SELECTIEREGLEMENT ADMINISTRATIEF MEDEWERKER In de afdeling Personeel, Communicatie en K&G-Academie. Functiespecifieke wervingsprocedure D1

Transcriptie

1 Centrale administratie SELECTIEREGLEMENT ADMINISTRATIEF MEDEWERKER In de afdeling Personeel, Communicatie en K&G-Academie Functiespecifieke wervingsprocedure D1 Kind en Gezin wil op korte termijn 1 betrekking van (technisch) assistent (D1), functie administratief medewerker, statutair invullen in de afdeling PCA via aanwerving uit de externe arbeidsmarkt in combinatie met horizontale mobiliteit en bevordering van geslaagden voor competentieproeven voor de overeenstemmende graad. De vacante betrekking wordt ingevuld in uitvoering van het personeelsplan K&G. 1. Doel van de functie Ondersteunen van medewerkers en/of verlenen van administratief ondersteunende diensten aan één of meer personen binnen de entiteit om bij te dragen aan een klantgerichte en efficiënte dienstverlening aan de interne en externe klanten en/of het correct laten verlopen van de interne processen. 2. Inhoud van de functie Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens relevant voor de functie om op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben; Verzorgen en ontsluiten van een klassement om zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden; Bijdragen tot een vlotte werking van het onthaal door het uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken; Ondersteuning bieden en samenwerken met de K&G-Academie en de bibliotheek Instaan voor een klantvriendelijk en correct onthaal om zo bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de organisatie, afdeling of dienst. Instaan voor een klantvriendelijk en professioneel telefonisch contact met de interne medewerkers van K&G en de externe klanten Beheren van de vergaderzalen, de agenda van de leidinggevende of groep van medewerkers om bij te dragen tot een goed beheer van de vergaderzalen, hun tijd en een efficiënte organisatie van het werk. Bouwt de kennis verder uit en stelt die ter beschikking om het kennisniveau van het team op peil te houden. 3. Toegangsvoorwaarden De toegangsvoorwaarden zijn een absolute voorwaarde voor deelname aan de selectieprocedure en er dient aan voldaan te zijn op de uiterste sollicitatiedatum: Beschikken over 2 jaar relevante beroepservaring met betrekking tot de inhoudelijke materie en/of technische vaardigheden die de job vereisen Voldoen aan de voorwaarden voor horizontale mobiliteit De horizontale mobiliteit is niet toegankelijk voor contractuele personeelsleden die vervangingsopdrachten verrichten en die gedurende minder dan 2 jaar in dienst zijn.

2 2 Als relevante beroepservaring komt in aanmerking: o Administratieve en ondersteunende taken in een teamcontext o Beheer van vergaderingen o Uitvoeren van een efficiënt onthaal, zowel aan de balie zelf als telefonisch. De kandidaat dient de relevantie van de beroepservaring voor de vacante betrekking aan te tonen. Voor de berekening van de relevante beroepservaring worden deeltijdse prestaties als voltijds beschouwd. 4. Beoordeling kandidatuur Aan de hand van het ingevulde sollicitatieformulier wordt nagegaan of de kandidaten voldoen aan de formele toegangsvoorwaarden. HRM beoordeelt de kandidaturen in overleg met het afdelingshoofd van de kandidaat. De beoordeling gebeurt op basis van de volgende criteria: de voorwaarden vermeld in het functieprofiel en het selectiereglement de vereiste relevante beroepservaring Indien de kandidatuur niet voldoet aan de formele vereisten en/of criteria, dan eindigt de kandidaatstelling. De betrokken kandidaat wordt schriftelijk verwittigd. 5. Selectieprocedure Voorselectie De selectieprocedure omvat een voorselectie bij een groot aantal inschrijvingen. Op basis van het sollicitatieformulier oordeelt de selector of de kandidaat voldoende potentieel heeft om te voldoen aan de profielvereisten. HRM treedt op als selector en beoordeelt de volgende elementen: de motivatie de relevante beroepservaring m.b.t. o Administratieve en ondersteunende taken in een teamcontext o Beheer van vergaderingen o Uitvoeren van een efficiënt onthaal, zowel aan de balie zelf als telefonisch overeenkomst met de waarden en de cultuur van K&G. Enkel de kandidaten die voldoen aan de profielvereisten worden uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het aantal kandidaten wordt beperkt tot max 10 personen. De kandidaten worden schriftelijk in kennis gesteld van de motivering van de uitsluiting van verdere deelname aan de selectieprocedure. Selectiegesprek De deelname aan het selectiegesprek wordt beperkt tot max 10 kandidaten. De selectieprocedure omvat een selectiegesprek ten aanzien van een jury met voorstelling van de expertise. De jury bestaat uit een inhoudelijk deskundige (beoordeling expertise) en een assessor HRM, eventueel aangevuld met een leidinggevende. Tijdens het selectiegesprek komen de volgende elementen aan bod: de motivatie de voorstelling van de expertise

3 3 de kritische vaktechnische en functiespecifieke competenties. De jury maakt per kandidaat een verslag van het selectiegesprek evenals een globale eindevaluatie: de kandidaat beschikt in voldoende mate over de vereiste competenties en komt in aanmerking voor een statutaire aanwerving als administratief medewerker; de kandidaat beschikt op dit moment in onvoldoende mate over de vereiste competenties en komt niet in aanmerking voor een statutaire aanwerving als administratief medewerker. Selectie op dossier De selectieprocedures met slechts 1 kandidaat worden afgehandeld op basis van de kandidaatstelling zonder bijkomend selectiegesprek. HRM treedt op als selector en oordeelt of de kandidaat in aanmerking komt voor een statutaire aanwerving op basis van het gestandaardiseerd sollicitatieformulier een interne potentieelinschatting van het afdelingshoofd van de kandidaat het meest recente evaluatieverslag. Afronden van de selectieprocedure HRM treedt op als selector en oordeelt of de kandidaat in aanmerking komt voor een statutaire aanwerving als administratief medewerker. HRM maakt een lijst op met kandidaten die in aanmerking komen voor een statutaire aanwerving, er wordt geen rangorde vastgelegd. Het afdelingshoofd van de wervende afdeling kiest de meest geschikte kandidaat. De geschikt bevonden kandidaten worden schriftelijk op de hoogte gebracht van de gemotiveerde keuze van het afdelingshoofd. Het verslag van het selectiegesprek met de globale eindevaluatie van de jury wordt schriftelijk meegedeeld aan de kandidaten. 6. Aanwervingsvoorwaarden een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; de burgerlijke en politieke rechten genieten; aan de dienstplichtwetten voldoen; de medische geschiktheid bezitten die vereist is voor de uit te oefenen functie. De weerhouden kandidaat wordt toegelaten tot de proeftijd in zijn graad/functie en krijgt een dienstaanwijzing. Nadat de kandidaat met goed gevolg de proeftijd van 4 maanden doorlopen heeft wordt hij/zij vastbenoemd. Ingevolge de gescheiden loopbaanpaden voor administratieve en technische graden wordt o de assistent statutair aangeworven in de graad van assistent (D1) o de technisch assistent of speciaal assistent statutair aangeworven in de graad van technisch assistent (D1). Horizontale mobiliteit De kandidaat is in dienstactiviteit. De kandidaat voldoet aan de specifieke voorwaarden van de functie op het moment van de overplaatsing

4 4 De kandidaat moet binnen drie maanden na de selectiebeslissing de nieuwe functie opnemen. 7. Salaris De geselecteerde kandidaat wordt toegelaten tot de proeftijd in de graad van assistent (rang D1) met de bijhorende salarisschaal D111 of in de graad van technisch assistent (rang D1) met de bijhorende salarisschaal D121 Voor meer informatie over het salaris kan de kandidaat terecht bij de personeelsdienst. 8. Informatie Bijkomende informatie kan de kandidaat bekomen bij Nurcan Tokgoz, HR-consulent, op het telefoonnummer , GSM of via mail 9. Kandidatuurstelling De selectieprocedure wordt aangekondigd op de jobsite van Kind en Gezin en de vacatures Vlaamse overheid via de website VDAB. De vacature wordt bekend gemaakt aan alle personeelsleden die in aanmerking komen. In voorkomend geval worden langdurig afwezige personeelsleden per brief op de hoogte gebracht van de vacature. Deelnemen aan de selectieprocedure kan door te solliciteren via de jobsite van Kind en Gezin: De kandidaat gaat op de homepagina van het intranet naar de rubriek Vacatures, meldt zich aan op de interne jobsite, klikt op andere jobs en vervolgens op de selectieprocedure van zijn/haar keuze. Het selectiereglement en de functiebeschrijving vindt de kandidaat als bijlage. De kandidaat kiest de knop Solliciteren voor deze functie. Hij/zij krijgt de mogelijkheid om zijn/haar profiel aan te vullen of te actualiseren. Vergeet niet de motivatie en de vereiste ervaring en deskundigheid duidelijk weer te geven. De kandidaat klikt tenslotte op Solliciteren Na het indienen van zijn/haar kandidatuur ontvangt de kandidaat een ontvangstbewijs verstuurd per . Indien de kandidaat deze ontvangstbevestiging niet ontvangt is zijn/haar kandidatuur niet geregistreerd in e-recruitement. De kandidaat moet dan vóór het verstrijken van de sollicitatietermijn contact opnemen met de dienst HRM op het telefoonnummer De uiterste sollicitatiedatum is 17 mei 2016 Ondersteunende maatregelen voor personen met een arbeidshandicap Kind en Gezin wil personen met een arbeidshandicap gelijke kansen bieden om te solliciteren. Heb je een arbeidshandicap en wens je extra ondersteuning tijdens de sollicitatieprocedure? Neem dan gerust contact op met HRM op het nummer of stuur een naar 10. Indicatieve planning De selectieprocedure zal volgens de opgemaakte planning afgerond worden tegen 1 juli Enkele belangrijke mijlpalen: Uiterste sollicitatiedatum 17 mei Selectiegesprek 30 mei tot 3 juni 2016

5 5 Aanvatten proeftijd in de graad van (technisch) assistent D1 1 juli Feedback De kandidaten kunnen na het ontvangen van hun resultaat schriftelijk feedback vragen binnen een termijn van 3 maanden.