Deze bijlage is tevens door het algemeen bestuur vastgesteld in verband met het afbouwen van IRIS.

Transcriptie

1 HetWaterschapshuis Bijlage vastgestelde programma's (bijlage bij het Programmareglement Het Waterschapshuis 2013) Datum bijlage: 11 november 2013 Toelichting bij de bijlage d,d, 11 november 2013: B Het Algemeen bestuur HWH heeft deze versie van de bijlage vastgesteld op basis van het besluit inzake Wijziging programma(taken) d.d. 11 november 2013 inzake HWH 2.0. Belangrijk in het kader van HWH 2.0 is het onderscheid tussen collectieve en facultatieve programma's. Collectieve programma's zijn programma's: 1. die wettelijk verplicht zijn voor een waterschap én alle waterschappen wensen dat dit programma door HWH wordt uitgevoerd. 2. waarvoor bestuurlijke afspraken zijn overeengekomen én alle waterschappen wensen dat dit programma door HWH wordt uitgevoerd. 3. waarvan het de wens van alle waterschappen is dat dit door HWH wordt uitgevoerd. Indien een programma niet aan één (of meerdere) van deze criteria voldoet, dan betreft het een facultatief programma. Van een collectief programma is HWH eigenaar, bij een facultatief programma ligt het eigenaarschap (na invoering van HWH 2.0) elders. De collectieve programma's en programmataken staan in Begrotingsprogramma 1; Uitvoering collectieve programma's en programmataken. De facultatieve programma's die beëindigd zullen worden, maar vooralsnog door HWH zullen worden uitgevoerd, zijn voorlopig ondergebracht in Begrotingsprogramma 5, over te dragen programma's. Af te bouwen programma's zijn opgenomen in Begrotingsprogramma 6. Bij het verlenen van adviesdiensten in het kader van Begrotingsprogramma 4; Adviesdiensten, wordt HWH geen eigenaar van een programma. Om deze reden wordt het verlenen van een bepaalde adviesdienst niet specifiek in de bijlage opgenomen, maar noemt de bijlage enkel generiek de soorten van adviesdiensten die HWH in het kader van dit begrotingsprogramma aanbiedt en verleent. Deze bijlage is tevens door het algemeen bestuur vastgesteld in verband met het afbouwen van IRIS. 1. Begrotingsprogramma 1; Uitvoering collectieve programma's en programmaplannen 1.2 Programma Bedrijfsfuncties Programmaplan Watersysteembeheer De programma's uit het Programmaplan Watersysteembeheer dragen bij aan een efficiënte ICT ondersteuning van het watersysteembeheer van de waterschappen met een bij voorkeur uniforme datalaag en functionaliteit en flexibiliteit in de mogelijkheid van maatwerk voor de waterschappen. Programma's die deel uitmaken van het Programmaplan Watersysteembeheer: Programmaplan Waterveiligheid De programma's uit het Programmaplan Waterveiligheid dragen bij aan een efficiënte ICT ondersteuning voor het beheren van de kerngegevens, die nodig zijn voor het primaire proces Waterveiligheid, die zo dicht mogelijk aansluit op de eisen en wensen die daar wettelijk en organisatorisch aan worden gesteld.

2 Besluit Algemeen bestuur Hei Waterschapshuis Programma 's die deel uitmaken van het Programmaplan Waterveiligheid: Vangstregistratie kostenverdeelsleutel 145/ Programmaplan Afvalwaterzuivering Vanuit verbondenheid met de waterpartners dragen de programma's uit het Programmaplan Afvalwaterketen vanuit de waterschapbelangen bij aan een toonaangevende gemeenschappelijke informatievoorziening die bijdraagt aan een doelmatige en duurzame afvalwaterketen Programma's die deel uitmaken van het Programmaplan Afvalwaterzuivering: Bedrijfsvergelijking Zuivering (BVZ) Programmaplan Vergunningverlening en Handhaving De programma's uit het Programmaplan Vergunningverlening en Handhaving dragen bij aan een efficiënte ICT ondersteuning van de primaire processen Vergunningverlening en Handhaving. Programma's die deel uitmaken van het Programmaplan Vergunningverlening S Handhaving: OLO Water 1.3 Programma Diensten Programmaplan Diensten Basis De programma's uit het Programmaplan Diensten Basis voorzien in het professioneel beheer van door HWH geleverde gemeenschappelijke generieke voorzieningen en voorzieningen die meerdere bedrijfsfuncties van de waterschappen ondersteunen. Programma's die deel uitmaken van het Programmaplan Diensten Basis: Geovoorziening Programmaplan Diensten Externe Dienstverlening De programma's uit het Programmaplan Diensten Externe Dienstverlening dragen bij aan het verbeteren van de elektronische dienstverlening aan burgers en bedrijven door middel van gemeenschappelijke informatievoorzieningen en diensten. Programma 's die deel uitmaken van het Programmaplan Externe Dienstverlening: CVDR/Publicatie regelgeving Kenmerk: V0050/CONCEPT Pagina 2 van 9

3 Besluit Algemeen bestuur.«v HetWaterschapshuis Programmaplan Diensten Data De programma's uit het Programmaplan Diensten Data dragen bij aan de ontwikkeling en het beheer van generieke voorzieningen ten behoeve van de informatievoorziening in de diverse bedrijfsfuncties van de waterschappen en eventuele derden. Programma's die deel uitmaken van het Programmaplan Diensten Data: INSPIRE AHN kostenverdeelsleutel: oppervlakte Beeldmateriaal kostenverdeelsleutel: oppervlakte 1.4 Programmaplan Sector specifiek advies over architectuur en standaarden Deze adviserende dienstverlening draagt bij aan het borgen van de samenhang in de informatievoorziening van de waterschappen (producten en diensten) door het opstellen van specifieke kaders en het richting geven aan de ontwikkeling van de informatievoorziening op basis van de interne bedrijfsbehoeften en externe politieke, bestuurlijke, maatschappelijke en technologische ontwikkelingen. Kostenverdeelsleutel: 45/ Programmaplan Informatiehuis Water De activiteiten in het kader van het Programma Informatiehuis Water dragen bij aan de volgende missie van het Informatiehuis Water: 'Het Informatiehuis Water heeft als missie waterinformatie efficiënt en effectief te laten stromen tussen waterbeheerders en deze beschikbaar te stellen aan derden. Het IHW is een samenwerkingsverband van Rijk, provincies en waterschappen. Samen met de waterbeheerders wordt gekomen tot uniforme, toegankelijke én bruikbare informatie over water. IHW vormt de digitale schakel tussen waterbeheerders, stimuleert de onderlinge samenwerking en interactie en ontlast de waterbeheerder bij de structurele informatiebehoeftes van buitenaf. In 2022 willen we met elkaar een einde gemaakt hebben aan de versnippering van waterinformatie.' Kostenverdeelsleutel: gelijk 1.6 Programmaplan Advies informatiebeveiliging Deze adviserende dienstverlening draagt bij aan de ontwikkeling van een sectorale visie, beleid en baseline informatiebeveiliging van en voor de waterschappen. Kostenverdeelsleutel: 45/55 Kenmerk: V0050/CONCEPT Pagina 3 van 9

4 HetWaterschapshuis 2. Begrotingsprogramma 2; Faciliterende diensten De programma's uit het Begrotingsprogramma 2: Faciliterende diensten faciliteren op een professionele wijze diverse activiteiten ten behoeve van de waterschappen, waarbij efficiency, samenwerking en uitwisseling wordt bevorderd. Programma's die deel uitmaken van het programma Faciliterende diensten: 2.1 Vergadercentrum 2.3 Oracle Tech 2.4 Oracle Contractmanagement 3. Begrotingsprogramma 4: Adviesdiensten Het leveren van adviesdiensten, in de vorm van specifieke expertise, ondersteuning of volledige ontzorging binnen een van de onderstaande activiteiten op verzoekbasis aan de waterschappen:» Ondersteuning bij het opstellen van een start business case; «Ondersteuning bij het opstellen van business case; «Ondersteuning bij Projectmanagement / Inkoop activiteiten; «Ondersteuning bij Beheer (Business Informatie Management) activiteiten. (Het betreft hier o.a. advies op het gebied van aanschaf en exploitatie van ICT-middelen en advies bij (Europese) aanbestedingen. HWH levert geen ondersteuning bij Applicatiemanagement en Infrastructuurmanagement activiteiten.) Kostenverdeelsleutel: gelijk 4. Begrotingsprogramma 5: Over te dragen programma's De volgende facultatieve programma's zijn vanuit het Begrotingsprogramma 1; Uitvoering en vanuit het (oude) Begrotingsprogramma 4; Geldstromen derden van de vorige bijlage toegevoegd aan dit Begrotingsprogramma 5; Over te dragen programma's. Het eigenaarschap van deze programma's door HWH zal in het kader van HWH 2.0 worden overgedragen aan derden. Zolang deze programma's door HWH worden uitgevoerd maken zij deel uit van de bijlage bij het Programmareglement. De bij deze programma's behorende overeenkomsten zullen worden overgedragen aan door het dagelijks bestuur HWH te bepalen partijen Watertoets NDFF Digispectie ļ Digigids Z-info kostenverdeelsleutel: VE Digitale Aangifte bedrijven WION Portaal Kenmerk: V0050/CONCEPT Pagina 4 van 9

5 Al Besluit Algemeen bestuur Waterschaps Gestandaardiseerde Datamodellen (WATIS 2.0) CMS (oud) en daadwerkelijk gebruik E-formulieren Publicatie Producten en diensten binnen CMS GVOP/ Publicatie bekendmakingen Nieuw CMS Kostenverdeelsleutel: 45/ SAT-Data 1.4 Programmaplan Architectuur en Standaarden (Voorheen was Sector specifiek advies over architectuur en standaarden hier een onderdeel van. Dit is nu 1.4 Programmataak Sector specifiek advies over architectuur en standaarden.) 2.2 Diwanet 4. Begrotingsprogramma 4; Geldstromen derden kostenverdeelsleutel: niet van toepassing 5. Begrotingsprogramma 6: Af te bouwen programma's De volgende programma's zijn vanuit het Begrotingsprogramma 1; Uitvoering en Begrotingsprogramma 2; Faciliterende overgeplaatst. Het eigenaarschap van deze programma's wordt beëindigd. Besluitvorming hierover heeft separaat van HWH 2.0 plaatsgevonden. Zolang deze programma's door HWH worden uitgevoerd maken zij deel uit van de bijlage bij het Programmareglement Iris Ergo Iris OWA Iris Metingen Iris Watis Iris Keringen Iris LIS Iris RIOKEN Iris V&H Iris KIM Iris Beheer Iris Basis Afschrijving Iris 1.0 (het programma eindigt per 1 januari 2014) 2.3 Oracle Apps (het programma eindigt per 1 januari 2014) Kenmerk: V0050/CONCEPT Pagina 5 van 9

6 Besluit Algemeen bestuur Waterschaps TOELICHTING Algemeen Programma 's Het algemeen bestuur van Het Waterschapshuis beslist over de vraag of taken en taakvelden onder het belang van de Gemeenschappelijke regeling gebracht kunnen worden. Dit komt ook tot uitdrukking in de vaststelling van de begroting. Voor Het Waterschapshuis zal het in dit kader vaak gaan over programmataken. De Gemeenschappelijke regeling is zo opgezet dat het algemeen bestuur van het Waterschapshuis beslist over het principe van het in uitvoering nemen van bepaalde programmataken. Alle deelnemende waterschappen hebben hier dus invloed op. Vervolgens is het echter aan de individuele waterschappen zelf om te besluiten of ook aan een programma wordt deelgenomen. In de toelichting op de Gemeenschappelijke regeling is expliciet opgenomen dat het "onmogelijk is dat een waterschap tegen zijn zin bij meerderheidsbesluit van het algemeen bestuur gedwongen wordt aan een programma deel te nemen". De hiervoor beschreven opzet komt terug in artikel 35 van de Gr HWH waarin is bepaald dat het algemeen bestuur bevoegd is bij reglement programma's vast te stelen en te voeren. Financiering De waterschappen die deelnemen in Het Waterschapshuis dragen ook de zorg voor de financiering van (de werkzaamheden van) Het Waterschapshuis. Ten aanzien van de financiering van Het Waterschapshuis wordt in de Gr HWH een scherpe scheiding aangebracht tussen enerzijds organisatiekosten (het algemene deel van de werkzaamheden) en anderzijds programmakosten (het specifieke deel van de werkzaamheden). Programmakosten zijn de kosten die aan de uit te voeren programma's worden toegerekend. De programmakosten worden opgebracht door de waterschappen die kiezen voor deelname aan het betreffende programma, waarbij voorafgaand aan het in uitvoering nemen wordt vastgesteld welke waterschappen dat zijn. Deze waterschappen zijn vervolgens verantwoordelijk voor de bekostiging en eventuele risico's van het programma. Ook hiervoor wordt bij reglement een kostenverdeelsleutel vastgesteld. Deze voorziet in een tenminste kostendekkende bijdrage van de waterschappen die deelnemen aan het betreffende programma. De Gr HWH geeft verder geen nadere eisen omtrent de inhoud van een programmareglement. Artikelsgewijs Artikel 1 Algemene bepalingen Onder f Programmakosten In artikel 35, lid 1, sub b en c van de Gemeenschappelijke regeling Het Waterschapshuis worden de organisatiekosten respectievelijk de programmakosten omschreven. De organisatiekosten zijn de kosten die samenhangen met het uitvoeren van de taken van het bestuur en de secretaris-directeur, inclusief de bijbehorende daarop betrekking hebbende staf en ondersteuning en huisvesting. Programmakosten zijn alle kosten die niet onder organisatiekosten vallen en die aan een bepaald programma worden toegerekend. Met de beide definities wordt overlap tussen deze twee categorieën van kosten voorkomen. Kenmerk: V0050/CONCEPT Pagina 6 van 9

7 HetWaterschaps Afwijken van deze definities bij reglement is niet toegestaan. Artikel 35 bevat geen voorschriften over de wijze waarop deze twee onderscheiden kostensoorten in relatie tot elkaar bij de waterschappen in rekening dienen te worden gebracht c.q. over de wijze waarop deze kosten in de begroting dienen te worden vermeld - m.a.w. de begrotingssystematiek. Indien door het algemeen bestuur wordt gekozen voor een begrotingssystematiek waarbij organisatiekosten aan programmakosten worden toegerekend, dan is dit op grond van artikel 35 mogelijk, zolang voorafgaand aan de toerekening deze kostensoorten scherp van elkaar worden onderscheiden en precies duidelijk is welke organisatiekosten aan welke programmakosten worden toegerekend. Artikel 2 De programma's In dit artikel wordt verwezen naar de bijlage met een opsomming van de verschillende programma's. Met de vaststelling van deze bijlage wordt voldaan aan het vereiste van artikel 35, lid 3 dat programma's bij reglement door het algemeen bestuur worden vastgesteld. Gezien de vergaderfrequentie van het AB van twee maal per jaar (wordt wellicht drie maal per jaar) en de grotere regelmaat waarmee bij HWH nieuwe programma's worden gestart, is om praktische en doelmatigheidsredenen voor gedeeltelijk mandaat van het AB aan het DB gekozen met betrekking tot de bevoegdheid tot het voeren van nieuwe programma's. De bevoegdheid om de voor een nieuw programma benodigde begrotingswijziging door te voeren, is niet gemandateerd. Deze zal volgens de gangbare cyclus plaatsvinden. Doordat voorafgaand aan het besluit tot het voeren van een nieuw programma reeds deelnameovereenkomsten worden gesloten met de waterschappen, is de financiële bijdrage van de waterschappen gewaarborgd. Met het oog op de eventuele situatie dat het AB achteraf niet bereid is tot het doorvoeren van de benodigde begrotingswijziging, is lid 3 opgenomen. Dit mandaat komt overeen met de gang van zaken bij HWH van voor de transitie, waarbij het DB na consultatie van de programmaraad het uitvoeringsbesluit voor een programma nam. Doordat gekozen is voor de figuur van mandaat, betreft het blijvend een bevoegdheid van het AB die door het DB namens het AB wordt uitgeoefend. Hierbij krijgt het DB niet volledig de vrije hand. Het DB zal met betrekking tot een nieuw toe te voegen programma eerst een advies aan de programmaraad dienen te vragen. Indien nodig kan het AB aanwijzingen m.b.t. de uitoefening van de bevoegdheid geven of deze toch zelf uitoefenen. Gezien de specifieke setting van een gemeenschappelijke regeling (monisme plus verlengd lokaal (territoriaal) bestuur), waarbij de nadruk ligt op de doelmatige uitvoering van bestuurlijke taken en niet op democratisch legitimatie, verzet de aard van de bevoegdheid zich niet tegen deze mandatering. Doordat het DB gemandateerd is tot C ,- zal de meerderheid van de toekomstige HWHprogramma's in mandaat feitelijk door het DB worden gestart. De jaarlijkse kosten van de meerderheid van de huidige HWH-programma's blijven namelijk onder genoemd bedrag en het is aannemelijk dat dit in de toekomst ook zo zal zijn. Dit in overeenstemming met artikel 28, lid 1 Gr HWH, op grond van welk artikel het dagelijks bestuur belast is met de dagelijkse aangelegenheden van Het Waterschapshuis, aangezien het starten en uitvoeren van programma's tot de belangrijkste en 'dagelijkse' taak van Het Waterschaphuis behoort Artikel 3 De deelname De taken die Het Waterschapshuis heeft worden in beginsel uitgevoerd voor de deelnemers aan de Gemeenschappelijke regeling. Kenmerk: V0050/CONCEPT Pagina 7 van 9

8 - # 9 Besluit Algemeen bestuur Waterschaps Het algemeen bestuur beslist over de vraag of taken of taakvelden onder het belang van de Gemeenschappelijke regeling gebracht kunnen worden door middel van een programmareglement. Vervolgens is het aan de individuele waterschappen zelf om te besluiten of ook aan dat programmaonderdeel/activiteit) wordt deelgenomen. Hiertoe worden deelnameovereenkomsten met de waterschappen afgesloten. Door de woorden 'bij individuele overeenkomst' wordt in artikel 3, lid 3 wordt aangegeven dat er niet een meerpartijenovereenkomst tussen alle deelnemers en Het Waterschapshuis wordt gesloten. Het Waterschapshuis mag zijn taken ook uitoefenen voor derden. Een belangrijke voorwaarde hiervoor is wel dat Het Waterschapshuis het merendeel van zijn taken voor de deelnemers uitvoert, want anders kan geen sprake meer zijn van een inbesteding. Dit is tot uitdrukking gebracht in artikel 4 lid 2 GR HWH. Naar de huidige stand van zaken in de Europese jurisprudentie betekent dit dat Het Waterschapshuis minimaal 90 o 7o van zijn taken moet uitvoeren voor de deelnemers. Vergelijkbare criteria gelden om voor BTW-vrijstelling in aanmerking te komen. Om te borgen dat bij deelname door derden aan genoemde criteria wordt voldaan, bepaalt artikel 3, lid 4 sub d. dat de deelnameovereenkomst dient te bepalen onder welke voorwaarden een derde aan een programma kan deelnemen. De deelnameovereenkomst wordt gesloten voordat door het AB of het DB (in mandaat) wordt besloten om een nieuw programma aan de bijlage van dit reglement toe te voegen en het programma in uitvoering te nemen (uitvoeringsbesluit). (Artikel 35, lid 3 Gr HWH, resp. artikel 2, lid 2 van dit reglement.) Met het oog op de mogelijkheid dat een dergelijk besluit niet wordt genomen, is artikel 3, lid 4 sub I. opgenomen. Het meest voor de hand liggend is dat de deelnameovereenkomst voor dat geval een bepaling bevat dat de overeenkomst van rechtswege is ontbonden, maar de formulering van I. laat de mogelijkheid open dit anderszins te regelen. Voor het geval dat het aanbestedingsresultaat niet uitvalt zoals dat door partijen was voorzien (in het kader van de business case-systematiek; afwijkt van de in business case gestelde kaders), is onder m. een vergelijkbare bepaling opgenomen. Artikel 4 De kostenverdeelsleutel In het reglement zijn de mogelijke (combinaties van) kostenverdeelsleutels opgenomen. Het is niet mogelijk om hiervan af te wijkem Uitgangspunt is dat voor alle deelnemers aan hetzelfde programma dezelfde verdeelsleutel wordt gehanteerd. Slechts in bijzondere, expliciet aan te geven omstandigheden, kan hiervan in de individuele overeenkomst worden afgeweken. Voor wat betreft de bijdragen van de deelnemers in de programmakosten wordt uitgegaan van een systeem van voorschotten (met het vaststellen van de begroting) en definitieve bijdragen (met het vaststellen van de jaarrekening). Het voorschot wordt daarbij verrekend met de definitieve bijdrage. Artikel 5 Betaling van programmakosten Programmakosten worden op grond van artikel 35, lid 5 Gr HWH in rekening gebracht op de wijze waartoe wordt besloten in het kader van de vaststelling van dat programma. Deze wijze is nu bij dit artikel voor alle bestaande en toekomstige programma's vastgesteld. Kenmerk: V0050/CONCEPT Pagina 8 van 9

9 Besluit Algemeen bestuur HetWaterschapshuis Bijlage vastgestelde programma's Doordat deze bijlage onderdeel uitmaakt van het Programmareglement Het Waterschapshuis 2013, wordt voor elk in deze bijlage opgenomen programma voldaan aan het vereiste van artikel 35, lid 3 Gr HWH dat programma's bij reglement worden vastgesteld. Dit betreft een bevoegdheid van het algemeen bestuur die op grond van artikel 2, lid 2 onder de daar genoemde beperkingen in mandaat ook door het dagelijks bestuur kan worden uitgeoefend. Voor elk nieuw programma of voor elke beëindiging van een programma zal de Bijlage vastgestelde programma's dus ofwel door het algemeen bestuur ofwel door het dagelijks bestuur (in mandaat) worden gewijzigd. Om deze reden is duidelijke vermelding van de datum van de Bijlage vastgestelde programma's boven aan deze bijlage cruciaal. Begrotingsprogramma 3 Bestuur en Organisatie wordt niet vastgesteld bij dit reglement. Hiervoor geldt het reglement organisatiekosten dat separaat wordt vastgesteld door het algemeen bestuur. In het programma Bestuur en Organisatie zijn de kosten voor Flexibele uren, Contractmanagement en Business Cases opgenomen. Bij deze producten komt sterk de solidariteitsgedachte tot uitdrukken. Deze kosten en uren kunnen nog niet worden toegerekend aan concrete projecten of business cases. Na vaststelling van een programma worden de kosten en uren die daar betrekking op hebben overgeboekt naar het betreffende project en zullen alleen de deelnemers aan dat project delen in de kosten. Kenmerk: V0050/CONCEPT Pagina 9 van 9