Datum 15 december 2016 Onderwerp Vastgesteld rapportbrief naar aanleiding van inspectiebezoek aan Zorgburo Maatwerk B.V. op 30 november 2016

Transcriptie

1 > Retouradres Postbus 2680, 3500 GR Utrecht Zorgburo Maatwerk B.V. T.a.v. de raad van bestuur Geffertweg BC ENSCHEDE Stadsplateau AZ Utrecht Postbus GR Utrecht T F Datum 15 december 2016 Onderwerp Vastgesteld rapportbrief naar aanleiding van inspectiebezoek aan Zorgburo Maatwerk B.V. op 30 november 2016 Geachte, Op 30 november 2016 heeft de Inspectie voor de Gezondheidszorg (hierna: de inspectie) een bezoek gebracht aan Zorgburo Maatwerk B.V. te Enschede (hierna: Zorgburo Maatwerk). In deze rapportbrief zijn de bevindingen van het inspectiebezoek samengevat en zijn de constateringen vastgelegd waarop de inspectie directe verbetermaatregelen van u verwacht. Op 1 december 2016 heeft u aanvullende informatie aan de inspectie toegestuurd, deze informatie is opgenomen in deze vastgestelde rapportbrief. Aanleiding en doel inspectiebezoek Aanleiding voor het inspectiebezoek waren signalen die de inspectie ontving over Zorgburo Maatwerk ten aanzien van de leefomstandigheden van cliënten en de rechtmatigheid van de zorg. Het doel van dit bezoek was om inzicht te krijgen in de zorg die cliënten met een indicatie vanuit de Wet langdurige Zorg (Wlz) ontvangen van Zorgburo Maatwerk, het werken met het cliëntdossier, de deskundigheid en de inzet van medewerkers- en behandelaars en medicatieveiligheid. Bevindingen Locatie Haaksbergerstraat en te Enschede De inspecteurs brachten een bezoek aan de woningen op de Haaksbergerstraat en te Enschede en spraken hier met drie medewerkers en bezochten samen met een medewerker beide woningen en de studio s op de tussenliggende binnenplaats. De inspecteurs spraken met drie cliënten die ook hun woning lieten zien. De woningen zagen er opgeruimd en schoon uit. Uit de gesprekken met medewerkers en later de bestuurder bleek dat er in de bedrijfsvoering, de zorgverlening en de inzet van personeel geen differentiatie is met betrekking tot Wlz, Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 (Wmo), Jeugdwet of anderszins. Uit de informatie van Zorgburo Maatwerk volgt dat er op de locaties Haaksbergerstraat en in totaal dertien cliënten verblijven, van wie vier cliënten met een Wlz indicatie. De overige negen cliënten hebben een Wmoindicatie of zijn daar door Justitie geplaatst. De Wlz cliënten hebben de Pagina 1 van 8

2 volgende zorgprofielen: twee cliënten hebben het profiel Verstandelijk Gehandicapt (VG) wonen met intensieve begeleiding, verzorging en gedragsregulering (voorheen ZZP VG 6), van wie 1 cliënt met dagbesteding. Twee cliënten hebben het profiel Verstandelijk Gehandicapt (VG) wonen met begeleiding en verzorging (voorheen ZZP VG 3). Cliënten hebben een eigen slaapkamer, waarvan een enkele voorzien zijn van een eigen keuken en sanitair. Op de eerste verdieping van de woning op de Haaksbergerstraat is sanitair en een keuken aanwezig die cliënten delen. Op het adres Haaksbergerstraat is een ruimte ingericht als kantoor voor medewerkers. Deze ruimte wordt tevens gebruikt voor contactmomenten met cliënten zoals één op één gesprekken en gezamenlijk televisie kijken. Volgens gesprekspartners werken op deze locatie vijf medewerkers, van wie twee nachtwakers, voor beide woningen. Volgens het dienstrooster zijn er gedurende de dag en nacht altijd één of twee medewerkers aanwezig. Eén van de twee nachtwakers is sinds 30 juni 2016 niet meer werkzaam bij Zorgburo Maatwerk. De nachtwaker en één van de groepsbegeleiders (die ook voor nachtdiensten wordt ingeroosterd) hebben geen opleiding in de zorg. De twee andere medewerkers, met een functievermelding van ambulant begeleider, hebben een MBO opleiding op het gebied van maatschappelijke zorg en sociaal pedagogisch werk. De medewerkers die werkzaam zijn op deze locatie vertelden dat zij de cliënten ondersteunen in hun dagelijkse structuur zoals het wakker maken van cliënten, stimuleren om naar school-, werk- en/of dagbesteding te gaan, boodschappen doen, huisarts bezoek en ondersteuning en stimulering in het huishouden. Voor één cliënt met een Wmo indicatie bewaren medewerkers de medicatie in het kantoor en is de afspraak dat medewerkers de medicatie bewaren en verstrekken. Het was onduidelijk welke afspraken er waren over wie verantwoordelijk was voor de uitgave en controle van deze medicatie en of en hoe deze afspraken zijn vastgelegd. Ook was er geen aftekenlijst voor deze medicatie. Begeleiders gaven aan dat er in deze werkwijze geen onderscheid is tussen Wlz en Wmo cliënten. Medewerkers rapporteren over hun werkzaamheden in een digitaal bestand in een algemene dagrapportage voor deze locatie. De medewerkers rapporteren niet op cliëntniveau; zo ook niet voor de uitgifte van medicatie. De cliëntdossiers zijn niet op de locatie aanwezig. Medewerkers printen de cliëntgerichte rapportages één keer per maand uit en voegen die toe aan het cliëntdossier aanwezig op het kantoor op de Getfertweg. Naast de medewerkers die dagelijks aanwezig zijn op de locatie, zijn er ambulant begeleiders betrokken bij individuele cliënten. Volgens gesprekspartners begeleiden de ambulant begeleiders de cliënten individueel en meer inhoudelijk, afhankelijk van de zorgvraag. Ambulant begeleiders gaan bijvoorbeeld mee naar afspraken bij een externe behandelaar zoals een psychiater. Op het opleidingsoverzicht van Zorgburo Maatwerk staan de volgende opleidingen vermeld bij de ambulant begeleiders: sociaal pedagogische hulpverlening, pedagogiek, persoonlijke begeleider gehandicapten zorg, maatschappelijk werk en dienstverlening en toegepaste psychologie. Op het verstrekte overzicht van Zorgburo Maatwerk staan in Pagina 2 van 8

3 totaal tien medewerkers met de functie ambulant begeleiders vermeld en drie medewerkers met de functie begeleider. Op 1 december 2016 heeft een medewerker per aanvullende informatie toegestuurd. Daarin berichtte ze dat er bij Zorgburo Maatwerk ook enkele medewerkers werken van Stichting Jolijt. Dit betreffen twee stagiaires en twee ambulant begeleiders, een van de ambulant begeleiders heeft zowel bij Zorgburo Maatwerk als Stichting Jolijt een contract. In het bericht stond verder dat beide ambulant begeleiders per 1 januari 2016 worden overgeheveld naar Zorgburo Maatwerk. Een andere ambulant begeleider en een onderhoud monteur gaan per 31 december 2016 uitdienst. Locatie Harenbergweg te Enschede De inspecteurs bezochten vervolgens de zorgboerderij op de Harenbergweg te Enschede waar Zorgburo Maatwerk dagbesteding aanbiedt. Hier spraken de inspecteurs met twee medewerkers en enkele cliënten. De inspecteurs kregen een rondleiding van een medewerkster werkzaam in de keuken en spraken met een medewerker die twee dagen per week de dagbesteding aan een groep mannelijke cliënten begeleidt op deze locatie. Daarnaast begeleidt deze medewerker cliënten die thuis zelfstandig wonen. Op de locatie waren op dat moment alleen cliënten aanwezig met een Wmo indicatie. Op andere dagen zijn er ook cliënten aanwezig voor dagbesteding met een indicatie vanuit de Wlz. Locatie Getfertweg te Enschede De inspecteurs spraken op het kantoor van Zorgburo Maatwerk op de Getfertweg te Enschede met u, bestuurder van Zorgburo Maatwerk en met een medewerker, verantwoordelijk voor de financiële administratie. De inspecteurs zagen met toestemming van de cliënten op kantoor twee cliëntdossiers in en spraken met een medewerker die werkzaam is als ambulant begeleider. Tevens zag de inspectie enkele documenten in zoals vermeld in de bijlage. U vertelde dat u begin januari 2015 Zorgburo Maatwerk heeft overgenomen. Nadien heeft u onder andere de huishoudelijke hulp afgestoten. U gaf aan momenteel 100 cliënten in zorg te hebben, waarvan 20 cliënten met een Wlz indicatie. U gaf aan zich te hebben gespecialiseerd in een hele moeilijke en diverse doelgroep met complexe zorgvragen. Desgevraagd gaf u aan géén cliënten te hebben met een indicatie vanuit de Jeugdwet, omdat dit een bijzondere doelgroep is waarvoor specifieke kennis nodig is. U zou dit in de toekomst bij Zorgburo Maatwerk wel willen ontwikkelen. Zorgburo Maatwerk heeft een HKZ certificering. Er is een toelating vanuit de Wet Toelatingen Zorginstellingen voor 31 plaatsen Verstandelijke gehandicapten algemeen. U heeft met het Zorgkantoor geen contract voor zorg in natura (ZIN). U levert derhalve alleen zorg aan cliënten met een persoonsgebonden budget (PGB). U voorziet een deel van uw cliënten ook van een woning (onder ander voor beschermd wonen) en heeft daarom met die cliënten niet alleen een zorgovereenkomst, maar ook een huurovereenkomst. Wonen en zorg zijn aan elkaar gekoppeld. Dat wil zeggen dat als de zorgovereenkomst wordt beëindigd, de cliënt een andere woning moet zoeken. Pagina 3 van 8

4 Een medewerker lichtte toe hoe zij verantwoordelijk is voor het op orde maken van de financiële en cliëntadministratie. Op het kantoor zijn medewerkers werkzaam op het gebied van de financiële administratie, kwaliteit en ICT. U gaf aan dat er 20 medewerkers werkzaam zijn in de zorg. Er zijn daarnaast vier mensen werkzaam die u inhuurt als ZZP er. U gaf aan ook zelf te werken in de begeleiding indien dit nodig is. Bij Zorgburo Maatwerk zijn geen behandelaren in dienst. Wel hebben medewerkers regelmatig contact met externe behandelaren, voor zover die betrokken zijn bij cliënten, zoals psychiaters, verslavingszorg en huisartsen. Een gedragsdeskundige consulteert u voor diagnostisch onderzoek van cliënten. Dit gebeurt met deze zzp er op incidentele basis. Per cliënt wordt beoordeeld of het inhuren van deze deskundigheid noodzakelijk is. Bij de intake is geen gedragsdeskundige betrokken. U heeft geen samenwerkingsovereenkomsten met externe partijen. U gaf aan de afgelopen twee jaar geen scholing te hebben georganiseerd voor medewerkers, omdat dit financieel niet haalbaar was. U heeft het voornemen om voor 2017 een scholingsplan op te stellen. Op dit moment vindt er wekelijks een teamoverleg plaats op de maandag met de begeleiders die in de woningen de 24-uurs zorg vormgeven. De ambulante medewerkers hebben daarnaast wekelijks apart overleg, de ene week werkoverleg, de andere week intervisie. Recent zijn negen medewerkers geschoold in bedrijfshulpverlening. De inspectie ontving op 1 december 2016 het concept scholingprogramma voor 2017 waarin onderwerpen zoals gedragscode, intervisie, administratieve proces, BHV, diabetes, medicatiebeleid, dementie en agressie regulering waren opgenomen. In 2017 wilt u gaan werken met een elektronisch cliëntdossier. Het proces van de intake is tevens aan de orde gekomen. U gaf aan dat in onderling overleg met medewerkers wordt besproken of een cliënt in zorg kan komen. Dit is casus afhankelijk. U heeft niet (schriftelijk) bepaald welke doelgroep cliënten u, in relatie tot de deskundigheid van uw medewerkers, wel of niet kunt bedienen. De inspecteurs spraken met een ambulant begeleider. Deze medewerker gaf aan zeven cliënten te begeleiden. De medewerker vertelde dat er bij nieuwe cliënten altijd eerst geprobeerd wordt stabiliteit te creëren, waarna gekeken wordt wat de cliënt nodig heeft. De medewerker gaf aan regelmatig externe behandelaren te consulteren, onder andere via het eigen netwerk, en ervaart dit als laagdrempelig. De medewerker vertelde te rapporteren in het digitale systeem en gaf aan na bezoek aan een cliënt ook mondeling een terugkoppeling te geven aan de medewerkers in de woning. Er vindt geen structureel overleg plaats tussen de ambulant begeleiders en de medewerkers in de woning. De medewerker vertelde sinds 2,5 jaar werkzaam te zijn bij Zorgburo Maatwerk, maar sindsdien geen scholing te hebben ontvangen. De medewerker gaf aan tweewekelijks een teamoverleg en intervisie te hebben met andere ambulante begeleiders. De inspectie zag twee cliëntdossiers in van cliënten die hier vooraf toestemming voor hadden gegeven. In één daarvan ontbrak een ondersteuningsplan. Pagina 4 van 8

5 Op 1 december 2016 heeft de inspectie telefonisch gesproken met de gedragsdeskundige. De gedragsdeskundige gaf aan dit jaar ongeveer 20 keer te zijn geconsulteerd door Zorgburo Maatwerk. Ze bevestigde dat Zorgburo Maatwerk een hele zware en diverse doelgroep met complexe zorgvragen heeft. De gedragsdeskundige voert op verzoek van Zorgburo Maatwerk diagnostisch onderzoek uit en vertelde geen rol te hebben bij de intake. Ze schrijft zelf ook geen begeleidingspannen, maar geeft daarvoor wel input aan de begeleiders. Indien de gedragsdeskundige daar aanleiding toe ziet, wordt een GZ-psycholoog betrokken in het diagnostisch onderzoek. Constateringen De inspectie constateert op basis van bovenstaande bevindingen risico s op gezondheidsschade voor de cliënten bij de volgende thema s: sturen op kwaliteit en veiligheid, cliëntdossier, inzet en deskundigheid personeel en medicatieveiligheid. De inspectie verwacht dat u direct maatregelen neemt. Het gaat om de volgende normen: Sturen op kwaliteit en veiligheid: - De zorgaanbieder gebruikt in- en exclusiecriteria voor cliënten als uitgangspunt bij de samenstelling van cliëntgroepen: er is niet (schriftelijk) bepaald welke doelgroep cliënten Zorgburo maatwerk, in relatie tot de deskundigheid van de medewerkers, wel of niet kan bedienen. Cliëntdossier: - Bij iedere nieuwe cliënt is binnen zes weken na de start van de zorgverlening een ondersteuningsplan vastgesteld: niet voor alle Wlzcliënten was een actueel ondersteuningsplan aanwezig en vastgesteld. Inzet en deskundigheid van personeel: - Medewerkers hebben voldoende kennis en vaardigheden om zorg en ondersteuning te kunnen bieden aan de doelgroep van cliënten: de zorgaanbieder had niet geborgd dat medewerkers voldoende kennis en vaardigheden hebben om zorg en ondersteuning te kunnen bieden aan de doelgroep van Wlz-cliënten. Het was niet duidelijk hoe Zorgburo Maatwerk op de locaties Haaksbergerstraat en de begeleiding aan cliënten met intensieve begeleiding, verzorging en gedragsregulering vormgaf. - Medewerkers krijgen een scholing om adequaat te kunnen voorzien in de zorg- en ondersteuningsbehoeften van de cliënten: de zorgaanbieder voerde geen scholingsplan uit dat past bij de zorg- en ondersteuningsbehoeften van de doelgroep en het deskundigheidsniveau van de medewerkers. - De zorgaanbieder zet op de juiste momenten voldoende en deskundige medewerkers in voor de uitvoering van de dagelijkse zorg: de zorgaanbieder borgde niet de inzet van voldoende en deskundige medewerkers op basis van de zorg- en ondersteuningsbehoeften van cliënten. - Vakinhoudelijk specialisten zijn in voldoende mate beschikbaar: de zorgaanbieder had geen beleid over de behandelverantwoordelijkheid van vakinhoudelijke specialisten bij cliënten met (zeer) intensieve verzorging en/of gedragsregulering. Vakinhoudelijke specialisten waren primair alleen Pagina 5 van 8

6 beschikbaar voor consultatie voor cliënten met een (externe) behandelaar (en voor zover de cliënt met dit contact instemt). Voor cliënten zonder een eigen behandelaar zijn geen structurele samenwerkingsafspraken met specialisten gemaakt. Consultatie hing af van individuele initiatieven en soms van het persoonlijke netwerk van begeleiders. Medicatieveiligheid: - De zorgaanbieder heeft een procedure farmaceutische zorg die voldoet aan de eisen van de Handreiking medicatiebeleid gehandicaptenzorg : de zorgaanbieder had geen procedure voor farmaceutische zorg geïmplementeerd. De zorgaanbieder heeft op 1 december 2016 het medicatiebeleid nagezonden. Dit document, waarin de Veilige principes in de medicatieketen worden gehanteerd, is vastgesteld op 1 december Uit het bijbehorende implementatieplan van eveneens 1 december 2016, blijkt dat de invoering van het medicatiebeleid gepland is voor maart Uit de nagezonden documenten blijkt niet hoe de risico s ten aanzien van medicatieveiligheid in de tussenliggende periode worden geborgd. De inspectie constateerde daarnaast het volgende binnen het thema medicatieveiligheid: medewerkers parafeerden niet op een actuele toedienlijst per medicijn en toedientijdstip voor het aanreiken van medicatie voor de cliënt met een Wmo-indicatie. Conclusie Op basis van de bevindingen van het bezoek van 30 november 2016 concludeert de inspectie het volgende. De zorg die Zorgburo Maatwerk biedt, kan leiden tot risico s op gezondheidsschade voor cliënten. Daarom verwacht de inspectie dat Zorgburo Maatwerk maatregelen neemt op de normen beschreven bij de constateringen. De inspectie verwacht dat Zorgburo Maatwerk de geconstateerde tekortkomingen op korte termijn, te weten voor 31 januari 2017, verbetert. Na deze termijn zal de inspectie de normen opnieuw beoordelen in een aangekondigd of onaangekondigd hertoetsbezoek. De inspectie verwacht dat u een resultaatsverslag stuurt waarmee u de inspectie informeert over de verbetermaatregelen. In dit resultaatsverslag staat per norm: - of u binnen de gestelde termijn volledig voldoet aan de norm; - welke aanpak en acties u heeft ingezet om volledig aan de norm te voldoen; - hoe u heeft gemeten dat u volledig aan de norm voldoet; - als u per de datum van het resultaatsverslag nog niet volledig aan de norm voldoet: welk niveau van verbetering in kwalitatieve en kwantitatieve zin u per de datum van het resultaatsverslag feitelijk heeft bereikt. Dit resultaatsverslag verwacht de inspectie vóór 31 januari 2017 op haar e- mailadres: ENZ@igz.nl, en onder vermelding van het kenmerk van deze brief. Op basis van de informatie beoordeelt de inspectie of en welke vervolgacties er nodig zijn. Een aangekondigd of onaangekondigd hertoetsbezoek aan Zorgburo Maatwerk behoort tot de vervolgacties. Pagina 6 van 8

7 De inspectie heeft de mogelijkheid om vastgestelde rapporten van het inspectietoezicht actief openbaar te maken door plaatsing op haar website: Meer informatie over actieve openbaarmaking van documenten door de inspectie kunt u vinden op onze website ( Tenslotte wijs ik u erop dat de Wmo toezichthouder van de gemeente Enschede een afschrift van de vastgestelde rapportbrief ontvangt. Ik verwacht u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, Pagina 7 van 8

8 Bijlage 1 Geraadpleegde documenten De inspectie heeft de onderstaande documenten gebruikt bij het uitvoeren van het inspectiebezoek en bij het opstellen van dit rapport. De inspectie heeft de documenten niet in hun totaliteit beoordeeld, maar op specifieke onderwerpen doorgenomen. - Overzicht van ZZP s van cliënten met een Wlz indicatie, 30 november Overzicht van fte s van zorgmedewerkers en behandelaars op de bezochte locatie, 30 november Werkroosters (dagplanning) van medewerkers, oktober, november, december Overzicht van ziekteverzuim en personeelsverloop van de locatie(s), 30 november Inzet van invalkrachten op deze locatie in het afgelopen jaar, 30 november Overzicht van scholing in 2016, 30 november Concept scholingsprogramma 2017, 1 december Medicatiebeleid, 1 december Implementatieplan Medicatie, 1 december Overzicht inzet medewerkers van Stichting Jolijt t/m november 2016, 1 december Pagina 8 van 8