Verslag fysieke overlegtafel Hoeksche Waard. Vrijdag 22 januari :00 uur 12:00 uur Locatie: Gemeentehuis Binnenmaas

Transcriptie

1 Verslag fysieke overlegtafel Hoeksche Waard Vrijdag 22 januari :00 uur 12:00 uur Locatie: Gemeentehuis Binnenmaas 1. Opening Natalie Simon heet de aanwezigen welkom en opent de vergadering. 2. Vaststellen verslag en actielijst - Controleprotocol en declaratieproces: er worden 2 expertgroepen gevormd die in klein comité deze onderwerpen verder gaat uitwerken. In de expertgroepen wordt ook bekeken hoe we op een goede en slimme manier 2015 afronden. Communicatie vanuit de expertgroep naar de achterban wordt meegenomen in de eerste bijeenkomsten van de expertgroepen. Na 28 januari volgt nadere communicatie over het vervolgproces. - Een voorbeeld controleprotocol vanuit de BAR gemeente is doorgegeven aan Nico Stolk. Dit wordt meegenomen in de expertgroep controleprotocol Bjorn Marijnissen is bereid mee te denken in dit proces vanwege ervaring in andere regio. Dit wordt doorgegeven aan Nico Stolk. - Organiseren werkconferentie: dit betreft een werkbezoek van de beleidsmedewerkers wat wordt georganiseerd door de zorgaanbieders. Careyn meld zich hier voor aan. - Teruglopen aantal aanmeldingen: voorgesteld wordt te onderzoeken waardoor dit veroorzaakt wordt. Afhankelijk van de uitkomst van de oorzaak wordt een plan van aanpak gemaakt hoe dit kan worden voorkomen. Er moet dan wel cijfermateriaal zijn. Dit onderwerp komt 5 februari terug op de agenda van de fysieke overlegtafel. - Alle vragen met betrekking tot dit onderwerp kunnen meegegeven worden aan de personen die deelnemen aan de expertgroepen. - De vragen die inmiddels zijn gesteld en geen betrekking hebben op het controleprotocol en/of declaratieproces zullen aan de betreffende aanbieder via de mail worden beantwoord. - Voor de bijeenkomst zorgaanbieders met Argonaut zal zsm naar een nieuwe datum worden gezocht. Doel van de bijeenkomst is een kennisbijeenkomst om te kijken hoe we beter elkaars taal kunnen spreken. 3. Mededelingen - I.v.m. de afwezigheid van de regionale teamleider Frontoffice, Ellen Koster, worden nu andere afspraken gemaakt over de openstaande vragen. Dit komt terug bij agendapunt 4. - Aan de agenda wordt het onderwerp inventarisatie ICT systemen declaraties toegevoegd. - Deelovereenkomsten verlenging: Iedereen heeft de beschikking ontvangen. Zuidwester abusievelijk niet. Deze zal alsnog worden toegezonden. 1

2 - Werving teamleider Frontoffice: er wordt op dit moment geworven voor een teamleider/verandermanager voor de verdere vorming van de frontoffice. Deze is de link tussen link tussen uitvoering en beleid. - Mevrouw van Breejen geeft aan dat zij de mail over de bijeenkomst van de expertgroep niet heeft ontvangen aangezien er een wisseling van contactpersonen heeft plaatsgevonden. Deze zal alsnog worden nagestuurd. 4. Knelpunten uitvoering - Eigen Bijdrage-systematiek (inbreng Ruud van der Kind): in 2015 is de eigen bijdrage gebaseerd op een tarief van 14,20, maar in 2016 is deze gebaseerd op het volle tarief. Het maximum aantal uren is in 2016 daarom veel sneller bereikt dan in Er is een risico dat klanten die wél begeleiding nodig hebben, straks geen begeleiding krijgen. Vooral bij de doelgroep Lichamelijk Gehandicapten gaat dit probleem mogelijk spelen. Oproep aan zorgaanbieders om op de signalen te letten. Ruud van der Kind geeft aan dat bij de verwerking van de eigen bijdrage ook e.e.a. misgaat bij Stipter. - De oproep van zorgaanbieders om de zorgaanbieders (beter) te betrekken bij het proces van (her)indicaties. Enkele zorgaanbieders hebben inmiddels positieve ervaringen in de communicatie met Argonaut en beoordelen Argonaut als een deskundige organisatie. - Sommige aanvragen worden heel snel in behandeling genomen, ander aanvragen wachten al twee maanden op. - Momenteel zijn er veel indicaties die door de consulenten weer worden ingetrokken. Zou het mogelijk zijn dat de aanbieders deze foute indicaties niet te zien krijgen of gearchiveerd kunnen worden? Hierdoor ontstaat verwarring maar ook vervuiling in het systeem. - Familie dient zich bij zorgaanbieder soms aan met een indicatie terwijl zij niet op de hoogte zijn. Zij weten niet dat ze voorkeursaanbieder zijn. - Vervoer wordt apart geïndiceerd en vaak weken later. Dit vergt extra oplettendheid. Het zou fijn zijn als het in 1 keer geïndiceerd wordt. - Communicatie tussen zorgaanbieders en uitvoering. Er zijn klachten van zorgaanbieders over de communicatie door de Frontoffice. Er zou niet worden gereageerd op mails. Ook is volgens zorgaanbieders onvoldoende kennis aanwezig bij consulenten. Ook vindt onzorgvuldige communicatie plaats. Door een zorgaanbieder wordt een incident genoemd waarbij de zorg volgens de consulent zou worden stopgezet wanneer een cliënt het gespreksverslag (van het keukentafelgesprek) niet wilde ondertekenen. Vraag is wie moet nu antwoord geven op mails over indicaties, niet beantwoorden van mails en contacten over de indicaties). - Kwaliteit van de gesprekken met de cliënt: geconstateerd wordt dat de vorm wisselend is. Elkaar weten te vinden is en blijft lastig ondanks dat zorgaanbieders wel bij de gesprekken aanwezig zijn. - Wlz versus Wmo (Elkaar informeren over wie wat doet: wanneer zorgaanbieder Wlz aanvraagt moet de consulent dit ook weten). Het is belangrijk dat deze signalen met de Frontoffice worden besproken zodat mogelijke herstelacties plaatsvinden. Afspraak: Gemeente inventariseert de inhoudelijke uitvoeringsknelpunten. Voor de beantwoording zal een uitvraag worden gedaan. Dat deel wat via beantwoord kan worden zal worden toegestuurd. De vragen die in het overleg behandelt moeten worden komen terug op de agenda van 5 februari Hiervoor zal de waarnemend teamleider Frontoffice worden uitgenodigd. Eventuele aanvullingen op knelpunten worden via de mail aangeleverd uiterlijk woensdag 27 januari

3 Er bestond een vorm van uitvoeringsoverleg (Claudia Groen). Dit betrof een casuïstiek overleg. Deels wordt dit onderdeel van de nieuwe vorm fysiek overleg met de zorgaanbieders. De vorming ervan is echter pas op de wat langere termijn. Om te voorzien in de behoefte in het heden wordt voorgesteld om (een klein groepje via Frontoffice) dit groepje opnieuw in het leven roepen. Dit wordt voorgesteld aan de Frontoffice. De vraag hoe op dit moment moet worden gedeclareerd wordt nagegaan en, indien mogelijk, vandaag nog gecommuniceerd. Daarnaast de vraag wat de consulent op dit moment nu wel of niet muteert in Stipter. Inventarisatie ICT systemen bij zorgaanbieders Pink Roccade, Psychisch Quarant Nedap, programma ONS Dataconcept Connexsus Altiplano, Nestor De heer en Co PlanCare Unit4, Qura Regass De zorgaanbieders vinden iwmo een goede optie omdat dit aansluit bij al deze systemen. Er wordt de voorkeur aan gegeven om niet met een nieuw systeem te starten halverwege het jaar. Bovenstaande wordt meegegeven aan de expertgroep. 5. a. Terugkoppeling Dongemond/bijeenkomst gemeenten resultaatbekostiging: Op dit moment hanteren we het systeem P x Q. Doel is te komen tot (een vorm van) resultaatbekostiging. Voorheen is dit niet gelukt omdat geen vorm kon worden gegeven aan hoe die bekostiging vorm gegeven kon worden. Bedoeling was om in 2016 te starten met een vervolgproces. Omdat er binnen de gemeenten verschillende beelden leefden over resultaatbekostiging heeft er een verkenning plaatsgevonden bij de Dongemond gemeenten. Daarnaast werd afgesproken een gemeentelijke bijeenkomst te houden om iedereen qua informatie op gelijk niveau te brengen. Het bezoek aan Dongemond en de gemeentelijke bijeenkomst heeft plaatsgevonden. Er zijn positieve ervaringen en ook ontwikkelpunten. Daarnaast wordt er nog niet echt afgerekend op resultaat. Binnen de gemeente moet nu een vervolgtraject worden afgesproken. In dit vervolgtraject moet onder meer worden bepaald hoe resultaatbekostiging verder vorm gegeven gaat worden waarbij het vervolg ook moet voldoen aan een aantal randvoorwaarden oa basis op orde (ICT bv). Daarna dient een keuze te worden gemaakt, welke keuze dit ook is. Van belang is daarbij een stip op de horizon te hebben (bv 1 januari 2017 starten omdat halverwege het jaar onhandig is). Dit hangt mede af van of er gewerkt gaat worden met pilots. De invoering vergt ook wat van de inrichting van de administratieve organisaties. Probeer dit mee te nemen in de expertgroep Daarnaast wordt aangegeven om bij de uitwerking in gedachten houden om binnen P x Q voor 2016 op onderdelen aanvullende afspraken te maken (ruimte creëren om begeleiding te bieden, minder administratieve lasten). Dit zijn aspecten die ook vooruitlopen op resultaatbekostiging en het vervolgproces/traject. De fysieke overlegtafel heeft een rol in het vervolgproces. 3

4 6. Rondvraag Verzocht wordt om een keer kritisch te kijken naar de Spelregels privacy. Voor het digitale verkeer zijn deze vernieuwd. De VNG heeft een gestandaardiseerd klanttevredenheidsonderzoek. Dit wordt een keer besproken. Met betrekking tot de wijziging van de vormgeving huidige fysieke overlegtafel (operationeel/tactisch versus strategisch) wordt verzocht om de WWZ onderwerpen ter kennisname op deze agenda te plaatsen. Bekeken zal worden of de frequentie van de vergaderingen nog goed is voor het komende jaar afhankelijk van werkgroepen. 4

5 ACTIELIJST: Datum Wat Wie Deadline Status Bespreking/mail diverse uitvoeringsknelpunten met regionale teamleider Wmo-loket Ellen Koster Organiseren werkconferentie voor gemeenten Hoeksche Waard (elkaars taal spreken) Uitwerken hoe kan worden ingegaan op verzoek werkbezoek beleidsmedewerkers (soort Dag van de Zorg?) Achterhalen oorzaken teruglopend aantal aanmeldingen Afstemmen met de consulenten welke gegevens zij van zorgaanbieders nodig hebben om een goede indicatie te kunnen stellen - Meenemen in evaluatie/herziening Heroverweging van de term ondersteuningsplan Meenemen in evaluatie/herziening - Meenemen in evaluatie/herziening Datum afstemmen met Argonaut voor bijeenkomst met zorgaanbieders Verlenging deelovereenkomsten: beschikking Zuidwester Selectie pilotorganisaties resultaatsturing/-bekostiging Beantwoording vragen overig dan controleprotocol 2015 en declaratieproces Zorgaanbieders /gemeenten Zorgaanbieders /Careyn/ Vd Kind, Jiscoot, Leutscher Gemeente en zorgaanbieders Gemeente 2016 Gemeente februari 2016 Gereed Doorgeschoven naar begin 2016 Op agenda 5/2/2016 Gemeente Maart 2016 Proces bespreken Gemeente februari 2016 Gereed Gemeente Gemeente via mail aan betreffende aanbieder Afwachten regionale besluitvorming Februari 2016 Gereed Mails tbv expertgroep aan Gemeente zsm gereed mevrouw van Breejen vka Wijze van declareren eind 2015 Gemeente zsm gereed Bespreken Spelregels privacy Allen digitaal verkeer Bespreken gestandaardiseerd Allen klanttevredenheidsonderzoek VNG Verzoek om VKA WWZ agenda gemeente op agenda fysieke overlegtafel Bekijken frequentie overleggen fysieke overlegtafel ivm werkgroepen gemeente 5