Vergaderstuk Algemeen bestuur

Transcriptie

1 Opsteller Lex Groenveld / Adrie-Jan de Korte Aantal pagina s 11 Behandelend gremium Algemeen bestuur Datum voorgelegd Agendapunt, Onderwerp 1 e begrotingswijziging 2014 Agendering Ter besluitvorming Kopie aan Intern Kenmerk V0138/CONCEPT 1 Samenvatting voorstel Met de voorliggende begrotingswijziging wordt het begrotingsbeeld 2014 geactualiseerd. De belangrijkste wijzigingen betreffen de sanering IRIS, aframen vacatureruimte, uittreden Hunze en Aa s. De gevolgen van HWH 2.0 zijn gelet op de status van het besluitvormingsproces nog niet in deze begrotingswijziging verwerkt. 2 Inleiding Bijgaand treft u de 1 e begrotingswijziging 2014 aan. De primaire begroting 2014 is op 1 juli 2013 door het Algemeen Bestuur vastgesteld. Dit voorstel gaat in op de volgende wijzigingen: - Contractmutaties 2013/ Sanering IRIS - Formatie en capaciteitsraming (aframing vacatureruimte) - Uittreden Hunze en Aa s - Wijzigingen geldstromen derden Gelet op de impact van de wijzigingen is er gekozen om de financiële begroting als totaliteit opnieuw door te rekenen. 3 Doelstelling Het actualiseren van de begroting 2014 zodat de financiële consequenties van actuele ontwikkelingen zijn verwerkt. Tevens vormt dit het vertrekpunt voor het opstellen van de begroting Toelichting op begrotingswijziging 4.1. Totaalbeeld De totale begroting 2014 neemt aanzienlijk af. Begrotingstotaal 2014 vastgesteld 1 juli Begrotingstotaal e begrotingswijziging Totale daling (10 % daling) In onderstaande tabel is de mutatie per programma weergegeven.

2 Lasten raming 2013 Lasten raming 2014 oud Lasten raming 2014 nieuw Mutatie Watersysteembeheer Waterveiligheid Afvalwaterzuivering Vergunningverlening en Handhaving Diensten Basis Diensten Externe dienstverlening Diensten Data Architectuur en Standaarden Informatiehuis Water Subtotaal projecten en beheer Faciliterende diensten Bestuur & Organisatie Geldstromen derden Totaal Watersysteembeheer De daling van circa betreft een aframing van NDFF (Nationale Databank Flora en Fauna) van circa Het contract met GAN is vervallen en er zijn Deelnameovereenkomsten opgezegd. Voor het overige betreft het de aframing van de IRIS modules Ergo, OWA, Metingen, Watis. Zie hiervoor de toelichting in paragraaf Waterveiligheid De daling van circa betreft met name de aframing van IRIS keringen. Zie hiervoor de toelichting in paragraaf 4.5. Het product Digispectie is opgenomen voor circa Afvalwaterzuivering De daling van circa betreft de aframing van IRIS LIS en IRIS Rioken. Zie hiervoor de toelichting in paragraaf Vergunningverlening en Handhaving De stijging van bestaat uit twee belangrijke posten. Enerzijds betreft dit een aframing van OLO water voor Er zijn in 2014 (anders dan in 2013 inzake de eenmalige afdracht) geen financiële verplichtingen t.a.v. het gebruik van OLO Water. Er is nu alleen personele ondersteuning vanuit HWH begroot. Daarnaast is voor voor de 4 waterschappen die de bindingsovereenkomst (DNO) hebben getekend het bedrag uit fase 2 (realisatie) opgenomen. Dit betreft een bedrag van wat Kenmerk: V0138/CONCEPT Pagina 2 van 11

3 wordt verdeeld over Brabantse Delta, Hollandse Delta, Peel en Maasvallei en Vallei en Veluwe. Ten aanzien van de interne uren (inzet personeel HWH) zijn deze uren vooralsnog onder de flexibele uren opgenomen. In de bindingsovereenkomst (DNO) van is opgenomen dat deze uren aan de deelnemers zullen worden doorberekend. Over het aantal uren en de wijze van doorberekening vindt nog overleg plaats. Voor het overige betreft het de aframing van IRIS V&H en IRIS KIM. Zie hiervoor de toelichting in paragraaf Diensten Basis De daling van betreft vrijwel geheel de aframing van IRIS Beheer en onderhoud. In het DB voorstel van 8 juli 2013 is besloten tot de sanering IRIS op basis van een afzonderlijk plan van aanpak. De hoofdlijn hiervan kan als volgt worden weergegeven: - de ondersteuning van het huidige IRIS kan vanaf geheel stoppen. - tot is er vanuit de waterschappen alleen behoefte aan helpdesk en oplossen fouten - de sanering zelf kent 3 fasen: voorbereidingsfase, beperkte support, geen support. De saneringsactiviteiten 2013 zijn vanuit de lopende begroting 2013 bekostigd. In de 2 e bestuursrapportage 2013 is overigens opgenomen dat een deel van de IRIS budgetten 2013 zal worden gerestitueerd aan de waterschappen bij de afrekening In de begroting 2014 is aan totale IRIS producten het volgende opgenomen: Directe kosten Doorbelasting projecten en beheer (6,3 FTE) Totaal Op basis van de nieuwe inschatting kan dit bedrag aanzienlijk afgebouwd worden. De begroting in 2014 ziet er op basis van de huidige inschattingen als volgt uit: Directe kosten Doorbelasting projecten en beheer (0,85 FTE) Totaal Het bedrag aan directe kosten bestaat voor circa 90% uit het beheercontract met IBM. Voorgesteld wordt om de huidige begrotingsproducten IRIS te vervangen door 1 product: IRIS beheer en onderhoud (B&O) en sanering. Daarmee komen 10 kleinere begrotingsproducten van IRIS te vervallen. Van het totaal benodigde budget van heeft een bedrag van (93%) betrekking op Beheer en onderhoud IRIS. Aan dit product nemen alle waterschappen deel. Bij de kleinere begrotingsproducten is de deelname wisselend, maar gelet op de kleine omvang van deze producten weegt een verdere uitsplitsing niet op tegen argumenten van overzichtelijkheid en eenvoud. Daarnaast zijn er geen grote ontwikkelingen meer voorzien bij de afzonderlijke IRIS modules waardoor deelnamespecifieke overzichten per begrotingsproduct minder van belang zijn. Kenmerk: V0138/CONCEPT Pagina 3 van 11

4 De afbouw van de overcapaciteit kan opgevangen worden door een afbouw van de formatie (schrappen vacatureruimte) en inzet op andere projecten Diensten Externe Dienstverlening De stijging van betreft het toevoegen van het product Het Nieuwe Waterschapsnet voor Hiervoor zijn deelnameovereenkomsten aanwezig. Daarnaast is de personele inzet van Mijn Overheid afgebouwd Diensten Data De daling van circa betreft met name een daling van de kosten van Beeldmateriaal met een bedrag van De begroting beeldmateriaal 2014 en 2015 is naar aanleiding van de Europese aanbesteding en de definitieve gunning (aan resp. Cyclomedia en Eurosense) aangepast. De inschrijvingsbedragen zijn lager dan de kostenraming. Dit betekent dat de jaarlijkse bijdrage van alle deelnemers naar beneden kan worden bijgesteld; dus ook voor de waterschappen. In de oorspronkelijke begroting was de bijdrage van de provincies (IPO) voor nog niet geraamd. Deze is in de begrotingswijziging zowel aan de baten als lastenkant toegevoegd. De begroting ziet er als volgt uit: gunning incl. btw bedrag percentage Ministerie I&M ,96% RWS ,11% Kadaster ,23% ProRail ,16% Ministerie EZ ,82% CBS ,96% VtsPN ,83% AIVD ,15% Ministerie Defensie ,50% Ministerie BZK (RVOB) ,31% IPO ,12% Waterschappen ,84% Gemeenten 0 0,00% Totalen ,00% Informatiehuis Water In de oorspronkelijke begroting 2014 was er 1 FTE vanuit Projecten en Beheer bij IHW ingezet. Dit is vervangen door 1 FTE uitbreiding formatie IHW en aframing vanuit Projecten en beheer. Per saldo een neutrale wijziging. Daarnaast zijn de IPO gelden van vanuit geldstromen derden toegevoegd aan het programma IHW. Kenmerk: V0138/CONCEPT Pagina 4 van 11

5 4.9. Faciliterende diensten De stijging van betreft een voornamelijk een stijging van Oracle Tech. Het contract is geïndexeerd. Ook is bijdrage van Hunze en Aa s als gevolg van uittreding komen te vervallen. Daarnaast was er in de oorspronkelijke begroting 2014 vanuit gegaan dat het niet meer deelnemen van Amstel, Gooi en Vecht (AGV) zou leiden tot een daling van de lasten, gelijk aan de bijdrage van AGV. Gebleken is echter dat de, n.a.v. het licenseringstraject recent opgeleverde, kostenstructuur van de licenties afwijkt van de tot op heden toegepaste verdeelsleutel (unieverdeelsleutel). In het I-platform is mede naar aanleiding hiervan een discussie gestart over de toe te passen verdeelsleutel. Per 2015 wordt toepassing van een andere kostenverdeelsleutel beoogd. Besluitvorming vereist in eerste kwartaal Bestuur en organisatie De totale kosten bestuur en organisatie nemen af met circa Het extern budget business cases/behoeftemanagement is op basis van de feitelijke uitputting en doorbelasting van kosten business cases aan projecten die in de uitvoeringsfase zijn gekomen in 2013 afgeraamd met een bedrag van circa Gelet op het grote aantal business cases zijn de uren voor 2014 wel hoger ingeschat zodat de totale daling betreft. Het totaal aan flexibele uren is met toegenomen, maar deze uren zijn voor 90% onderbouwd met concrete projecten die naar verwachting in 2014 leiden tot ondertekende deelnameovereenkomsten. Dat betreft Saw@, Watis, Keringen 2.0, DAM, Afval. De uren die aan deze projecten naar verwachting zullen worden toegerekend zijn geparkeerd op het product flexibele uren Geldstromen Derden Het totaal programma daalt met Dit betreft een daling van inzake Mijn Overheid. Van de Unie van Waterschappen is bericht ontvangen dat deze bijdrage komt te vervallen. Daarnaast is sprake van een stijging van de kosten van het Nieuw Handelsregister met Tenslotte is de bijdrage van IPO van verschoven van geldstromen derden naar het programma IHW. Het programma geldstromen derden (de kassiersfunctie ) zal met ingang van 2015 worden overgedragen aan de Unie van Waterschappen Formatie en capaciteitsraming De formatie laat een dalend beeld zien. Vooruitlopend op de definitieve besluitvorming in het kader van HWH 2.0. is er voor gekozen om de vacatureruimte te schrappen. De formatie ontwikkelt zich als volgt: Kenmerk: V0138/CONCEPT Pagina 5 van 11

6 Afdeling Formatie begroting juli 2013 Formatie 1 e begrotingswijziging 2014 Mutatie Staf/directie 3,22 3,22 0 Bedrijfsvoering 14,32 12,94 -/- 1,38 Projecten en beheer 24,84 19,86* -/- 4,98 IHW 6,58 7, ,97 43,6 -/- 5,37 *) waarvan in ,22 FTE gedetacheerd is bij Unie van Waterschappen en ICTU Naast aframing van de formatie is tevens de capaciteitsraming 2014 geactualiseerd. Dit was noodzakelijk gelet op de afbouw van IRIS en een aantal nieuwe projecten. Door de gewijzigde formatie zijn de uurtarieven herberekend. Doordat de formatie daalt en doordat een aantal vaste lasten (bijv. huisvesting) niet in een gelijk tempo mee daalt, heeft dit een effect van enkele euro s per uur Bedrijfsvoeringskosten De kostenplaatsen die betrekking hebben op de bedrijfsvoering zijn geactualiseerd. Op basis van de (concept) cijfers 2013 is bezien of de begroting aanpassing behoeft. Dit heeft geleid tot een aantal verschuivingen ten aanzien van ICT, Facilitair en Bedrijfsvoering. Per saldo zijn de budgetten met afgeraamd (kantoorbenodigdheden, DIV, controlfunctie) Uittreden Hunze en Aa s In een afzonderlijk bestuursvoorstel aan het Algemeen Bestuur is de uittreding van Hunze en Aa s uitgewerkt. In de 1 e begrotingswijziging 2014 is hierop geanticipeerd. De besluitvorming over zowel de begrotingswijziging als het uittredingsvoorstel is in dezelfde vergadering van het Algemeen Bestuur (25 april) geagendeerd. Mocht de besluitvorming hierover afwijken van het voorstel zal de begroting conform gewijzigd worden. Het DB van de Gr HWH heeft hierbij gekozen voor een bestuurlijk standpunt, dat uitgaat van de brief d.d waarin waterschap Hunze en Aa s heeft aangegeven welke producten zij willen afnemen. Waterschap Hunze en Aa s heeft een Deelnameovereenkomst met de Gr HWH die ontbonden kan worden nadat er wilsovereenstemming tussen waterschap Hunze en Aa s en het bestuur van de Gr HWH bestaat. Over die wilsovereenstemming wordt thans door waterschap Hunze en Aa s intern beraad gevoerd. In de begrotingswijziging 2014 is de deelname aan de producten gewijzigd. De deelname aan het product NDFF, Vangstregistratie, BVZ, OLO Water, Digitaal Aangifte Bedrijven, Geovoorziening, Mijn overheid, AHN3, Diwanet, OracleTech en het programma Bestuur en Organisatie is stopgezet. In het uittredingsvoorstel is sprake van een eenmalige uittredingsvergoeding. Deze uittredingsvergoeding zal via de bestemming van het resultaat 2014 aan de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling worden uitgekeerd op basis van de Unieverdeelsleutel. Daarmee wordt op een administratief eenvoudige wijze de verhoging van de bijdrage per waterschap van bijv. het product bestuur en organisatie gecompenseerd. Kenmerk: V0138/CONCEPT Pagina 6 van 11

7 4.15. HWH 2.0 In deze 1 e begrotingswijziging 2014 is geen rekening gehouden met incidentele kosten in het kader van HWH 2.0 (advieskosten, juridische kosten, kosten eventueel ww-verplichting etc.). Wij zijn voornemens om bij de jaarrekening 2013 vanuit het jaarrekeningresultaat en/of de afrekening waterschappen hiervoor een bedrag te reserveren. Via een bestuursvoorstel zal dit aan het Algemeen Bestuur worden voorgelegd Bijdrage per waterschap In bijlage 2 is inzichtelijk gemaakt wat de mutatie per waterschap is. Met uitzondering van de waterschappen die deelnemen aan Saw@ wordt de begrote bijdrage per waterschap in 2014 verlaagd. 5 Procedure De begrotingswijziging heeft invloed op de deelnemersbijdrage van de waterschappen. Op grond van de Gemeenschappelijke regeling is een zienswijzeprocedure verplicht. De zienswijzeprocedure start op 4 februari De zienswijzeprocedure eindigt 6 weken later op 18 maart Daarna zal een eventuele reactienota opgesteld worden. De definitieve besluitvorming is voorzien op de vergadering van het Algemeen Bestuur van 25 april Gevraagd besluit Het Algemeen Bestuur besluit: in te stemmen met de 1 e begrotingswijziging Besluit Positief, conform voorstel Overwegend positief, onder voorbehoud van de volgende aanpassingen Negatief, niet conform voorstel Toelichting Bijlagen: 1. Analyse begroting per product 2. Mutatie bijdrage per waterschap op totalen 3. Financiële begroting 2014 versie 31 januari 2014 (is meegestuurd als apart bestand) Kenmerk: V0138/CONCEPT Pagina 7 van 11

8 Bijlage 1 Analyse begroting per product Lasten Lasten Lasten Mutatie raming 2013 raming 2014 raming oud nieuw B&O Watertoets B&O NDFF B&O IRIS Bagger B&O IRIS Ergo B&O IRIS OWA B&O IRIS Metingen B&O IRIS Watis B&O Vangst registratie B&O IRIS Keringen B&O Digispectie B&O Z-info B&O BVZ B&O IRIS LIS B&O IRS RIOKEN B&O IRIS ZIS B&O OLO Water B&O Digitaal Aangifte bedrijven B&O IRIS V&H B&O IRIS KIM SAW@ SAW@2 (Personele inzet HWH) B&O IRIS B&O IRIS Basis WATIS B&O WION portaal B&O Geo voorziening Afschrijving IRIS B&O oud CMS B&O e-formulieren Het nieuwe Waterschapsnet B&O publicatie producten en diensten binnen CMS B&O publicatie regelgeving landelijke voorziening CVDR B&O publicatie bekendmakingen landelijke voorziening G Mijn Overheid (personele inzet HWH) B&O INSPIRE SAT-Data AHN Beeld materiaal Onderzoek en sturing activiteiten Kennisopbouw en kennisdeling Architectuurtooling Architectuur en standaarden B&O Aquo-standaard Release mgnt tools voor ontsluiting Aquo Standaard Realisatie waterkwaliteits portaal Release mgnt Aquo kit Kader stellende dienst Regie op informatiestromen Servicedesk Verkenner / vraag articulatie Programma bureau Vergader centrum Diwanet Oracle APPS Oracle TECH Oracle Contract mgnt Bestuur & Organisatie Flexibele uren Contract mgnt Kwaliteits mgnt B&O Business Cases Basis registratie Topografie (VROM) Basis registratie BAG (VROM) Mijn overheid (BZK) SIKB Oracle GAS project WBD Nieuw Handels register (NHR) IHW IPO Kenmerk: V0138/CONCEPT Pagina 8 van 11

9 Bijlage 2 Mutatie begroting per waterschap op totalen Totale bijdrage per waterschap oorspronkelijke begroting 2014 Programma uitvoering Faciliterende diensten Bedrijfs-voering Geldstromen derden Totaal Aa en Maas AGV/Waternet Brabantse Delta De Dommel De Stichtse Rijnlanden Delfland Fryslân Groot Salland Hollands Noorderkwartier Hollandse Delta Noorderzijlvest Peel en Maasvallei Reest en Wieden Vechtstromen (Regge en Dinkel) Rijn en IJssel Rijnland Rivierenland Roer en Overmaas Scheldestromen Schieland en de Krimpenerwaard Vallei en Veluwe Vechtstromen (Velt en Vecht) Zuiderzeeland Subtotaal waterschappen Data ICT Dienst Hunze en Aa's Het Waterschapshuis Derden inzake Beeldmateriaal IPO IHW Subtotaal derden Totaal Kenmerk: V0138/CONCEPT Pagina 9 van 11

10 Nieuwe totale bijdrage omgebouwde begroting 2014 per waterschap Programma uitvoering Faciliterende diensten Bestuur en Organisatie Geldstromen derden Totaal Aa en Maas AGV/Waternet Brabantse Delta De Dommel De Stichtse Rijnlanden Delfland Fryslân Groot Salland Hollands Noorderkwartier Hollandse Delta Noorderzijlvest Peel en Maasvallei Reest en Wieden Vechtstromen (Regge en Dinkel) Rijn en IJssel Rijnland Rivierenland Roer en Overmaas Scheldestromen Schieland en de Krimpenerwaard Vallei en Veluwe Vechtstromen (Velt en Vecht) Zuiderzeeland Subtotaal waterschappen Data ICT Dienst Hunze en Aa's Het Waterschapshuis Derden inzake Beeldmateriaal IPO IHW & AHN Subtotaal derden Totaal Kenmerk: V0138/CONCEPT Pagina 10 van 11

11 Mutatie van ombouw Programma uitvoering Faciliterende diensten Bedrijfsvoering Geldstromen derden Totaal Aa en Maas AGV/Waternet Brabantse Delta De Dommel De Stichtse Rijnlanden Delfland Fryslân Groot Salland Hollands Noorderkwartier Hollandse Delta Noorderzijlvest Peel en Maasvallei Reest en Wieden Vechtstromen (Regge en Dinkel) Rijn en IJssel Rijnland Rivierenland Roer en Overmaas Scheldestromen Schieland en de Krimpenerwaard Vallei en Veluwe Vechtstromen (Velt en Vecht) Zuiderzeeland Subtotaal waterschappen Data ICT Dienst Hunze en Aa's Het Waterschapshuis Derden inzake Beeldmateriaal IPO IHW & AHN Subtotaal derden Totaal Kenmerk: V0138/CONCEPT Pagina 11 van 11