Selectieprocedure voor het aanleggen van een wervingsreserve voor de graad van dossierbeheerder Personeelsadministratie

Transcriptie

1 Selectieprocedure voor het aanleggen van een wervingsreserve voor de graad van dossierbeheerder Personeelsadministratie Profiel Selectieprocedure De selectieprocedure bestaat uit een schriftelijk gedeelte en een interview. Elk gedeelte is eliminerend. Een kandidaat dient eerst te slagen in het schriftelijk gedeelte vooraleer hij/zij toegelaten wordt tot het volgende gedeelte. De kandidaat wordt hiervan op de hoogte gesteld. Om geslaagd te zijn, moet de kandidaat 60% van de punten behalen op elk onderdeel en 60% op het geheel van de selectieproef. Schriftelijk gedeelte Inhoud Schriftelijk gedeelte: datum Interview inhoud Interview: datum Opdrachten op basis van de functiebeschrijving Het schriftelijk gedeelte vindt plaats op 16 januari Een evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de functie en van zijn/haar motivatie en interesse voor het werkterrein. Het interview vindt plaats op 30 januari 2015.

2 Kandidaatstelling Voorwaarden voor deelname aan de selectieprocedure Kandidaatstelling: hoe Kandidaatstelling: - diploma - cv Kandidaatstelling: uiterste inschrijvingsdatum 1. Een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de functie. Het passend gedrag wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister. Het uittreksel mag niet ouder zijn dan één maand; 2. De burgerlijke en politieke rechten genieten; 3. Belg zijn of burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte of van de Zwitserse Bondsstaat; 4. Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk; 5. Voldoen aan de vereiste over de talenkennis, opgelegd door de wetten op het gebruik in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966; 6. In het bezit zijn van een diploma van het secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld onderwijs De kandidaturen worden bij voorkeur elektronisch ingediend via personeelsdienst.selecties@aalst.be of via het elektronisch sollicitatieformulier. De ontvangst van uw kandidatuur zal bevestigd worden. Bij de kandidatuurstelling dient een cv en een kopie van het gevraagde diploma gevoegd worden (op sanctie van nietigheid). 7 januari 2015 Inlichtingen Voor meer inlichtingen kan u contact opnemen met de dienst Personeel-Selecties, Keizersplein 21, 9300 Aalst. Telefoon: , sara.temmerman@aalst.be Uw contactpersoon voor deze selectieprocedure is Sara Temmerman.

3 Algemene informatie Functietitel Cluster Dienst Team Plaats in de organisatie Niveau Weddeschaal Statuut Dossierbeheerder Personeelsadministratie Interne ondersteuning Personeel en organisatie Personeelsbeheer De dossierbeheerder Personeelsadministratie (PA) rapporteert aan de clusterbeheerder en de teamverantwoordelijke Personeelsbeheer. C C1-C3 Contract onbepaalde duur Informatie over de dienst Personeel en organisatie De dienst Personeel en organisatie bestaat uit twee teams: - Team Personeelsbeheer: dit team staat in voor de individuele personeels- en loonadministratie voor de medewerkers van de stad Aalst. - Team Selectie en Loopbaanontwikkeling: dit team is verantwoordelijk enerzijds voor de rekrutering en selectie en anderzijds voor het onthaal van nieuwe medewerkers, vorming, evaluatie, loopbaanontwikkeling, enzovoort. Het team Personeelsbeheer bestaat uit een 9-tal personen, waarvan 4 dossierbeheerders personeelsadministratie. Elke dossierbeheerder beheert de (+/- 300) personeelsdossiers van alle medewerkers van bepaalde departementen. De dienst maakt gebruik van Peoplesoft voor het beheer van de dossiers. Strategische doelstellingen Doelstellingen op dienstniveau operationele doelstellingen De dienst P&O helpt de slagkracht van de organisatie uit te bouwen. De dienst P&O stuurt en begeleidt veranderingstrajecten op organisatie- en individueel niveau. De dienst P&O is in staat om innovatieve oplossingen te vinden voor complexe problemen en is in staat om ze operationeel te implementeren, op te volgen en de impact ervan te meten. We voeren een intern en extern competentie- en talentgericht selectiebeleid in functie van het aanwerven en behouden van betrokken en klantgerichte personeelsleden We staan garant voor een efficiënt en geautomatiseerd personeelsbeheer. We zetten de competenties en talenten van personeelsleden optimaal in ifv de realisatie van de organisatiedoelstellingen

4 We bouwen een preventief en ondersteunend beleid inzake welzijn op het werk uit. We ondersteunen de strategie van de organisatie door het initiëren van managementtechnieken en instrumenten voor organisatieontwikkeling. Doel van de functie De dossierbeheerder Personeelsadministratie staat, als teamlid van het team Personeelsbeheer, in voor de individuele personeels- en loonadministratie van de medewerkers van de stad. De dossierbeheerder volgt de personeelsdossiers op startende bij indiensttreding en eindigend bij de uitdiensttreding. De dossierbeheerder is het eerste aanspreekpunt voor medewerkers i.v.m. praktische, administratieve vragen rond thema s als aanstellingen en bevorderingen, verloven en afwezigheden, salaris, ziekte, pensioen, enzovoort. Functie-inhoud Resultaatsgebieden Administratief onthaal nieuwe medewerkers Kerntaken - Organiseren en uitvoeren van het administratief onthaal voor nieuwe medewerkers (contacteren, dossier aanmaken, contracten opvolgen, medische controle inplannen, enz.) Beheer personeelsgegevens Beheer afwezigheden - Opmaken en opvolgen van anciënniteitsdossiers (gegevens verzamelen, advies opvragen, voorstel uitwerken, akkoord secretaris en CBS opvolgen en verwerken beslissing) - Administratieve dossieropvolging en verwerking van o.a. kraamgeld, kinderbijslag, - Registreren en afhandelen van ziektemeldingen. - Berekenen verlof en afhandelen van verlofaanvragen en verlofbetalingen Beheer verminderde prestaties Loonadministratie - Opvolgen van disponibiliteiten + oproepen pensioencommissie - Administratieve verwerking van alle aanvragen mbt verminderde prestaties. - Opmaken en administratief afhandelen van gemeenteraads-, college- en secretarisbeslissingen m.b.t. individuele personeelsdossiers - Invoeren van variabele vergoedingen - Opmaken attest vakantiegeld Informeren en adviseren - Verwerken vergoedingen woon-werkverkeer, reisvergoedingen, onkostennota s. - Actief meewerken aan de actualisering en het up-to-date houden van het intranet van de stad m.b.t. personeelsgerelateerde informatie

5 - Fungeren als eerstelijnscontactpersoon voor de interne klant voor vragen i.v.m. sociaal-juridische zaken, verminderde prestaties, verloven, ziekte, ontslag, etc. Interne contacten Externe contacten Alle medewerkers van de stad Aalst VDAB, RVA, vakbonden, mutualiteiten, Competentieprofiel Verworven kennis Vaardigheden Attitude Wet op de arbeidsovereenkomsten Wetgeving m.b.t. loopbaanonderbreking, ouderschapsverlof, deeltijds werken, Nauwkeurigheid: gericht op details en hiermee accuraat en effectief mee omgaan. Plannen en organiseren: efficiënt en effectief werken volgens opgelegde administratieve en uitvoerende procedures en volgens een strikte timing. Zelfstandigheid en verantwoordelijkheid: beschikken over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op zich nemen voor de correctheid van ondernomen acties. Communicatievaardig: de boodschap vlot en duidelijk overbrengen, kunnen overtuigen en argumenteren, zowel schriftelijk als mondeling. Organisatiebetrokkenheid: zich verbonden tonen met de organisatie, zich goed informeren over vakinhoudelijke, organisatorische en maatschappelijke ontwikkelingen, het reilen en zeilen van de stad kennen en deze kennis delen. Klantgerichtheid: acties ondernemen om zowel voor de klant als de organisatie de beste oplossing te zoeken. Klantvriendelijkheid: vriendelijk, adequaat en correct reageren naar de klant toe. Samenwerken: eigen kennis delen en als back-up fungeren voor collega-dossierbeheerders. Meningsverschillen op een tactvolle en constructieve wijze bespreken. Empathisch vermogen: aandacht hebben voor de gevoelens, houding en motivatie van anderen. Begrijpt de eigen invloed op anderen en houdt er rekening mee. Leerbereidheid: bereid zijn om vakrelevante bijscholingen te volgen en toe te passen. Wil zijn kennis en vaardigheden continu ontwikkelen en uitbreiden.

6 Waarden Integriteit: zich houden aan algemene of professionele sociale en ethische normen en waarden, ook bij druk van buitenaf. Discretie: tactvol en discreet omgaan met informatie (intern en extern) en vragen van klanten.