Infobundel: Selectieprocedure voor de functie van teamverantwoordelijke Begraafplaatsen met aanleg van een wervingsreserve

Transcriptie

1 Infobundel: Selectieprocedure voor de functie van teamverantwoordelijke Begraafplaatsen met aanleg van een wervingsreserve Selectieprocedure De selectieprocedure bestaat uit een schriftelijk en een mondeling gedeelte. Elk gedeelte is eliminerend. Een kandidaat dient eerst te slagen in het schriftelijk gedeelte vooraleer hij/zij toegelaten wordt tot het volgende gedeelte. De kandidaat wordt hiervan op de hoogte gesteld. Om geslaagd te zijn, moet de kandidaat 60% van de punten behalen op elk onderdeel en 60% op het geheel van de selectieproef. 9 januari 2018 Uiterste inschrijvingsdatum Mail naar personeelsdienst.selecties@aalst.be CV + kopie secundair diploma 24 januari 2018 Schriftelijk gedeelte: oefeningen en cases op basis van de funtiebeschrijving Op 40 punten Slaaggrens 60% 6 maart 2018 Mondeling gedeelte: Adviserend assessment center tussen 14 en 23 februari 2018 Interview op 6 maart 2018 Op 60 punten Slaaggrens 60%

2 Voorwaarden voor deelname aan de selectieprocedure: 1. Een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de functie. Het passend gedrag wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister. Het uittreksel mag niet ouder zijn dan één maand; 2. De burgerlijke en politieke rechten genieten; 3. Belg zijn of burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte of van de Zwitserse Bondsstaat; 4. Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk; 5. Voldoen aan de vereiste over de talenkennis, opgelegd door de wetten op het gebruik in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966; 6. In het bezit zijn van een secundair diploma. 7. Beschikken over minimaal 3 jaar relevante beroepservaring. Hieronder wordt verstaan: ervaring in een leidinggevende functie en/of ervaring in de sector van begraafplaatsen. Kandidaatstelling: De kandidaturen worden bij voorkeur elektronisch ingediend via personeelsdienst.selecties@aalst.be. De ontvangst van uw kandidatuur zal bevestigd worden. Bij de kandidatuurstelling dient een CV en een kopie van het gevraagde diploma gevoegd te worden (op sanctie van nietigheid). Voor meer inlichtingen kan u contact opnemen met de dienst P&O, team selectie en loopbaanontwikkeling, Werf 9, 9300 Aalst. Telefonisch: 053/ of via personeelsdienst.selecties@aalst.be. Uw contactpersoon voor deze selectieprocedure is Ilse Haelterman.

3 Functiedetails Functiebeschrijving teamverantwoordelijke Begraafplaatsen FUNCTIETITEL : Teamverantwoordelijke Begraafplaatsen DIENST : Onderhoud openbaar domein TEAM : Team Begraafplaatsen CLUSTER : Mobiliteit en openbaar domein RAPPORTEERT AAN: Diensthoofd Onderhoud openbaar domein GEEFT LEIDING AAN: 15 VTE BUDGET-VERANTWOORDELIJKHEID: Niet van toepassing STATUUT: Statutair NIVEAU: C WEDDENSCHAAL: C4-C5 Beschrijving DOELSTELLING VAN DE CLUSTER / DIENST / TEAM Binnen de beschikbare budgetten en in overleg met Dienst Mobiliteit en openbare werken staat de dienst Onderhoud openbaar domein in voor het dagdagelijkse beheer en onderhoud van het openbaar domein. Specifiek staat de dienst in voor alle groenonderhoud, voor de reinheid van de stad, voor kleine herstellingen en aanpassingen aan wegen en signalisatie, en voor het onderhoud en beheer van de begraafplaatsen. Het Team begraafplaatsen staat in nauwe samenwerking met het team groenonderhoud in voor het onderhoud van de 10 begraafplaatsen in Groot-Aalst. Daarnaast zorgt het team voor de begravingen en het leegmaken van kelders bij vervallen concessies.

4 DOEL VAN DE FUNCTIE De teamverantwoordelijke begraafplaatsen staat in voor het aansturen, begeleiden, opvolgen en evalueren van de medewerkers. De teamverantwoordelijke fungeert als tussenpersoon tussen de dienst Burgerlijke stand en de verschillende vaklui op de begraafplaatsen. Het nauwkeurig kunnen omgaan met informatie en gegevens is daarbij erg belangrijk! De teamverantwoordelijke wordt ingeschakeld bij uitzonderlijke vragen en eventuele klachten van burgers. Hij/zij is dan ook flexibel ingesteld. De teamverantwoordelijke heeft een zekere technische kennis en inzicht. RESULTAATSGEBIEDEN 1. DIENSTVERLENING Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de reguliere activiteiten van de dienst om te verzekeren dat de doelstellingen van de dienst op een effectieve, efficiënte en kwaliteitsvolle wijze gerealiseerd worden. Verzekeren van een hoog niveau van klantentevredenheid. Zelf goede relaties onderhouden met klanten, instaan voor een goede klachtenbehandeling, de klantgerichtheid van de dienst/het team bevorderen, klantenbevraging organiseren en de kwaliteit van de dienstverlening evalueren naar de interne en externe klant,... Opmaken en up-to-date (laten) houden van interne werkafspraken, regels en procedures zodat een kwalitatieve en uniforme dienstverlening wordt verzekerd Snel en accuraat behandelen van complexere dossiers, klachten, vragen,... met het oog op een efficiënte en klantgerichte dienstverlening met een zo kort mogelijke doorlooptijd 2. COMMUNICATIE Verzorgen van de interne en externe communicatie om via een vlotte doorstroom en uitwisseling van informatie de efficiëntie en de kwaliteit van de dienstverlening te verzekeren. Verzekeren van een vlotte doorstroming van de relevante informatie Vervullen van een interne brugfunctie tussen de organisatie en collega's / medewerkers 3. LEIDING GEVEN Binnen het kader van het algemeen personeelsbeleid, aansturen, ontwikkelen en evalueren van medewerkers met als doel steeds over competente en gemotiveerde medewerkers te beschikken, nodig voor het realiseren van de missie en doelstellingen van het team. Intern communiceren door medewerkers te informeren en te betrekken rond werking, resultaten, ontwikkelingen die de dienst en medewerkers aanbelangen

5 Verzekeren van een goede uitvoering van het prestatiemanagementproces (afspreken van doelstellingen, opvolgen, coachen en begeleiden, evalueren en waarderen) Inzetten van medewerkers in processen en projecten conform competenties, talenten en ambities 4. KWALITEITSZORG Stimuleren, opvolgen en verhogen van de kwaliteit van de werkzaamheden en van de (tussentijdse) resultaten met als doel de dienstverlening maximaal te laten aansluiten bij de behoeften van de klanten. Stimuleren, opvolgen en verhogen van de kwaliteit van de werkzaamheden en van de (tussentijdse) resultaten Opstellen, communiceren en opvolgen van richtlijnen, kwaliteitsnormen en werkprocedures Voorstellen, bespreken, begeleiden en evalueren van verbeteracties 5. BELEIDSADVIES Vanuit de praktijk en het zicht op tendensen input leveren voor het beleid en de strategie op hoger niveau om bij te dragen tot een uitvoerbaar beleid dat afgestemd is op de noden van de klanten. Opvolgen van algemene tendensen in het werkveld en formuleren van beleidsadviezen hieromtrent Voorstellen van nieuwe ideeën, concepten, verbeteringen,.. Actief bijdragen aan de planning van de dienst op middellange termijn 6. PROCES -EN PROJECTOPTIMALISATIE Actief op zoek gaan naar procesmatige en projectmatige verbetermogelijkheden om de dienstverlening van de organisatie te optimaliseren. Voorstellen, begeleiden en evalueren van interne controleprocedures, kwaliteitsprojecten en verdere standaardisering van processen met het oog op het realiseren van de doelstellingen van de dienst. In kaart brengen van bestaande processen en nemen van initiatief voor een meer efficiënte en effectieve proceswerking Creëren van betrokkenheid en engagement in optimalisatie- en veranderingsprojecten.

6 RELATIES CONTACT INTERN - EXTERN - BEIDE Alle medewerkers van de dienst Onderhoud openbaar domein. Intern Dienst Burgerlijke stand, overheidsopdrachten en Financiën Intern Burgers Extern Begrafenisondernemers Extern Steenkappers Extern Aannemers Extern VAKKENNIS VERWORVEN KENNIS : Microsoft Office Technische kennis (plannen lezen en uittekenen, oppervlakteberekening, ) Wetgeving lijkbezorging en begraafplaatsen TE VERWERVEN KENNIS : Politiereglement Basiskennis overheidsopdrachten en gemeentedecreet Kennis van groenonderhoud

7 Competentieprofiel Informatie analyseren Gericht analyseren van gegevens en kritisch beoordelen van informatie. Oordeelt rationeel over de beschikbare informatie Stelt zich kritisch op bij het doorgronden van een materie Neemt informatie niet zomaar voor waar aan, maar stelt deze kritisch in vraag Herleidt complexe gehelen van informatie tot controleerbare delen Herkent terugkerende patronen in informatie Onderscheidt essentiële informatie van bijkomstige Organiseren Proactief stellen van objectieven, nauwgezet uittekenen van actieplannen en daarbij de juiste middelen inschakelen, binnen de beschikbare tijd. Definieert duidelijke en meetbare objectieven op korte termijn Definieert persoonlijke doelstellingen in functie van de doelen van het departement/de afdeling Schat de impact van veranderingen of mogelijke obstakels in projecten correct in Houdt in zijn/haar actieplannen rekening met toekomstige obstakels Plant projecten op een logische, inzichtelijke en efficiënte wijze Werkt een overzichtelijke planning uit in functie van de prioriteiten Medewerkers aansturen Geven van duidelijke instructies, opvolgen en bijsturen van resultaten van medewerkers en ervoor zorgen dat iedereen zich gepast gedraagt. Zorgt ervoor dat iedereen goed weet welke taken hij/zij moet uitvoeren tegen wanneer Geeft duidelijke en eenduidige richtlijnen aan (project-)medewerkers Stuurt de resultaten van (project- )medewerkers bij in functie van de doelstelling Volgt de resultaten van (project- )medewerkers op een gerichte en doelbewuste wijze op Bepaalt wat aangepast en wat onaangepast gedrag is (do's en don'ts) Superviseert het naleven van de afgesproken regels

8 Servicegericht handelen Interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier begeleiden, hen een persoonlijke dienstverlening leveren en constructieve contacten onderhouden. Stelt de klant de meest opportune oplossingen voor Denkt mee met de klant Heeft op regelmatige tijdstippen contacten met de belangrijke klanten Onderhoudt op regelmatige basis contact met zijn/haar klanten Zorgt ervoor dat aan klanten een excellente service wordt geboden Volgt klachten op om zich ervan te verzekeren dat deze correct worden behandeld Samenwerken Groepsgeest creëren en bevorderen door zijn/haar mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's. Deelt zijn/haar opvattingen en ideeën met de rest van het team Spoort collega's aan om informatie en opinies uit te wisselen Neemt de nodige initiatieven die de groepsgeest bevorderen Bevordert de groepsgeest door zelf actief samen te werken en te communiceren Zoekt bij spanningen of conflicten met een collega actief naar consensus Onderneemt doelgerichte stappen om conflicten met collega's te voorkomen Organisatieverbondenheid Zich borg stellen voor het behalen v/d beoogde resultaten v/d organisatie en daarom op de hoogte blijven v/d omgeving waarin de organisatie actief is. Ontwikkelen en in stand houden v/d organisatiestructuur, -beleid en doelstellingen. Voelt zich persoonlijk verantwoordelijk voor de resultaten van (project-)medewerkers Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor het behalen van vooropgestelde doelstellingen Volgt de markt op waarin de organisatie actief is Stelt zich op de hoogte van relevante ontwikkelingen binnen zijn/haar activiteitendomein Is zich degelijk bewust van de doelstellingen van de organisatie/het departement/de afdeling Heeft een degelijk inzicht in de structuur van het departement/de afdeling en veranderingen daarin

9 Zichzelf ontwikkelen De eigen groei actief plannen en beheren in functie van zijn/haar mogelijkheden, interesses en ambities door het eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen te maken. Is leergierig; ontwikkelt een uitgebreide kennis binnen zijn/haar domein Neemt initiatief om op allerlei manieren kennis en inzichten te verzamelen Gaat actief op zoek naar leerkansen om zijn/haar loopbaan verder te ontwikkelen Neemt actief stappen om zijn/haar interesses en ambities uit te werken en te bereiken Trekt conclusies uit de feedback die hij/zij krijgt over zijn/haar prestaties Stelt het eigen functioneren kritisch in vraag Kwaliteitsvol werken Zich ten volle inzetten voor het werk door steeds het beste van zichzelf te geven, hoge kwaliteit na te streven en door te blijven doorzetten, ook in moeilijke situaties. Verwerpt resultaten die niet voldoen aan de vooropgestelde kwaliteitsstandaarden Controleert het eigen werk op fouten Doet aan kwaliteitsbewaking voor de geleverde producten/diensten Geeft niet op vooraleer hij/zij zijn/haar taken tot een goed einde heeft gebracht Zet door wanneer hij/zij wordt geconfronteerd met hindernissen of frustratie Blijft doelgericht handelen, ook onder druk van de omstandigheden

10 Zich aanpassen Een flexibele houding aannemen ten aanzien van en inspelen op veranderende omstandigheden en diverse situaties. Aanvaardt veranderingen in de onderneming Is flexibel in zijn aanpak, houdt niet rigide vast aan het vertrouwde Ziet de verschillen in werksituaties Stelt zich flexibel op ten aanzien van uiteenlopende situaties en omstandigheden Toont zich bereid om nieuwe zaken aan te leren Vraagt om uitleg en toelichting bij nieuwe werkmethoden Het is de bedoeling om via de beschrijving van de functie-inhoud een beeld te vormen van de functie en de belangrijkste resultaatgebieden aan te halen. Deze opsomming heeft dus geenszins de intentie om volledig te zijn. De functie kan dus ook taken omvatten die niet in deze functiebeschrijving zijn opgenomen.