Selectieprocedure voor het aanleggen van een wervingsreserve voor de graad van diensthoofd Financiën Informatiebundel aanwervingsprocedure

Transcriptie

1 Selectieprocedure voor het aanleggen van een wervingsreserve voor de graad van diensthoofd Financiën Informatiebundel aanwervingsprocedure Wil je graag meewerken aan het financieel beleid van de groep Aalst? Heb je een coachende leiderschapsstijl? Heb je ervaring met het leiden van veranderingstrajecten? Lees dan snel verder! Functie De cluster financiën is een ondersteunende cluster zowel voor de stad- en OCMW-diensten (intern) als voor de burger en bedrijven (extern). De dienst Financiën bestaat uit 2 teams met 38 VTE. De dienst financiën werkt mee aan de realisatie van één van de doelstellingen binnen de visie van Aalst. In de dienstverlening wil Aalst een modeldienstverlener zijn voor de bevolking: efficiënt, bereikbaar en performant. Jouw belangrijkste uitdagingen: Je bent verantwoordelijk voor de samensmelting van de dienst Financiën van de stad en de dienst Financiën van het OCMW. Je geeft mee vorm aan het strategisch beleid van de cluster/dienst en vertaalt het strategische beleid naar een visie, missie en strategische doelstellingen voor de dienst. Je staat in het voor het leiden en optimaliseren van de volledige dienst. Je stuurt de medewerkers aan en motiveert hen tot het leveren van optimale prestaties en stimuleert ook hun betrokkenheid, zelfstandigheid en persoonlijke talentontwikkeling. Profiel Je hebt minstens drie jaar beroepservaring met het leiden van veranderingstraject(en) en/of als leidinggevende. Je hebt kennis van de beleids- en beheercyclus en change management. Je geeft leiding aan je team op een inspirerende en motiverende wijze met aandacht voor talentontwikkeling. Je bent klantgericht en gaat om met interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier. Je bent in het bezit van een masterdiploma. Aanbod Een gevarieerde functie in een organisatie die aandacht heeft voor een gezonde en veilige werkomgeving met ontwikkelingskansen voor iedereen Statutaire benoeming Weddeschaal A4a-A4b (brutowedde tussen 3525,08 EUR / maand en 5374,74 EUR / maand, afhankelijk van aanvaarding van relevante anciënniteit en werkervaring) Selectieprocedure Solliciteren kan tot en met 28 mei 2018 met een recent cv, een kopie van je masterdiploma én het ingevulde bevragingdocument via de website van de stad Aalst: Schriftelijk gedeelte (thuisopdracht): wordt verzonden op 6 juni 2018 en moet worden ingediend op 13 juni 2018 Mondeling gedeelte: 26 juni 2018 Assessment: tussen 1 juli en 31 juli 2018

2 Selectieprocedure De selectieprocedure bestaat uit drie onderdelen: 1. een schriftelijk gedeelte op 50 punten 2. een mondeling gedeelte op 50 punten (presentatie + interview) 3. een assessment Elk gedeelte is eliminerend. Om geslaagd te zijn, moet de kandidaat 60% van de punten behalen op het schriftelijk gedeelte, 60% van de punten behalen op het mondeling gedeelte, geschikt bevonden worden op het assessment en 60% op het geheel van de selectieproef. 28 mei 2018 Uiterste inschrijvingsdatum Recent cv én masterdiploma én ingevuld bevragingsdocument bezorgen via website aalst.be Van 6 juni t.e.m. 13 juni 2018 Schriftelijk gedeelte (thuisopdracht) Op 50 punten Eliminerend: slaaggrens 60% 26 juni 2018 Mondeling gedeelte (presentatie + interview) Op 50 punten Eliminerend: slaaggrens 60% Tussen 1 juli en 31 juli 2018 Assessment Eliminerend: geschikt/niet geschikt Voor meer inlichtingen over de selectieprocedure kan je contact opnemen met de dienst P&O, team Selectie en loopbaanontwikkeling, Werf 9, 9300 Aalst. Telefoon: , personeelsdienst.selecties@aalst.be

3 Toelatings- en aanwervingsvoorwaarden 1. Een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de functie. Het passend gedrag wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister. Het uittreksel mag niet ouder zijn dan één maand; 2. De burgerlijke en politieke rechten genieten; 3. Belg zijn of burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte of van de Zwitserse Bondsstaat; 4. Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk; 5. Voldoen aan de vereiste over de talenkennis, opgelegd door de wetten op het gebruik in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966; 6. In het bezit zijn van een masterdiploma (of gelijkwaardig). 7. Een absolute vereiste van minstens 3 jaar relevante beroepservaring. Deze beroepservaring wordt gespecificeerd als ervaring met het leiden van veranderingstraject(en) en/of als leidinggevende. Hoe solliciteren? Solliciteren kan tot en met 28 mei 2018 met een cv, een kopie van het masterdiploma (of gelijkwaardig) en het ingevuld bevragingsdocument. De kandidaturen worden elektronisch ingediend via De ontvangst van uw kandidatuur zal bevestigd worden. Voor meer inlichtingen kan u contact opnemen met de dienst P&O, team selectie en loopbaanontwikkeling, Werf 9, 9300 Aalst. Telefonisch: 053/ of via personeelsdienst.selecties@aalst.be.

4 Functiebeschrijving Diensthoofd Financiën FUNCTIETITEL : Diensthoofd Financiën CLUSTER : Financiën RAPPORTEERT AAN: Financieel directeur GEEFT LEIDING AAN: geeft leiding aan 2 teamverantwoordelijken BUDGET-VERANTWOORDELIJKHEID: Ja STATUUT: Statutair NIVEAU: A WEDDENSCHAAL: A4a-A4b DOELSTELLING VAN DE CLUSTER / DIENST / TEAM De cluster financiën is een ondersteunende cluster zowel voor de stadsdiensten (intern) als voor de burger en bedrijven (extern). De cluster/dienst financiën bestaat uit 2 teams met 38 VTE Team budget, beheerscontrole, belastingen en invorderingen Team boekhouding en inventaris De dienst financiën werkt mee aan de realisatie van één van de doelstellingen binnen de visie van de stad Aalst: In de dienstverlening wil Aalst een modeldienstverlener zijn voor de bevolking: efficiënt, bereikbaar en performant. De dienst staat o.m. in voor het opstellen van het voorontwerp van de beleidsrapporten in samenwerking met het managementteam en de stads- en OCMW-diensten het voeren van de boekhouding met inbegrip van de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole en de opmaak van de jaarrekening. Hierbij wordt gewerkt volgens de maatregelen en procedures die opgenomen zijn in het organisatiebeheersingssysteem het debiteurenbeheer bestaande uit de invordering van fiscale en niet-fiscale vorderingen met alle rechtsmiddelen waarover de financieel directeur kan beschikken het thesauriebeheer met in acht name van de desbetreffende bepalingen van het organisatiebeheersingssysteem het verzorgen van financiële analyses en financiële beleidsadvisering en de opvolgingsrapportering over het debiteurenbeheer, thesauriebeheer en de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole

5 DOEL VAN DE FUNCTIE Als geboren leider lever je een actieve bijdrage bij het maken van beleidsvoorstellen en adviezen. Je geeft mee vorm aan het strategisch beleid van zowel de eigen dienst als van de cluster. RESULTAATSGEBIEDEN1 1. LEIDERSCHAP Scheppen van een motiverend en stimulerend werkklimaat in de dienst en actief promoten van eigenaarschap. Intern communiceren door medewerkers te informeren en te betrekken rond werking, resultaten, ontwikkelingen die de dienst en medewerkers aanbelangen Verzekeren van een goede uitvoering van het prestatiemanagementproces (afspreken van doelstellingen, opvolgen, coachen en begeleiden, evalueren en waarderen) Inzetten van medewerkers in processen en projecten conform competenties, talenten en ambities 2. BELEIDSADVISERING Vanuit de praktijk en het zicht op tendensen input leveren voor het beleid en de strategie op hoger niveau om bij te dragen tot een uitvoerbaar beleid dat afgestemd is op de noden van de klanten. Formuleren van beleidsvoorstellen of adviezen, zowel voor de eigen cluster als clusteroverschrijdend: concreet gaat dit over de cyclus van opmaak en bijsturing van het meerjarig beleidsplan en de controle over het financieel evenwicht. Toetsen van beleidsvoorstellen op haalbaarheid en hierover feedback geven. Rapporteren over voortgang en resultaten, signaleren van knelpunten en verbeteracties lanceren met het oog op een evidence based evaluatie van de eigen werking. 3. BELEIDSUITVOERING Vertalen van de strategische doelstellingen van de cluster naar een visie, missie en strategische doelstellingen voor de dienst. Opvolgen van de evoluties binnen het expertisegebied (technisch/reglementair/inhoudelijk) en ervoor zorgen dat de eventuele veranderingen in reglementeringen en/of beleidsbeslissingen in praktische procedures omgezet worden met het oog op de realisatie van een kwalitatieve, professionele en uniforme dienstverlening 1 Het is de bedoeling om via de beschrijving van de functie-inhoud een beeld te vormen van de functie en de belangrijkste resultaatgebieden aan te halen. Deze opsomming heeft dus geenszins de intentie om volledig te zijn. De functie kan dus ook taken omvatten die niet in deze functiebeschrijving zijn opgenomen.

6 In overleg met de financieel directeur het voorbereiden en opvolgen van het toegekende budget voor investeringen en exploitatie (binnen de beheers- en beleidscyclus) met het oog op een verantwoorde inzet van beschikbare middelen. 4. DIENSTVERLENING Bepalen en opvolgen van de kwaliteit van de dienstverlening binnen de dienst om het niveau van dienstverlening binnen de cluster te garanderen Opstellen, communiceren en opvolgen van richtlijnen, kwaliteitsnormen en werkprocedures alsook verantwoordelijk zijn voor de uitbouw van controlesystemen Bewaken van klantvriendelijke, kwalitatieve dienstverlening binnen vastgelegde termijnen. Voorstellen, bespreken, begeleiden en evalueren van verbeteracties 5. MIDDELENBEHEER Efficiënt beheren van de middelen van de dienst en instaan voor een permanente opvolging en rapportering om er voor te zorgen dat deze optimaal ingezet worden Een raming opmaken van de personeels- en financiële middelen in functie van de strategische/operationele doelstellingen Opmaken van een budgettaire inschatting en kosten-baten analyse bij bv. aankoop van nieuw materiaal, opstart van nieuwe projecten,. Beheren van de beschikbare budgetten en instaan voor een correcte rapportering waarbij minstens de decretaal opgelegde rapporteringen worden uitgevoerd. 6. OPTIMALISATIE Instaan voor het opzetten, up-to-date houden en continu optimaliseren van processen, structuren, rollen en resources. Voorstellen, begeleiden en evalueren van interne controleprocedures, kwaliteitsprojecten en verdere standaardisering van processen met het oog op het realiseren van de doelstellingen van de dienst en de stadsorganisatie in haar geheel. In kaart brengen van bestaande processen en nemen van initiatief voor een meer efficiënte en effectieve proceswerking 7. NETWERKEN Opbouwen van formele en informele netwerken met de juiste interne en externe partners om samen de doelstellingen van de organisatie te realiseren. Instaan voor een optimale informatiedoorstroming en stimuleren van communicatie zodat het beleid en de medewerkers goed geïnformeerd en betrokken zijn. Uitbouwen van een professioneel netwerk. Plannen, coördineren en opvolgen van de externe communicatie.

7 RELATIES CONTACT Alle stads- en OCMW diensten ABB, werkgroep financiën centrumsteden, VVSG Andere steden en gemeenten INTERN - EXTERN Intern Extern Extern VAKKENNIS VERWORVEN KENNIS: Beleids-en beheerscyclus Change management TE VERWERVEN KENNIS Basiskennis overheidsopdrachten Werking groep Aalst (stad Aalst, OCMW Aalst, AGSA, sportag, VZW Bea, Politie Aalst, Hulpverleningszone Aalst, ASZ) Financieringstechnieken

8 Competentieprofiel Conceptualiseren Op een abstracte en globale manier kunnen denken en concepten vertalen in werkbare oplossingen. Denken in de globale termen zonder zich te verliezen in details Organiseren Afleiden van concreet werkbare oplossingen vanuit abstracte concepten Proactief stellen van objectieven, nauwgezet uittekenen van actieplannen en daarbij de juiste middelen inschakelen, binnen de beschikbare tijd. Vertalen van een strategische, tactische of operationele beleidslijn in concreet meetbare objectieven. Uitwerken van efficiënte actieplannen in logische stappen, binnen de beschikbare tijd en in functie van de prioriteiten; daarbij de vereiste middelen (mensen, budget, logistiek) juist inzetten. Correct inschatten van mogelijke toekomstige obstakels en in functie daarvan de juiste acties ondernemen. Beheren van de dienst Doeltreffend beheren en opvolgen van tijd, kosten, activiteiten en middelen. Realistisch inschatten en doeltreffend beheren van kosten en tijd Met regelmaat opvolgen van de voortgang van de resultaten en indien nodig consequent en adequaat bijsturen in functie van de te bereiken objectieven. Doeltreffend inzetten, beheren en opvolgen van middelen (mensen, budget, logistiek). Beslissen Nemen van beslissingen op basis van (on)volledige informatie en doelgericht acties ondernemen om de beslissingen uit te voeren. Nemen van de juiste beslissing op basis van (on)volledige informatie, rekening houdend met de voor- en nadelen ervan en met de diverse opties die er zijn. Ondernemen van acties, vertrekkende van een beslissing en gericht op het realiseren van doelstellingen. Ondernemen van acties, vertrekkende van een beslissing en gericht op het realiseren van doelstellingen.

9 Bouwen van teams Samenwerking tussen teamleden en teams aanmoedigen, conflicten aanpakken en teamleden betrekken. Opzetten van effectieve werkverbanden met het oog op het stimuleren van de samenwerking tussen teamleden en teams. Aanpakken en oplossen van door de knelpunten juist te identificeren en aangepaste acties te ondernemen. Consulteren van anderen op een brede basis over belangrijke onderwerpen en ervoor zorgen dat iedereen een bijdrage kan leveren. Medewerkers ontwikkelen Begeleiden van medewerkers in hun groei en gericht feedback geven aan medewerkers over hun functioneren (prestaties en ontwikkeling). Gericht advies geven aan medewerkers en hen begeleiden in hun groei, experimenteren met nieuw gedrag toelaten. Geven van inzicht aan medewerkers in hun sterke en zwakke kanten, zowel wat betreft hun prestaties als ontwikkeling. Relaties leggen Opbouwen van relaties en netwerken met mensen binnen en buiten de organisatie, met gelijken en doorheen verschillende hiërarchische niveaus Opbouwen en onderhouden van formele en informele contacten om zo op de hoogte te blijven van de meest recente ontwikkelingen binnen het vakgebied. Opbouwen en onderhouden van contacten met externe partners, instanties en organisaties. In stand houden van goede relaties doorheen verschillende organisatieniveaus, overweg kunnen met zowel mensen uit de hogere als de lagere niveaus. Organisatieverbondenheid Zich borg stellen voor het behalen v/d beoogde resultaten v/d organisatie en daarom op de hoogte blijven v/d omgeving waarin de organisatie actief is. Ontwikkelen en in stand houden v/d organisatiestructuur, -beleid en doelstellingen. Dragen van de absolute eindverantwoordelijkheid voor het behalen van de beoogde resultaten, tegenover de organisatie en de burgers. Gericht zijn op en goed geïnformeerd zijn over maatschappelijke en politieke ontwikkelingen en andere omgevingsfactoren. Bewust zijn van de organisatiestructuur, organisatiebeleid en doelstellingen ontwikkelen en in stand houden; inspelen op veranderingen hierin.

10 Zichzelf ontwikkelen De eigen groei actief plannen en beheren in functie van zijn/haar mogelijkheden, interesses en ambities door het eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen te maken. Actief plannen en beheren van de eigen groei in functie van mogelijkheden, interesses en ambities. Kritisch in vraag stellen van het eigen functioneren. Zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen maken in functie van de professionele noden of groei, leren uit fouten.