De zonesecretaris rapporteert rechtstreeks aan de zonecommandant.

Transcriptie

1 Informatiebundel selectieprocedure bij aanwerving met aanleg van een wervingsreserve voor de functie van een voltijds, contractueel zonesecretaris bij de hulpverleningszone Zuid-Oost. Algemene informatie Functietitel Plaats in de organisatie Niveau Weddeschaal Statuut Doel van de functie Zonesecretaris De zonesecretaris rapporteert rechtstreeks aan de zonecommandant. A A1a-A3a Contract onbepaalde duur De zonesecretaris fungeert als juridisch expert en is verantwoordelijk voor volgende taken zoals beschreven in art. 49 van de Wet betreffende de Civiele Veiligheid: - Hij/zij bereidt de vergaderingen van de raad en het zonecollege voor, houdt de agenda van deze vergaderingen bij, en stelt de notulen van deze vergaderingen op. - Daarnaast bezorgt hij/zij de beslissingen, de zonale beraadslagingen, alsook alle nodige stukken voor de uitoefening van het toezicht, aan de bevoegde toezichthoudende overheid. - Hij/zij garandeert de openbaarheid van bestuur. Tot slot stuurt de zonesecretaris het zonesecretariaat aan en biedt hij/zij beleidsondersteuning, met name binnen het financiële luik. Specifieke informatie De hulpverleningszone Zuid-Oost (Oost-Vlaanderen) groepeert de 9 brandweerposten van Aalst, Denderleeuw, Erembodegem, Geraardsbergen, Lede, Moorsel, Ninove, Wetteren en Wichelen. Meer dan 500 vrijwilligers en beroeps ambulanciers en brandweerlieden staan 24/24 u in voor de veiligheid van de inwoners van de steden en gemeenten Aalst, Denderleeuw, Erpe-Mere, Geraardsbergen, Haaltert, Laarne, Lede, Lierde, Ninove, Wetteren en Wichelen. Daarnaast bieden ook de administratieve medewerkers ondersteuning voor de verschillende posten. De zonesecretaris maakt deel uit van de staf en stuurt het zonaal secretariaat aan. In afwezigheid van een directeur bedrijfsvoering, kan de zonesecretaris de diensten die onder de directie bedrijfsvoering vallen aansturen.

2 Selectieprocedure De selectieprocedure bestaat uit een schriftelijk gedeelte, een adviserend assessment center en een mondeling gedeelte. Zowel het schriftelijk als mondeling gedeelte is eliminerend. Om geslaagd te zijn in het schriftelijk gedeelte moet de kandidaat een minimumscore van 60% behalen. Om geslaagd te zijn in het mondeling gedeelte moet de kandidaat een minimumscore van 60% behalen. Om geslaagd te zijn in de selectieprocedure dient men een algemeen resultaat van minstens 60% te behalen. Onderdeel Schriftelijk gedeelte Assessment center Inhoud en timing Oefeningen en cases op basis van de functiebeschrijving. Op 40 punten Datum: 15 februari 2017 Niet eliminerend, adviserend. Tussen 2 en 13 maart 2017

3 Mondeling gedeelte Presentatieopdracht en interview. Evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de functie, evenals van zijn motivatie en interesse voor het werkterrein. Op 60 punten Datum: 20 maart 2017 Kandidaatstelling Voorwaarden voor deelname aan de selectieprocedure Kandidaatstelling: Uiterste inschrijvingsdatum 1. Belg zijn of burger van een ander land dat deel uitmaakt van de Europese Economische Ruimte of van Zwitserland; 2. een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor men solliciteert. Het passend gedrag wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister. Het uittreksel mag niet ouder zijn dan één maand. Als daarop een ongunstige vermelding voorkomt, mag de kandidaat daarover een schriftelijke toelichting voorleggen. 3. de burgerlijke en politieke rechten genieten; 4. medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. De medische geschiktheid van de kandidaat moet vaststaan op het ogenblik dat bepaald is in de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers op het werk. 5. voldoen aan de vereiste over de talenkennis, opgelegd door de wetten op het gebruik in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966; 6. In het bezit zijn van een master diploma, of een diploma van het hoger onderwijs van twee cycli dat gelijkgesteld werd met universitair onderwijs, of laatstejaarsstudent zijn. Aan de voorwaarden bedoeld in punten 1, 3 en 6 moet voldaan worden op de uiterste inschrijvingsdatum voor deze selectie. Aan de voorwaarden bedoeld in punten 2, 4 en 5 moet voldaan worden op datum van de aanwerving. Bij de kandidatuurstelling dient het CV en een kopie van het gevraagde diploma gevoegd te worden (op sanctie van nietigheid). De kandidaturen kunnen ingediend worden via personeelsdienst.selecties@aalst.be 19 januari 2017

4 Inlichtingen Voor meer inlichtingen kan u contact opnemen met de dienst Personeel-Selecties, Werf 9 te 9300 Aalst. Telefoon: , personeelsdienst.selecties@aalst.be Functie-inhoud Resultaatsgebieden, doelstellingen en kerntaken 1 Juridische advisering en opvolging Doelstelling Kerntaken Ondersteunen van de hulpverleningszone op juridisch vlak, mee uitwerken van beleidsinitiatieven en beleidsadvies geven over juridische knelpunten om een correcte en adequate juridische (dossier)behandeling te verzekeren. Fungeren als juridisch adviseur in de regelgeving over de civiele veiligheid en de hulpverleningszones en de regelgeving rond openbare besturen en het juridisch ondersteunen van collega s. Proactief advies verlenen over beleidsinitiatieven en mee uitwerken van voorstellen van beleidsinitiatieven. Formuleren van oplossingsgerichte en creatieve voorstellen en opvolgen van de implementatie van juridische dossiers. Actief opvolgen van rechtsleer en rechtspraak. Opvolgen van juridische procedures, zaakschade, rechtsbijstand,. Dossier -en raadsvoorbereiding en -behandeling Doelstelling Kerntaken Instaan voor een correcte en adequate dossierbehandeling en voeren van een doorgedreven interne en externe communicatie omtrent de dossiers en beleidsbeslissingen. M.b.t. de vergaderingen van de zoneraad en het zonecollege: o Opmaken en bijhouden van de agenda o Opstellen van de notulen o Garanderen van de openbaarheid van bestuur o Bezorgen van de nodige stukken aan de bevoegde toezichthoudende overheid Voeren van een kwaliteitsvolle interne en externe communicatie m.b.t. de genomen beleidsbeslissingen. 1 Deze opsomming heeft geenszins de intentie om volledig te zijn. De functie kan dus ook taken omvatten die niet in deze lijst zijn opgesomd.

5 Advisering en beleidswerking Doelstelling Leveren van vaktechnische input en beleidsadviezen vanuit de praktijk en het zicht op algemene en nieuwe tendensen en wetgeving teneinde een actieve bijdrage te leveren aan de doelstellingen van de functie en de hulpverleningszone. Kerntaken Rapporteren over voortgang en resultaten, signaleren van knelpunten en verbeteracties lanceren met het oog op een evidence based evaluatie van de eigen werking. Implementeren en opvolgen van beleidsbeslissingen in opdracht van de zonecommandant. Ondersteuning bieden en advies verlenen bij vragen van de zonecommandant en de directeurs. Interne contacten Externe contacten Zonecommandant, directeurs, bijzonder Rekenplichtige, administratief medewerkers, Toezichthoudende overheden, gemeente en stadsbesturen en diensten, hulpverleningszones, Federale overheidsdiensten, burgers, Competentieprofiel Diplomavereiste In het bezit zijn van een master diploma, of een diploma van het hoger onderwijs van twee cycli dat gelijkgesteld werd met universitair onderwijs, of laatstejaarsstudent zijn. Vakkennis Doelstelling Beheersen van de nodige vakkennis en basiskennis voor deze functie. Vakkennis Regelgeving m.b.t. de hulpverleningszones Het kunnen verzorgen van de juridisch-administratieve aspecten van dossiers, grondige kennis van het recht, kennis van de procedures voor de verschillende rechtsmachten. Bijblijven op gebied van wetgeving, rechtspraak en rechtsleer.

6 Basiskennis Administratief recht Microsoft Office toepassingen (Word, Excel, ) Competentiecluster: omgaan met informatie Informatie analyseren Gericht analyseren en kritisch beoordelen van informatie. Gedragsindicatoren Herkent een structuur in informatie. Heeft inzicht in oorzaak en gevolg. Maakt onderscheid tussen hoofd- en bijzaak in het eigen werk. Gaat kritisch om met informatie en beoordeelt de beschikbare alternatieven. Competentiecluster: omgaan met taken Plannen en organiseren Proactief stellen van doelstellingen, nauwgezet opvolgen en actief meewerken aan de uitvoering van actieplannen en structureren van het werk. Gedragsindicatoren Volgt de voortgang van de dossiers op en stuurt indien nodig consequent bij. Vertaalt operationele doelstellingen in concreet meetbare doelstellingen en acties voor het team. Schat mogelijke toekomstige obstakels correct in en onderneemt in functie daarvan de juiste acties. Werkt systematisch en planmatig binnen de beschikbare termijnen. Opvolging en rapportering De voortgang van de resultaten met regelmaat opvolgen en indien nodig consequent en adequaat bijsturen in functie van de te bereiken teamdoelstellingen. Gedragsindicatoren Draagt bij tot het behalen van meetindicatoren voor de primaire processen van het team.

7 Bewaakt en draagt actief bij aan de dagdagelijkse voortgang en resultaten van een werkproces (voortgangscontrole). Anticipeert op en signaleert mogelijke storingen in de voortgang. Formuleert, vanuit de dagelijkse praktijk, gerichte voorstellen om bestaande problemen / processen / procedures te verbeteren en efficiënter en effectiever te werken. Competentiecluster: omgaan met medewerkers Medewerkers aansturen Geven van duidelijke instructies, opvolgen en bijsturen van resultaten van medewerkers. Gedragsindicatoren Zorgt ervoor dat iedereen weet welke taken hij/zij moet uitvoeren en binnen welke termijn. Geeft eenduidige instructies over de stappen die moeten gevolgd worden. Installeert tussentijdse evaluatiemomenten om de resultaten op te volgen. Stuurt resultaten van anderen bij in functie van de doelstelling en de beschikbare tijd. Competentiecluster: omgaan met relaties Klant en kwaliteitsgerichtheid Verzekeren van een kwaliteitsvolle dienstverlening en anticiperen op noden van interne en externe klanten. Gedragsindicatoren Stelt de klanten op de eerste plaats en komt tegemoet aan hun noden door een snelle en persoonlijke service te leveren en hun klachten/vragen ernstig te nemen. Garandeert, samen met het team, een kwaliteitsvolle, efficiënte en klantgericht aanpak Samenwerken Onderhouden en bevorderen van de samenwerking binnen het eigen team evenals binnen de dienst en dienstoverschrijdend.

8 Gedragsindicatoren Moedigt de teamleden aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen en te overleggen over zaken die het eigen teamwerk overstijgen. Bevordert en draagt bij tot een goede verstandhouding, teamgeest en respect voor verscheidenheid in mensen. Werkt in een open dialoog en een opbouwende communicatieve sfeer, zowel binnen het eigen team als naar andere diensten toe. Competentiecluster: omgaan met het eigen functioneren Organisatiebetrokkenheid Bij de eigen acties (pro)actief rekening houden met de belangen van de organisatie. Gedragsindicatoren Zet zich in om de doelstellingen van het team en de dienst te realiseren. Stelt bij de dagelijks teamwerking de belangen van de organisatie voorop. Zelfontwikkeling Acties ondernemen om zich te ontwikkelen in een richting die zowel nuttig is voor de organisatie als voor de eigen professionele groei. Gedragsindicatoren Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen m.b.t. de eigen functie en/of het eigen vakgebied en deelt deze kennis binnen het team. Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies en methodes die relevant zijn voor de eigen taak en/of het eigen vakdomein. Onderneemt acties tot persoonlijke en professionele ontwikkeling.