Betreft: Monitoring van kansengroepen in het personeelsbestand via vrijwillige registratie

Transcriptie

1 Rondzendbrief Rondzendbrief Monitoring Aan ae entiteiten en personeeseden van de Vaamse overheid die gebruikmaken van een systeem van vrijwiige registratie van afkomst en arbeidshandicap in het kader van het geijkekansen- en diversiteitsbeeid Datum: 14 apri 2009 Minister-president van de Vaamse Regering en Vaams minister van Institutionee Hervormingen, Bestuurszaken, Buitenands Beeid, Media, Toerisme, Havens, Landbouw, Zeevisserij en Patteandsbeeid Marteaarspein 19, 1000 Brusse Te Fax kabinet.peeters@vaanderen.be Betreft: Monitoring van kansengroepen in het personeesbestand via vrijwiige registratie Situering De Vaamse overheid voert een beeid van geijke kansen en diversiteit. Ze streeft daarbij naar diversiteit in het personeesbestand. Enerzijds probeert de Vaamse overheid drempes weg te werken en geijke kansen te creëren voor kansengroepen. Anderzijds streeft ze naar een evenredige vertegenwoordiging van bevokingsgroepen in het personeesbestand. Op die manier wi de Vaamse overheid een afspiegeing zijn van de sameneving. Toepassingsgebied Deze rondzendbrief reget de afspraken over de monitoring van het aandee personeeseden uit kansengroepen binnen het personeesbestand van de Vaamse overheid op basis van afkomst en arbeidshandicap, en het gebruik van personeessystemen daarvoor. Ae personeeseden die as ambtenaar of contractuee werknemer of voor de uitoefening van hun taken toegang hebben tot het personeessysteem of tot personeesgegevens, zijn gebonden door deze rondzendbrief. Deze rondzendbrief is van toepassing op de vogende entiteiten, conform het toepassingsgebied van 24 december 2004 houdende maatregeen ter bevordering en ondersteuning van het geijkekansen- en diversiteitsbeeid in de Vaamse administratie:

2 1 " de departementen; 2" de intern verzefstandigde agentschappen zonder rechtspersoonijkheid; 3" de intern verzefstandigde agentschappen met rechtspersoonijkheid; 4" de pubiekrechteijk vormgegeven extern verzefstandigde agentschappen; 5" de strategische adviesraden; 6" het Universitair Ziekenhuis Gent; 7" de Vaamse Maatschappij voor Watervoorziening; 8" het Gemeenschapsonderwijs: administratieve diensten. De principes van deze rondzendbrief geden voor de werkgevers, de personeeseden en de soicitanten. As bijage bij deze rondzendbrief is een handeiding opgenomen die ondermeer toeicht hoe de meting concreet georganiseerd kan worden. Wetteijke basis voor vrijwiige registratie De wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonijke evenssfeer (hierna wet BPL te noemen) schrijft een verbod voor op de verwerking van persoonijke gegevens over etnische afkomst (artike 6, ) en van gezondheidsgegevens (artike 7, SI). Die gegevens mogen echter we verwerkt worden as er een vodoende wetteijke basis is (artike 6, $2, 1, en artike 7, 2, e). Opdrachten van de Vaamse overheid as werkgever op het vak van het geijkekansen- en diversiteitsbeeid De Vaamse overheid as werkgever heeft de vogende opdrachten op het vak van personeesbeeid: 1" een beeid voeren dat gericht is op evenredige arbeidsdeename van kansengroepen; 2" statistisch materiaa verzameen om te kunnen werken met streefcijfers; 3" positieve acties opzetten voor kansengroepen; 4" redeijke aanpassingen doorvoeren voor individuen; 5" bij geijk gerangschikte soicitanten voorrang geven aan de eden van de ondervertegenwoordigde kansengroep; 6" een aandee betrekkingen voorbehouden voor mensen met een arbeidshandicap voor wie de werknemer het recht heeft op een angdurige oonkostensubsidie. Om aan die opdrachten te werken, is het noodzakeijk de gegevens over afkomst en arbeidshandicap op te nemen in de personeessystemen.

3 De verwerking van die gegevens heeft een duideijke en weomschreven doesteing en is toereikend en niet overmatig, zoas bepaad in artike 4,, 2" en 3", van de wet BPL. 1. Een beeid voeren dat gericht is op evenredige arbeidsdeename van kansengroepen In het decreet van 8 mei 2002 houdende de evenredige participatie op de arbeidsmarkt worden de basisprincipes uiteengezet van een werkgeegenheidsbeeid dat gericht is op evenredige vertegenwoordiging. Het voormede decreet van 8 mei 2002 gedt ook voor ae entiteiten van de Vaamse overheid as werkgever (artike 3, 2"). Enerzijds wi de Vaamse overheid discriminatie op de arbeidsmarkt voorkomen en aanpakken. Anderzijds wi ze een beeid voeren dat gericht is op evenredige vertegenwoordiging van kansengroepen. De Vaamse Regering hechtte op 24 december 2004 haar definitieve goedkeuring aan het besuit houdende maatregeen ter bevordering en ondersteuning van het geijkekansen- en diversiteitsbeeid in de Vaamse administratie. In artike 3 van dat besuit van 24 december 2004 worden de doegroepen expiciet vermed: kortgeschooden, ervaren werknemers, personen van aochtone afkomst, personen met een arbeidshandicap en mannen of vrouwen. 2. Statistisch materiaa verzameen om te kunnen werken met streefcijfers Artike 4 van het besuit van 24 december 2004 bepaat dat er met streefcijfers wordt gewerkt en dat er per beeidsdomein een monitoringsysteem moet komen dat gebruikmaakt van vrijwiige registratie van kansengroepen. 3. Positieve acties opzetten voor kansengroepen Naast het werken met streefcijfers worden er van de werkgever waar nodig ook positieve acties verwacht. Artike 5 van het besuit van 24 december 2004 uidt as vogt: "Om de evenredige participatie en geijke kansen te reaiseren, moeten specifieke maatregeen worden getroffen en acties worden ondernomen om de in- en doorstroom van personen uit de kansengroepen te bevorderen en hun voortijdige uitstroom tegen te gaan." Die bepaing geeft uitvoering aan artike 5, 3, van het decreet van 8 mei 2002 dat voorziet in maatregeen om positieve acties op te zetten. I 4. Redeijke aanpassingen doorvoeren voor individuen Artike 5, 4, van het decreet van 8 mei 2002 bepaat dat het verpicht is om te voorzien in redeijke aanpassingen. 5. Bij geijk gerangschikte soicitanten voorrang geven aan de eden van de ondervertegenwoordigde kansengroep

4 Artike 1.5, 3, van het Vaams Personeesstatuut uidt as vogt: "De Vaamse Regering bepaat voor de door haar vastgeegde doegroepen gobae streefcijfers die door de functionee minister omgezet worden in streefcijfers per beeidsdomein. Zoang de door de Vaamse Regering bepaade doegroepgebonden streefcijfers niet gehaad worden, wordt bij geijkwaardigheid voorrang gegeven aan de kandidaat uit de ondervertegenwoordigde groep.'' 6.. Een aandee betrekkingen voorbehouden voor mensen met een arbeidshandicap voor wie de werknemer het recht heeft op een angdurige oonkostensubsidie. In artike 1.5, 4, van het raamstatuut wordt het principe van de voorbehouden betrekkingen voor bepaade mensen met een arbeidshandicap as vogt geformueerd: "Van ek beeidsdomein wordt 1 % van de betrekkingen uitgedrukt in votijds equivaenten (VTE) voorbehouden voor personen met een arbeidshandicap die recht hebben op een angdurige oonkostsubsidie in de reguiere of sociae economie. Dit zijn personen in één van vogende situaties: - personen met een bijstandsved W2 of W3 toegekend door het Vaams Agentschap voor Personen met een Handicap, - personen met een besissing van de Vaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeing en Beroepsopeiding dat zij voor onbepaade duur in aanmerking komen voor toegang tot een beschutte werkpaats of een Vaamse ondersteuningspremie.[6] Deze voorbehouden betrekkingen kunnen zowe statutaire betrekkingen, as contractuee betrekkingen van onbepaade duur zijn.[6] In afwijking van artike 111 2, 2" worden deze personen met een arbeidshandicap die recht hebben op een angdurige oonkostsubsidie vrijgested van de vergeijkende seectie. Het aanta personeeseden dat geworven wordt zonder deze vergeijkende seectie mag per beeidsdomein maximum 1 % bedragen van het totaa aanta betrekkingen uitgedrukt in votijdse equivaenten (WE) van het respectieve beeidsdomein.[6] De ijnmanager van de entiteit waar de betrekking vacant is, besist in overeg met de seector over de geschiktheid van de kandidaat voor die betrekking. De gemotiveerde besissing houdt rekening met de functiebeschrijving van de vacature, het gewenste profie, en de mogeijke redeijke aanpassingen. Bij het invuen van de betrekking wordt een integratieprotoco opgemaakt tussen de tewerksteende entiteit en de dienst Emancipatiezaken.[6]."

5 Uitwerking: vrijwiige medewerking en toegang tot de gegevens, vraagsteing en proportionaiteit, pichten en aanvuende rechten voor werkgever en werknemer De gegevens moeten verwerkt worden in overeenstemming met de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonijke evenssfeer. Advies van de Commissie voor de Bescherming van de Persooniike Levenssfeer De procedure van monitoring, zoas vermed in deze rondzendbrief, kreeg een positief advies van de Commissie voor de Bescherming van de Persoonijke Levenssfeer, hierna Commissie BPL te noemen (advies nummer van 22 maart 2006). Vrijwiige medewerking en toegang tot de gegevens Verpichtend kader Het is verpicht een systeem van vrijwiige registratie op te zetten voor de personeeseden overeenkomstig artike 4 van het bovenvermede besuit van 24 december Ek systeem van gegevensverzameing moet gebaseerd zijn op vrijwiige deename van de bevraagden. Bij de vraagsteing wordt gemotiveerd waarom de gegevens gevraagd worden en hoe ze gebruikt zuen worden. Er wordt atijd expiciet vermed dat de gegevens op vrijwiige basis geregistreerd worden. De vraagsteing wordt zo georganiseerd dat de vrije keuze om te antwoorden feiteijk gegarandeerd is. As die vrije keuze niet strikt gerespecteerd wordt, vormt dat een inbreuk op de privacywetgeving. Eke bevraagde moet op ek moment kunnen aangeven bepaade gegevens niet te wien verstrekken. Die mogeijkheid moet expiciet meegedeed worden. Bij de bevraging wordt ook steeds de mogeijkheid voorzien om aan te geven dat men niet verder wenst gecontacteerd te worden in het kader van een geijkekansen- en diversiteitsbeeid. In dat geva kunnen de gegevens aeen gebruikt worden in anonieme teingen. Wie niet gebruikmaakt van die aatste mogeijkheid, verkaart zich automatisch akkoord met het gebruik van de gegevens voor het geijkekansen- en

6 diversiteitsbeeid. De gegevens mogen in dat geva verzamed en gebruikt worden om positieve acties op te zetten in overeenstemming met de privacywetgeving en de bepaingen in deze rondzendbrief. Er wordt gewerkt met een systeem van 'geïnformeerde toestemming'. De bevraagde vut de gegevens in op een formuier waaruit duideijk bijkt dat de betrokkene de gegevens vrijwiig heeft verstrekt en akkoord gaat met de verwerking. Bij een bevraging op papier kan men dit aten onderschrijven door een handtekening. In een eektronisch systeem moet uit de toeichting bijken dat de bevraagde akkoord gaat met de verwerking van de gegevens. P Bij de Vaamse ministeries worden de gegevens geïntegreerd in het personeessysteem Vimpers. In Vimpers kan ek personeesid de persoonijke gegevens op ek moment wijzigen. In diensten waar niet gebruikgemaakt wordt van het Vimpers-systeem, moet ek personeesid bij de beheerder van het systeem de geregistreerde gegevens kunnen raadpegen en kunnen vragen deze te wijzigen. De toegang tot de gegevens wordt beheerd per entiteit en is strikt afgebakend. Conform het advies van de commissie BPL geden de vogende roen voor de toegang tot de gegevens: Toegangsrechten tot afkomst en arbeidshandicap roen aard toegang: x : we toegang : geen toegang gegevens invoeren statistische data afeiden via het rapporteringsinstrument wie individuee personeesid ijnmanagement aangewezen medewerkers van de personeesdienst emancipatieambtenaar van een entiteit hrm van een entiteit aangewezen x personeeseden van het 1 I Agentschap voor I I I 1 I ~verheids~ersonee dienst Emancipatiezaken wervingsverantwoordeijken seecteren en contact opnemen met het personeesid voor positieve actie I individuee dossier raadpegen voor redeijke aanpassingen, voorrang verenen bij geijkwaardigheid en betrekkingen voorbehouden

7 Bij de Vaamse ministeries wordt het systeem gedecentraiseerd beheerd door de managementondersteunende diensten (MOD1s). Het Gemeenschappeijk Vimpersdienstencentrum (GVDC) oefent daarop een kwaiteitscontroe uit en centraiseert het overzicht van de toegangsrechten onder verantwoordeijkheid van de eidinggevende van het Agentschap voor Overheidspersonee. Ek personeesid dat bepaade toegangsrechten heeft, moet zich houden aan de vogende afspraken: e e O de informatie wordt strikt vertrouweijk behanded; het personeesid mag de informatie aeen gebruiken voor het geijkekansenen diversiteitsbeeid en binnen de bevoegdheden van de toegekende ro; as het personeesid van functie verandert, brengt het de beheerder van de toegangsrechten daarvan op de hoogte. Aanvuend kader Ook aan soicitanten kunnen gegevens over arbeidshandicap en afkomst gevraagd worden. Indien deze gegevens opgevraagd worden moet (verpichtend) de bevraging in een fase voorafgaand aan de eigenijke soicitatieprocedure georganiseerd worden. Ze moet gebeuren op een manier zodat de soicitant zich geenszins onder druk voet om te antwoorden. Een bevraging over deze gegevens tijdens een soicitatiegesprek is verboden, conform de privacywetgeving (zie advies commissie BPL). Concreet betekent dat het vogende: e as de entiteit een in te vuen eektronisch cv gebruikt bij soicitaties (zoas de ministeries die met Vimpers werken), wordt de vraag daarin geïntegreerd; e as de entiteit een papieren formuier gebruikt om gegevens op te vragen bij de soicitant, wordt de vraag daarin opgenomen. Dat formuier wordt aan de kandidaat bezorgd voorafgaand aan de eigenijke soicitatieprocedure; O as de entiteit niet werkt met een gestandaardiseerd formuier of sjaboon mag ze de soicitant noch rechtstreeks noch onrechtstreeks vragen steen over arbeidshandicap of afkomst tijdens een soicitatie- of ander gesprek. De eidinggevende kan desgewenst toegang hebben tot de beschikbare informatie van de personeeseden van de eigen dienst en is in dat geva gebonden door dezefde afspraken. Vraagsteing en proportionaiteit Verpichtend kader

8 Er mogen outer administratieve gegevens worden opgevraagd. Er hoeven geen attesten bijgevoegd te worden om de gegevens te staven. De definitie van personen van aochtone afkomst en de definitie van personen met een arbeidshandicap zijn opgenomen in artike 2 van het uitvoeringsbesuit van 24 december Die definities moeten gevogd worden. De definitie van personen van aochtone afkomst uidt as vogt: "persoon met een nationaiteit van een and buiten de Europese Unie of persoon van wie minstens één ouder of twee grootouders een nationaiteit hebben van een and buiten de Europese Unie". De definitie van personen met een arbeidshandicap uidt as vogt: "persoon met een aantasting van zijn mentae, psychische, ichameijke of zintuigijke mogeijkheden, voor wie het uitzicht op het verwerven en behouden van een arbeidspaats en op vooruitgang op die paats angdurig en in beangrijke mate beperkt is. Het gaat om personen uit een van de vogende categorieën: a) personen die ingeschreven zijn bij het Vaams Agentschap voor Personen met een Handicap, voorheen het Vaams Fonds voor de Sociae Integratie van Personen met een Handicap; b) personen die hun hoogste getuigschrift of dipoma behaad hebben in het buitengewoon secundair onderwijs; c) personen die door de Vaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeing en Beroepsopeiding erkend zijn as personen met een handicap; d) personen die in aanmerking komen voor een inkomensvervangende tegemoetkoming of voor een integratietegemoetkoming, verstrekt aan personen met een handicap op basis van de wet van 27 februari 1987 houdende tegemoetkomingen aan personen met een handicap; e) personen die in het bezit zijn van een attest van minstens 66% arbeidsongeschiktheid van de federae bestuursdirectie van de uitkeringen aan personen met een handicap; f) personen die in het bezit zijn van een afschrift van een definitief geworden gerechteijke besissing of van een attest van het Fonds voor Arbeidsongevaen van de Administratieve Gezondheidsdienst of van het Fonds voor Beroepsziekten waaruit een arbeidsongeschiktheid bijkt van minstens 66 %.7

9 Aanvuend kader Binnen de krijtijnen van de bovenstaande definities kan een meer verfijnde bevraging van die gegevens gebeuren voor zover die bevraging past binnen een concrete doesteing en as ze proportionee is met de doesteing, conform de bestaande privacywetgeving. De eigen nationaiteit van personeeseden is a opgenomen in de meeste personeessystemen. Bij vrijwiige registratie kan de nationaiteit van het personeesid apart opgevraagd worden of kan er gebruikgemaakt worden van de nationaiteit die geregistreerd is in het personeessysteem. De definities kunnen voorgeegd worden aan het personeesid met de vraagt of men hieraan beantwoordt. Men kan ook actief vragen naar de achteriggende gegevens. In de besissing van de Vaamse Regering van 20 jui 2006 is opgenomen dat tegen % van de personeeseden van de Vaamse overheid van aochtone afkomst moeten zijn. Aanvuend bepaat die besissing dat omwie van een eenduidige registratie en evauatie ae cijfergegevens over de aanwezigheid of instroom van personen van aochtone afkomst bij de Vaamse overheid tot 2010 worden opgested op basis van de oude samensteing van de EU (vijftien idstaten, zoas voor 1 mei 2004). Omdat de samensteing van de EU kan wijzigen, kan het best gevraagd worden om de nationaiteit van de ouders en grootouders op te geven. Zo bijven de gegevens ook bruikbaar as het aanta idstaten van de EU wijzigt. De gegevens over de ouders en grootouders zijn anonieme gegevens en worden opgevraagd bij het personeesid. Daarvoor is geen toestemming nodig van de ouders of grootouders zef. Evenwe mag er door geen enkee persoon, die toegang heeft tot de gegevens, gerapporteerd worden, noch extern, noch intern, op het niveau van de nationaiteitsgegevens van ouders of grootouders. Zo wordt heridentificatie vermeden as een persoon de gegevens opgeeft om ze te registreren, maar niet gecontacteerd wenst te worden. Omdat de samensteende categorieën van officiëe erkenningen van handicap kunnen wijzigen, kan de werkgever de concrete erkenningen opvragen. Bij het voorzien in redeijke aanpassingen en ondersteuningsmaatregeen voor personen met een arbeidshandicap kan een attest gevraagd worden waarop de categorie van de erkende arbeidshandicap vermed is.

10 Aanvuende rechten en pichten voor werkgever en werknemer Verpichtend kader Er wordt meegedeed bij wie het personeesid terechtkan met vragen of kachten. As er niet expiciet iemand aangewezen is, is de vertrouwenspersoon voor grensoverschrijdend gedrag in het kader van de wetgeving over wezijn op het werk de contactpersoon voor vragen of kachten. Aanvuend kader De meding van arbeidshandicap of aochtone afkomst geeft geen rechtstreekse aaneiding tot positieve acties en geeft het personeesid niet automatisch recht op ondersteunende maatregeen. Meer informatie As personeeseden vragen hebben, kunnen ze zich wenden tot de dienst Emancipatiezaken, Boudewijnaan 30, 1000 Brusse, te , be. Deze rondzendbrief moet beschikbaar zijn voor ae personeeseden en soicitanten aan wie wordt gevraagd om zich vrijwiig te aten registreren, en voor ae personeeseden die toegang hebben tot de informatie. L Beeid, Media, Toeris e, Havens, ~andbouwy Zeevisserij en Patteandsbeeid

11 Bijage Monitoring van het aanta personen van aochtone afkomst en personen met een arbeidshandicap - Handeiding voor de Vaamse overheid. Situering Monitoring is de registratie en voortgangscontroe van de aanwezigheid van personen van aochtone afkomst en van personen met een arbeidshandicap in het personeesbestand van de Vaamse overheid. Hierbij gaat het om een systeem van vriiwiige registratie. Het uitvoeringsbesuit van 24 december 2004 houdende maatregeen ter bevordering en ondersteuning van het geijkekansen- en diversiteitsbeeid in de Vaamse administratie bepaat dat eke entiteit over een systeem moet beschikken dat vrijwiige registratie van kansengroepen mogeijk maakt. Gegevens over gesacht en eeftijd zijn in principe in ek personeessysteem opgenomen. Dat gedt niet voor de gegevens met betrekking tot afkomst en handicap, die strikt onderworpen zijn aan de privacywetgeving. Een systeem van vrijwiige registratie biedt een opossing die de privacy respecteert. Het besuit geeft dan ook aan dat de aanwezigheid van die groepen via vrijwiige registratie in kaart moet worden gebracht. In 2006 werd in het beeidsdomein Bestuurszaken een proeftuin opgezet om het aanta mensen met een arbeidshandicap en het aanta mensen van aochtone afkomst in kaart te brengen. Die proeftuin everde eerpunten op die werden meegenomen in een systeem van vrijwiige registratie in enkee andere entiteiten. De basisafspraken met betrekking tot aanpak en privacygaranties zijn opgenomen in de rondzendbrief. Deze handeiding is ter aanvuing opgenomen as bijage bij de rondzendbrief. Ze moet steeds samen met de rondzendbrief geezen worden. In deze handeiding wordt aangegeven waarom een meetsysteem noodzakeijk is en wordt toegeicht hoe u de meting concreet kunt organiseren. De handeiding wordt afgesoten met een aanta veegestede vragen. Waarom een monitoringsysteem? De argumentatie voor het systeem van vrijwiige registratie kan men opdeen in drie categorieën: 0 Wat heeft de organisatie eraan? 0 Wat heeft het personeesid eraan? Wetteijke argumenten

12 2.1. Wat heeft de organisatie eraan? De Vaamse overheid wi in haar personeesbestand een weerspiegeing zijn van de verschiende groepen in de bevoking. Daarvoor kijken we naar de verhouding mannenvrouwen, aanwezigheid van kortgeschooden en oudere werknemers, mensen met een handicap en mensen van aochtone afkomst. Daarbij wordt extra aandacht geschonken aan bevokingsgroepen die oververtegenwoordigd zijn in de werkoosheidscijfers. Daarom heeft de Vaamse Regering agemene streefcijfers vastgeegd. Voor aochtonen is het streefcijfer 4% aochtone personeeseden tegen 2015; voor personen met een arbeidshandicap 43% tegen 2010, en voor vrouwen in het middenkader 33% tegen Om die doesteingen op te vogen moeten we het aanta eden van eke groep in het personeesbestand systematisch kunnen teen (= kengetaen). Door niet aeen te teen maar de gegevens over afkomst en arbeidshandicap ook op te nemen in het personeessysteem, kunnen die in verband gebracht worden met andere personeesgegevens, zoas het vogen van een opeiding, het maken van promotie, deetijds werken, het gebruik van verofsteses, het statuut enzovoort. De Vaamse overheid wi niet aeen een anoniem beeid voeren, maar waar nodig ook mensen betrekken bij het beeid as het over hen gaat. Bepaade groepen aanspreken voor acties is aeen mogeijk as ze bekend zijn. Mogeijke acties zijn: informatieverspreiding, uitnodiging voor een opeiding, het vragen van een mening, het voorzien in redeijke aanpassingen,... De monitoring van gegevens kan reevante beeidsinformatie opeveren op drie terreinen: 1. Hoevee mensen uit een kansengroep hebben we in dienst? Een bevraging van het personee biedt daarvoor de basisinformatie. 2. Hoevee mensen uit een kansengroep komen er over een bepaade periode in dienst? Een constante meting bij de instroom van nieuwe personeeseden zorgt ervoor dat iedereen bevraagd wordt. 3. Hoevee mensen uit een kansengroep soiciteren er? Het aanta soicitanten uit een kansengroep in verhouding tot de aanwezigheid in de beroepsbevoking en het aanta dat effectief aangeworven wordt, evert bruikbare informatie op Wat heeft het personeesid eraan? Het personeesid evert een bijdrage aan het geijkekansenbeeid en het kan gecontacteerd worden voor informatie die hem of haar aanbeangt. De mening van het personeesid kan gevraagd worden en hij of zij kan uitgenodigd worden voor bepaade activiteiten. As het personeesid echter niet wenst gecontacteerd te worden in het kader van het doegroepenbeeid, kan hij of zij dit aangeven bij de meting en op ek moment

13 daarna. In dat geva kan het personeesid we nog anoniem meegeted worden in de cijfers, die de basis vormen voor het beeid. As een persoon met een handicap nood heeft aan bepaade redeijke aanpassingen of faciiteiten, kan voor de toekenning ervan teruggegrepen worden naar deze registratie, bijvoorbeed hupmiddeen voor mensen met een handicap of aanpassingen bij examens. Zoang het aandee personen van aochtone afkomst, personen met een arbeidshandicap en vrouwen in middenkaderfuncties niet beantwoordt aan de streefcijfers, geden bijzondere wervingsmaatregeen: 1. Bij geijkwaardigheid van kandidaten dient de voorkeur uit te gaan naar de kandidaat uit de ondervertegenwoordigde groep. 2. Bepaade personen met een handicap komen in aanmerking voor de maatrege rendementsondersteuning en kunnen via het systeem van voorbehouden betrekkingen geworven worden Wetteiike context De wet ter bescherming van de persoonijke evenssfeer voorziet in een verbod op de verwerking van persoonijke gegevens met betrekking tot etnische afkomst (artike 6 51) en gezondheidsgegevens (artike 7 91). De verwerking van die gegevens is echter we toegestaan as er een vodoende wetteijke basis is (artike 6 2,1 en artike 752,e). Die wetteijke basis is vastgeegd in: het decreet van 8 mei 2002 houdende de evenredige participatie op de arbeidsmarkt (Begisch Staatsbad, 26 jui 2002); 0 het besuit van de Vaamse Regering van 24 december 2004 houdende maatregeen ter bevordering en ondersteuning van het geijkekansen- en diversiteitsbeeid in de Vaamse administratie (Begisch Staatsbad, 13 apri 2005). Artike 4 van dat besuit bepaat dat in een systeem van vrijwiige registratie voorzien moet zijn. Artike 2 bevat de definities van aochtone afkomst, arbeidshandicap en kortgeschood heid (zie bijage, p. 1 3). De procedure van monitoring zoas voorzien binnen de ministeries van de Vaamse gemeenschap kreeg een positief advies van de Commissie voor de Bescherming van de Persoonijke Levenssfeer, hierna Commissie BPL te noemen (advies nummer van 22 maart 2006). De rondzendbrief en deze handeiding die voor hee de Vaamse overheid geden, zijn hierop gebaseerd. Het opzetten van een monitoringsysteem Om een zicht te krijgen op de aanwezigheid van personeeseden van aochtone afkomst of personen met een arbeidshandicap in het personeesbestand, moeten de gegevens geregistreerd worden van het personee dat a in dienst is, via een eenmaige bevraging;

14 e de nieuwe personeeseden, via een bevraging bij de indiensttreding. Deze methodes zijn aanvuend; ze vervangen ekaar niet. Er ontstaat pas een totaabeed as ek nieuw personeesid de vragen over afkomst en arbeidshandicap beantwoordt, en as in een inhaabeweging ek personeesid dat a in dienst is, wordt bevraagd. Fundamentee vragen Bij het opzetten van een systeem van vrijwiige registratie doen zich een aanta basiskeuzes voor Weke gegevens worden gevraagd? Ofwe vraagt u aan ae personeeseden een reeks gegevens over afkomst en arbeidshandicap (zonder de definitie in haar gehee voor te eggen). eder personeesid beantwoordt zef de vragen, maar de personeesdienst beoordeet of een personeesid aan de definities beantwoordt. Die aanpak werkt voor de kansengroepen minder etiketterend. De personeesdienst krijgt een beter zicht op de subcategorieën en as een definitie verandert, bijven de verzamede gegevens bruikbaar. Ofwe vraagt u aan de personeeseden of ze zich herkennen in de definities en of ze zich wien registreren. Dat vraagt van ek personeesid de oefening om te beoordeen of hij of zij a dan niet aan de definitie beantwoordt. Aeen wie de vraag positief beantwoordt en aan de vrijwiige registratie wi meewerken, registreert zich. As in dit geva de definities ichte wijzigingen ondergaan, dan worden de registratiegegevens onbruikbaar. U heeft ook minder zicht op SU bcategorieën. U kunt ook een vraag over opeidingsniveau in de bevraging opnemen, naast vragen over erkenning van arbeidshandicap en over herkomst van het personeesid. Enerzijds zorgt dat ervoor dat ae personeeseden zich aangesproken voeen, en niet aeen de personen van aochtone afkomst of de personen met een arbeidshandicap. Anderzijds evert die vraag u extra gegevens over kortgeschoodheid op. Tot voor kort nam men voor het teen van het aanta kortgeschooden (mensen zonder dipoma hoger secundair onderwijs) het aanta personeeseden op niveau D. Er zijn indicaties dat de groep effectief kortgeschooden keiner is dan de groep personeeseden van niveau D. Dankzij die nieuwe gegevens kan men voor de doegroep kortgeschooden een gerichter beeid voeren. U kunt de gegevens ook gebruiken om het competentiemanagement te verbeteren.

15 Hoe worden de gegevens gevraagd? De vrijwiigheid van de registratie is een cruciaa gegeven vanwege de privacy. De registratie moet ook het nodige vertrouwen en vodoende gedragenheid creëren bij de eden uit de betrokken kansengroepen. De organisatie moet de vrijwiigheid van de registratie ook atijd in de praktijk garanderen, zowe bij soicitaties, bij indiensttreding van personeeseden as bij de bevraging van de huidige personeeseden. Bij soicitaties moeten de gegevens worden opgevraagd in een fase die voorafgaat aan het eigenijke soicitatieproces, en de soicitant mag zich daarbij geenszins onder druk gezet voeen om te antwoorden. Een bevraging over die gegevens tijdens een soicitatiegesprek is verboden, conform de privacywetgeving (zie advies commissie BPL). Concreet betekent dat het vogende: as de entiteit een in te vuen eektronisch cv gebruikt bij soicitaties (zoas de ministeries die met Vimpers werken), wordt de vraag daarin geïntegreerd; as de entiteit een papieren formuier gebruikt om gegevens op te vragen bij de soicitant, wordt de vraag daarin opgenomen. Dat formuier wordt aan de kandidaat bezorgd voorafgaand aan de eigenijke soicitatieprocedure; e as de entiteit niet werkt met een gestandaardiseerd formuier of sjaboon mag ze de soicitant noch rechtstreeks noch onrechtstreeks vragen steen over arbeidshandicap of afkomst tijdens een soicitatie- of ander gesprek. Bij een soicitatie moet de bevraging dus atijd voorafgaandeijk paatsvinden en door midde van een formuier, op papier of eektronisch, en nooit mondeing. Op het moment van indiensttreding wordt een invuformuier voorgeegd of per post verstuurd met daarin ook de vraag of het personeesid a dan niet behoort tot de kansengroep van personen van aochtone afkomst of personen met een arbeidshandicap. Bij die vraag moet duideijk aangegeven worden dat het een vriiwiige registratie betreft, en moet verwoord worden waarom de organisatie die gegevens vraagt en hoe ze met die gegevens za omgaan. Er moet gewerkt worden met een systeem van geïnformeerde toestemming: het nieuwe personeesid vut de gegevens in op een formuier waaruit duideijk bijkt dat de betrokkene deze gegevens vrijwiig verstrekt en akkoord gaat met de verwerking ervan. Op papier kan het personeesid die verkaring bevestigen met een handtekening. De vragen moeten zo gested worden dat het aangeworven personeesid zich niet onder druk gezet voet. Personeeseden die a in dienst zijn, kunnen zich registreren via een eektronische of schrifteijke bevraging. eder personeesid wordt individuee uitgenodigd om zich te registreren. Het management kan de bevraging het best agemeen aankondigen voor die uitnodiging verstuurd wordt, via het intranet (muurkrant), het personeesbad, in teamvergaderingen, enzovoort. Uit de bevraging moet duideijk bijken dat het een vrijwiige registratie betreft. De

16 doesteingen van de bevraging moeten duideijk zijn, asook de wijze waarop de gegevens bewaard worden en gewijzigd kunnen worden Hoe worden de creqevens verwerkt? De verwerking van de gegevens is onderworpen aan de privacywetgeving. As persoonsgegevens over afkomst en handicap digitaa worden bewaard, moet daarvan aangifte gedaan worden bij de Commissie ter Bescherming van de Persoonijke Levenssfeer. Voor de entiteiten die van het personeessysteem Vimpers gebruikmaken, is dat centraa gereged en hoeft er geen aangifte meer gedaan te worden. De andere entiteiten moeten nog we een aangifte doen via de website ~rivac~commission. be/aan.gifie. htm. De aangifte via het internet kost 25 euro. De wetteijke basis is: * het decreet van 8 mei 2002 houdende de evenredige participatie op de arbeidsmarkt; * het besuit van de Vaamse Regering van 24 december 2004 houdende maatregeen ter bevordering en ondersteuning van het geijkekansen- en diversiteitsbeeid in de Vaamse administratie. Voor het Vimpers-systeem werd een positief advies uitgebracht door de Commissie BPL (advies nummer van 22 maart 2006). De rondzendbrief van datum (met vognummer en juiste tite) gaat verder in op de privacyaspecten. De ministeries hebben ervoor gekozen om de gegevens te integreren in het personeessysteem Vimpers. Voordee van de integratie van gegevens in het agemene personeessysteem is de koppeing van kenmerken met andere personeesvariabeen via het rapporteringssysteem (bijvoorbeed Cognos). Ook de maatregeen "rendementsondersteuning" en "voorbehouden betrekkingen voor mensen met een handicap" zijn daarbij opgenomen. Bij een zefbediening personeessysteem zoas Vimpers kunnen personeeseden zef hun gegevens over afkomst en arbeidshandicap beheren. U kunt ervoor kiezen om de gegevens in een apart bestand te bewaren. Zo kunnen de privacyvoorwaarden gemakkeijker nageeefd worden. De voortgangscontroe wordt dan we moeiijker: wie gaat uit dienst en wie komt erbij? Ook wordt het moeiijker om de gegevens te koppeen aan andere reevante P&Ogegevens voor de ontwikkeing van een beeid. Die nadeen worden ondervangen as de gegevens in het personeessysteem geïntegreerd zijn. Of gegevens apart worden bijgehouden of geïntegreerd zijn in een personeessysteem, er moet atijd strikt afgebakend zijn wie toegang krijgt tot de gegevens, en de gegevens mogen aeen gebruikt worden in het kader van het geijkekansen- en diversiteitsbeeid.

17 De toegang tot de gegevens wordt gereged vogens de roen die vastgeegd zijn in de rondzendbrief conform het advies van de commissie CBPL. Eke persoon moet kunnen opvragen (of raadpegen, bij een systeem van zefbediening) weke gegevens over hem of haar worden bijgehouden, en heeft het recht een verandering van de gegevens te vragen of de gegevens te aten schrappen. Aanbod van de dienst Emancipatiezaken Eke entiteit is zef verantwoordeijk voor het opzetten van een systeem van vrijwiige registratie. Vanuit de opgedane ervaring in een aanta entiteiten doet de dienst Emancipatiezaken een ondersteunend aanbod. De dienst Emancipatiezaken biedt een aanta voorbeeden van communicatie: muurkrantbericht, aankondigingsmai, vragenijst, brief en invuformuier. Daaruit kan eke entiteit ideeën putten om een communicatie op eigen maat op te zetten. Vanuit de opgedane ervaringen in verschiende entiteiten kan de dienst Emancipatiezaken hepen bepaen weke de beste aanpak is in de entiteit in kwestie. Via de dienst Emancipatiezaken kunt u gratis gebruikmaken van een bevragingsinstrument via e-mai. - Dat instrument is aanpasbaar op maat van eke entiteit. - Het bevat een standaarduitnodigingsmai waarin een aanta vragen verschijnen as het personeesid op een ink kikt. De bevraging wordt afgesoten met een bedankje. Wie niet reageert binnen een in te steen termijn krijgt een herinnering. Die herinnering wordt automatisch en voedig anoniem door het systeem verstuurd. - De soorten vragen en de verwoording van de vragen kunnen op maat gemaakt worden. Er wordt een standaard aangeboden om mee aan de sag te gaan. Op verzoek wordt u een voorbeed bezorgd. - De ogo's van de betreffende entiteit kunnen worden geïntegreerd. - De resutaten worden verwerkt in een Excetabe - de basisverwerking gebeurt door de dienst Emancipatiezaken -, zodat u direct kunt zien wie aan de definities 'arbeidshandicap1, 'aochtone afkomst' en eventuee 'kortgeschood' beantwoordt. Voor de ministeries: gebruik van Vimpers De uiteindeijke gegevens over afkomst en handicap moeten in het personeessysteem Vimpers terechtkomen. De rapportering kan dan via Cognos veropen.

18 Men kan ae personeeseden oproepen om hun gegevens rechtstreeks in Vimpers in te geven. In dat geva heeft men geen zicht op de non-respons. Een tweede mogeijkheid bestaat erin een bevraging te organiseren bij het personee. De resutaten worden door de personeesdienst (MOD) in het personeessysteem (bv. Vimpers) verwerkt. Dat betekent extra werk voor de MODI maar het aanta acties dat de personeeseden moeten verrichten is kein, wat de drempe veraagt. Het verschi tussen beide mogeijkheden is dat bij de eerste mogeijkheid het personeesid zef de gegevens invoert, en bij de tweede mogeijkheid de personeesdienst. Een minpunt van Vimpers is dat het door mensen die minder vertrouwd zijn met de computer, niet as gebruiksvriendeijk wordt ervaren. Een bevraging bij het personee op papier of per e-mai is toegankeijker voor wie weinig met de pc werkt of voor wie niet vertrouwd is met Vimpers, en kan aagdrempeig georganiseerd worden. Communicatietips Agemene tips Om een systeem van vrijwiige registratie te doen sagen, is het cruciaa dat u communiceert over de monitoring en dat u uitegt waarom u een registratie organiseert. De houding van mensen tegenover registratie van gegevens over afkomst of arbeidshandicap is hee verschiend. Niet aeen de houding maar ook de onderiggende overwegingen zijn hee divers. As u informatie verstrekt over het hoe en waarom van de registratie, za er een groter aanta personeeseden meewerken. De houding van personeeseden die ook nadat u informatie hebt verstrekt, niet wien meewerken, moet gerespecteerd worden. Het is niet zinvo om met personeeseden in discussie te gaan en absouut ontoeaatbaar om druk uit te oefenen op hen Tips bii het opzetten van een bevra~inq As het personee met het geijkekansen- en diversiteitsbeeid vertrouwd is, kan daarop voortgebouwd worden. As het personee er niet mee vertrouwd is, za er meer duiding nodig zijn. De muurkrant of een nieuwsbrief voor het personee zijn reevante kanaen om een vooraankondiging te doen. Stem de aanpak en communicatie af op de doegroep. Naar wie angdurig thuis is, niet over een pc beschikt of er niet mee vertrouwd is, kunt u het best een brief sturen.

19 Een ondersteunende website met enige toeichting en zeker de bereikbaarheid van de rondzendbrief kan, voor wie zich wi informeren, het hoe en waarom inzichteijker maken. Het is zinvo om eidinggevenden via de geëigende kanaen (bijvoorbeed een directiecomité, een aparte maiing) te informeren en hen op te roepen de gegevensbevraging te ondersteunen. De vakbonden steunen het geijkekansen- en diversiteitsbeeid. As mensen vragen hebben over het personeesbeeid, komen zij vaak bij vakbondsafgevaardigden terecht. Daarom is het zinvo het initiatief met de vakbonden te bespreken. U kunt best aeen een herinnering sturen naar wie nog niet geantwoord heeft. Het bevragingsinstrument per e-mai dat gebruikt wordt, kan die herinnering automatisch versturen, en garandeert daarom voedige anonimiteit. Het is beangrijk de resutaten terug te koppeen naar de personeeseden. Zo is het voor hen duideijk waaraan ze hebben meegewerkt Tips bij de bevraging van nieuwe personeeseden De bevraging kan het best gekopped worden aan de opvraging van andere persoonsgegevens en niet aan de vermeding van een vertrouwenspersoon en kachtenprocedures. Zo wordt de bevraging niet geprobematiseerd, maar suit ze aan bij het principe van evenredige arbeidsdeename. De vraagsteing en toeichting in een formuier moeten op zichzef staan. Degene die het onthaa doet, moet in staat zijn eventuee vragen mondeing toe te ichten. Het is goed dat personeeseden weten dat niet de gegevens van één kansengroep worden gevraagd maar van meerdere. Gegevens over gesacht en eeftijd vinden we aemaa vanzefsprekend en kennen we, gegevens over afkomst en handicap moeten we vragen. Daarom is het zinvo om de vragen over afkomst en arbeidshandicap samen te steen, eventuee aangevud met vragen over geschood heid. De vragen moeten steeds aan iedereen worden gested, dus niet aeen aan mensen met een zichtbare handicap of van wie u vermoedt dat ze van aochtone afkomst zijn.

20 Veegestede vragen Q Wat met onderregistratie? Hoe beter personeeseden geïnformeerd zijn over het doe van de registratie, hoe groter de kans dat ze zich vrijwiig registreren. Het fenomeen onderregistratie hangt erg samen met de communicatie over de registratie: hoe meer communicatie en duiding, hoe keiner de onderregistratie. Door bij ae personeeseden gegevens op te vragen, krijgt u zicht op de respons en'de betrouwbaarheid van de gegevens. Uit een betrouwbaarheidstoets bij het beeidsdomein Bestuurszaken beek dat het systeem van vrijwiige registratie tot betere resutaten eidt dan het naamherkenningssysteem' (van de VDAB) en dan een systeem waarbij aeen wordt voortgegaan op nationaiteit en op inschrijvingen bij het Vaams Fonds. 43 Weke definities? De definities van kortgeschooden, arbeidshandicap en aochtone afkomst vindt u terug in artike 2 van het besuit van de Vaamse Regering van 24 december 2004: "3" persoon van aochtone afkomst: persoon met een nationaiteit van een and buiten de Europese Unie of persoon van wie minstens één ouder of twee grootouders een nationaiteit hebben van een and buiten de Europese Unie; 4" persoon met een arbeidshandicap: persoon met een aantasting van zijnhaar mentae, psychische, ichameijke of zintuigijke mogeijkheden, voor wie het uitzicht op het verwerven en behouden van een arbeidspaats en op vooruitgang op die paats, angdurig en in beangrijke mate beperkt is. Het gaat om personen uit een van de vogende categorieën: a) Personen ingeschreven bij het Vaams Agentschap voor Personen met een Handicap, voorheen het Vaams Fonds voor de Sociae Integratie van Personen met een Handicap; b) personen die hun hoogste getuigschrift of dipoma behaad hebben in het buitengewoon secundair onderwijs; c) personen die door de Vaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeing en Beroepsopeiding erkend zijn as personen met een handicap; d) personen die in aanmerking komen voor een inkomensvervangende tegemoetkoming of voor een integratietegemoetkoming, verstrekt aan personen met een handicap op basis van de wet van 27 februari 1987 houdende tegemoetkomingen aan personen met een handicap; e) personen die in het bezit zijn van een attest van minstens 66 % arbeidsongeschiktheid van federae bestuursdirectie van de uitkeringen aan personen met een handicap; ' Dat is een softwarepakket dat Turkse- en Maghrebijnse namen herkent.

21 f) personen die in het bezit zijn van een afschrift van een definitief geworden gerechteijke besissing, of van een attest van het Fonds voor Arbeidsongevaen, van de Administratieve Gezondheidsdienst of van het Fonds voor Beroepsziekten waaruit een arbeidsongeschiktheid bijkt van minstens 66%; 5" kortgeschooden: personen zonder dipoma of getuigschrift van het hoger secundair onderwijs." +:+ Wat met dubbee nationaiteit? AIS iemand een dubbee nationaiteit heeft, hangt het van een van de twee nationaiteiten af of die persoon aochtoon is. As een persoon bijvoorbeed as eerste nationaiteit de Turkse nationaiteit heeft en as tweede nationaiteit Beg is, dan tet die persoon mee as aochtoon. Het is dus aangeraden om beide nationaiteiten op te vragen. +t. Wat met adoptiekinderen? Aan adoptiekinderen wordt gevraagd de nationaiteit van de bioogische ouders te noteren. Wie bijvoorbeed bioogische ouders met de Indonesische nationaiteit heeft, kan meegeted worden as aochtoon. As het personeesid de nationaiteit van de bioogische ouders niet weet, dan mag deze de nationaiteit van de adoptieouders opgeven. +:+ Wat met EU-15? De aanwezigheid van aochtone personeeseden moet gemeten worden vogens de VESOC-definitie, vastgeegd in het besuit van de Vaamse Regering van 24 december De agemene streefcijfers zijn gebaseerd op de EU-15 afbakening. In de teing kan die dus ook het best gehanteerd worden. EU-15 is de oude samensteing van de Europese Unie, nameijk de 15 idstaten van voor 1 mei 2004: Begië, Denemarken, Duitsand, Finand, Frankrijk, Griekenand, Verenigd Koninkrijk, Ierand, Itaië, Luxemburg, Nederand, Oostenrijk, Portuga, Spanje en Zweden. De tien staten die in mei 2004 id van de EU zijn geworden (Mata, Cyprus, Poen, Tsjechië, Hongarije, Letand, Estand, Litouwen, Sovenië en Sowakije) worden in dit verband beschouwd as staten die niet behoren tot de EU. Dat gedt ook voor Bugarije en Roemenië, die het aatst zijn toegetreden. In die twaaf anden geden nog steeds een aanta achtersteingsmechanismen en is er nog geen voedig vrij verkeer van personen. Aangezien de streefcijfers gebaseerd zijn op de EU-15, kunt u die het best gebruiken bij de monitoring. +z+ Contactgegevens Dienst Emancipatiezaken Boudewijnaan 30, 1000 Brusse, te , www. vaanderen. be/emancipatiezaken emancipatiezaken@vaanderen. be