Expert boekhouding en financiën (m/v/x)

Transcriptie

1 Expert boekhouding en financiën (m/v/x) Heb je een passie voor boekhouden? Ben je een teamspeler die graag met cijfers werkt en ben je analytisch sterk? Wil je graag meewerken aan het financieel beleid van lokaal overheidsbedrijf Aalst? Lees dan snel verder! Functie De cluster financiën is een ondersteunende cluster zowel voor de stad- en OCMW-diensten (intern) als voor de burger en bedrijven (extern). De dienst Financiën bestaat uit 2 teams met +/- 38 VTE. De dienst Financiën maakt het financiële luik van het meerjarenplan op en volgt deze op, registreert alle geldstromen (aankopen, verkopen, betalingen) en zorgt voor de opmaak van de jaarrekening en de inventaris. Verder staat de dienst ook in voor de opmaak van de belastingkohieren van de lokale gemeentebelastingen en zorgt ze voor de inning van alle fiscale en niet-fiscale vorderingen in wisselwerking met alle stads- en OCMW-diensten. Jouw belangrijkste uitdagingen: Je staat in voor het uitvoeren van de boekhouding conform de wettelijk voorziene procedures. Je neemt actief deel aan de uitbouw van een duurzaam financieel beleid, waarbij wordt toegezien op een correcte registratie van de inkomsten en uitgaven voorzien in het budget. Je ondersteunt en adviseert collega s, de stads en OCMW diensten en de autonome gemeentebedrijven omtrent financiële en boekhoudkundige materie. Je maakt kwartaalrapporteringen en rapporteert over de evolutie van crediteuren- en debiteurenrekeningen. Profiel Je bent analytisch en houdt van het werken met cijfers. Je werkt graag in teamverband en ondersteunt graag collega s bij vragen. Je hebt oog voor details, werkt accuraat en oplossingsgericht Je hebt kennis van algemeen boekhouden, de bijhorende wetgeving en de BTW-wetgeving gericht op lokale besturen. Je bent bereid te verdiepen in o.a. de beleids- en beheerscyclus (BBC) en relevante wetgeving m.b.t. een lokaal openbaar bestuur. Je bent in het bezit van een bachelorsdiploma of bent laatstejaarsstudent (bachelor). Aanbod Een gevarieerde functie in een organisatie die aandacht heeft voor een gezonde en veilige werkomgeving met ontwikkelingskansen voor iedereen Voltijds contract van onbepaalde duur (op dit moment zijn er twee openstaande vacatures) Weddeschaal B1-B3 (brutowedde tussen 2483,38 EUR / maand en 4146,34 EUR / maand, afhankelijk van aanvaarding van relevante anciënniteit en werkervaring) Selectieprocedure Solliciteren kan tot en met 19 maart 2019 met een recent cv en een kopie van je bachelorsdiploma via de website van de stad Aalst: Schriftelijk gedeelte: 28 maart 2019 Mondeling gedeelte: 25 april 2019 Informatiebundel als bijlage

2 Selectieprocedure Expert boekhouding en financiën Informatiebundel aanwervingsprocedure Selectieprocedure De selectieprocedure bestaat uit drie onderdelen: 1. een schriftelijk gedeelte op 50 punten 2. een mondeling gedeelte op 50 punten Elk onderdeel is eliminerend. Om geslaagd te zijn, moet de kandidaat 60% van de punten behalen op elk onderdeel en 60% op het geheel van de selectieproef. 19 maart 2019 Uiterste inschrijvingsdatum Recent cv én bachelorsdiploma bezorgen via website 28 maart 2019 Schriftelijk gedeelte Op 50 punten - eliminerend 25 april 2019 Mondeling gedeelte (adviserende persoonlijkheidsvragenlijst + interview) Op 50 punten - eliminerend Voor meer inlichtingen over de selectieprocedure kan je contact opnemen met de dienst Personeel-Selecties, Werf 9, 9300 Aalst. Telefoon: , personeelsdienst.selecties@aalst.be De contactpersoon voor deze selectieprocedure is Lien Coppens. Voor meer inlichtingen over de inhoud van de functie, kan je contact opnemen met Piet Persoons via piet.persoons@aalst.be

3 Toelatings- en aanwervingsvoorwaarden 1. Een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de functie. Het passend gedrag wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister. Het uittreksel mag niet ouder zijn dan één maand; 2. De burgerlijke en politieke rechten genieten; 3. Belg zijn of burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte of van de Zwitserse Bondsstaat; 4. Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk; 5. Voldoen aan de vereiste over de talenkennis, opgelegd door de wetten op het gebruik in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966; 6. In het bezit zijn van een bachelorsdiploma (of gelijkwaardig) of laatstejaarsstudent zijn. Hoe solliciteren? Solliciteren kan tot en met 19 maart 2019 met een cv en een kopie van het bachelorsdiploma (of gelijkwaardig). De kandidaturen worden elektronisch ingediend via De ontvangst van uw kandidatuur zal bevestigd worden. Voor meer inlichtingen kan u contact opnemen met de dienst P&O, team selectie en loopbaanontwikkeling, Werf 9, 9300 Aalst. Telefonisch: 053/ of via personeelsdienst.selecties@aalst.be.

4 Functiebeschrijving expert boekhouding en financiën Functiedetails FUNCTIETITEL: DIENST: CLUSTER: RAPPORTEERT AAN: GEEFT LEIDING AAN: BUDGET-VERANTWOORDELIJKHEID: STATUUT: NIVEAU: WEDDENSCHAAL: Beschrijving expert boekhouding en financiën Financiën Financiën Teamverantwoordelijke Geeft geen leiding Neen Contractueel B B1-B3 DOELSTELLING VAN DE CLUSTER / DIENST / TEAM De cluster financiën is een ondersteunende cluster zowel voor de stadsdiensten (intern) als voor de burger en bedrijven (extern). De cluster/dienst financiën bestaat uit 2 teams met 38 VTE: Team budget, beheerscontrole, belastingen en invorderingen Team boekhouding en inventaris De dienst financiën werkt mee aan de realisatie van één van de doelstellingen binnen de visie van het lokaal overheidsbedrijf Aalst: Het lokaal overheidsbedrijf Aalst bestaat uit alle diensten van stad en OCMW Aalst en telt zo n 1700 medewerkers. In de dienstverlening wil Aalst een modeldienstverlener zijn voor de bevolking: efficiënt, bereikbaar en performant. De dienst staat o.m. in voor: het opstellen van het voorontwerp van de beleidsrapporten in samenwerking met het managementteam en de stads- en OCMW-diensten het voeren van de boekhouding met inbegrip van de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole en de opmaak van de jaarrekening. Hierbij wordt gewerkt volgens de maatregelen en procedures die opgenomen zijn in het organisatiebeheersingssysteem het debiteurenbeheer bestaande uit de invordering van fiscale en niet-fiscale vorderingen met alle rechtsmiddelen waarover de financieel directeur kan beschikken het thesauriebeheer met in acht name van de desbetreffende bepalingen van het organisatiebeheersingssysteem het verzorgen van financiële analyses en financiële beleidsadvisering en de opvolgingsrapportering over het debiteurenbeheer, thesauriebeheer en de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole

5 DOEL VAN DE FUNCTIE Je staat in voor het uitvoeren van de boekhouding conform de wettelijk voorziene procedures. Je neemt actief deel aan de uitbouw van een duurzaam financieel beleid, waarbij wordt toegezien op een correcte registratie van de inkomsten en uitgaven voorzien in het budget. Op deze manier werk je mee aan het efficiënt gebruik van de middelen van de dienst. RESULTAATSGEBIEDEN 1. RESULTAATSGEBIED: Voeren van de boekhouding Instaan voor de voorbereiding en uitwerking van activiteiten inzake het correct en efficiënt registreren van alle financiële bewegingen en stromen binnen het Lokaal overheidsbedrijf Aalst Toezien op het boeken en controleren van het inboeken van aankoop- en verkoopfacturen, bankverrichtingen en diverse boekingen teneinde een correcte en volledige verwerking van de gegevens te verzekeren. Verwerken van loonbestanden (inclusief loonbeslag) Uitvoeren van diverse fiscale verplichtingen en waar nodig BTW-procedures verzorgen Bijdragen tot de opmaak van de jaarrekening (o.a. afsluitverrichtingen, rapportering) Opvolgen van subsidiedossiers Correct toepassen van de boekhoudfiches 2. RESULTAATSGEBIED: Procesbeheer Uitwerken, bijsturen en evalueren van processen met het oog op een efficiënte werkwijze voor werknemers en optimale dienstverlening voor burgers. Rapporteren over voortgang en resultaten, signaleren van knelpunten en verbeteracties lanceren inzake de werkprocedures Het mee opvolgen en implementeren van financiële processen in kader van dienstoverschrijdende projecten Uitschrijven van werkprocessen Meewerken aan de vertaling van het financieel beleid naar concrete procedures 3. RESULTAATSGEBIED: Adviesverlening Vanuit jouw deskundigheid geven van een onderbouwd en kwalitatief advies aan verschillende interne en externe belanghebbenden met als doel een kwalitatieve dienstverlening. Opvolgen van samenwerkingsovereenkomsten en de boekhoudkundige controle hiervan Opvolgen van de evoluties binnen het expertisegebied en actief meewerken aan het omzetten in praktische procedures met het oog op de realisatie van een kwalitatieve, professionele en uniforme dienstverlening Snel en accuraat reageren op vragen en klachten inzake dossiers met het oog op een efficiënte en klantgerichte dienstverlening 4. RESULTAATSGEBIED: Coördinatie Coördineren, ondersteunen en bijsturen van medewerkers om bij te dragen aan een kwalitatieve dienstverlening.

6 Ondersteunen van medewerkers, hen richting verbetering sturen en synergiën tussen medewerkers bevorderen Vanuit een overzichtsfunctie taken uitvoeren om de medewerkers bij te staan en hierbij een efficiënt plan van aanpak opstellen en hanteren 5. RESULTAATSGEBIED: Communicatie Verzorgen van de interne en externe communicatie om via een vlotte doorstroom en uitwisseling van informatie de efficiëntie en de kwaliteit van de dienstverlening te verzekeren. Als aanspreekpunt fungeren voor alle vragen in verband met de door jou beheerde materie Proactief expertise delen (opstellen van documentatie,...) Contacten leggen en onderhouden met interne en externe partners 6. RESULTAATSGEBIED: Planning en organisatie Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de eigen werkzaamheden en hierover rapporteren met als doel een efficiënte en effectieve uitvoering van de opdrachten te verzekeren. Plannen, organiseren en structureren van het werk Stellen van prioriteiten in functie van de optimalisering van het werk Toezien op het naleven van deadlines en verbintenissen 7. RESULTAATSGEBIED: Rapportage Verantwoordelijk zijn voor de correcte analyse en rapportage met als doel informatiedeling. Verzamelen en verwerken van relevante informatie/gegevens in de boekhoudkundige systemen (leveren van diverse gegevens bij de jaarafsluiting,...) Opmaken van de kwartaalrapportering en evolutie van crediteuren- en debiteurenrekeningen RELATIES CONTACT Alle stads- en OCMW diensten, autonome gemeentebedrijven, VZW Bea INTERN - EXTERN - BEIDE Intern ABB Extern VAKKENNIS VERWORVEN KENNIS: Kennis van algemeen boekhouden en de bijhorende wetgeving, BTWwetgeving gericht op lokale besturen, TE VERWERVEN KENNIS: Beleids- en beheerscyclus (BBC), basiskennis wetgeving overheidsopdrachten, relevante wetgeving m.b.t. een lokaal openbaar bestuur De functiebeschrijving beschrijft het doel en de toegevoegde waarde van de functie aan de organisatie en hoe deze functie bijdraagt tot het realiseren van de strategische organisatiedoelstellingen, zoals omschreven in het meerjarenplan. De beschrijving van de resultaatgebieden heeft geenszins de intentie om volledig te zijn en is onderhevig aan relevante wijzigingen binnen de werking van de betrokken dienst of team met het oog op het behalen van de vooropgestelde doelstellingen.

7 Competentieprofiel Informatie integreren Leggen van verbanden tussen verschillende gegevens, genereren van alternatieven en trekken van sluitende conclusies. Brengt verschillende elementen samen tot een relevante synthese Onderzoekt alternatieve verklaringen voor een bepaald resultaat Trekt de juiste conclusies uit een veelheid aan gegevens Integreert op een juiste manier informatie uit verschillende bronnen Brengt verschillende alternatieve mogelijkheden aan om problemen op te lossen Komt op basis van tussentijdse conclusies tot een globale conclusie Oplossingsgericht werken Omgaan met en zelfstandig oplossen van problemen, zoeken van alternatieven en uitvoeren van de oplossing. Past zich vlot aan nieuwe en onverwachte situaties aan Werkt de taken die hem/haar toevertrouwd worden zelfstandig af Implementeert de best passende oplossing binnen zijn/haar werkdomein Vindt oplossingen voor niet vertrouwde problemen Wacht niet altijd op aanwijzingen, maar werkt zelf oplossingen uit om problemen uit te klaren Neemt het initiatief om structurele problemen binnen het eigen takendomein op te lossen Werk structureren Structureren van het eigen werk door prioriteiten te stellen en een veelheid aan verschillende taken op een systematische manier uit te voeren. Brengt structuur aan in het eigen werk Respecteert deadlines bij het afwerken van taken Structureert de verschillende uit te voeren taken in gerichte deelopdrachten Organiseert het werk in functie van de prioriteiten Brengt systematiek aan in de wijze waarop taken dienen afgewerkt te worden Werkt georganiseerd aan uiteenlopende taken

8 Ondersteunen Anderen begeleiden, een voorbeeldfunctie uitoefenen en hen ondersteunen in hun dagelijks functioneren. Fungeert als vertrouwenspersoon van een aantal collega's of medewerkers Geldt als referentie voor bepaalde aspecten in zijn/haar rol Doet het nodige om het werk van collega's of medewerkers te vergemakkelijken Geeft gericht advies aan een aantal medewerkers om hen te doen groeien in hun functie Leert anderen bepaalde projecten uit te voeren door als voorbeeld te functioneren in de functie Steekt een handje toe wanneer de werkdruk van collega's of medewerkers te hoog is Kennis en informatie delen Tonen, overbrengen en delen van kennis, inzichten en werkwijzen. Toont hoe bepaalde taken het best kunnen aangepakt worden Geeft via de formele kanalen zijn/haar kennis en expertise door Ontwikkelt effectieve methoden om kennis door te geven aan anderen Demonstreert aangeleerde technieken aan minder ervaren collega's Onderricht collega's of medewerkers over bepaalde kennis en inzichten Draagt eigen kennis over door medewerkers of collega's te laten deelnemen aan zijn/haar opdrachten Servicegericht handelen Interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier begeleiden, hen een persoonlijke dienstverlening leveren en constructieve contacten onderhouden. Geeft constructieve feedback aan de klant over hoe alles verloopt Onderhoudt op regelmatige basis contacten met zijn/haar klanten Is steeds bereikbaar voor klanten of contacteert hen na afwezigheid zo snel mogelijk Zoekt de meest opportune oplossing voor de klant, op basis van een grondige afweging van de alternatieven Geeft de nodige informatie op tijd door aan de klant Levert de klant een gepersonaliseerde service

9 Samenwerken Groepsgeest creëren en bevorderen door zijn/haar mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's. Denkt mee met andere teamleden om tot een gezamelijke oplossing te komen Beklemtoont het belang van een goede communicatie binnen het team Gaat de dialoog aan om een conflict met een collega of medewerker bij te leggen Deelt op een open en eerlijke manier zijn/haar mening binnen het team Stimuleert de harmonie en samenwerking binnen van het team Is opmerkzaam voor signalen die op conflicten/spanningen tussen hem-/haarzelf en collega's wijzen Zichzelf ontwikkelen De eigen groei actief plannen en beheren in functie van zijn/haar mogelijkheden, interesses en ambities door het eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen te maken. Zoekt actief naar informatie en kennis binnen zijn/haar eigen domein volgens zijn/haar professionele noden Heeft een duidelijk carrièrepad voor ogen Vraagt om feedback over zijn/haar gedrag en past dit aan indien nodig Doet zelf voorstellen voor eigen bijscholing Neemt leerkansen om zijn/haar loopbaan te ontwikkelen met beide handen aan Kent eigen competenties en beperkingen en is hier eerlijk over Kwaliteitsvol werken Zich ten volle inzetten voor het werk door steeds het beste van zichzelf te geven, hoge kwaliteit na te streven en door te blijven doorzetten, ook in moeilijke situaties. Is toegewijd, gedreven en vastberaden Levert werk van een degelijke kwaliteit af Levert bij routinewerkzaamheden de nodige inspanning om het werk te voltooien Is sterk betrokken bij de opdrachten voor de afdeling, wil er alles over weten Accepteert geen werk van lagere kwaliteit en tolereert geen fouten Houdt vol tot de taak is afgewerkt