers, adressen f andere vertruwelijke infrmatie. In het geval van een gerechtelijk bevel betreffende kinderen van gescheiden uders is dit k van tepassing en wrdt er geen infrmatie gedeeld met de uder die de kinderen niet mag zien. 4.5 Vragen van instanties betreffende de bij ns geplaatste kinderen Deze vragen, die veelal telefnisch wrden gesteld beheven een speciale benadering en daarm is het vlgende aandachtspunt regelmatig nderwerp van gesprek bij de medewerkers. Ingevegd prtcl geeft weer wat er van de medewerkers wrdt verwacht: Prtcl; Omgang met vragen van instanties betreffende de bij ns geplaatste kinderen en hun uders! Het kmt regelmatig vr, dat medewerkers/hulpverleners van instanties, cntact pnemen ter infrmatie f mededeling betrekking hebbend p een kind f uders van de bij ns geplaatste kinderen. Enkele vrbeelden Cnsultatiebureau Gemeente Urk Jeugdzrg Veilig thuis Intern begeleiders van schlen Leerkrachten van schlen Lgpedisten Fysitherapeuten Andere kinderpvangrganisaties Etc Veel van deze medewerkers geven aan te bellen met medeweten van de uders. In de meeste gevallen zijn de bedelingen ged en kmen ze vrt uit een afgesprken plan. Om echter te vrkmen dat dit niet z is en we infrmatie verstrekken aan niet bevegde persnen, dienen we hier zrgvuldig mee m te gaan! Medewerkers van Stichting Peuterspeelzaal Urk die de telefn aannemen wrden geacht het vlgende te den: 1. Vraag de naam en het telefnnummer van de betreffende persn en geef aan dat je vanuit privacy verwegingen p een later tijdstip terug zult bellen. 2. Vraag bij de uders na f het klpt dat deze persn cntact heeft gezcht en vraag f er antwrd mag wrden gegeven p de gestelde vragen. 3. Bij een akkrd van de uders bel je de instantie terug. Bij een nee; als de uders aangeven dit cntact niet wenselijk te vinden dan wrdt de persn terug gebeld met de mededeling dat er geen infrmatie wrdt gegeven. Een eventuele reden zal k niet wrden gegeven. 8

9 4.6 Overdracht naar basisschl Om de verstap van de peuterspeelzaal naar de basisschl z sepel mgelijk te laten verlpen wrdt van ieder kind p de leeftijd van ngeveer 3 jaar en 9 maanden dr de mentr van het kind het Ontwikkelings Vlg Mdel ingevuld. Hierin kmen verschillende aspecten van de ntwikkeling van het kind aan de rde: sciaalemtineel, cgnitief, mtrisch en taal-/spreekvaardigheid. Tevens wrden de uders een verdrachtsgesprek aangebden. In dit gesprek wrdt OVM besprken. Wanneer er aandachtspunten zijn, waarvan de tekmstige leerkracht van het kind p de hgte met zijn m het kind een z ged mgelijke start te geven wrdt met testemming van uders de Intern Begeleider van de basisschl uitgendigd m mee te kijken in de grep. Vr kinderen met een VVE indicatie wrdt de Intern Begeleider van de basisschl altijd uitgendigd m mee te kijken in de grep. Na testemming van de uders stuurt de administratie van de peuterspeelzaal de ntwikkelingslijst naar betreffende IB er van de basisschl. 9

10 BIJLAGE 1 : TOESTEMMINGSVERKLARING VVE Naam Kind : Uw kind bezekt f gaat binnenkrt de VVE grep bezeken. Om uw kind z ptimaal mgelijk te vlgen en te begeleiden is het sms ndig cntact te nderhuden met de nderstaande rganisaties. - Intern Begeleider peuterspeelzaal / basisschl, - Gemeente Urk, - Zrggrep Oude en nieuwe Land cnsultatiebureau, - Lgpedie / Kinderfysipraktijk Urk - Triade, - Kentalis Taaltrein. Hiervr hebben wij uw testemming ndig. Hierbij geef ik wel / geen * testemming aan Stichting Peuterspeelzaal Urk vr bespreking en verdracht van gegevens van mijn kind. Datum : Naam Ouder : Handtekening : Indien u deze verklaring wilt intrekken kunt u dit schriftelijk kenbaar maken. * drhalen wat niet van tepassing is 10

11 BIJLAGE 2 : TOESTEMMINGSVERKLARING FOTO S Naam Kind : Hierbij geef ik testemming aan grepsleiding vr : Het pnemen van mijn mbiele nummer in de grepsapp van de peutergrep van mijn kind het maken van ft s van mijn kind ten beheve van de greps app Indien u deze testemming wilt intrekken kunt u dit schriftelijk kenbaar maken Ik verklaar hierbij de ft s van de grepsapp alleen te gebruiken vr eigen gebruik en niet dr te sturen naar derden en / f plaatsing p Scial Media. Deze testemmingsverklaring blijft ten allen tijde geldig, k na het verlaten van de peuterspeelzaal. Datum : Naam Ouder : Handtekening : 11