De tussentijdse bestuurlijke rapportages worden conform de vastgestelde Planning & Controlcyclus op 3 momenten aan het bestuur verstrekt:

Transcriptie

1 Auteur Adrie-Jan de Korte Aantal pagina s 7 Behandelend gremium Dagelijks Bestuur Datum voorgelegd Agendapunt, onderwerp Bestuursrapportage en Overheveling budgetten 2013 naar 2014 Agendering Kies een optie Kopie aan [XXXX] Kenmerk [XXXX] 1 Samenvatting voorstel De 3 e bestuursrapportage 2013 (hierna BERAP3) geeft een beeld van de bereikte projectresultaten in 2013 en de financiële afwikkeling. In dit bestuursvoorstel is een samenvatting hiervan opgenomen. Daarnaast wordt ieder jaar aan het bestuur een voorstel voorgelegd inzake de overheveling van budgetten. De overheveling vindt plaats op basis van eerder door het bestuur vastgestelde uitgangspunten. Voorgesteld wordt om over te hevelen naar Dit betreft ontvangen gelden van zowel waterschappen als derden die beschikbaar moeten blijven voor uitvoering van de activiteiten in 2014 (waaronder AHN kaartverkoop voor 1,4 mln). Een bedrag van over 2013 kan teruggestort worden aan de waterschappen (waaronder eindafrekening AHN2 voor circa 1,6 mln). 2 Inleiding De tussentijdse bestuurlijke rapportages worden conform de vastgestelde Planning & Controlcyclus op 3 momenten aan het bestuur verstrekt: Bestuursrapportage Rapportageperiode Bestuurlijke behandeling BERAP 1 1e 4 maanden mei/juni 2013 BERAP 2 1e 8 maanden oktober/november 2013 BERAP 3 12 maanden februari/maart 2014 BERAP 3 bevat de definitieve cijfers over 2013 en tevens de voorstellen inzake budgetoverheveling. De BERAP 3 vormt tevens een bijlage bij de jaarrekening Op basis van de resultaten van BERAP3 dient een besluit te worden genomen over de restant budgetten De accountantscontrole heeft in de 1 e helft februari 2014 plaatsgevonden. De controle is in operationele zin afgerond en heeft niet geleid tot financiële correcties. De formele afwikkeling inclusief definitieve jaarrekening 2013 is onderhanden en zal in maart aan het Dagelijks bestuur worden aangeboden.

2 Pagina 2 van 7 3 Doelstelling Verantwoording af te leggen over de uitgevoerde activiteiten 2013 en een besluit te nemen over de niet bestede gelden uit de jaarrekening Bestuurlijke Samenvatting 3e Bestuursrapportage Bestuur In 2013 is veel aandacht besteed aan de ontwikkeling van HWH 2.0. In de Algemeen bestuursvergadering van 11 november 2013 is aangegeven dat HWH zo compact mogelijk, dienstbaar, vaardig en effectief dient te zijn. Daarnaast dient een kwaliteitsimpuls en cultuuromslag plaats te vinden. HWH 2.0 heeft wel onrust voor medewerkers gebracht. Daarbij bestaat het risico op uitstroom van goede medewerkers. Er zullen nadere afspraken moeten worden gemaakt om dit risico te managen. Eind 2013 heeft waterschap Hunze en Aa s het besluit genomen om uit te treden uit de Gemeenschappelijke Regeling HWH. Een bestuurlijke afvaardiging van HWH en Hunze en Aa s hebben gesproken over een uittreedsom en de afspraken inzake toekomstige afname van producten. In de vergadering 25 april 2014 zal het Algemeen bestuur zich hierover uitspreken Inhoudelijke voortgang projecten De belangrijkste resultaten in de projecten zijn: - Watersysteembeheer: Aanbesteding en transitie Watertoets is afgerond - Waterveiligheid: Aanbesteding vangstregistratie en release Digispectie is in 2013 afgerond - Afvalwaterketen: Z-info is per 1 januari 2013 live en in 2013 bij 15 waterschappen gefaseerd geïmplementeerd. - Vergunningverlening en Handhaving: Verplichtingen inzake OLO water zijn afgerond, Digitale aangifte bedrijven is in productie genomen en het project SAW@ is met 7 waterschappen gestart - Diensten Basis: Er is besloten tot saneren van IRIS. Dit heeft tot gevolg dat HWH op termijn IRIS niet meer zal ondersteunen. Waterschappen die gedeeltelijk gebruik willen maken van IRIS producten kunnen dit zelf doen. Zij krijgen daarvoor de bron-code. - Diensten Externe dienstverlening: De GVOP (bekendmakingen) en de landelijke voorziening Decentrale Regelgeving is in gebruik genomen. Het nieuwe Waterschapsnet is met 6 waterschappen en HWH opgestart. - Diensten Data: De contracten voor het inwinnen van AHN3 gegevens zijn getekend. De Europese aanbesteding inzake Beeldmateriaal is goed doorlopen en contracten zijn ondertekend. - Architectuur en Standaarden: de baseline informatiebeveiliging is opgeleverd en het opleidingsprogramma architectuur is voorbereid. Daarnaast zijn activiteiten verricht in het kader van de WILMA-WIKI en cloud computing voor de waterschappen. - IHW: de realisatie van het waterkwaliteitsportaal is het grootste project waar in 2013 aan gewerkt is. Daarnaast wordt gewerkt aan uniformering informatiestromen inzake nieuw Hoogwaterbeschermingsprogramma en een nieuwe website voor de Aquo-standaard Aandacht is vereist voor de volgende zaken: - In het kader van de sanering IRIS dienen waterschappen in 2014 een nieuwe database te implementeren in het kader van de gemeenschappelijke gegevensset (WATIS 2.0)

3 Pagina 3 van 7 - Ten aanzien van Vergunningverlening en Handhaving wordt de aandacht verlegd van IRIS V&H en KIM naar het toekomstige systeem SAW@. Aan SAW@ zijn in 2013 uren toegerekend conform de werkelijke inzet. Hierdoor ontstaat een negatief resultaat op het product. - Deelname aan de business case Dijk Data Service Centrum komt moeizaam tot stand. - De business case E-HRM heeft qua besluitvorming vertraging ondergaan waardoor het live gaan per 2015 niet meer haalbaar lijkt. Business cases - In 2013 heeft over 10 business cases besluitvorming plaatsgevonden (o.a. AHN3, Beeldmateriaal en sanering IRIS). - Voor 2014 worden naar verwachting 11 business cases opgestart of ter besluitvorming aangeboden (o.a. E-HRM) Faciliterende diensten Het vergadercentrum kent net als voorgaande jaren een hoge bezettingsgraad. Het opgehaalde budget voor optimalisatie van is in 2013 nog niet besteed en zal naar verwachting in 2014 besteed worden. Ten aanzien van de Oracle Tech is in 2013 de certificering van de licenties afgerond. Een voorstel voor een nieuwe verdeelsleutel is in voorbereiding. De kosten in 2013 zijn eenmalig hoog doordat de gespreide betalingsperiode van 5 jaar is afgelopen en de contractperiode is verschoven van 1 december december Hierdoor is in 2013 een extra maand als kosten verantwoord Bedrijfsvoering Ten aanzien van de financiële zaken is de Planning & Controlcyclus conform de richtlijnen en planning uitgevoerd. Daarnaast zijn voor het eerst interne controles op de rechtmatigheid uitgevoerd aangezien vanaf 1 januari 2013 onder het regime van de Gemeenschappelijke Regeling wordt gewerkt. De accountant heeft in de managementletter 2013 bevestigd dat de bedrijfsvoering op orde is. Er is in 2013 een personeelsvertegenwoordiging gekozen en een Georganiseerd Overleg ingesteld. Tevens is een concept sociaal statuut voorbereid. Het handboek Projectcommunicatie is opgesteld. Vanuit Inkoop zijn diverse aanbestedingen begeleid. Ten slotte zijn inspanningen gepleegd om over 2013 als Gemeenschappelijke regeling verslag te kunnen doen inzake archiefwetgeving. 5 Uitgangspunten Overheveling budgetten Ten aanzien van restant budgetten 2013 bij exploitatieprojecten en exploitatie worden net als voorgaande jaren - de volgende uitgangspunten gehanteerd: 1. Voor geïnde bijdragen ten behoeve van projecten die niet uitgevoerd zijn en niet meer zullen plaatsvinden wordt voorgesteld deze terug te betalen aan de waterschappen. 2. Voor geïnde bijdragen ten behoeve van projecten die uitgesteld en/of uitgelopen zijn naar 2014 wordt voorgesteld deze te handhaven. 3. Voor projecten waarop een overschrijding heeft plaatsgevonden (lasten hoger dan baten) maar waar een aantoonbare relatie ligt met een ander project, kan voorgesteld worden om bedragen te verrekenen. Deze verrekening kan alleen plaatsvinden als de deelnemers van de projecten hetzelfde zijn.

4 Pagina 4 van 7 4. Voor verliezen op de exploitatie die hun oorsprong vinden buiten de invloedsfeer van HWH kan voorgesteld worden om deze bedragen te verrekenen met afrekening waterschappen voorgaande jaren. 5. Voor resultaten op de exploitatie kan voorgesteld worden om een saldo in een bestemmingsreserve te storten zodat gelden beschikbaar blijven voor komende jaren. 6. Bij het handhaven van bedragen geldt in alle gevallen dat deze niet mogen worden ingezet voor nieuwe ontwikkelingen/ projecten. Daarvoor geldt een separaat besluitvormingstraject. 6 Financiële dekking Het totaalbeeld van de baten en lasten en de saldi ultimo 2013 is in onderstaand overzicht samengevat: Op basis van de huidige cijfers over het jaar 2013 ontstaat voor Het Waterschapshuis het volgende beeld: Voorstel terugbetalen aan waterschappen Saldo projectrekeningen 2013 (overhevelen naar 2014) Ten aanzien van de terugbetaling en de overheveling is het volgende relevant: De eindafrekening AHN2 en de kaartverkoop AHN maken betreffen meer dan 50% van bovenstaande bedragen. Bij HWH is sprake van meerjarige projecten waarbij de grenzen van een begrotingsjaar niet aansluiten met het verloop van een project. Om die reden worden bedragen overgeheveld. In de begroting 2014 (zowel voor als na wijziging) zijn de totale begrotingsbedragen opnieuw in belangrijke mate naar beneden bijgesteld waardoor de verwachting is dat toekomstige restitutie en/of overheveling aanzienlijk lager zal zijn. De terugbetaling en de projectrekeningen bestaan op hoofdlijnen uit de volgende onderdelen:

5 Pagina 5 van 7 Product Bedrag Product Bedrag Watertoets Watertoets Diverse modules IRIS Z-info Z-info Geovoorziening OLO water Watis SAW@ -/ CMS CMS Nieuwe Waterschapset Inspire Inspire Eindafrekening AHN AHN kaartverkoop (50% RWS) HWH 2.0. (vorming bestemmingsreserve) -/ Beeldmateriaal Oracle TECH -/ Architectuur en Standaarden Overig per saldo Overig per saldo Totaal Totaal Voor een verdere detaillering verwijzen wij naar de bijgevoegde BERAP3. De totale afrekening per waterschap is opgenomen in bijlage 1. Het Jaarrekeningresultaat 2013 na mutatie reserves bedraagt Voorgesteld wordt het resultaat als volgt te bestemmen: Bestemmingsreserve HWH Algemene Reserve Totaal In een afzonderlijk bestuursvoorstel worden bovenstaande zaken ter besluitvorming voorgelegd. 7 Gevraagd besluit 1. De Bestuursrapportage vast te stellen en ter kennisname aan het Algemeen Bestuur te sturen, gelijktijdig met de jaarrekening Het Algemeen Bestuur bij de vaststelling van de jaarrekening 2013 voorstellen om ten aanzien van niet uitgevoerde activiteiten een bedrag van terug te betalen aan waterschappen over Het Algemeen Bestuur bij de vaststelling van de jaarrekening 2013 voor te stellen om ten aanzien van lopende, nog af te ronden activiteiten een bedrag van op te nemen (Saldo projectrekeningen) en deze budgetten beschikbaar te stellen voor de uitvoering van activiteiten in Ten aanzien van enkele in BERAP3 opgenomen projecten (IHW, Behoeftemanagement) bedragen onderling te verrekenen. 5. Het voorstel zoals opgenomen in de notitie HWH 2.0 (AB vergadering 11 november 2013) te bekrachtigen om een bestemmingsreserve HWH 2.0. te vormen van ten laste van de afrekening waterschappen. 6. Het Algemeen Bestuur bij de vaststelling van de jaarrekening 2013 voor te stellen om een bedrag van toe te voegen aan de in te stellen Algemene reserve.

6 Pagina 6 van 7 8 Besluit Positief, conform voorstel Overwegend positief, onder voorbehoud van de volgende aanpassingen Negatief, niet conform voorstel Toelichting Bijlage: 1. Afrekening 2013 per waterschap 2. BERAP3

7 Pagina 7 van 7 Bijlage 1. Totaal afrekening 31 december 2013 per waterschap Progr. 1 Prog. 2 Prog. 3 Prog. 4 Totaal Aa en Maas AGV/Waternet Brabantse Delta De Dommel De Stichtse Rijnlanden Delfland Fryslân Groot Salland Hollands Noorderkwartier Hollandse Delta Hunze en Aa's Noorderzijlvest Peel en Maasvallei Reest en Wieden Regge en Dinkel Rijn en IJssel Rijnland Rivierenland Roer en Overmaas Scheldestromen Schieland en de Krimpenerwaard Vallei en Veluwe Velt en Vecht Zuiderzeeland RWS Data ICT Dienst Hefpunt Tricijn Het Waterschapshuis Derden inzake Beeldmateriaal IPO IHW Totaal