Infobundel: Selectieprocedure voor de functie van diensthoofd Ruimtelijke ordening met aanleg van een wervingsreserve

Transcriptie

1 Infobundel: Selectieprocedure voor de functie van diensthoofd Ruimtelijke ordening met aanleg van een wervingsreserve Selectieprocedure De selectieprocedure bestaat uit een schriftelijk gedeelte, een assessment center en een mondeling gedeelte. Elk gedeelte is eliminerend. Een kandidaat dient eerst te slagen in het schriftelijk gedeelte vooraleer hij/zij toegelaten wordt tot het volgende gedeelte. De kandidaat wordt hiervan op de hoogte gesteld. Om geslaagd te zijn, moet de kandidaat 60% van de punten behalen op elk onderdeel en 60% op het geheel van de selectieproef. 3 januari 2018 Uiterste inschrijvingsdatum Mail naar personeelsdienst.selecties@aalst.be CV + Master diploma (of gelijkwaardig) Voorwaarde: minstens 3 jaar relevante ervaring in de sector van stedenbouw en ruimtelijk beleid januari 2018 Thuisopdracht Op 40 punten Slaaggrens 60% 30 januari - 14 februari 2018 Assessment center Eliminerend 23 februari 2018 Mondeling gedeelte: presentatieopdracht + interview Op 60 punten Slaaggrens 60%

2 Voorwaarden voor deelname aan de selectieprocedure: 1. Een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de functie. Het passend gedrag wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister. Het uittreksel mag niet ouder zijn dan één maand; 2. De burgerlijke en politieke rechten genieten; 3. Belg zijn of burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte of van de Zwitserse Bondsstaat; 4. Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk; 5. Voldoen aan de vereiste over de talenkennis, opgelegd door de wetten op het gebruik in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966; 6. In het bezit zijn van een Master diploma of een diploma van het hoger onderwijs van twee cycli of daarmee gelijkgesteld. 7. Beschikken over minstens 3 jaar relevante ervaring in de sector van stedenbouw en ruimtelijk beleid. Kandidaatstelling: De kandidaturen worden bij voorkeur elektronisch ingediend via personeelsdienst.selecties@aalst.be en dit uiterlijk op 3 januari De ontvangst van uw kandidatuur zal bevestigd worden. Bij de kandidatuurstelling dient een CV en een kopie van het gevraagde diploma gevoegd te worden (op sanctie van nietigheid). Voor meer inlichtingen kan u contact opnemen met de dienst P&O, team selectie en loopbaanontwikkeling, Werf 9, 9300 Aalst. Telefonisch: 053/ of via personeelsdienst.selecties@aalst.be.

3 Functiebeschrijving diensthoofd Ruimtelijke ordening Functiedetails FUNCTIETITEL : DIENST : CLUSTER : RAPPORTEERT AAN: GEEFT LEIDING AAN: BUDGETVERANTWOORDELIJKHEID: STATUUT: Diensthoofd Ruimtelijke ordening Ruimtelijke ordening Omgeving, Wonen en Ondernemen Directeur Omgeving, Wonen en Ondernemen 2 teamverantwoordelijken (dienst = 20-tal VTE) Ja Statutair NIVEAU: WEDDENSCHAAL: Beschrijving A A4a - A4b DOELSTELLING VAN DE CLUSTER / DIENST / TEAM De dienst Ruimtelijke ordening bestaat uit 2 ervaren teams elk aangestuurd door een teamverantwoordelijke, die rapporteert aan het diensthoofd: team vergunningen en handhaving ruimtelijke ordening team administratie en informatie Het team administratie en informatie bestaat uit een 10-tal VTE. Het team staat o.a. in voor: de administratieve verwerking van alle dossiers (omgevingsvergunningsaanvragen, meldingen, ), het afleveren van de stedenbouwkundige inlichtingen en uittreksels, het opzoekingswerk omtrent de aanvragen tot splitsing, het verschaffen van algemene informatie omtrent Ruimtelijke ordening (telefonisch en via ), het beheer van het archief van de dienst Ruimtelijke ordening, het digitaliseren van analoge dossiers. Het team Vergunningen en handhaving RO bestaat uit een 10-tal VTE. Het team staat in voor het begeleiden en behandelen van de aanvragen tot omgevingsvergunning met hoofdzakelijk de stedenbouwkundige component. In dit kader wordt er ook nauw samengewerkt met het team Vergunningen en handhaving milieu. Daarnaast is er binnen het team een handhavingscel (2 VTE) die instaat voor toezicht op stedenbouwkundige overtredingen, zowel na klachten als proactief. De dienst ruimtelijke ordening werkt samen met de dienst Planning, stadsvernieuwing en wonen aan stadsvernieuwings- en ontwikkelingsprojecten, RUP s, en stedenbouwkundige verordeningen.

4 De strategische doelstelling van de stad Aalst is de volgende Aalst is een modeldienstverlener voor zijn burgers: efficiënt, performant en bereikbaar. Onze operationele doelstelling is het voeren van een efficiënt, performant en bereikbaar vergunningen- en handhavingsbeleid. Dit willen we realiseren met een gemotiveerd, klantgericht, integer en deskundig team. DOEL VAN DE FUNCTIE Vanuit een leidinggevende en overkoepelende positie staat het diensthoofd in voor de realisatie van de doelstellingen van de dienst, dit in nauwe samenwerking met de directeur en de andere diensthoofden van de cluster Omgeving, Wonen en Ondernemen. Daarnaast levert het diensthoofd vaktechnische en praktijkinput voor beslissingen over het vergunningen- en handhavingsbeleid aan de directeur en het College van Burgemeester en schepenen. Het diensthoofd fungeert tevens als aanspreekpunt in geval van belangrijke projectdossiers. Samen met de teamverantwoordelijken bewaakt het diensthoofd de kwaliteit en de naleving van de termijnen van de dienstverlening en werkt tevens aan procesverbeteringen. Talentontwikkeling en motivatie van de medewerkers staat hierbij voorop. RESULTAATSGEBIEDEN 1. LEIDING GEVEN Binnen het kader van het algemeen personeelsbeleid, aansturen, ontwikkelen en evalueren van medewerkers met als doel steeds over competente en gemotiveerde medewerkers te beschikken, nodig voor het realiseren van de missie en doelstellingen van de dienst. Intern communiceren door medewerkers te informeren en te betrekken rond werking, resultaten, ontwikkelingen die de dienst en medewerkers aanbelangen Verzekeren van een goede uitvoering van het prestatiemanagementproces (afspreken van doelstellingen, opvolgen, coachen en begeleiden, evalueren en waarderen) Inzetten van medewerkers in processen en projecten conform competenties, talenten en ambities 2. BELEIDSVOORBEREIDING Vanuit de ervaring bij de beleidsuitvoering, bijdragen tot het maken van beleidsvoorstellen en -adviezen met als doel het strategisch beleid van lokaaloverheidsbedrijf Aalst mee vorm te geven. Formuleren van beleidsvoorstellen of adviezen, zowel voor de eigen cluster als clusteroverschrijdend Toetsen van beleidsvoorstellen van de cluster / organisatie op haalbaarheid en hierover feedback geven 3. MIDDELENBEHEER Efficiënt beheren van de middelen om er voor te zorgen dat deze optimaal ingezet worden. Een raming opmaken van de personeels- en financiële middelen in functie van de strategische/operationele doelstellingen Opmaken van een budgettaire inschatting en kosten-baten analyse bij bv. aankoop van nieuw materiaal, opstart van nieuwe projecten,

5 Beheren van de beschikbare budgetten en instaan voor een correcte rapportering 4. KWALITEITSZORG Stimuleren, opvolgen en verhogen van de kwaliteit van de werkzaamheden en van de (tussentijdse) resultaten met als doel de dienstverlening maximaal te laten aansluiten bij de behoeften van de klanten. Opstellen, communiceren en opvolgen van richtlijnen, kwaliteitsnormen en werkprocedures alsook verantwoordelijk zijn voor de uitbouw van controlesystemen. Bewaken van klantvriendelijke, kwalitatieve dienstverlening binnen vastgelegde termijnen Voorstellen, bespreken, begeleiden en evalueren van verbeteracties 5. PROCES- EN PROJECTOPTIMALISATIE Actief op zoek gaan naar procesmatige en projectmatige verbetermogelijkheden om de dienstverlening van de organisatie te optimaliseren. Voorstellen, begeleiden en evalueren van interne controleprocedures, kwaliteitsprojecten en verdere standaardisering van processen met het oog op het realiseren van de doelstellingen van de dienst In kaart brengen van bestaande processen en nemen van initiatief voor een meer efficiënte en effectieve proceswerking Creëren van betrokkenheid en engagement in optimalisatie- en veranderingsprojecten 6. DIENSTVERLENING Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de reguliere activiteiten van de dienst om te verzekeren dat de doelstellingen van de dienst op een effectieve, efficiënte en kwaliteitsvolle wijze gerealiseerd worden. Verzekeren van een hoog niveau van klantentevredenheid. Zelf goede relaties onderhouden met klanten, instaan voor een goede klachtenbehandeling, de klantgerichtheid van de dienst/het team bevorderen, klantenbevraging organiseren en de kwaliteit van de dienstverlening evalueren naar de interne en externe klant,... Opmaken en up-to-date (laten) houden van interne werkafspraken, regels en procedures zodat een kwalitatieve en uniforme dienstverlening wordt verzekerd Snel en accuraat behandelen van complexere dossiers, klachten, vragen,.. met het oog op een efficiënte en klantgerichte dienstverlening met een zo kort mogelijke doorlooptijd 7. COMMUNICATIE Verzorgen van de interne en externe communicatie en contacten om via een vlotte doorstroom en uitwisseling van informatie de efficiëntie en de kwaliteit van de dienstverlening te verzekeren. Instaan voor een optimale informatiedoorstroming en stimuleren van communicatie zodat het beleid en de medewerkers goed geïnformeerd en betrokken zijn. Uitbouwen van een professioneel netwerk. Plannen, coördineren en opvolgen van de externe communicatie

6 RELATIES CONTACT INTERN - EXTERN Alle stads- en OCMW diensten Intern CBS, Gemeenteraad en Gecoro Intern Notarissen Burgers, projectontwikkelaars, bedrijven, architecten, Departement Omgeving Vlaamse Overheid Deputatie van de Provincie Andere steden en gemeenten VAKKENNIS VERWORVEN KENNIS : Regelgeving en instrumentarium mbt omgevingsvergunning Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening (VCRO), wetgeving en actuele kennis inzake ruimtelijke ordening Uitvoeringsbesluiten Ruimtelijke ordening Procesmanagement TE VERWERVEN KENNIS : Bereid zijn tot het behalen van het diploma van ruimtelijk planner, indien noodzakelijk.

7 Competentieprofiel Conceptualiseren Op een abstracte en globale manier kunnen denken en concepten vertalen in werkbare oplossingen. Overstijgt de feiten door gebruik te maken van conceptuele modellen Overstijgt in zijn/haar denken de hier-en-nu situatie Werkt concrete oplossingen uit op basis van algemene denkkaders Denkt op een hoog niveau van abstractie Formuleert werkbare oplossingen op basis van abstracte concepten Maakt gericht gebruik van theoretische referentiekaders bij het formuleren van oplossingen Organiseren Proactief stellen van objectieven, nauwgezet uittekenen van actieplannen en daarbij de juiste middelen inschakelen, binnen de beschikbare tijd. Definieert objectieven in functie van de doelen opgesteld voor het departement/de afdeling Schat de impact van veranderingen of mogelijke obstakels in projecten correct in Structureert diverse acties in een efficiënte planning Definieert duidelijke en meetbare objectieven op korte en middellange termijn Houdt in zijn/haar actieplannen rekening met mogelijke toekomstige obstakels Werkt een overzichtelijke planning uit in functie van de prioriteiten Beslissen Nemen van beslissingen op basis van (on)volledige informatie en doelgericht acties ondernemen om de beslissingen uit te voeren. Beslist snel wanneer de omstandigheden dit vereisen Onderzoekt de verschillende alternatieven alvorens te beslissen Zet acties op de rails die in lijn zijn met de te bereiken doelstellingen Neemt een beslissing eens hij/zij de gevolgen voldoende ingeschat heeft Initieert doelgerichte acties bij het opnemen van nieuwe projecten Initieert acties op basis van genomen beslissingen

8 Bouwen van teams Samenwerking tussen teamleden en teams aanmoedigen, conflicten aanpakken en teamleden betrekken. Moedigt samenwerking tussen mensen aan Herleidt conflicten tot hun ware proporties Nodigt de medewerkers uit om eigen ideeën en opinies naar voor te brengen Stelt effectieve teams samen in functie van een opdracht Onderneemt de nodige stappen om conflicten aan te pakken Consulteert zijn/haar teamleden op geregelde tijdstippen Medewerkers ontwikkelen Begeleiden van medewerkers in hun groei en gericht feedback geven aan medewerkers over hun functioneren (prestaties en ontwikkeling). Creëert voor zijn/haar medewerkers opportuniteiten om te leren Geeft concrete adviezen aan medewerkers in functie van hun eigen ontwikkeling Geeft aan zijn/haar medewerkers op een aanvaardbare en correcte manier negatieve feedback Biedt kansen aan medewerkers om te experimenteren met nieuw gedrag Geeft correct en op geregelde tijdstippen feedback aan zijn/haar medewerkers Geeft zijn/haar medewerkers inzicht in hun sterke en zwakke kanten Relaties leggen Opbouwen van relaties en netwerken met mensen binnen en buiten de organisatie, met gelijken en doorheen verschillende hiërarchische niveaus. Informeert zich bij zakenrelaties over recente ontwikkelingen Onderhoudt goede relaties met sleutelpersonen op verschillende niveaus in de organisatie Bouwt relaties op met instanties die cruciaal zijn voor de verdere uitbouw van de dienstverlening Grijpt informele gelegenheden aan om op de hoogte te blijven van wat zich afspeelt in en rond de organisatie Kan goed overweg met medewerkers van verschillende niveaus in de organisatie Bouwt de betrekkingen met externe partners, instanties en organisaties verder uit

9 Organisatieverbondenheid Zich borg stellen voor het behalen v/d beoogde resultaten v/d organisatie en daarom op de hoogte blijven v/d omgeving waarin de organisatie actief is. Ontwikkelen en in stand houden v/d organisatiestructuur, -beleid en doelstellingen. Voelt zich persoonlijk verantwoordelijk voor de resultaten van de medewerkers Volgt informatie over wet- en regelgeving, leveranciers en klanten nauwgezet op Is zich terdege bewust van de doelstellingen van de organisatie/de cluster/de dienst Stelt zich borg voor het behalen van de opgelegde objectieven voor de organisatie/de cluster/de dienst Stelt zich op de hoogte van relevante ontwikkelingen binnen zijn/haar business Houdt voeling met het moreel en de bekommernissen van de medewerkers Zichzelf ontwikkelen De eigen groei actief plannen en beheren in functie van zijn/haar mogelijkheden, interesses en ambities door het eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen te maken. Is leergierig; ontwikkelt een uitgebreide kennis binnen zijn/haar domein Gaat actief op zoek naar leerkansen om zijn/haar loopbaan verder te ontwikkelen Trekt conclusies uit de feedback die hij/zij krijgt over zijn/haar prestaties Maakt zich continu nieuwe inzichten eigen in functie van professionele behoeften Onderneemt de nodige acties om zijn/haar loopbaanplan in praktijk om te zetten Stelt het eigen functioneren kritisch in vraag Stress beheren Resultaatgericht reageren op stress, de eigen emoties controleren en constructief omgaan met kritiek. Blijft kalm ook wanneer de druk toeneemt Handelt met zelfvertrouwen bij het ondernemen van zaken (projecten, opdrachten, ) Luistert naar kritiek op een open manier, zonder te onderbreken Blijft op een degelijk niveau presteren in stresserende situaties Waakt er actief over dat negatieve gevoelens zijn/haar functioneren niet aantasten Houdt rekening met kritiek en past het eigen handelen aan indien nodig Het is de bedoeling om via de beschrijving van de functie-inhoud een beeld te vormen van de functie en de belangrijkste resultaatgebieden aan te halen. Deze opsomming heeft dus geenszins de intentie om volledig te zijn. De functie kan dus ook taken omvatten die niet in deze functiebeschrijving zijn opgenomen.