1 Inleiding. Privacyreglement

Transcriptie

1 1 Inleiding T Skltje Kinderpvang Helmnd gaat zrgvuldig m met privacy gegevens van haar klanten, medewerkers en sllicitanten. Hierbij wrdt vldaan aan de Algemene Verrdening Gegevensbescherming (AVG) en gelden de vlgende bepalingen: Alle persnsgegevens wrden in vereenstemming met de Algemene Verrdening Gegevensbescherming (AVG) en p behrlijke en zrgvuldige wijze verwerkt. T Skltje Kinderpvang Helmnd heeft maatregelen genmen pdat persnsgegevens, gelet p de deleinden waarvr zij wrden verwerkt, accuraat, tereikend, ter zaken dienend en niet bvenmatig zijn. Binnen T Skltje Kinderpvang Helmnd is verwerking van persnsgegevens tegestaan aan persnen vr wie en vr zver dat met het g p de uitefening van hun functie ndig is. T Skltje Kinderpvang Helmnd heeft in het kader van de AVG de rl van verantwrdelijke en heeft een privacy aanspreekpunt ingesteld. De gegevens van T Skltje Kinderpvang Helmnd en het Privacy aanspreekpunt zijn: T Skltje Kinderpvang Helmnd t.a.v. Privacy aanspreekpunt Berhaavelaan SL Helmnd KvK-nummer Telefn: privacy@t-skltje.nl 1

2 2 Inhudspgave 1 Inleiding 1 2 Inhudspgave 2 3 Gegevens klanten Del gegevensverwerking Gegevens die wrden vastgelegd Inventarisatie delbinding Bewaren en bewaartermijn van gegevens klanten Uitwisseling van klantgegevens met derden 9 4 Gegevens medewerkers en sllicitanten Gegevens medewerkers Gegevens sllicitanten 12 5 Overige afspraken en richtlijnen Gedragscde Medewerkers, bewustwrding en gedrag Inzage, cntrle en wijziging van gegevens Beveiliging Identificatie klant Tegang van derden tt persnsgegevens Klachten Autriteit Persnsgegevens 18 2

3 3 Gegevens klanten In dit privacyreglement wrdt de term klant f uder gebruikt. Hiermee wrdt de uder c.q. verzrger van het kind bedeld die het uderlijk gezag ver het kind van jnger dan 16 jaar heeft en die het cntract met T Skltje Kinderpvang Helmnd heeft ndertekend. Hierbij gaat T Skltje Kinderpvang Helmnd ervan uit, dat deze uder eventuele verzeken vrtvleiende uit dit privacyreglement afstemt met de andere uder (niet zijnde cntractuder). De uder c.q. verzrger die geen cntract met T Skltje Kinderpvang Helmnd heeft, kan indien hij/zij gebruik wil maken van de rechten zals mschreven in dit privacyreglement, dit den in afstemming met de cntractuder. Bij bvenstaande heeft T Skltje Kinderpvang Helmnd aansluiting gezcht bij artikel 5 van de Aanvullende Algemene Vrwaarden T Skltje Kinderpvang Helmnd. 3.1 Del gegevensverwerking T Skltje Kinderpvang Helmnd verzamelt alleen gegevens van klanten (uders en kinderen) in het kader van de uitefening van haar taken. Gegevens van klanten wrden geregistreerd met als del: het bijhuden van adresgegevens en bankgegevens in verband met facturering en de uitvering van de vereenkmst; het bijhuden van gegevens die van belang zijn vr de pvang, verzrging, begeleiding en ntwikkeling van het kind; het nderhuden van cntacten met de uders, vgden en verzrgers van de kinderen; het aanvragen van subsidie/teslagen. 3.2 Gegevens die wrden vastgelegd T Skltje Kinderpvang Helmnd legt de vlgende gegevens vast, hierbij kan nderscheid gemaakt wrden tussen gegevens die bij inschrijving wrden vastgelegd en gegevens die wrden vastgelegd als nderdeel van de pvang van de kinderen van de uders. Inschrijving De vlgende gegevens van klanten wrden vastgelegd p basis van pgave dr uders. Deze gegevens wrden vastgelegd ten beheve van het uitveren van de vereenkmst tussen klant en T Skltje Kinderpvang Helmnd vr het pvangen (dagpvang) van de kinderen van betreffende klanten p de lcatie van T Skltje Kinderpvang Helmnd. 3

4 Kind Naam Adresgegevens BSN kind Geslacht Gebrtedatum Gebrteplaats Plisnummer en zrgverzekering Naam huisarts Naam tandarts Allergie Medicijngebruik Inentingen Srt pvang Dagdelen en tijden waarp de pvang plaatsvindt f gewenst is Ouders Naam Adresgegevens Telefn (vast, mbiel, werk) Gebrtedatum uders BSN uders Bij het bewaren van deze gegevens wrden de wettelijke bewaartermijnen van de belastingdienst en aanbevlen bewaartermijnen dr de Autriteit Persnsgegevens (AP) in acht genmen. Achterwacht Naam van de achterwacht Telefn (vast, mbiel, werk) Opvang Kind dssier met hierin de vlgende gegevens: Kindgegevensfrmulier Observaties 4

5 Verklaring medicijntediening* Aftekenlijst medicijntediening* Bekwaamheidsverklaring vr het uitveren van medische handelingen Actieplan medisch handelen inzake wet BIG Actieplan anafylaxie* Verslag uder gesprek* Kind verslag grepsverleg Overzicht verslaglegging meldcde en bijbehrende verslagen* Gegevens wrden vastgelegd dr de pedaggisch medewerker. De met een sterretje gemarkeerde zaken wrden (mede) dr uders aangegeven. Bij het bewaren van deze gegevens wrden de wettelijke dan wel geadviseerde bewaartermijnen vanuit de AP in acht genmen. Wij bewaren de vlgende bijzndere persnsgegevens, van zwel medewerkers die vr nze rganisatie werken, uders en kinderen die bij nze rganisatie kinderpvang afnemen. Gegevens ver gezndheid (kinderen met een allergie.i.d.) Salarisgegevens (van nze medewerkers, niet van de uders) Pasprt kpie, waarp pasft zichtbaar is (van nze medewerkers, niet van de uders) BSN nummer (van de uders en de kinderen en nze medewerkers) Alle bvenstaande gegevens staan in ns planningsprgramma, f staat beschreven p desbetreffende frmulieren, f delen wij met nze salarisadministratie, f delen wij met de belastingdienst. 3.3 Inventarisatie delbinding Wij verwerken de vlgende persnsgegevens met nderstaande delen, daar hebben wij ze vr gekregen en uitsluitend daarvr gebruiken wij deze. Dat nemen we delbinding. Het is belangrijk dat persnsgegevens alleen wrden verwerkt (pgeslagen en gebruikt) vr de deleinden waarvr deze zijn verkregen. Grndslag: Grndslag is een reden p basis waarvan de persnsgegevens verwerkt mgen wrden. Een reden vr ns is dat wij deze persnsgegevens ndig hebben vr het uitveren van de plaatsingsvereenkmst. 5

6 Ouders en kinderen: BSN Organisaties buiten de verheid mgen het BSN (burger-servicenummer) alleen gebruiken als dat vlgens de wet is tegestaan. Persnsgegevens naam + adres + wnplaats + telefnnummer + + BSN + gebrtedatum Grndslag Del vereenkmst met handtekening p papier (persnlijk gegevens frmulier en evt. machtiging autmatische incass) uders meten kinderpvangteslag aanvragen bij de verheid, ter cntrle van deze kinderpvangteslag meten wij bij de belastingdienst de KOI gegevens aanleveren, waarnder het BSN nummer van alle kinderen en hun uders Verwerkingen Verwerking dr ICT systeem Bewaartermijn interactie met de verheid in het belang van (en met testemming van) de uders directie planningsprgramma gedurende de duur van de vereenkmst, indien aan alle betalingsverplichtingen zijn vldaan Kinderen Gezndheidsgegevens Grndslag Del Verwerkingen Verwerking dr ICT systeem Bewaartermijn gegevens m.b.t. ntwikkeling, allergieën, medicijngebruik etc. frmulier bijznderheden / medicijnverstrekkingsfrmulier / bservatielijsten ntwikkeling en gezndheid waarbrgen van het kind medewerkers p de grep van het betreffende kind Directie en medewerkers nvt gedurende de duur van de vereenkmst, indien aan alle betalingsverplichtingen zijn vldaan Medewerkers 6

7 Persnsgegevens Grndslag Del Verwerkingen Verwerking dr ICT systeem Bewaartermijn naam + adres + wnplaats + telefnnummer + + BSN + gebrtedatum + salarisgegevens + kpie ID + bankgegevens arbeidsvereenkmst wij hebben de gegevens van de medewerkers ndig m aan te leveren vr de salarisverwerking en vr eventuele verzuimregistratie Salariëring, arb dienst en directie Directie, salariëring, arb dienst en accuntant via salarisadministratie, via systeem arb dienst, via planningssftware gedurende de duur van de vereenkmst Verstrekking aan derden De gegevens die u aan ns geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit ndzakelijk is vr uitvering van de hierbven beschreven deleinden. Z maken wij gebruik van een derde partij vr: - Het verzrgen van de internetmgeving van het planningsprgramma; - Het verzrgen van de (financiële en salaris) administratie; - Het verzrgen van de internetmgeving vr het mailprgramma; - Het verzrgen van de verzuimregistratie; - Het aanleveren van gegevens aan de belastingdienst Wij geven nit persnsgegevens dr aan andere partijen waarmee we geen verwerkersvereenkmst hebben afgeslten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de ndige afspraken m de beveiliging van uw persnsgegevens te waarbrgen. Verder zullen wij de dr uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en tegestaan is. Een vrbeeld hiervan is dat de plitie in het kader van een nderzek (persns)gegevens bij ns pvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan k verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persnsgegevens delen met derden indien u ns hier schriftelijk testemming vr geeft. 3.4 Bewaren en bewaartermijn van gegevens klanten Persnsgegevens wrden niet langer bewaard dan ndzakelijk is. De bewaartermijn vr een gegeven wrdt enerzijds bepaald dr wettelijke bewaartermijnen (aangeduid als minimaal, min) en 7

8 anderzijds dr aanbevlen bewaartermijnen dr bijvrbeeld de AP (aangeduid als maximaal, max). T Skltje Kinderpvang Helmnd hanteert de vlgende bewaartermijnen: Gegevens kind Srt gegeven Termijn Srt termijn Wettelijk Naam 7 jaar min ja Tussenvegsel 7 jaar min ja Vrletters 7 jaar min ja Vrnaam 7 jaar min ja BSN 7 jaar min ja Straatnaam 2 jaar max nee Huisnummer 2 jaar max nee Huisnummer teveging 2 jaar max nee Pstcde 2 jaar max nee Plaats 2 jaar max nee Gebrtedatum 2 jaar max nee BSN 2 jaar max nee Ftmateriaal Mijn Kind 1 jaar max nee Gezndheidsgegevens 1 jaar max nee Dagbek gegevens 1 jaar max nee Cntractgegevens 7 jaar min ja Financiële transacties 7 jaar min ja Kind dssier (papier p vestiging) niet bewaard na einde cntract, tenzij er sprake is van een meldcde prces; dan maximaal 2 jaar max nee 8

9 Gegevens uders Srt gegeven Termijn Srt termijn Wettelijk Naam 7 jaar min ja Tussenvegsel 7 jaar min ja Vrletters 7 jaar min ja BSN 7 jaar min ja Straatnaam 2 jaar max nee Huisnummer 2 jaar max nee Huisnummer teveging 2 jaar max nee Pstcde 2 jaar max nee Plaats 2 jaar max nee Gebrtedatum 2 jaar max nee Bankrekeningnummer 2 jaar max nee adres 2 jaar max nee Telefnnummer 2 jaar max nee Cntractgegevens 7 jaar min ja Financiële transacties 7 jaar min ja 3.5 Uitwisseling van klantgegevens met derden T Skltje Kinderpvang Helmnd biedt een veilige en vertruwde mgeving en vindt het belangrijk dat de ntwikkeling van kinderen gestimuleerd wrdt. Het is hierbij belangrijk dat er regelmatig verleg en afstemming plaatsvindt met de uders/verzrgers. Onderdeel van dit verleg is het uitwisselen van infrmatie. T Skltje Kinderpvang Helmnd wisselt ten beheve van de uitefening van haar taken k persnsgegevens uit met derden (Belastingdienst, GGD, Bureau Jeugdzrg, Gemeente, schlen, etc). Hierbij gelden de vlgende bepalingen cnfrm de AVG: Persnsgegevens kunnen znder testemming wrden verstrekt aan derden vr zver hiervr: een wettelijke grndslag aanwezig is (bijvrbeeld in het kader van Teslag kinderpvang); 9

10 indien dat gelet p het del waarvr de gegevens zijn verzameld is tegestaan en de betrkkene redelijkerwijs kan weten dat verstrekking plaats kan vinden; p grnd van een dringende en gewichtige reden, vr zver de persnlijke levenssfeer van de geregistreerde(n) daardr niet nevenredig geschaad wrdt. In alle andere gevallen wrden gegevens alleen aan derden verstrekt indien de klant hiervr ndubbelzinnig testemming geeft. T Skltje Kinderpvang Helmnd wisselt in het kader van de uitvering van het cntract met de klant en de wettelijke verplichtingen die T Skltje Kinderpvang Helmnd heeft met de vlgende partijen gegevens uit ver uders en kind: T Skltje Kinderpvang Helmnd geeft in het kader van de Teslag kinderpvang gegevens van kinderen en uders dr aan de belastingdienst. Het betreft alleen die gegevens vr zver deze vr de belastingdienst ndzakelijk zijn (naam, adres, BSN kind en betalende uder, genten pvang). T Skltje Kinderpvang Helmnd geeft in het kader van de cntrlerende taak van de GGD binnen de Wet Kinderpvang gegevens van het kind (naam, gebrtedatum) dr aan de GGD. Het betreft alleen de gegevens die ndzakelijk zijn vr het bepalen van de begeleider/kind rati. In het belang van het kind kan het ndig zijn m infrmatie, naast uders k uit te wisselen met derden (bureau jeugdzrg, GGD, cnsultatiebureau, schlen, MEE, algemeen maatschappelijk werk enz.). De vlgende infrmatie kmt hiervr in aanmerking: Zrg m de mgeving van het kind Fysieke verzrging Geestelijke verzrging Zrg m het kind betreffende ntwikkeling Intelligentientwikkeling Ontwikkelingsgebieden als mtriek, taal/spraak etc. Gedragsntwikkeling Gegevensuitwisseling vindt alleen plaats nadat uders hiervr expliciet testemming hebben gegeven. 10

11 De gegevens ver het kind aangaande de ntwikkeling die binnen een nrmale ntwikkelingslijn vallen, wrden niet met derden (bureau jeugdzrg, GGD, cnsultatiebureau, schlen, MEE, algemeen maatschappelijk werk enz.) gedeeld zlang dit niet in het belang van het kind is. Ouders hebben te allen tijde recht p inzage in het dssier van hun kind. Daarnaast heeft T Skltje Kinderpvang Helmnd de plicht m altijd met uders in gesprek te gaan ver eventuele zrgen rndm het kind. Wij zullen samen met de uders kijken he nze zrgen kunnen wrden weggenmen. Indien de zrgen dusdanig grt zijn en deze in gesprek met de uders niet wrden weggenmen, kunnen wij ns gendzaakt zien een melding te den bij Veilig Thuis. Wij zullen uders hier vraf van p de hgte stellen. Wij den in principe geen annieme meldingen bij Veilig Thuis, tenzij de veiligheid van kinderen f medewerkers in het gedrang is. 4 Gegevens medewerkers en sllicitanten 4.1 Gegevens medewerkers T Skltje Kinderpvang Helmnd gaat zeer zrgvuldig m met de gegevens van haar medewerkers. De vlgende uitgangspunten zals gefrmuleerd dr de Autriteit Persnsgegevens wrden hierbij gehanteerd: De verwerking van gegevens van medewerkers vindt alleen plaats vr tegestane en/f wettelijk verplichte deleinden van verwerking zals salarisuitbetaling, pleidingen, bedrijf medische begeleiding, de uitvering f tepassing van wetten. Slechts de wettelijke tegestane en/f verplichte categrieën van gegevens wrden verwerkt zals naam, adres, wnplaats, bankrekeningnummer, gegevens met betrekking tt te vlgen f gevlgde pleidingen, functie, aanwezigheid (in verband met uitbetaling salaris, verlfregistratie, etc.) f gegevens die verwerkt meten wrden p grnd van een wet. De gegevens wrden alleen verstrekt aan degenen die belast zijn met de uitvering van de arbeidsvereenkmst, leiding geven aan de medewerker f anderszins ndzakelijk zijn betrkken. De gegevens wrden alleen verstrekt aan derden indien de medewerker hier ndubbelzinnig testemming vr heeft gegeven f indien dit ndzakelijk is vr de nakming van een wettelijke plicht. De gegevens van de medewerker wrden verwijderd uiterlijk twee jaar nadat het dienstverband is f de werkzaamheden van de medewerker zijn beëindigd tenzij er bij uitdiensttreding sprake is van een arbeidscnflict. In dat geval geldt een bewaartermijn van 10 jaar. Langer bewaren van nderdelen van de gegevens van 11

12 een medewerker gebeurt alleen vr zver ndzakelijk ter vldening aan een vr dat nderdeel geldende wettelijke bewaarplicht en nimmer langer dan die termijn. Bvenstaand verzicht betreft een niet-limitatieve psmming en is slechts bedeld ter indicatie van het srt gegevens dat T Skltje Kinderpvang Helmnd vastlegt. 4.2 Gegevens sllicitanten T Skltje Kinderpvang Helmnd gaat zeer zrgvuldig m met de gegevens van sllicitanten. Gegevens van sllicitanten bij T Skltje Kinderpvang Helmnd wrden in beginsel 4 weken bewaard. Afhankelijk van de uitkmst van de sllicitatieprcedure gelden de vlgende richtlijnen: Indien de sllicitant na het drlpen van de sllicitatieprcedure in dienst treedt bij T Skltje Kinderpvang Helmnd wrden de gegevens die nderdeel uitmaken van het sllicitatieprces pgenmen in het persneelsdssier. Indien de sllicitant na het drlpen van de sllicitatieprcedure niet in dienst treedt bij T Skltje Kinderpvang Helmnd dan wrden de gegevens bewaard cnfrm de keuze van de sllicitant. Bij aanvang van het sllicitatieprces kan testemming gegeven wrden m de gegevens langer dan 4 weken te bewaren. Hiermee geeft de sllicitant T Skltje Kinderpvang Helmnd testemming m de gegevens maximaal 1 jaar te bewaren en de gegevens te gebruiken m de sllicitant te benaderen vr vacante functies bij T Skltje Kinderpvang Helmnd die aansluiten bij de mtivatie en CV van de sllicitant. Als de sllicitant akkrd geeft vr het bewaren van zijn f haar gegevens, zal na 1 jaar weer pnieuw testemming aan de sllicitant gevraagd wrden vr het verlengen van de bewaartermijn met 1 jaar. De gegevens zullen nit aan derden drgegeven wrden. Na aflp van de bewaartermijn die van tepassing is p de individuele sllicitant wrden alle gegevens met betrekking tt de sllicitant dr T Skltje Kinderpvang Helmnd verwijderd. 5 Overige afspraken en richtlijnen 5.1 Gedragscde Vr alle medewerkers van T Skltje Kinderpvang Helmnd geldt dat zij zrgvuldig mgaan met de privacygevelige gegevens van klanten en van cllega s. Dit betekent dat: 12

13 privacy gevelige nderwerpen met uders wrden besprken znder aanwezigheid van andere uders; Indien er tijdens het haal- f brengmment gevelige zaken met uders besprken wrden, gebeurt dit in een ruimte waar andere uders het gesprek niet kunnen vlgen; buiten de werkkring geen casus met naam en tenaam wrdt besprken; in ntulen gebruik wrdt gemaakt van initialen als kinderen genemd wrden. De verdrachtsmap is vr intern gebruik, daarin kunnen namen vlledig geschreven wrden; schriftelijke gegevens zrgvuldig wrden pgebrgen; cllega s niet ver elkaar praten en dat er geen gegevens ver medewerkers met elkaar wrden uitgewisseld znder medeweten van de betrkkene; er geen privégegevens van medewerkers aan uders wrdt verstrekt; eventuele cmputers p de vestiging zijn beveiligd met een wachtwrd; 5.2 Medewerkers, bewustwrding en gedrag Alle medewerkers hebben de vide van de stichting AVG bekeken, zij hebben deze Privacy Plicy drgenmen en deze wrdt jaarlijks besprken tijdens de teamvergadering. Wij werken vlgens het beleid en handleiding scial media. D s en dnt s: We hebben praktische tips vr wat medewerkers wel en niet meten den. Hiernder vind je een lijstje. Blkkeer altijd je beeldscherm bij het verlaten van je werkplek; Laat dcumenten met persnsgegevens nit nbeheerd achter p je bureau f bij de printer; Kies nit vr autmatisch pslaan van inlggegevens p je cmputer; Besef dat penbare netwerken niet veilig zijn; Let p wat je deelt via sciale media; Bedek altijd je webcam m 'meekijken' te vrkmen; Gebruik nit de inlg van een cllega en geef je inlggegevens k niet dr aan een cllega; Zrg ervr dat je mbiele telefn beveiligd is met een inlgcde f vingerherkenning. 5.3 Inzage, cntrle en wijziging van gegevens Vanuit de AVG hebben klanten, medewerkers en sllicitanten het recht m hun gegevens in te zien, te crrigeren, aan te vullen, te beperken, te verwijderen en p dusdanige wijze te ntvangen dat de gegevens makkelijk ver te dragen zijn aan een andere rganisatie. In dat laatste geval gaat het 13

14 alleen m digitale gegevens f persnsgegevens die T Skltje Kinderpvang Helmnd met uw testemming verwerkt f die bedeld zijn m de vereenkmst met u uit te veren. Het inzagerecht hudt in dat uders, medewerkers en sllicitanten een aanvraag kunnen indienen m inzicht te krijgen in welke gegevens T Skltje Kinderpvang Helmnd ver hen f hun kinderen verwerkt. Indien een dergelijke aanvraag bij T Skltje Kinderpvang Helmnd binnen kmt, zal T Skltje Kinderpvang Helmnd de vlgende infrmatie verschaffen aan de uders: De deleinden van de gegevensverwerking; waarvr wrden de persnsgegevens ingezet dr T Skltje Kinderpvang Helmnd. De aard en de herkmst van de persnsgegevens die verwerkt wrden; dit kunnen bijvrbeeld de gegevens zijn die klanten actief hebben verstrekt bij het inschrijven, f die T Skltje Kinderpvang Helmnd heeft verzameld gedurende de pvangperide. De ntvangers van de gegevens; dit zijn de derde partijen aan wie T Skltje Kinderpvang Helmnd gegevens verschaft en die deze gegevens vr eigen deleinden kunnen verwerken. Denk hierbij aan de Belastingdienst, bureau jeugdzrg, GGD f het cnsultatiebureau. Daarnaast hebben klanten, medewerkers en sllicitanten van T Skltje Kinderpvang Helmnd het recht m gegevens te crrigeren en/f te verwijderen. Dit vlgt na een inzageverzek. Crrectie f verwijdering mag wrden gevraagd indien de gegevens feitelijk njuist zijn, niet ndig zijn m het del te behalen, als de gegevens in strijd met een wettelijk vrschrift wrden verwerkt f als men niet langer testemming wil geven aan T Skltje Kinderpvang Helmnd vr het gebruik van zijn/haar gegevens. Dit laatste is alleen mgelijk als T Skltje Kinderpvang Helmnd de betreffende gegevens niet meer ndig heeft vr de uitvering van de vereenkmst kinderpvang f de arbeidsvereenkmst. Om te vlden aan een dergelijk verzek, heft er niet per se sprake te zijn van een verwijtbare gedraging dr T Skltje Kinderpvang Helmnd. Feitelijke njuistheid van gegevens heft tensltte geen gevlg te zijn van het niet vlden aan de zrgplicht dr T Skltje Kinderpvang Helmnd. Gegevens kunnen k per ngeluk futief zijn pgegeven f ingeverd. Bvengenemde rechten zijn niet nbeperkt. Het is namelijk mgelijk dat T Skltje Kinderpvang Helmnd een wettelijke bewaartermijn met naleven van bijvrbeeld de Belastingdienst. In dat geval is het vr T Skltje Kinderpvang Helmnd wettelijk gezien niet tegestaan bepaalde gegevens te verwijderen, k al verzekt de klant hierm. T Skltje Kinderpvang Helmnd zal dan aangeven dat zij enkel de gegevens kan verwijderen waar geen wettelijke bewaartermijn vr geldt, en dat de verige gegevens verwijderd zullen wrden p het mment dat de wettelijke 14

15 bewaartermijn is afgelpen. T Skltje Kinderpvang Helmnd zal in alle andere gevallen de gegevens daadwerkelijk verwijderen f, indien verwijderen echt niet mgelijk is, annimiseren. Een verzek van een klant wrdt binnen vier weken beantwrd. Dit kan een bevestiging zijn dat het verzek wrdt nageleefd, f een weigering, die met redenen mkleed zal zijn. Klanten kunnen een verzek tt inzien, crrigeren, aanvullen, beperken, verwijderen en ntvangen van gegevens indienen bij de directie van T Skltje Kinderpvang Helmnd via privacy@tskltje.nl. Medewerkers kunnen dat den bij de directie van T Skltje Kinderpvang Helmnd via privacy@t-skltje.nl en sllicitanten via de directie van T Skltje Kinderpvang Helmnd via privacy@t-skltje.nl. 5.4 Beveiliging Gegevensverwerking gebeurt vrnamelijk digitaal daar waar het gegevens met betrekking tt het cntract tussen uder(s) en T Skltje Kinderpvang Helmnd geldt. Directie van T Skltje Kinderpvang Helmnd is de enige die inzage heeft in deze digitale mgeving. Het wachtwrd wrdt frequent veranderd. Schriftelijke dcumentatie met betrekking tt het kind dssier wrdt pgebrgen in af te sluiten kasten. Wij hebben passende technische en rganisatrische maatregelen genmen m persnsgegevens van u te beschermen tegen nrechtmatige verwerking, z hebben we bijvrbeeld de vlgende maatregelen genmen; - Alle persnen die namens T Skltje Kinderpvang Helmnd van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehuden aan geheimhuding daarvan - We hanteren een gebruikersnaam en wachtwrdbeleid p al nze systemen; - Wij maken back-ups van de persnsgegevens m deze te kunnen herstellen bij fysieke f technische incidenten; - We testen en evalueren regelmatig nze maatregelen; Onze medewerkers zijn geïnfrmeerd ver het belang van de bescherming van persnsgegevens Verwerkersvereenkmst Wij hebben met de vlgende partijen een verwerkersvereenkmst; Nikids; zij ntwikkelen en beheren ns planningsprgramma ESVE; zij verzrgen nze salarisadministratie 15

16 Rabbank; geregeld via de PSD 2 wet Sftware Onze sftware is veilig en altijd up t date. Gegevens buiten de eu Wij slaan geen gegevens p buiten de EU. Geautriseerde medewerkers Er is in nze rganisatie 1 persn geautriseerd vr tegang tt alle persnsgegevens van cliënten van T Skltje Kinderpvang Helmnd, de eigenaar. De digitale tegang tt persnsgegevens is altijd beveiligd met een inlgcde en een wachtwrd en de papieren tegang tt kind gegevens is alleen mgelijk p de Berhaavelaan. Vr alle medewerkers tegankelijk zijn slechts de persnsgegevens die ervr zrgen dat de verzrging van de kinderen ptimaal kan wrden uitgeverd en dat er cntact kan pgenmen wrden in daarvr ndige situaties. Deze gegevens zijn de bijznderheden, de medische gegevens en de naam van het kind en de telefnnummers van de uders. Camera s Op T Skltje Kinderpvang Helmnd hangen camera s. Waarm wij deze gebruiken staat beschreven in het 4 gen principe. Alle beelden kunnen live dr de medewerkers bekeken wrden, maar geen enkel beeld f ft hiervan wrdt pgenmen f bewaard. De inlg met wachtwrd wrdt maandelijks gewijzigd. Datalek Een datalek is een inbreuk p de beveiliging van persnsgegevens. Een datalek is een beveiligingsincident waarbij persnsgegevens gelekt zijn. Dit kan gaan m een ngerlfde tegang tt f vernietiging, wijziging f vrijkmen van persnsgegevens. Van een datalek is alleen sprake als er persnsgegevens zijn gelekt! Enkele vrbeelden van datalekken m dit wat duidelijker te maken: 16

17 Je raakt een USB-stick met daarp persnsgegevens kwijt Er is een laptp gestlen met daarp persnsgegevens Er is dr een hacker ingebrken in een databestand f systeem (met daarp persnsgegevens) Er is een mailing verstuurd met alle adressen in de Aan f CC in plaats van BCC Uit een tas zijn papieren gestlen met daarp persnsgegevens Dr een crash van een harddisk f dr brand zijn persnsgegevens verlren gegaan en er is geen back-up In bepaalde gevallen ben je verplicht melding te den van een datalek bij de Autriteit Persnsgegevens ( ). Ok kan het z zijn dat je de betrkkenen met infrmeren ver het datalek. Dit zijn de persnen van wie je gegevens verwerkt. Meld je een datalek niet terwijl je dit vlgens de wet wel had meten den? Dan kan de Autriteit Persnsgegevens je een (flinke) bete geven. Ok is het belangrijk dat je alle datalekken vastlegt. Met deze dcumentatie met de Autriteit Persnsgegevens kunnen cntrleren f je aan de meldplicht hebt vldaan. Als er binnen T Skltje Kinderpvang Helmnd een datalek ptreedt is het belangrijk dat je de juiste actie nderneemt. Je met direct aan de slag en mgelijk met je het incident binnen 72 uur melden bij de Autriteit Persnsgegevens. In smmige gevallen met je k de betrkkenen infrmeren. 5.5 Identificatie klant Er zijn situaties denkbaar waarbij de pedaggisch medewerker niet kan vaststellen f de betrkken vlwassene inderdaad bevegd is m een kind p te halen van een vestiging. Te denken valt aan een situatie waarin de pedaggisch medewerker ng geen kennis heeft gemaakt met de betrkken uder f degene die het kind phaalt is ng nit eerder p de vestiging geweest (pa, ma f m, tante, buurvruw). De pedaggisch medewerker heeft het recht de persn te vragen zich te identificeren. Dit gebeurt nadat andere mgelijkheden zijn bekeken. Andere mgelijkheden zijn.a. verleg met cllega, telefnisch cntact met uders, vraf aanleveren dr uders van een kpie ID met pasft van de persn die het kind kmt halen. Vanuit de verheid dienen wij het BSN van klanten en kinderen te registreren. Tijdens het intake gesprek cntrleren pedaggisch medewerkers de bij ns geregistreerde nummers aan de hand van identiteitsbewijzen van de uder(s) f de brief van de sciale verzekeringsbank waarin aan het kind het BSN is verstrekt. 17

18 5.6 Tegang van derden tt persnsgegevens Binnen T Skltje Kinderpvang Helmnd kunnen persnsgegevens wrden verstrekt ter uitvering van tetsing en inspectie. Hierbij valt te denken aan de GGD inspecteur, de interne auditren en de accuntant. Deze persnen betrachten vanuit hun functie geheimhuding. 5.7 Klachten Klachten ver het niet juist uitveren van het privacybeleid kunnen via de reguliere klachtenprcedure van T Skltje Kinderpvang Helmnd geuit wrden. De klachtenprcedure is te vinden p de website. Medewerkers kunnen gebruik maken van de klachtenprcedure vr medewerkers. 5.8 Autriteit Persnsgegevens Klanten, medewerkers en sllicitanten hebben daarnaast het recht m een klacht ver de verwerking van hun persnsgegevens f die van hun kind in te dienen bij de Autriteit Persnsgegevens. 18