Functiebeschrijving projectleider-juridisch advies en bestuursondersteuning

Transcriptie

1 Functiebeschrijving projectleider-juridisch advies en bestuursondersteuning Algemene informatie Functietitel Cluster Dienst Team Plaats in de organisatie Niveau Weddeschaal Doel van de functie Projectleider juridisch advies en bestuursondersteuning (bestuurssecretaris) Interne ondersteuning Juridische zaken en bestuursondersteuning Juridisch advies en bestuursondersteuning De projectleider rapporteert aan de teamverantwoordelijke juridisch advies en bestuursondersteuning. A A1a-A2a Als projectleider juridisch advies en bestuursondersteuning werk je beleidsvoorbereidend, begeleid je dossiers op juridisch en organisatorisch vlak en geef je concrete adviezen in dossiers aan beleidsverantwoordelijken en diensten. Informatie over het team Juridisch advies en bestuursondersteuning Het team Juridisch advies en bestuursondersteuning maakt, naast het team contracten (patrimonium en overheidsopdrachten), deel uit van de dienst Juridische zaken en bestuursondersteuning. VTE: 8 Strategische doelstellingen van de cluster: de cluster interne ondersteuning biedt organisatiebrede ondersteuning op een klantvriendelijke, proactieve en innovatieve wijze. Het team juridisch advies en bestuursondersteuning draagt bij aan deze waarden door onder andere - de nodige ondersteuning te bieden aan de besluitvormingsprocessen (gemeenteraad en CBS) - juridische bijstand te verlenen in stadsbrede dossiers, burgemeestersbesluiten, verordeningen en reglementen - dossiers te coördineren met de entiteiten gelinkt met de stad (kerkfabrieken, autonome gemeentebedrijven, OCMW, ASZ, vzw s, intercommunales ) - klachtenprocedure en procedure openbaarheid van bestuur coördineren en opvolgen - ondersteuning bieden in het kader van verzekeringsdossiers - projecten te trekken en aan projecten mee te werken waar het team een rol in speelt Team Juridisch advies en bestuursondersteuning kan steunen op een grote inhoudelijke en organisatorische kennis van de eigen kennisdomeinen en dit leidt via samenwerking en communicatie met andere diensten tot efficiënte en concrete resultaten. Volgende kennisdomeinen behoren tot de onze: Gemeentedecreet OCMW-decreet Decreet openbaarheid van bestuur Decreet erediensten Decreet intercommunales

2 Klachtenbehandeling Kwaliteitszorg Functie-inhoud 1 BELEID Leveren van vaktechnische input en beleidsadviezen vanuit de theorie maar vertaald naar de praktijk en het zicht op en kennis van algemene en nieuwe tendensen en wetgeving teneinde een actieve bijdrage te leveren aan de beleidsdoelstellingen zoals opgenomen in de beleids- en beheerscyclus. Kerntaken Bestuderen, analyseren en toepassen van nieuwe regelgeving en tendensen met het oog op het formuleren van voorstellen voor een efficiëntere (digitale) werking binnen de dienst met de eventueel noodzakelijke projectmatige aanpak Rapporteren over voortgang en resultaten, signaleren van knelpunten en verbeteracties implementeren met het oog op een evidence based evaluatie van de eigen werking Opvolgen van de evoluties binnen het expertisegebied en actief meewerken aan eventuele veranderingen in reglementeringen en/of beleidsbeslissingen omzetten in procedures met het oog op de realisatie van een kwalitatieve, professionele en uniforme dienstverlening en te zorgen voor de communicatie hiervan binnen het team ADVIES Uitwerken van beleidsvoorstellen en juridische adviezen om goed onderbouwde en kwalitatieve beleidsplannen te leveren met het oog op het realiseren van doelstellingen van de dienst en organisatie. Kerntaken Juridisch advies verlenen aan de andere diensten van stad Aalst, OCMW Aalst en beleidsverantwoordelijken. Opmaken en nazicht van beleidsvoorbereidende dossiers, contacten en nota s Verlenen van ondersteuning en zorgen voor begeleiding bij het indienen van gemeenteraadsdossiers en dossiers voor de OCMW raad Actief aanpassingen opzoeken in de toepassing van het gemeentedecreet en het OCMW decreet Nakijken van de wettelijke verplichtingen in het kader van het decreet openbaarheid van bestuur, decreet erediensten, decreet intercommunales en klachtenbehandeling Zorgen voor een duidelijke en in begrijpbare interne en externe communicatie DIENSTVERLENING Permanente waakzaamheid, opvolging en optimalisering van de dienstverlening, teneinde bij te dragen aan de missie en visie van de stad en het OCMW als modeldienstverlener. Kerntaken Bewaken en actief bijdragen tot een uniforme, klantvriendelijke en kwalitatieve dienstverlening binnen de dienst volgens vastgestelde termijnen en intern geldende richtlijnen steeds met het nodige respect naar interne/externe klanten en politieke vertegenwoordigers 1 De functiebeschrijving heeft geenszins de intentie volledig te zijn. De functie kan ook taken omvatten die niet in deze lijst zijn opgesomd.

3 Snel en accuraat reageren op vragen, klachten en dossiers met het oog op een efficiënte en klantgerichte dienstverlening met een zo kort mogelijke doorlooptijd, en steeds binnen de wettelijk gestelde termijnen PROJECTMANAGEMENT Het opzetten, opvolgen, actief deelnemen en de leiding op zich nemen van projecten. Kerntaken Verbeteracties uitwerken met het oog op een verbetering van de werkprocessen en een optimalisatie van de procesflow. Administratieve afhandeling van termijn gebonden punten o.a. op het vlak van gemeenteraadsdossiers, collegedossiers, aanvragen in het kader van openbaarheid van bestuur, klachtendossiers, dossiers m.b.t. kerkfabrieken, dit met het oog op een snelle, juridisch correcte en kwalitatieve dienstverlening en dossierbehandeling Opstellen en actualiseren van richtlijnen binnen de organisatie inzake gemeenteraad, OCMW raad, college van burgemeester en schepenen, klachten, openbaarheidsaanvragen, behandeling van dossiers m.b.t. kerkfabrieken en communicatie met interne/externe en politieke klanten Organiseren van overlegvergaderingen o.a. m.b.t. de gemeenteraad, het OCMW, intercommunales, autonome gemeentebedrijven en de kerkfabrieken met inbegrip van het voorzien in verslaggeving op opvolging van de afspraken, hiertoe ook de nodige communicatie verzorgen zowel intern met de andere stadsdiensten als extern als naar het politiek echelon Het verspreiden van dit type van informatie binnen de organisatie EXPERTISEDOMEIN Komen tot een verankering als expert met betrekking tot het verlenen van juridisch advies en ondersteuning van het bestuur. Kerntaken Het vormgeven, uitwerken, implementeren en opvolgen van geldende reglementeringen, wetgevingen, rechtspraak, rechtsleer en proactief inwinnen van informatie noodzakelijk voor de dienstverlening. Zich verbonden voelen met de organisatie, zich informeren over de maatschappelijke ontwikkelingen, in het bijzonder de ontwikkelingen op het vlak van het gemeentedecreet, OCMW-decreet, decreet erediensten, decreet openbaarheid van bestuur en klachtenbehandelingssysteem Bijhouden van ken-en stuurgetallen, kwantitatieve en kwalitatieve meetcriteria voor de dienstverlening Interne contacten Externe contacten Alle stadsdiensten Burgers, administratieve rechtscolleges, beroepsinstantie openbaarheid van bestuur, vredegerechten, kerkfabrieken, centraal kerkbestuur, provincie, agentschap binnenlands bestuur, fod buitenlandse zaken, vvsg, andere steden en gemeenten, advocaten, gemeenteraadsleden, politieke mandatarissen, intercommuncales, autonome gemeentebedrijven, OCMW, asz Competentieprofiel

4 Competentiecluster: vakkennis Basiskennis Te verwerven vakkennis Word Excel Opmaak notulen Kennis toepassing beginselen van behoorlijk bestuur Kennis van bestuurlijke organen Administratief recht Gemeentedecreet OCMW-decreet Decreet openbaarheid van bestuur Decreet erediensten Wetgeving intercommunales Kiesdecreet Competentiecluster: omgaan met informatie INFORMATIE INTEGREREN Leggen van verbanden tussen verschillende gegevens, genereren van alternatieven en trekken van sluitende conclusies. Gedragsindicatoren Legt relevante en juiste linken tussen diverse gegevens met het oog op de integratie tot een samenhangend geheel. Analyseert problematieken Bedenkt meerdere alternatieven en somt deze op. Vormt een sluitende conclusie op basis van de gemaakte synthese en gegenereerde alternatieven. Competentiecluster: omgaan met taken BESLISSEN Nemen van beslissingen op basis van (on)volledige informatie en doelgericht acties ondernemen om de beslissingen uit te voeren. Gedragsindicatoren Neemt de juiste beslissing op basis van (on)volledige informatie, rekening houdend met de voor- en nadelen ervan en met de diverse opties die er zijn. Onderneemt acties, vertrekkende van een beslissing en gericht op het realiseren van doelstellingen. ZELFSTANDIG PROBLEMEN OPLOSSEN EN VERANTWOORDELIJKHEID NEMEN Problemen zelfstandig oplossen, besluiten trekken en uitvoeren van oplossingen Gedragsindicatoren Kunnen omgaan met onverwachte situaties, deze herkennen, begrijpen en verwerken op een rustige manier waarbij het overzicht bewaard wordt De taken uitvoeren met een minimum aan begeleiding en op basis van eigen initiatief Besluitvaardigheid: binnen de actiedomeinen verschillende opties op een objectieve manier afwegen en de best passende oplossing implementeren en dit op basis van ervaring en kennis De nodige inzet, wil en ambitie tonen om resultaten te boeken Verantwoordelijkheid nemen voor de ondernomen acties Eigen taken zelfstandig kunnen plannen en afwerken

5 Competentiecluster: omgaan met medewerkers MEDEWERKERS ONDERSTEUNEN Anderen begeleiden, een voorbeeldfunctie uitoefenen en hen ondersteunen in hun dagelijks informeren. Gedragsindicatoren Een aanspreekpunt zijn en anderen begeleiden in de uitoefening van hun functie Binnen de eigen functie als voorbeeld functioneren, zodat anderen kunnen leren op welke wijze het best taken en opdrachten worden aangepakt Anderen helpen indien nodig Competentiecluster: omgaan met relaties SERVICEGERICHT HANDELEN Interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier begeleiden, hen een persoonlijke dienstverlening leveren en constructieve contacten onderhouden. Gedragsindicatoren Stelt de klanten/burgers op de eerste plaats en komt aan hun noden tegemoet door een snelle en persoonlijke service te leveren en hun klachten ernstig te nemen. Begeleiden van klanten/burgers naar de meest opportune oplossing in functie v. hun noden, door op een transparante, integere en objectieve manier advies te geven. Onderhouden van constructieve contacten met de klanten/burgers waardoor een uitwisseling van informatie en/of diensten kan worden gegarandeerd. SAMENWERKEN Onderhoudt en bevordert de samenwerking binnen het eigen team evenals binnen de dienst en dienstoverschrijdend Gedragsindicatoren Moedigt de teamleden aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen en te overleggen over zaken die het eigen teamwerk overstijgen. Bevordert en draagt bij tot een goede verstandhouding, teamgeest en respect voor verscheidenheid in mensen Werkt in een open dialoog en een opbouwende communicatieve sfeer, zowel binnen het eigen team als naar andere diensten toe Competentiecluster: omgaan met het eigen functioneren BETROUWBAARHEID EN DISCRETIE TONEN Integer handelen in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, de nodige vertrouwelijkheid aan de dag leggen, verbintenissen nakomen en elke vorm van partijdigheid vermijden Gedragsindicatoren met een grote discretie omgaan met de informatie met anderen op een eerlijke en discrete manier omgaan consequent handelen discipline aan de dag leggen loyaliteit t.o.v. de werkgever handelen in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie door de genomen beslissingen te ondersteunen en loyaal uit te voeren

6 PLANNEN EN ORGANISEREN Efficiënte en overzichtelijke plannen en projecten uitwerken in logische stappen om vooropgestelde objectieven te behalen dit binnen de vooropgestelde beleidslijn Gedragsindicatoren aandacht besteden aan planning van een project actief ageren naar bestaande projecten wanneer het team daar deel kan van uitmaken de nodige flexibiliteit aan de dag leggen om adequaat te kunnen inspelen op veranderingen voorzien in een methodiek van afstemming, overleg en rapporteren orde, stiptheid en nauwkeurigheid binnen de opgelegde administratieve en uitvoerende procedures coördineren van acties, tijd en middelen in functie van te behalen resultaten ZELFONTWIKKELING Eigen groei actief beheren in functie van de mogelijkheden, interesses en ambities door het eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen te maken Gedragsindicatoren de wil om voortdurend bij te leren en zichzelf te verbeteren m.b.t. eigen functie en vakgebied gedreven om vak grondig te kennen actief feedback vragen over geleverde prestaties zelf vragen naar bijscholing, opleiding, deelname aan studiedagen indien daartoe nood bestaat