Functiebeschrijving Projectmedewerker Strategische planning en EISW

Transcriptie

1 Algemene informatie Functietitel Cluster Dienst Team Plaats in de organisatie Niveau Weddeschaal Statuut Projectmedewerker Strategische planning en Europese en internationale samenwerking Interne ondersteuning Juridische zaken en bestuursondersteuning Strategische planning en Europese en internationale samenwerking De projectmedewerker Strategische planning en Europese en internationale samenwerking rapporteert aan de teamverantwoordelijke. B B1-B3 Contract onbepaalde duur Informatie over het team Strategische planning en Europese en internationale samenwerking Het team Strategische planning en Europese en internationale samenwerking maakt deel uit van de dienst Juridische zaken en bestuursondersteuning. VTE Strategische doelstellingen van de cluster Doelstellingen op teamniveau 7 VTE De cluster Interne ondersteuning biedt organisatiebrede ondersteuning op klantvriendelijke, proactieve en innovatieve wijze. Vanuit een coördinerende rol ondersteunen we stadsdiensten bij het realiseren van de missie en het incorporeren van een lange termijnperspectief door het ontwikkelen van tools en het aanbieden van begeleiding op maat. Team Strategische planning en Europese en internationale samenwerking integreert de inhoudelijke kennis van de stakeholders met de expertise van de eigen kennisdomeinen en dit leidt via samenspraak tot efficiënte, concrete resultaten. Deze kennisdomeinen zijn: Strategische planning Kwaliteitszorg Subsidies

2 Externe relaties en Europa Project- en programmamanagement Procesmanagement Data-ontsluiting Doel van de functie Specifiek voor deze functie Stad Aalst heeft de ambitie om het Europees en internationaal beleid van de stad verder uit te bouwen. De projectmedewerker Strategische planning en Europese en internationale samenwerking werkt in nauwe samenwerking met de coördinator Stedelijk, Europees en internationaal beleid mee aan de uitvoering en verdere uitbouw van het Europese en internaal beleid van de stad Aalst, opgebouwd rond drie grote thema s Europa, mondiale thema s en partnerschappen. De taakverdeling wordt per onderdeel aan de hand van een verhouding weergegeven. - Hij / zij is verantwoordelijk voor de coördinatie en opvolging van acties en projecten opgenomen in het meerjarenplan rond mondiale thema s (verhouding projectmedewerker/coördinator: 80/20); - Hij / zij staat in voor voor de opvolging en ondersteuning van de partnerschappen die de Stad Aalst heeft. Momenteel zijn het Zuid-Afrikaanse Worcester en het Bulgaarse Gabrovo (verhouding projectmedewerker/coördinator: 50/50); - Hij / zij treedt op als contactpersoon voor de Raad voor Internationale Samenwerking en biedt ondersteuning voor de werking van deze stedelijke adviesraad (verhouding projectmedewerker/coördinator: 80/20); - Hij / zij werkt mee aan een integrale strategie rond het Europese en internationale beleid van de stad Aalst (verhouding projectmedewerker/coördinator: 20/80). Daarnaast zal de projectmedewerker Strategische planning en Europese en internationale samenwerking ook verantwoordelijk zijn voor het opvolgen en mee uitvoeren van projecten van het team en ervoor zorgen dat teamresultaten behaald worden. Flexibiliteit is een vereiste, de functiehouder moet bereid zijn tot avond- en weekendwerk. Opmerking Het is de bedoeling om: via de beschrijving van de functie-inhoud een beeld te vormen van de functie. de belangrijkste taken aan te halen. Deze opsomming heeft dus geenszins de intentie om volledig te zijn. De functie kan dus ook taken omvatten die niet in deze lijst zijn opgesomd. Ook de verhouding van de taakverdeling is slechts richtinggevend.

3 Functie-inhoud Resultaatsgebieden Kerntaken Coördinatie en opvolging acties en projecten in het meerjarenplan rond mondiale thema s - Coördineren van sensibiliserende initiatieven (Casa del Mundo, KRAS, Week van de Fairtrade, ) op vlak van internationale samenwerking voor inwoners, organisaties en verschillende doelgroepen van Aalst; - In samenwerling met andere stadsdiensten inzetten op projectwerking rond mondiale thema s; - Fungeren als aanspreekpunt voor inwoners en organisaties (verenigingen, bedrijven, scholen, ) van Aalst m.b.t. internationale samenwerking; Opvolging en ondersteuning van de Europese en internationale partnerschappen - Opvolgen en ondersteunen van jumelage met Gabrovo (Bulgarije) en stedenband met Worcester Breede Vallei Munisipaliteit (Zuid-Afrika); - Stimuleren van slimme samenwerking tussen partnersteden op verschillende vlakken (politiek, administatie en maatschappelijk); Ondersteuning Raad Internationale samenwerking - Optreden als contactpersoon voor de Raad voor Internationale Samenwerking, een adviesraad van de stad; - In samenwerking met andere stadsdiensten voorzien in ondersteuning van initiatieven die de Raad voor Internationale Samenwerking neemt in het kader van sensibiliserende activiteiten opgenomen in het meerjarenplan; - Beheer van het jaarlijkse traject van de subsidieaanvragen internationale samenwerking; Integrale strategie rond Europees en internationaal beleid - Mee uitwerken van een integrale strategie rond het Europese en internationale beleid van de stad Aalst; - Informeren en sensibiliseren van actoren om draagvlak intern bij stadsdiensten en extern bij bewoners te vergroten; - Contacten opzetten, overleg organiseren met relevante partners, intern en extern. Projectbeheer in functie van de werking van team Strategische planning en EISW - Opvolgen en mee uitvoeren van projecten van het team en ervoor zorgen dat projectresultaten behaald worden

4 Interne contacten - Alle stadsdiensten Externe contacten - Raad voor Internationale Samenwerking - Buitenlandse overheden - Europese instellingen, VLEVA, VVSG, - Organisaties, bedrijven, verenigingen met projecten in het buitenland - Scholen - Competentieprofiel Competentiecluster: vakkennis Verworven kennis of op korte termijn te verwerven Te verwerven kennis Talenkennis: goede kennis van het Engels is essentieel (met het oog op samenwerking met buitenlandse partners); kennis van andere talen wordt als een pluspunt aanzien Principes van projectbeheer en administratieve processen Kennis van de werking van een lokale overheid Beheers- en beleidscyclus en gemeentedecreet Projectmanagement Competentiecluster: omgaan met informatie INFORMATIE ANALYSEREN Gericht analyseren van gegevens en kritisch beoordelen van informatie. Gedragsindicatoren Herkent een structuur in de informatie, krijgt inzicht in oorzaak en gevolg en maakt het onderscheid tussen het essentiële en het bijkomstige. Gaat kritisch om met de informatie en beoordeelt de beschikbare alternatieven. Competentiecluster: omgaan met taken PROBLEMEN OPLOSSEN Omgaan met en zelfstandig oplossen van problemen, zoeken van alternatieven en uitvoeren van de oplossing. Gedragsindicatoren Omgaan met het onverwachte: onverwachte situaties aanpakken door de situatie te herkennen, te begrijpen en te verwerken. Op eigen initiatief handelen: de taken uitvoeren met een minimum aan begeleiding, op basis van eigen initiatief. Oplossingen uitvoeren: binnen zijn/haar activiteitendomein en op basis van ervaring en kennis, verschillende opties op een objectieve manier afwegen en de best passende oplossing implementeren.

5 Competentiecluster: omgaan met medewerkers-vrijwilligers AANSTUREN VAN VRIJWILLIGERS Geven van duidelijke instructies, opvolgen en bijsturen van resultaten. Enthousiasmeren, mobiliseren en motiveren van vrijwilligers. Gedragsindicatoren Duidelijke richtlijnen geven met betrekking tot de taak en het verwachte resultaat. Het werk opvolgen en indien nodig, noodzakelijke maatregelen nemen om acties bij te sturen. Standaarden voor aangepast gedrag bepalen en ervoor zorgen dat ieder zich aan de regels houdt. Enthousiasmeren, motiveren en mobiliseren van vrijwilligers. Competentiecluster: omgaan met relaties SAMENWERKEN Onderhoudt en bevordert de samenwerking binnen het eigen team evenals binnen de dienst, dienstoverschrijdend en met externe partners. Gedragsindicatoren Moedigt de teamleden aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen en te overleggen over zaken die het eigen teamwerk overstijgen. Bevordert en draagt bij tot een goede verstandhouding, teamgeest en respect voor verscheidenheid in mensen Werkt in een open dialoog en een opbouwende communicatieve sfeer, zowel binnen het eigen team als naar andere diensten en externe partners toe RELATIES LEGGEN Opbouwen van relaties en netwerken met mensen binnen en buiten de organisatie, met gelijken en doorheen verschillende hiërarchische niveaus. Gedragsindicatoren Relaties leggen met gelijken: het opbouwen en onderhouden van formele en informele contacten om zo op de hoogte te blijven van de meest recente ontwikkelingen binnen het vakgebied. Relaties leggen tussen niveaus: het in stand houden van goede relaties doorheen verschillende organisatieniveaus, overweg kunnen met zowel mensen uit de hogere als de lagere niveaus. Externe relaties opbouwen: opbouwen en onderhouden van contacten met externe partners, instanties en organisaties. Competentiecluster: omgaan met het eigen functioneren BETROUWBAARHEID TONEN Integer handelen in overeenstemming met de waarden van de dienst, vertrouwelijkheid respecteren en verbintenissen nakomen. Gedragsindicatoren Behandelt anderen, in alle omstandigheden, op een eerlijke en rechtvaardige manier Wint het vertrouwen van anderen door ondubbelzinnig te handelen Vertoont consistentie tussen principes, waarden en gedrag

6 ZELFONTWIKKELING De eigen groei actief plannen en beheren in functie van zijn/haar mogelijkheden, interesses en ambities door het eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen te maken Gedragsindicatoren Neemt initiatief om kennis te verwerven door gebruik te maken van diversemiddelen (lectuur, benchmarking, opleiding, seminaries, Heeft een duidelijk beeld van zijn professionele evolutiemogelijkheden Kent eigen s en beperkingen en is hier eerlijk over Vraagt om feedback over zijn/haar gedrag en past dit aan indien nodig. OBJECTIEVEN BEHALEN Beschikken over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op zich nemen voor de correctheid van ondernomen acties. Gedragsindicatoren Herkent kansen en onderneemt op het juiste moment de juiste acties die tot resultaat leiden. Genereren van resultaten door doelgericht en binnen de beschikbare tijd acties te ondernemen. Neemt aansprakelijkheid op voor de kwaliteit van ondernomen acties, binnen het eigen vakgebied, tegenover de collega s, de organisatie en de burgers.