Functie Graadnaam: deskundige Functienaam: deskundige cultuur (vrijetijdsconsulent) Functiefamilie: teamleiders Functionele loopbaan: B1-B3 Afdeling: vrije tijd Dienst: cultuur Subdienst: Code: Doel van de entiteit De afdeling vrije tijd stuurt, begeleidt en coördineert het gemeentelijk vrijetijdsbeleid teneinde een optimale afstemming tussen de diverse actoren in het brede culturele en vrijetijdsveld te bekomen en een integraal en kwalitatief cultuur- en vrijetijdsbeleid in de gemeente te stimuleren. De afdeling bestaat uit de dienst jeugd, sport, cultuur, bibliotheek en toerisme. Daarenboven wordt ook aandacht besteed aan ontwikkelingssamenwerking, sociale zaken en drugpreventie. De dienst cultuur staat in voor de ontwikkeling, ondersteuning, organisatie en realisatie van culturele activiteiten en initiatieven in de gemeente. Ze bemiddelt actief bij vragen m.b.t. het cultureel aanbod (zowel het aanbod van de gemeente als van verenigingen en individuen). Ze voert een actief communicatiebeleid ter ondersteuning en stimulering van de cultuurparticipatie. De dienst is verantwoordelijk voor het uitwerken, implementeren en opvolgen van de doelstellingen m.b.t. cultuur. De dienst zorgt het verwerken van de reservaties van de gemeentelijke lokalen die ten behoeve staan van de culturele activiteiten. Plaats in de organisatie Werkt onder leiding van en rapporteert aan: diensthoofd(vrije tijd) Geeft leiding aan: alle medewerkers van de dienst Voor kennisname Schrijf voor kennisname, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid Direct Leidinggevende Voor kennisname Datum Handtekening Naam CC Consult 20 februari 2018 pagina 1 van 7
Kernresultaten Coördinatie en leiding van de entiteit en coaching personeel Instaan voor de oordeelkundige planning, organisatie, aansturing en opvolging van de werking van de entiteit en deze vertalen naar concrete doelstellingen voor de directe medewerkers. Doel: continuïteit en kwalitatieve werking van de entiteit garanderen en daarbij de medewerkers begeleiden en stimuleren m.b.t. hun ontwikkeling en ontplooiing. coördineren van de dagelijkse activiteiten van de entiteit toepassen van en waken over het correcte en efficiënte gebruik van de interne project- en procesmethodieke zorgen voor een projectmatig en gestructureerde aanpak van het werk waken over de uitvoering van de opdrachten instaan voor het voeren op regelmatige basis van functioneringsgesprekken met de medewerker waarbij taakplanning, opvolging en jobcoaching centraal staan opvolgen van de regels en afspraken van de organisatie en de dienst (verlofaanvragen) zorgen voor duidelijke formulering van taken, opdrachten en verantwoordelijkheden on-the-job coachen van medewerkers openstaan voor vragen van medewerkers informeren van medewerkers rond wijzigingen personeelsbehoeften van de entiteit objectiveren en opvolgen Strategisch cultuurbeleid Uitwerken van beleidsdoelstellingen van het gemeentelijk/stedelijk cultuurbeleid en het organiseren van overleg. Doel: uitwerken van een gemeentelijk cultuurbeleid. coördineren en begeleiden van de voorbereiding van de beleidsdoelstellingen, jaarlijkse actieplannen en acties opmaken, uitvoeren en evalueren van de beleidsdoelstellingen, het actieplan en het jaarlijkse werkingsverslag m.b.t. cultuur begeleiden van de processen die verbonden zijn met de uitvoering en de evaluatie van de beleidsdoelstellingen omtrent cultuur waken over de efficiëntie en effectieve vertaling van de strategische visie in operationele doelstellingen evalueren van de effecten van het gevoerde beleid met het oog op eventuele vernieuwing ervan op gang brengen van de lokale dynamiek door het ondersteunen van lokale actieve actoren en het opzetten van bijzondere en vernieuwende activiteiten CC Consult 20 februari 2018 pagina 2 van 7
uitbouwen en stimuleren van de participatie aan een kwalitatief en integraal lokaal cultureel beleid verzamelen van werkingsresultaten m.b.t. cultuur en de verslaggeving ervan voorleggen aan bestuursorganen, beheerraad, formuleren van beleidsadviezen aan het bestuur Cultuurprogrammatie Plannen en programmeren van culturele activiteiten en deze promoten bij het grote publiek. Doel: aanbieden van een gevarieerd cultuurprogramma. verkennen van het cultuuraanbod overleg met culturele actoren, scholen, gemeentelijke diensten contracteren van gezelschappen en afrekenen van de contracten bekend maken en instaan voor de promotie van het cultuuraanbod coördineren van initiatieven rond naschoolse vorming en kunsteducatie programmeren van podiumkunsten (theater-, dans- en muziek ) en tentoonstellingen hedendaagse beeldende en toegepaste kunsten deelnemen aan werkgroepen in het kader van de programmering op (sub- )regionaal, provinciaal en Vlaams niveau Organisatie diverse evenementen Coördineren en organiseren van diverse evenementen inzake jeugd, cultuur en toerisme, en deze promoten bij het grote publiek. Doel: stimuleren van het sociale leven in de gemeente. De uitstraling van de gemeente bevorderen bij de eigen inwoners en daarbuiten. coördinatie van diverse grote evenementen budgetbeheer en evaluatie van de activiteit Cultuurprojecten Opzetten, coachen, ondersteunen, bijsturen van cultuurprojecten. Doel: stimuleren van het culturele leven in de gemeente en innoverende en experimentele initiatieven een kans bieden. coördineren en begeleiden van projecten bespreken en evalueren van de projecten inpassen van de projecten in het globale culturele aanbod ondersteunen op inhoudelijk en materieel gebied opstellen en opvolgen van subsidiedossiers uitwerken van subsidiereglementen CC Consult 20 februari 2018 pagina 3 van 7
Toeristische activiteiten en feestelijkheden Eindverantwoordelijke voor het uitbouwen, coördineren en organiseren van activiteiten en feestelijkheden inzake toerisme. projecten, Doel: ondersteunen van de organisatie van eigen activiteiten: manifestaties, feestelijkheden, recepties, vergaderingen, etc coördinatie van toeristische activiteiten en feestelijkheden Ondersteuning van het verenigingsleven Het verenigingsleven logistiek en financieel ondersteunen door de uitbouw van een goed subsidiereglement en de dagelijkse ondersteuning van de verenigingen. Doel: zorg dragen dat het verenigingsleven zich ten volle kan ontplooien. uitwerken van een subsidiereglement behandelen en opvolgen van subsidiedossiers en samenwerkingsovereenkomsten met verschillende verenigingen controleren van het aanwenden van de aan de verenigingen toegekende subsidies en budgetten zorgen dat de subsidies jaarlijks tijdig uitbetaald worden Ondersteunen cultuurraad Het inhoudelijk en administratief ondersteunen van de werking van de cultuurraad. Doel: steunen en bevorderen van een kwalitatief beleid. bijwonen van vergaderingen verslaggeving van bijeenkomsten opvolgen, coachen, sturen van initiatieven van de raad inwinnen en opvolgen van adviezen Voorbereiding bestuursorganen Voorbereiding van dossiers en agendapunten voor de bestuursorganen. Doel: het voorleggen van informatieve en te beslissen agendapunten en dossiers. Administratie voorbereiden en afwerken van dossiers Uitvoeren van administratieve handelingen. Doel: administratieve ondersteuning bieden aan de entiteit. tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse administratieve procedures opmaken van verslagen en nota's CC Consult 20 februari 2018 pagina 4 van 7
opmaken van uitgaande brieven voorbereiden, opvolgen en/of afwerken van dossiers door middel van het verzamelen van informatie en materieel om het dossier te vervolledigen administratieve opvolging subsidieaanvragen Externe communicatie Instaan voor een open externe communicatie. Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden. instaan voor een vlot contact met de burger bestaande relaties met externen (andere openbare diensten, toezichthoudende overheden, ) in kaart brengen en onderhouden de organisatie en/of entiteit vertegenwoordigen in diverse organisaties of op evenementen, fora, telefonische en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier afhandelen ontvangen en afhandelen van binnenkomende vragen, opmerkingen en klachten en verantwoordelijk voor afhandeling van deze binnenkomende vragen en opmerkingen verzorgen van public relations Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren. meewerken aan en waken over een optimaal interne communicatie binnen de entiteit informeren van de medewerkers van de eigen entiteit over het strategisch beleid, veranderingsprocessen organiseren en opvolgen van intern overleg informeren van de leden van het managementteam over de projecten en werkzaamheden van de entiteit zorgen voor een optimale communicatie met de functioneel bevoegde schepen zorgen voor de informatiestroom van de entiteit naar de dienst communicatie (intranet, info voor de website, folders en brochures, jaarverslag, pers, ) afhandelen van binnenkomende interne vragen en opmerkingen signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse entiteiten en medewerkers CC Consult 20 februari 2018 pagina 5 van 7
Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit. Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken. de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie wetgeving en regelgeving kunnen toepassen vakgerichte informatie raadplegen Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. CC Consult 20 februari 2018 pagina 6 van 7
grondig voldoende elementair gradatie 3 gradatie 2 gradatie 1 Functieprofiel De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. Technische Competenties Gradatie Cluster Competentie Management en beleid Strategisch management X Financieel management X HR-management X PC-Vaardigheden Algemene PC-vaardigheden X X PIM (Personal Information Manager) (Outlook) X X Rekenbladen (Excel) X X Software eigen aan de functie X X X Tekstverwerking (Word) X X Presentaties (Powerpoint) X Werking en werkmiddelen Procedures en procesbeheer X X Projectmatig werken X X Werking van de organisatie X X Wetgeving en regelgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie X X Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie X X X Gedragscompetenties Gradatie Cluster Competentie Beheersmatige vaardigheden Plannen en organiseren X X Interactief gedrag Teamwerk en samenwerken X X X Leiderschap Leidinggeven X X Persoonsgebonden gedrag Flexibiliteit X X X Kwaliteit en nauwgezetheid X X X Probleemoplossend gedrag Besluitvaardigheid X X X Klantgerichtheid X X X Waardegebonden gedrag Integriteit X X X CC Consult 20 februari 2018 pagina 7 van 7