Interactie: Streefdoel

Transcriptie

1 Priori-TIJD

2 René Descartes

3 Anderen bereiken Interactie: Streefdoel Ik bereik altro ego Ik doe Ik wil Ik denk Anderen willen

4 Herkenbaar? waar noteer je een telefoonboodschap voor een collega? toegangskaart voor het congres binnen 4 maanden? verschillende systemen naast mekaar ( - agenda - todo) de lade of het bakje help mij er eens aan denken ik bel je nog you have mail alle punten bespreken met iedereen in de meeting?

5 Algemene omkadering link met klantentevredenheid HQ organisatie roep naar deadlines en beloftes no-time management slecht TM slechte PM? slecht TM last aan anderen dure grondstof tijd (privé & prof) leven vs geleefd worden belang van team-afspraken goed TM méér doen? meer van het ene is minder van het andere?

6 Minder dan 2 : doe meteen!

7 TIMING

8 T Takenlijst I Ik? M Meer meteen beslissen I Initiatief bij mij N Neen zeggen G Groeperen

9 Down with 3M...

10 Inboxitis

11 Start met moeilijk werk

12 13 Golden Rules 1. Niet beginnen om 9u 2. Nooit (ofte nooit of nimmer!) een meeting zonder agenda 3. Deze agenda, inclusief:: - item - owner - deelnemers - (timing) - BIO 4. Wissel van meeting-voorzitter 5. Stel tijdagent aan 6. Indien nodig: elke interventor: eerst vorige spreker samenvatten 7. Verbied mobiel / laptop 8. Maak het ok om weg te gaan indien niet interessant 9. Projectieve sprekers 10. Niets te zeggen: ZWIJG! 11. Beëindig de meeting op de vooropgestelde tijd (of vroeger!) 12. Buiten de meeting: WIJ hebben besloten 13. Kort en snel rapporteren

13 B I O Beslissing Informatie Overleg

14 Vergadertechnieken

15 15 geïsoleerd werken

16 C. Northcote Parkinson Iedere activiteit breidt zich uit in functie van de beschikbare tijd...

17 Parkinson deadlines voor jezelf gezonde tijdsdruk doet presteren begin with the end in mind blokkeer tijd in je agenda elke meeting: op welke vragen een antwoord? delegeer concreet minimaliseer duur van uitvoering van een taak start vroeger dan aangekondigd start meetings niet om 9 en u leiding over het gesprek plan van onder naar boven eerste 15 minuten van de dag verkeersvrij maken motiveer deadlines naar anderen bedank voor het respecteren van deadlines tijdsinschattingen voor gesprekken

18 Vilfredo Pareto 80 % van de output is het resultaat van 20 % van de input...

19 Pareto bepaal je kernresultaatgebieden: 100% denk actief na over tijdreductie gebruik de startenergie meeste tijd, energie & aandacht voor mensen en activiteiten die het snelst, makkelijst en meest kans bieden op succes nooit te lang ononderbroken aan zelfde taak zoek actief naar efficiëntere werkmethodes SCHRAP ONNUTTIGE TAKEN (Cliffwatchers)

20 het gaat er niet om wie er aan je deur belt, maar wel voor wie je opendoet... (Gerard Reve) ik ken geen zekere weg naar het succes, alleen een naar de zekere mislukking: het iedereen naar de zin willen maken... (Plato) niet alles wat onze aandacht trekt, is een prioriteit. Wat prioriteit is, moet onze aandacht trekken... (Winston Churchill)

21 A B opleiding & vorming - (vak)literatuur - strategie - plannen - lange termijn - benchmarking - reflectie - coaching - gezondheid - verbeteringsprocessen - kwaliteit - prospectie - preventie - investering in jezelf - nadenken - evalueren - in vraag stellen huidige werking Important core business - klanten - klachten - hoofdtaken uit je jobdescription - crisissituaties - reden van bestaan - beloftes - rendement - geld - deadlines - hierarchie - toegevoegde waarde - kostbewaking - facturatie - winst - uitvoering van strategie - naleven reglementen - normen - D permanente veiligheid junkmail - internet - vitten op details - roddels - perfectionisme - schijnaanwezigheden - privételefoons - recepties - sms routine administratie - onverwachte storingen - wachttijden - rework - terugkomende fouten -calamiteiten - fouten rechtzetten - bevestigen - knip- en plakwerk - overbodige details - overcontrole - brandjes blussen - incompetentie van anderen - foute interpretaties - ad hoc reacties anderen C Urgent

22 A B Important D C Urgent

23 A Concentratie Afschermen Competentie B Plannen Visueel maken Oplijsten Important D Vermijden Less is more Discipline Groeperen Delegeren Reorganiseren Reduceren Automatiseren C Urgent

24 Klassieke tijdrovers Overdreven perfectionisme (Le perfectionnisme est un chemin qui emmène qu à la solitude...) Niet kunnen neen zeggen: (If 2 men always agree, at least 1 of them is unnecessay.) Blijven proberen Koekoek (My sh.t is your challenge...) Cliffwatchers (To see the picture, you have to be outside it...) Gebrekkige motivatie Overbodige uitleg

25 Delegatieniveau s Geef feiten Ik bepaal actie Stel alternatieven voor Ik kies Geef alternatieven en advies Ik keur goed Zeg wat je gaat doen Voer uit, tenzij Onderneem actie Ik beoordeel resultaat

26 13 Gouden Regels Delegeren 1. Welke activiteiten? 2. Medewerker OK met motivatie en skills? 3. Verklaar belang van de taak. 4. Leg taak duidelijk uit - neem uw tijd hiervoor. 5. Doelstellingen van uitvoeren taak. 6. De facto & de jure verantwoordelijkheid. 7. Prioriteiten medewerker? 8. Tijdslimieten. Milestones? 9. Toon vertrouwen. 10.Spreek controle af - hou u eraan. 11.Vermijd re-legeren (geen problemen maar alternatieven voor oplossing). 12.Stroke-management. 13.Accepteer leer-fouten.

27 15 Gouden Regels Time Mastership 1. Moet ik dat nu doen? 2. Dagelijkse vaste routine 3. Gebruik 1 takenlijst - ALLE taken hierop 4. Tijdslimiet voor elke job 5. Belangrijke zaken NIET uitstellen 6. Niet-belangrijke zaken: DROP / DELEGATE 7. Scherm jezelf af 8. Agenda + Timing 9. In => Out (-2 ) 10.Vergadertechnieken 11.Plan strategisch denken over uw tijdsgebruik 12.Doe de zaken goed GENOEG 13.Denk, dan doe 14.Eating the elephant 15.Zeg NEEN!

28 Veel geluk & veel plezier! www. abt. be johan. abt. be