Stand van zaken contractmanagementsoftware 2014 Een onderzoek naar gebruikerstevredenheid en de mogelijkheden in de markt NEVI www.nevi.nl Mitopics www.mitopics.nl Hoewel de uiterste zorg is besteed aan de inhoud van dit rapport kan niet volledig worden ingestaan voor eventuele fouten en onvolledigheden. U kunt geen rechten ontlenen aan dit rapport. Mitopics aanvaardt daarvoor geen aansprakelijkheid. Niets van dit rapport mag worden vermenigvuldigd op welke manier dan ook zonder schriftelijke toestemming van Mitopics.
Stand van zaken CM-software 2014 1 Voorwoord De onderkenning van het belang en de kansen van professioneel contract- en leveranciersmanagement stijgt snel. Dit belang wordt door NEVI al vele jaren onderkend. Al meer dan 700 collega s zijn inmiddels opgeleid. De voorbije decennia stond de ontwikkeling van de inkoopfunctie vooral in het teken van het professionaliseren van de initiële inkoop activiteiten. Een zorgvuldig doorlopen inkoop- of aanbestedingsproces betekent echter nog niet automatisch een garantie op succes. Doelen worden pas gerealiseerd als de overeenkomst is geïmplementeerd en in de dagelijkse praktijk de prestaties opgevolgd, geborgd en doorlopend getoetst worden aan de actualiteit en gebruikerswensen. Contractmanagement is primair dus het voorkomen van het weglekken van waarde uit het contract (kosten, risico, waarde). Leveranciers en duurzame leveranciersrelaties vormen hierbij een cruciale rol. Steeds meer organisaties zowel publiek als privaat, zien in dat contract- en leveranciersmanagement essentieel is voor het realiseren van de beoogde bedrijfsresultaten, het beheersen van risico s en kans tot waardecreatie en innovatie. NEVI bundelt de kennis, expertise en het netwerk rond contract- en leveranciersmanagement om dit vakgebied verder te ontwikkelen en te professionaliseren. Binnen dit nieuwe kennisnetwerk richten wij ons in eerste instantie op kennisontwikkeling, het verzorgen van trainingen en opleidingen en het delen van kennis en ervaringen via ons netwerk. Gezien het belang van dit vakgebied en de behoefte uit de markt, start NEVI najaar 2014 de eerste beroepsopleiding voor contract- en leveranciersmanagers, inclusief erkende diplomering! Meer informatie treft u aan op www.nevi.nl/contractmanagement. Wij zijn verheugd dat wij met deze publicatie de resultaten en kennis vanuit het onderzoek Stand van zaken CM-software 2014 kunnen delen met de inkoop- en contractmanagement professionals. Ik wil Mitopics, en in het bijzonder Stefan van der Post, bedanken voor hun inzet en ingebrachte expertise. In dit rapport maken NEVI en Mitopics inzichtelijk wat de succesfactoren zijn van CM-software, in welke mate organisaties hiervan gebruik maken en waar men (on)tevreden is over de geboden oplossing. Graag nodigen wij u van harte uit voor één van onze open voorlichtingsavonden over de nieuwe vakopleiding. Wij wensen u veel inspiratie en succes toe met de verdere professionalisering van contract- en leveranciersmanagement binnen uw organisatie. Erik de Bruine MA Algemeen Directeur NEVI Perspective
Stand van zaken CM-software 2014 2 Inhoudsopgave VOORWOORD... 1 1 INLEIDING... 3 2 SAMENVATTING... 5 3 TEVREDENHEID MET CM-SOFTWARE... 7 3.1 Inleiding en onderzoeksopzet... 7 3.2 Gebruik CM-software algemeen... 8 3.3 Operationeel contractmanagement... 11 3.4 Tactisch contractmanagement... 14 3.5 Beoogde voordelen CM-software... 17 3.6 Gebruik CM-software over verschillende domeinen... 20 4 MARKTVERKENNING CM-SOFTWARE... 22 5 VISIE MITOPICS OP CONTRACTMANAGEMENT EN CM-SOFTWARE... 26 BIJLAGE I: ACHTERGROND CONTRACTMANAGEMENT... 27 BIJLAGE II: OVER MITOPICS... 29 BIJLAGE III: OVER NEVI... 30 BIJLAGE IV: LEVERANCIERSINFORMATIE... 30
Stand van zaken CM-software 2014 3 1 Inleiding Doordat organisaties steeds meer complexe diensten en/of processen gaan uitbesteden wordt de relatie tussen klant en leverancier steeds belangrijker en neemt de afhankelijkheid toe. Het belang van contractmanagement neemt daarmee ook toe. Immers contractmanagement is er mede om te zorgen dat een contract en de feitelijke situatie zo goed mogelijk bij elkaar aan blijven sluiten en contracten volledig benut worden. Wanneer dit niet het geval is, kan het de basis vormen voor een geschil tussen klant en leverancier. Goed contractmanagement kan dit helpen voorkomen! Periodiek onderzoekt Mitopics de professionaliteit waarmee Nederlandse organisaties contractmanagement inrichten en uitvoeren. Uit eerdere contractmanagementonderzoeken van 2009 en 2011, uitgevoerd in samenwerking met NEVI 1, bleek dat contractmanagement zich met name richt op het managen van operationele activiteiten. Daarnaast kregen aspecten als regie, leveranciersmanagement en proactief leren onvoldoende aandacht. Tussen beide onderzoeken bleek weinig verschil in resultaten te zijn, ondanks de veranderende markomstandigheden. Contractmanagement lijkt zich met name te richten op operationele activiteiten, vandaar de vraag in hoeverre software de contractmanagementprocessen kan ondersteunen en kan bijdragen bij het verder professionaliseren. Door de vele verschillende mogelijkheden en aanbieders in de markt blijken organisaties het lastig te vinden om helder te definiëren wat men precies nodig heeft. De beoogde voordelen worden vaak niet behaald. Zie ook het artikel Ben je een fool zonder contractmanagementtool? welke is te downloaden via www.mitopics.nl/artikelen. Om beter in kaart te brengen waarom organisaties contractmanagementsoftware (CM-software) aanschaffen en in welke mate ze er tevreden mee zijn is Mitopics, wederom in samenwerking met NEVI, een onderzoek gestart onder gebruikers van CM-software. De resultaten geven aan hoe en in welke mate organisaties gebruik maken van CM-software, wat de succesfactoren zijn en waar men (on)tevreden is met de oplossing. Dit onderzoek richt zich met name op operationeel - (contractregistratie) en tactisch contractmanagement (contractanalyse). In totaal hebben 155 van de 237 respondenten de vragenlijst volledig ingevuld. Daarnaast zijn ook diverse leveranciers uitgenodigd om deel te nemen, om zo meer inzicht in de markt van CM-software te krijgen. Zo kan men, indien nodig en gewenst, zich gerichter oriënteren op de mogelijkheden in markt. In totaal hebben 16 leveranciers de vragenlijst volledig ingevuld. 1 Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement, www.nevi.nl. Onderzoeken zijn te downloaden via: 2009: http://www.mitopics.nl/wp-content/uploads/2010/06/tblb-cm-onderzoek-anno-2009-20090625-artikel-vdef.pdf 2011: http://www.nevi.nl/sites/default/files/kennisdocument/2802_1%20rapp_contract_man_2011_a1_samenvatting.pdf
Stand van zaken CM-software 2014 4 Wij danken alle betrokkenen en deelnemers die hebben bijgedragen aan de resultaten van dit onderzoek. Indien u vragen heeft over het onderzoek kunt u contact opnemen met de hoofdonderzoeker en -auteur van dit rapport, dhr. Stefan van der Post via s.van.der.post@mitopics.nl. Theo Bosselaers (Mitopics) Reinold van Bruggen (Mitopics) Richard Heijne den Bak (Mitopics) René van den Hoven (NEVI) Stefan van der Post (Mitopics)
Stand van zaken CM-software 2014 5 2 Samenvatting Contractmanagement wordt door verschillende systemen ondersteund; ERP en Excel het meest populair Zowel ERP-software (Enterprise Resource Planning) als Microsoft Excel worden vaker gebruikt in het contractmanagementproces dan specifieke CM-software (i.e. 26 % voor ERP en Excel en 22,5% voor CMsoftware). Ook andere software, zoals document-, facility- of asset management systemen wordt door bijna 35% van de ondervraagden gebruikt. Het blijkt dat de functionaliteit die men zoekt door veel verschillende soorten systemen ondersteund kan worden. Ruim 25% gebruikt meer dan één oplossing, ruim 20% gebruikt geen oplossing Ruim een kwart van de organisaties blijkt meer dan één systeem te gebruiken. Daarnaast wordt ook veel informatie al in andere systemen opgeslagen. Het risico van het gebruik van meerdere systemen is evident, informatie wordt op meerdere plaatsen opgeslagen waardoor bij gebrek aan koppelingen de kans op inefficiëntie, fouten, en inconsistenties groter wordt. Verder blijkt bijna 1 op de 5 organisaties geen software te gebruiken ter ondersteuning in het contractmanagementproces. Dit blijkt vooral in de kleinere bedrijven (50 FTE of minder) zo te zijn. Daar kleinere bedrijven waarschijnlijk minder contracten en/of afdelingen hebben, lijkt de noodzaak voor softwarematige ondersteuning in het contractmanagementproces hier minder aanwezig. Contractmanagement en Excel vaak naast elkaar gebruikt, maar geen grotere tevredenheid! Uit de resultaten blijkt dat naast CM-software men veel gebruik maakt van Excel. Gebruikers die zowel CMsoftware als Excel gebruiken blijken meer ontevreden te zijn dan gebruikers van andere softwarecombinaties of die één softwareoplossing gebruiken. Alleen meest basale functionaliteit wordt gebruikt; er is meer uit te halen Gebruikers van CM-software blijken het systeem vooral te gebruiken om signaleringen van contractlooptijden en overige contractinformatie te registreren. Daarnaast worden ook contractrelaties (i.e. meerdere niveaus van contracten of relaties tussen contracten) vastgelegd. Ruim 6 op de 10 gebruikers geeft aan tevreden te zijn met de functionaliteit in de CM-software. Hier is dus nog wel ruimte voor verbetering. Een grote meerderheid van de gebruikers (i.e. 89%) geeft aan dat, ondanks de matige tevredenheid met de functionaliteit, het proces van operationeel contractmanagement wel degelijk (erg) belangrijk is voor de organisatie. De noodzaak voor goede registratie mogelijkheden is wel aanwezig. Signalering op contractperformance blijft achter Het signaleren van de performance van een contract (i.e. is de dienst op tijd geleverd, volgens afspraak etc.) wordt maar zeer beperkt gebruikt in CM-software (i.e. 19%). Dit kan mogelijk verklaard worden door het feit dat een zeer grote meerderheid (i.e. 84%) van de gebruikers ontevreden is over de beschikbare
Stand van zaken CM-software 2014 6 functionaliteit. Echter, niet alleen de functionaliteit van de software kan beter, ook het proces van signalering van performance zelf zou meer aandacht mogen krijgen. Uit de resultaten blijkt namelijk ook dat ruim de helft van de respondenten deze signalering op performance helemaal niet uitvoert. Contractanalyse vooral in ERP en Excel Waar operationeel contractmanagement vooral door CM-software wordt ondersteund, geldt dit niet voor tactisch contractmanagement. De analyses worden namelijk vooral in ERP of Excel uitgevoerd en maar zeer beperkt (3 10%) in CM-software. Specifieke contract-managementsoftware lijkt hier niet voor geschikt bevonden. Maar weinig gebruikers zijn tevreden zijn met de geboden functionaliteit (i.e. 10 33%). Dit geldt met name voor het kunnen analyseren van verwachte spend op een contract en het kunnen analyseren van (zelf gedefinieerde) KPI s. Bovendien voert 20 37% van de gebruikers contractanalyses niet structureel uit. Enerzijds valt dus de functionaliteit tegen, anderzijds zijn veel organisaties nog niet op het niveau waarop ze contracten op tactisch niveau kunnen analyseren. Tactisch contractmanagement wel erg belangrijk Het tactisch contractmanagement is voor 8 op de 10 respondenten wel van belang voor de organisatie, en dan met name voor de grotere organisaties (+500 FTE). Dit percentage ligt iets lager dan dat voor operationeel contractmanagement, wellicht omdat organisaties meer bezig zijn om het registeren van contracten in processen onder te brengen en er nog niet aan toe komen om het contractmanagement te professionaliseren. Naar mate het belang van tactisch contractmanagement toeneemt, neemt ook de mate van ontevredenheid toe. CM-software aangeschaft voor contractbewaking en managementinformatie De redenen voor aanschaf van CM-software lopen aardig uiteen. De voornaamste redenen blijken vooral het kunnen bewaken van contracten en het genereren van managementinformatie. Voor wat betreft contractbewaking hebben we eerder geconstateerd dat dit voornamelijk bestaat uit signalering op looptijden van contracten en in mindere mate op performance. Voor de belangrijkste doelstellingen blijkt maar 52 61% van de gebruikers tevreden. Mogelijke verklaringen hiervoor kunnen zijn dat de functionaliteit niet aansluit bij de eisen en wensen, maar het kan ook zo zijn dat de noodzakelijke processen ook (nog) niet (goed) zijn ingericht. Voor dat laatste geval blijkt aanschaf van CM-software alleen geen garantie voor het professionaliseren van de contractmanagementfunctie in de organisatie.
Stand van zaken CM-software 2014 7 3 Tevredenheid met CM-software 3.1 Inleiding en onderzoeksopzet Dit hoofdstuk is onderverdeeld in verschillende paragrafen waarin de resultaten worden beschreven en wordt afgesloten met een interpretatie van die resultaten. Paragraaf 3.2 beschrijft in welke mate CMsoftware wordt gebruikt en door welk type organisatie. Paragraaf 3.3 en 3.4 beschrijven het gebruik van CM-software voor respectievelijk operationeel- en tactisch contractmanagement en de bijbehorende tevredenheid van de gebruikers. Paragraaf 3.5 beschrijft welke beoogde voordelen gebruikers willen realiseren met CM-software en paragraaf 3.6 beschrijft welke relatie CM-software heeft met andere domeinen in de organisatie. Om de tevredenheid met CM-software onder gebruikers in kaart te brengen, is een vragenlijst ontwikkeld welke middels een online survey aan de respondenten beschikbaar is gesteld. De respondenten zijn allen contractmanagers en/of inkopers. De vragen zijn onderverdeeld in de volgende categorieën: Of en welke softwareoplossing voor contractmanagement gebruikt wordt; Welke functionaliteit voor contractregistratie gebruikt wordt; Welke functionaliteit voor contractanalyse gebruikt wordt; Tevredenheid met functionaliteit; Beoogde voordelen met aanschaf CM-software; Hoe breed wordt de contractmanagementoplossing ingezet in de organisatie. Er is onderscheid gemaakt tussen operationeel contractmanagement en tactisch contractmanagement. Er is bewust gekozen om de vragen aan gebruikers te richten op deze gebieden en het strategisch contractmanagement buiten beschouwing te laten. Uit het eerdere Mitopics NEVI onderzoek uit 2011 is namelijk gebleken dat veel organisaties hier nog niet aan toe zijn. Voor meer informatie en achtergrond van contractmanagement zie Bijlage I. In totaal hebben 237 respondenten (i.e. gebruikers) deelgenomen aan het onderzoek, waarvan 155 de vragenlijst volledig hebben ingevuld. Alleen volledige ingevulde vragenlijsten zijn meegenomen in de resultaten.
Stand van zaken CM-software 2014 8 3.2 Gebruik CM-software algemeen ERP en Excel vaker gebruikt dan CM-software Uit de resultaten blijkt dat contractmanagementprocessen worden ondersteund door verschillende type softwareoplossingen. Microsoft Excel en ERPoplossingen blijken de meeste gebruikte softwareoplossingen te zijn en worden beide door ruim 26% van de respondenten gebruikt. Specifieke CM-software wordt door ruim 22% van de respondenten gebruikt en ruim 17% heeft aangegeven separate software met een module voor contractmanagement te gebruiken. Dit blijken voornamelijk facilitaire Type software Excel ERP 26% 26% CM software 23% Geen software 20% Separaat 17% Anders 15% 0% 10% 20% 30% Figuur 1: Type software gebruikt voor contractmanagement systemen te zijn. CM-software met name door grote organisaties gebruikt Het blijkt dat CM-software vooral door grote organisaties (+500 FTE) wordt gebruikt. Daarnaast blijkt dat juist de kleinere organisaties (minder dan 50 FTE) in 50% van de gevallen helemaal geen software gebruiken of gebruik maken van ERP of Excel. Grootte organisatie < 25 FTE 7 25 50 FTE 4 500 100 FTE 9 100 250 FTE 21 250 500 FTE 27 500 1000 FTE 15 1000 + FTE 72 Aantal Tabel 1: Respondenten naar grootte organisatie Type software naar grootte organisatie 500-1000 FTE 1000+ FTE 32% 21% 100-250 FTE 15% 50-100 FTE 11% 250-500 FTE 10% 25-50 FTE < 25 FTE 0% 25% 50% 75% 100% CM ERP Separaat Excel Geen Anders Figuur 2: Type software naar grootte organisatie Verder geeft ruim 14% aan andere softwareoplossingen te gebruiken. Dit blijken met name document management oplossingen te zijn. Verder geeft bijna 20% van de gebruikers aan helemaal geen CMsoftware te gebruiken en blijkt ruim 27% van de ondervraagden meer dan één systeem te gebruiken. Van deze respondenten is 92,5% werkzaam bij een grote organisatie (+500 FTE). Contractmanagement vaker in Excel en ERP dan in CM-software
Stand van zaken CM-software 2014 9 Gebruik CM-software per sector Onder de respondenten scoren zorg het hoogst qua gebruik: 38% van de respondenten die in de zorg werken, maken gebruik van CM-software. Gebruikte software per type organisatie Semi-publiek: Zorg Publiek: ZBO 38% 29% Bedrijfsleven: Projecten 25% Bedrijfsleven: Bouw 25% Publiek: Rijksoverheid 22% Bedrijfsleven: Productie 19% Overig 17% Publiek: Politie 13% Bedrijfsleven: Zak. Dienstverl. 8% Publiek: Provincie 0% Publiek: Gemeente 0% Semi-publiek: Onderwijs 0% Bedrijfsleven: Handel 0% 0% 25% 50% 75% 100% CM-software ERP Separaat Excel Geen Anders Figuur 3: Type software naar type organisatie Aantal per type organisatie Bedrijfsleven: Bouw 4 Semipubliek: Onderwijs 11 Publiek: Provincie 3 Bedrijfsleven: Productie 24 Semipubliek: Zorg 18 Publiek: ZBO 10 Bedrijfsleven: Projecten 5 Publiek: Gemeente 13 Overig 26 Bedrijfsleven: Handel 9 Publiek: Rijksoverheid 7 Bedrijfsleven: Zakelijke dienstverlening 20 Publiek: Politie 3 Tabel 2: Respondenten naar type organisatie Gebruik CM-software per afdeling Uit de resultaten komt naar voren dat CM-software door 51% van de respondenten wordt gebruikt op de afdelingen facilitair en ICT. Verder blijkt dat respondenten aangeven dat CM-software door gemiddeld 3 afdelingen wordt gebruikt. Gebruik CM-software per afdeling Facilitair ICT Services Onderhoud Werken HRM Primair proces Anders 25% 43% 43% 43% 40% 34% 51% 51% 0% 25% 50% 75% Figuur 4: Gebruik CM-software per afdeling
Stand van zaken CM-software 2014 10 CM-software voornamelijk gebruikt door afdelingen Facilitair en ICT Niveau gebruik CM-software 6% 28% 6% 11% 9% 40% Directie TMT Middelmgt Operationeel Ondersteunend Anders Als we daarnaast kijken naar op welk niveau binnen de organisatie de CM-software wordt gebruikt, blijkt dit in 40% van de gevallen op middelmanagementniveau te zijn, gevolgd door operationeel niveau in 28% van de gevallen. Tabel 3: Gebruik CM-software per niveau Interpretatie van de resultaten Hoewel het verschil klein is blijkt uit de resultaten dat Excel en ERP vaker wordt gebruikt ter ondersteuning van contractmanagementprocessen dan CM-software. Juist dit kleine verschil kan mogelijk betekenen dat de functionaliteit die gebruikers zoeken (en wellicht gebruiken) in verschillende soorten systemen te vinden is. Het feit dat 27% van de respondenten meer dan 1 systeem gebruikt onderschrijft dit. Het gevaar is daarbij echter dat contractinformatie op verschillende plaatsen in de organisatie wordt opgeslagen en bewerkt waardoor een wildgroei aan informatie kan ontstaan. Als we kijken naar specifieke CM-software blijkt dat deze voornamelijk wordt gebruikt in grote organisaties (+500 FTE). Specifieke CM-software wordt kennelijk pas interessant bij een minimum aantal contracten. Verder zien we dat 51% van de CM-softwaregebruikers werkzaam is op de afdeling facilitair en/of ICT en dat de CM-software door gemiddeld 3 afdelingen gebruikt wordt. Dit geeft aan dat de contractmanagementfunctie steeds centraler en over meerdere afdelingen heen wordt belegd. Verder zien we dat Cm-software veel in combinatie met Excel gebruikt wordt, vermoedelijk door een gebrek aan functionaliteit of koppelingen met andere systemen binnen CM-software. Als laatste zien we dat CM-software zowel door middelmanagement als op operationeel niveau wordt gebruikt. CM-software wordt dus zowel in de uitvoering als in de analyse gebruikt, hetgeen verschillende eisen aan het systeem stelt. Of dit ook daadwerkelijk (naar tevredenheid) ondersteund wordt zal uit de volgende paragrafen moeten blijken.
Stand van zaken CM-software 2014 11 3.3 Operationeel contractmanagement Voor operationeel contractmanagement zijn respondenten gevraagd welke software gebruikt wordt voor contractregistratie en in hoeverre ze tevreden zijn met de functionaliteit. Dit is onderverdeeld in: Vastleggen contractinformatie; Vastleggen van contractrelaties; Signaleren van einddata van contracten; Signaleren van performance van contracten (bijv. op tijd geleverd, conform afspraken etc.); Delegeren van acties. CM-software met name gebruikt voor signalering van einddata Uit de resultaten blijkt dat CM-software met name wordt gebruikt om signaleringen op einddata van contracten vast te leggen (46%) en contractinformatie en -relaties op te slaan (42%). Voor alle onderdelen geldt verder dat CM-software de meest gebruikte software-oplossing is. Verder blijkt slechts 18% van de respondenten CM-software te gebruiken voor signalering van de performance van een contract. Daarnaast geeft 52% van de respondenten aan dat signalering op performance van een contract ook niet van toepassing is binnen de organisatie. Functionaliteit operationeel contractmanagement Signaleren einddata contract Vastleggen contractinformatie 46% 42% Vastleggen contractrelaties 37% Delegeren acties 34% Signaleren performance contract 19% 52% 0% 25% 50% 75% 100% CM ERP Sep. Excel N.v.t. Figuur 5: Functionaliteit operationeel contractmanagement CM-software gebruikt voor signalering op looptijd. Signalering op performance blijft achter Gebruikers zijn gematigd tevreden over functionaliteit
Stand van zaken CM-software 2014 12 62 65% van de gebruikers van CM-software zegt tevreden te zijn met de meest basale functionaliteit (i.e. signalering op einddata en vastleggen contractinformatie, zie figuur 6). Dat is minder dan de gemiddelde tevredenheid van alle respondenten voor deze twee onderdelen. Voor het vastleggen van contractrelaties en het delegeren van acties zijn gebruikers van CM-software meer tevreden dan het gemiddelde over alle respondenten. Verder blijkt 84% van de gebruikers van CM-software ontevreden te zijn met de functionaliteit voor signalering van de performance van een contract. Dit kan mogelijk verklaren waarom het signaleren van performance zo weinig in CM-software wordt ondergebracht (zie figuur 5). Tevredenheid functionaliteit contractregistratie Totaal: Signalering einddata contract CM-software: Signalering einddata contract 73% 65% 10% 17% 9% 26% Totaal: Vastleggen contractinformatie CM-software: Vastleggen contractinformatie 67% 62% 16% 17% 9% 29% Totaal: Vastleggen contractrelaties CM-software: Vastleggen contractrelaties 38% 43% 22% 13% 40% 43% Tevreden Neutraal Ontevreden Totaal: Delegeren acties 33% 25% 42% CM-software: Delegeren acties 43% 7% 50% Totaal: Signalering performance contract 15% 25% 60% CM-software: Signalering performance contract 8% 8% 84% Figuur 6: Tevredenheid functionaliteit operationeel contractmanagement 0% 25% 50% 75% 100% Gebruik van meerdere systemen maakt meer ontevreden Zoals in paragraaf 3.2 weergegeven blijkt ruim 27% van de respondenten meer dan één systeem te gebruiken. Dieper ingezoomd op de mate van tevredenheid over de functionaliteit blijkt dat gebruikers van meerdere systemen, op het vastleggen van contractrelaties na, voor alle bovenstaande onderdelen meer ontevreden zijn dan gebruikers van één systeem. Gebruikers CM-software zijn meer ontevreden over de functionaliteit
Stand van zaken CM-software 2014 13 Belang van operationeel contractmanagement is hoog Belang operationeel contractmanagement 7% 4% (Zeer) belangrijk Neutraal (Zeer) onbelangrijk 89% Figuur 7: Belang operationeel contractmanagement 89% van de respondenten geeft aan dat operationeel contractmanagement belangrijk tot zeer belangrijk is voor de organisatie. Het type- en de grootte van de organisatie of het type softwareoplossing dat men gebruikt heeft hier geen invloed op. Daarbij hechten organisaties die gebruik van software voor contractmanagement meer waarde aan het belang van operationeel contractmanagement dan organisaties die dat niet doen. Interpretatie van de resultaten De resultaten laten zien dat CM-software voornamelijk wordt gebruikt voor het vastleggen van contractgegevens en signalering op einddata, oftewel basale registratie. Wat opvalt, is dat het signaleren van de performance van een contract maar zeer beperkt ondersteund wordt door CM-software of software in het algemeen. Een mogelijke verklaring hiervoor kan de grote mate van ontevredenheid over de functionaliteit op dit onderdeel. Wellicht wordt CM-software niet gebruikt omdat de functionaliteit niet toereikend is. Wat we ook zien is dat het gebruik van meer dan één systeem voor contractmanagement gebruikers over het algemeen meer ontevreden maakt. Een mogelijk verklaring hiervoor kan zijn dat het (moeten) gebruiken van twee systemen (i.v.m. de ontbrekende functionaliteit) meer ontevreden maakt. Echter de verwachtingen kunnen ook te) hoog of (te) specifiek zijn, waardoor men sneller ontevreden is met wat men krijgt. Oorzaak en gevolg zijn hier wat onduidelijk. In de uitnutting van contracten (i.e. ervoor zorgen dat je ook krijgt wat je hebt afgesproken) is dus nog een goede stap te maken. Dit geldt zeker ook procesmatig, want ruim 51% van de ondervraagden geeft aan dat uitnutting niet van toepassing is. En dat terwijl 89% van de respondenten aangeeft dat operationeel contractmanagement (zeer) belangrijk te vinden!
Stand van zaken CM-software 2014 14 3.4 Tactisch contractmanagement Voor tactisch contractmanagement zijn respondenten gevraagd welke software gebruikt wordt voor contractanalyse en in hoeverre ze tevreden zijn met de functionaliteit, onderverdeeld in: Analyseren van uitnutting van contracten (huidige en toekomstige spend); Analyseren van contracten op basis van (eigen) KPI s; Analyseren van contractinformatie over meerdere afdelingen; Analyseren van leveranciers met meerdere contracten. Contractanalyse met name in ERP en Excel Uit figuur 8 komt naar voren dat CM-software door 10% van de respondenten wordt gebruikt voor analyse van contracten. Voor financiële analyse ten behoeve van sturing op uitnutting is dit percentage 3 5%. Het blijkt dat contractanalyse voornamelijk door ERP (21 49%) en door Excel (15 32%) wordt ondersteund. Verder blijkt 20% van de respondenten contractanalyse in meer dan één systeem uit te voeren en geeft 20 37% van de respondenten aan dat software-ondersteuning in contractanalyse voor hun niet van toepassing is of niet weten of en waar contractanalyse wordt uitgevoerd. Functionlaliteit voor tactisch contractmanagement Leveranciers met meerdere contracten Analyseren contracten over afdelingen 10% 5% 20% 26% Analyseren (eigen) KPI's 3% 37% Raadplegen spend 0% 24% 0% 25% 50% 75% 100% CM-software ERP Separaat Excel N.v.t Figuur 8: Functionaliteit voor tactisch contractmanagement 20 37% geeft aan dat softwareondersteuning bij contractanalyse niet van toepassing is of niet weet of dit wordt uitgevoerd
Stand van zaken CM-software 2014 15 Gebruikers gematigd tevreden over functionaliteit Respondenten geven aan niet uitgesproken tevreden te zijn met functionaliteit voor contractanalyse. Het blijkt dat maximaal 40% van de respondenten tevreden is over de geboden functionaliteit, en dan met name die voor analyse van leveranciers met meerdere contracten. Voor alle onderdelen geldt overigens dat gebruikers van CM-software minder tevreden dan het gemiddelde van alle respondenten. Verder blijken respondenten het minst tevreden met de mogelijkheden om de spend op contracten te analyseren en contracten te kunnen analyseren op basis van (eigen) KPI s. Tevredenheid functionaliteit contractanalyse Totaal: Leveranciers meerdere contracten 40% 28% 32% CM-software: Leveranciers meerdere contracten 33% 30% 36% Totaal: Analyseren van contract-informatie over 36% 26% 38% CM-software: Analyseren van contract-informatie 26% 39% 36% Tevreden Totaal: Raadplegen spend CM-software: Raadplegen spend 27% 22% 31% 34% 42% 44% Neutraal Ontevreden Totaal: Analyseren (eigen) KPI's 18% 25% 57% CM-software: Analyseren (eigen) KPI's 10% 33% 56% 0% 25% 50% 75% 100% Figuur 9: Tevredenheid functionaliteit tactisch contractmanagement Gebruikers zijn het minst tevreden met analysemogelijkheden op KPI s en spend
Stand van zaken CM-software 2014 16 Organisaties met het grootste belang bij contractanalyse zijn het meest ontevreden Uit figuur 10 blijkt dat 80% van de respondenten het analyseren van contracten (zeer) belangrijk vind. Dit percentage ligt iets lager dan het belang van het kunnen registreren van contractmanagement (i.e. 89% in figuur 7). Belang contractanalyse 6% 14% 80% (Zeer) belangrijk Neutraal (Zeer) onbelangrijk Vooral de grote organisaties (500-1000 FTE en 1000+ FTE) vinden contractanalyse (zeer) belangrijk. Tegelijk blijken juist deze organisaties meer ontevreden te zijn met de mogelijkheden voor het analyseren contracten en dan met name op basis van (eigen) KPI s. Figuur 10: Belang tactisch contractmanagement Interpretatie van de resultaten Ondanks dat 80% van de respondenten contractanalyse (zeer) belangrijk vindt, wordt het door (zeer) weinig respondenten in CM-software uitgevoerd. Net als bij de uitnutting van contracten zien we hier ook dat gebruikers veelal ontevreden zijn met de geboden functionaliteit. Men blijkt voornamelijk ERP te gebruiken om contracten te analyseren. Echter, contractanalyse kan überhaupt nog veel verder geprofessionaliseerd worden. 37% van de ondervraagden zegt (nog) geen contracten te analyseren op basis van (eigen) KPI s en 24% geeft aan dat het de huidige en toekomstige spend op een contract niet helder heeft. Ook heeft 26% geen idee of een bepaald contract betrekking heeft op meerdere afdelingen en heeft 20% geen inzicht in welke leveranciers nu meerdere contracten hebben met de organisatie. Hierdoor ontbreekt niet alleen inzicht in de risico s en impact per contract en leverancier, maar worden ook optimalisatie- en synergiemogelijkheden niet of onvoldoende benut. Blijkbaar focussen organisaties zich vaak nog op het operationele contractmanagement en maken de volgende stap naar contractanalyse nog te weinig. Er is op het gebied van contractanalyse en -uitnutting dus zowel qua ondersteuning als organisatorisch nog veel te winnen.
Stand van zaken CM-software 2014 17 3.5 Beoogde voordelen CM-software Om te kunnen beoordelen of gebruikers de CM-software ook als toegevoegde waarde ervaren, is gevraagd of de voordelen die men initieel beoogde gerealiseerd zijn, en wel op de volgende gebieden (deze lijst is niet limitatief): Betere contractbewaking: Het kunnen signaleren op einddata en performance van contracten; Betere managementinformatie: Inzicht in resultaat, risico en impact van een contract; Betere serviceverlening: Informatievoorziening aan interne en externe klanten; Kostenbesparing: Door efficiency en effectiviteit; Tijdsbesparing: Door minder dubbele en/of handmatige handelingen; Vaste werkmethodiek: Ter voorkoming van fouten; Oplossen van issues: Het snel en effectief kunnen oplossen van problemen/issues bij een contract. Beoogde voordelen aanschaf CM-software Betere contractbewaking Betere managementinformatie 63% 74% 82% 78% Betere service Kostenbesparing Tijdbesparing 44% 44% 44% 41% 40% 40% CM-software Algemeen Anders Vaste methodiek 32% 25% 26% 34% Oplossen van issues 9% 14% 0% 25% 50% 75% 100% Figuur 11: Beoogdelen voordelen bij aanschaf CM-software Contractmanagement aangeschaft voor betere contractbewaking en managementinformatie Het blijkt dat 78-82% van de respondenten aangeeft contactmanagementsoftware aan te schaffen om contracten beter te kunnen bewaken. Daarnaast geeft 63 74% aan ook betere managementinformatie uit het systeem te willen halen. Voor beide onderdelen geldt dat gebruikers van specifieke CM-software deze beoogde voordelen hoger scoren dan de overige respondenten. CM-software vooral aangeschaft voor betere contractbewaking en managementinformatie
Stand van zaken CM-software 2014 18 Daarnaast blijkt dat gebruikers van CM-software ook vaker andere motieven hebben om software aan te schaffen. De aanvullende motieven blijken het behalen van compliancydoelstellingen, het kunnen vastleggen van de verplichtingenadministratie, het in control zijn en een gecentraliseerde opslag van documenten. Tevredenheid met beoogde voordelen CM-software CM-software: Betere contractbewaking Totaal: Betere contractbewaking 61% 65% 19% 21% 19% 14% CM-software: Betere managementinformatie Totaal: Betere managementinformatie 52% 48% 31% 26% 17% 26% CM-software: Vaste methodiek Totaal: Vaste methodiek 52% 55% 28% 24% 20% 21% CM-software: Betere service Totaal: Betere service CM-software: Oplossen van issues Totaal: Oplossen van issues 46% 48% 42% 37% 21% 30% 35% 28% 37% 33% 19% 24% Tevreden Neutraal Ontevreden CM-software: Kostenbesparing Totaal: Kostenbesparing 40% 48% 28% 25% 32% 27% CM-software: Tijdbesparing Totaal: Tijdbesparing 31% 40% 38% 34% 31% 26% 0% 25% 50% 75% 100% Figuur 12: Tevredenheid met beoogde voordelen CM-software Beoogde voordelen worden matig behaald Gebruikers blijken niet uitgesproken tevreden te zijn met het behalen van de beoogde voordelen. Hierin blijkt er weinig verschil in tevredenheid met de afzonderlijke onderdelen te zijn tussen gebruikers van CMsoftware en gebruikers van andere software. Voor contractbewaking is 61-65% van de respondenten tevreden en voor het verkrijgen van betere managementinformatie is 48-52% tevreden. Voor beide onderdelen geldt dat gebruikers van CM-software meer tevreden zijn dan het gemiddelde over alle respondenten. Verder blijkt dat voor de meeste andere onderdelen de tevredenheid onder de 50% ligt. Beoogde voordelen worden met aanschaf van CMsoftware matig behaald
Stand van zaken CM-software 2014 19 Koppelingen met andere systemen het belangrijkste verbeterpunt Gebruikers blijken over het algemeen tevreden te zijn met de betrouwbaarheid van het systeem. Het technische aspect van de Algemene tevredenheid met CM-software oplossingen lijkt dus wel goed Betrouwbaarheid 73% 15% 12% te zitten. Gebruikers zijn Kosten 53% 27% 20% Tevreden echter minder tevreden met de Informatie eruit kunnen halen 44% 18% 39% Neutraal functionaliteit van de Functionaliteit Koppeling met andere systemen 36% 30% 22% 23% 42% 47% Ontevreden oplossing en de koppelingen met andere systemen. 0% 25% 50% 75% 100% Figuur 13: Algemene tevredenheid met CM-software Die twee zaken blijken ook nauw met elkaar verbonden, want in de top-3 van functionaliteit die gebruikers missen dan wel ontevreden mee zijn in de huidige oplossing wordt ook de koppeling met het ERP/financieel systeem genoemd. Hieronder het overzicht van de top-3 sterke en verbeterpunten van CM-software. Sterke punten 1) Het vastleggen van contractinformatie 2) Het bewaken van contracten (signalering); 3) Centralisatie van documentopslag. Verbeterpunten 1) Koppeling met ERP of financieel systeem; 2) Managementinformatie en analyses; 3) Ondersteuning t.b.v. leveranciersmanagement en performance. Interpretatie van de resultaten De resultaten laten zien dat over het algemeen CM-software wordt aangeschaft om contracten beter te kunnen bewaken en managementinformatie te kunnen genereren. Echter blijkt men maar matig tevreden te zijn met het behalen van deze voordelen. Mogelijke oorzaken hier de missende functionaliteit en/of koppelingen met andere systemen. Gebruikers van CM-software geven ook aan met deze 2 onderdelen het minst tevreden te zijn, waarbij op het gebied van functionaliteit dit vooral betrekking heeft op analyses van performance van contracten en leveranciers. Het is echter ook mogelijk dat de tevredenheid achterblijft door een onvoldoende heldere en bewaakte business case of onrealistische verwachtingen. Een mogelijk verklaring voor de ontevredenheid met de functionaliteit voor performance is het gebruik aan up-to-date financiële informatie. Dit is blijkbaar niet beschikbaar (genoeg), want de koppeling met het ERP- of financieel systeem is ook als beste verbeterpunt aangegeven. Dit verklaart mogelijk ook waarom ruim 27% van de gebruikers meer dan 1 systeem gebruikt, want niet alle (financiële) informatie zit in de CM-software.
Stand van zaken CM-software 2014 20 3.6 Gebruik CM-software over verschillende domeinen Vanwege het feit dat het proces van contractmanagement verschillende domeinen en afdelingen binnen een organisatie raakt, is er in dit onderzoek ook gekeken naar hoe breed CM-software wordt ingezet binnen de organisatie. Onderstaand figuur geeft eenvoudige een indruk hoe verschillende systemen en domeinen in een organisatie met elkaar kunnen samenhangen. Contractmanagement staat in deze weergave centraal en is gerelateerd aan documentbeheer Figuur 14: Samenhang contractmanagement met verschillende domeinen (bijv. opslag van contracten), facilitair beheer (bijv. service contracten), financiën (bijv. voor de contractwaarde en spend), inkoop (bijv. voor leveranciersinformatie) en verkoop (bijv. voor klantinformatie). Om die reden is gebruikers gevraagd aan te geven in hoeverre de CM-software gebruikt wordt voor: Asset management: Het kunnen vastleggen en beheren van beheercontracten en SLA s Documentenbeheer: Het kunnen bijvoegen van documentatie als bijlage bij een contract Het kunnen vastleggen en/of wijzigen in versies van documenten Ondersteuning financiële afhandeling: Het kunnen afletteren van inkomende facturen Operationele inkoopondersteuning: Het kunnen bewaken van een inkoopproject Het kunnen vastleggen van leveranciersinformatie op basis van voorafgaande inkooptrajecten (o.a. wanneer een leverancier is afgevallen en om welke reden) Het kunnen bestellen/afroepen op een contract en buiten een contract om (i.e. maverick spend Uit figuur 15 blijkt dat ruim 39% van de respondenten de CM-software gebruikt om documentatie (bijv. gescande contracten) elektronisch bij te voegen in het systeem. Ruim 30% van de respondenten daarnaast
Stand van zaken CM-software 2014 21 aan de CM-software te gebruiken om het versiebeheer van die documenten te managen. Voor alle andere gebieden (i.e. asset management, inkoop of financiële afhandeling) wordt de CM-software door 8 17% van de respondenten ingezet. Breedte van gebruik functionaliteit CM-software Document management: Bijvoegen van documentatie Document management: Versiebeheer documentatie/contract Assetmanagement: Vastleggen en bewaken beheercontracten Operationele inkoop: Bewaken inkoopproject Operationele inkoop: Vastleggen afwijzing leverancier Operationele inkoop: Bestellen/afroepen op contract Financiele afhandeling: Afletteren facturen 39,1% 30,2% 17,0% 12,1% 10,7% 10,0% 8,5% CM-software ERP Separaat Excel Weet niet/n.v.t. 0% 25% 50% 75% 100% Figuur 15: Breedte van gebruik functionaliteit CM-software Interpretatie van de resultaten Uit de resultaten blijkt dat CM-software door 30 39% van de respondenten ook als document management systeem gebruikt door contracten en andere documentatie op te slaan en te beheren. Dit is ook wel handig, want op die manier heb je het contract snel paraat. Verder zien we echter dat ondanks de samenhang met de verschillende domeinen in de organisatie, CM-software dit qua functionaliteit niet ondersteunt. Enerzijds geven de respondenten aan voor deze domeinen andere software te gebruiken (bijv. ERP- of inkoopsoftware), anders geven ze aan dit niet te weten of dat het niet van toepassing is. Bovenstaande geeft aan dat contractmanagement pro-actiever kan worden benaderd door zowel de voorkant (inkoop en bestelling) als achterkant (i.e. financiële afhandeling) van een contract integraal in de contractmanagementfunctie op te nemen. Naast centralisatie over afdelingen (zoals bijv. ICT en facilitair) zou dus ook centralisatie over processen een stap voorwaarts voor contractmanagement kunnen betekenen.
Stand van zaken CM-software 2014 22 4 Marktverkenning CM-software In dit hoofdstuk wordt het tweede onderdeel beschreven, namelijk een marktverkenning onder leveranciers van CM-software. Hierbij is ook gebruik gemaakt van een vragenlijst welke middels een online survey aan leveranciers is verstuurd. Hierin zijn leveranciers gevraagd enerzijds informatie te verschaffen over de aangeboden oplossing, en anderzijds aan te geven welke functionaliteit in de oplossing beschikbaar is en welke type klanten daar gebruik van maken. Hierbij is ook onderscheid gemaakt tussen functionaliteit voor operationeel contractmanagement (i.e. contractregistratie), voor tactisch contractmanagement (i.e. contractanalyse) en de aanvullende functionaliteit (i.e. ondersteuning in andere domeinen). In totaal zijn 39 leveranciers van CM-software of een module contractmanagement uitgenodigd om deel te nemen aan het onderzoek. Daarvan hebben er 16 de vragenlijst volledig ingevuld. Informatie over deze leveranciers is terug te vinden in bijlage VI. Vanwege het feit dat het doel van het onderzoek puur een marktverkenning betreft en geenszins een marktonderzoek, zijn er daarom ook geen analyses dan wel verificaties uitgevoerd op de gegeven antwoorden van de leveranciers. Dit hoofdstuk bevat dus alleen beschrijvende informatie en vertegenwoordigt geenszins de analyse en/of visie van Mitopics en/of NEVI. Leveranciers geven aan veel en diverse klanten te hebben Uit de antwoorden van de leveranciers blijkt dat de helft al langer dan 10 jaar actief is in Nederland. Daarnaast heeft 50% van de leveranciers tussen de 50 en 150 afzonderlijke klanten, heeft 25% tussen de 150 en 500 klanten en 25% heeft meer dan 500 afzonderlijke klanten die gebruik maken van de CMsoftware. Daarnaast geven leveranciers aan voornamelijk grotere organisaties (vanaf 250 werknemers) als klant te hebben (zie figuur 16). Type klanten: Omvang Meer dan 1000 werknemers 500-1000 werknemers 250-500 werknemers 100-250 werknemers 50-100 werknemers 25-50 werknemers Minder dan 25 werknemers 75% 75% 75% 81% 100% 100% 100% 0% 25% 50% 75% 100% Figuur 16: Type klanten leverancier (omvang)
Stand van zaken CM-software 2014 23 Als we kijken naar het type klanten wat volgens de leveranciers gebruik maakt van de oplossing blijkt dat de bediende sectoren vrij divers zijn (zie figuur 17). Type klanten: Sector Semi-publiek: Zorg Bedrijfsleven: Zak. Dienstverl. Publiek: Gemeente Semi-publiek: Onderwijs Bedrijfsleven: Projecten Bedrijfsleven: Productie Bedrijfsleven: Handel Bedrijfsleven: Verzekeringen Publiek: Provincie Bedrijfsleven: Service en Verhuur Bedrijfsleven: Bouw Publiek: ZBO Publiek: Rijksoverheid Semi-Publiek: Musea Publiek: Politie Publiek: Defensie Semi-publiek: Bibliotheken Anders 31% 25% 25% 13% 6% 88% 88% 81% 81% 81% 75% 69% 63% 56% 56% 56% 50% 50% 0% 25% 50% 75% 100% Figuur 17: Type klanten leveranciers (sector) Leveranciers geven aan dat operationeel contractmanagement veel wordt gebruikt Net als in het onderdeel naar tevredenheid onder gebruikers van CM-software, is ook aan leveranciers gevraagd welke functionaliteit op het gebied van contractregistratie in hun oplossing ondersteund wordt. Deze functionaliteit is onderverdeeld in: Vastleggen van contractinformatie; Vastleggen van contractrelaties; Signalering van einddata van contracten; Signalering van performance (uitnutting) van contracten; Delegeren van acties.
Stand van zaken CM-software 2014 24 Signaleren einddata contract Vastleggen contractinformatie Vastleggen contractrelaties Delegeren acties Signaleren performance contract Gebruik van functionaliteit voor operationeel contractmanagement 40% 73% 67% 100% 100% 0% 25% 50% 75% 100% Figuur 18: Gebruik functionaliteit voor operationeel contractmanagement Het blijkt dat leveranciers aangeven dat alle gevraagde functionaliteit ondersteund wordt en dat hiervan met name het vastleggen van contractinformatie en relaties en signalering van einddata van contracten wordt gebruikt. Dit komt overeen met hetgeen de gebruikers hebben aangegeven welke functionaliteit zij voornamelijk gebruiken. Ja, 100% v/d klanten gebruikt het Ja, 75% v/d klanten gebruikt het Ja, 50% v/d klanten gebruikt het Ja, 25% v/d klanten gebruikt het Ja, 0% v/d klanten gebruikt het Nee, wordt niet ondersteund Leveranciers geven aan dat tactisch contractmanagement minder wordt gebruikt Naast functionaliteit voor contractregistratie, is leveranciers ook gevraagd aan te geven welke functionaliteit rondom contractanalyse wordt ondersteund en hoeveel klanten van die functionaliteit gebruik maken. Deze functionaliteit is, net als bij het gebruikersgedeelte, onderverdeeld in: Overzicht van de prestatie (uitnutting) van een contract op basis van huidige en toekomstige spend; Het analyseren van contracten op basis van eigen KPI s; Het analyseren van contractinformatie over verschillende afdelingen; Inzicht in leveranciers met meerdere contracten over meerdere afdelingen. Inzicht in leveranciers met meerdere contracten over meerdere afdelingen Analyseren van contractinformatie over afdelingen Analyseren prestaties o.b.v. eigen KPI's Raadplegen contractprestatie (uitnutting) ook niet te ondersteunen. Gebruik functionaliteit voor contractanalyse 27% 27% 80% 73% 0% 25% 50% 75% 100% Figuur 19: Gebruik functionaliteit tactisch contractmanagement Ja, 100% v/d klanten gebruikt het Ja, 75% v/d klanten gebruikt het Ja, 50% v/d klanten gebruikt het Ja, 25% v/d klanten gebruikt het Ja, 0% v/d klanten gebruikt het Nee, wordt niet ondersteund Uit de resultaten blijkt dat leveranciers aangeven dat hun oplossing voornamelijk wordt gebruikt om leveranciers en contract-relaties te analyseren. Financiële analyse blijkt minder gebruikt te worden, waarbij 7 20% van de leveranciers aangeeft de gevraagde functionaliteit
Stand van zaken CM-software 2014 25 Diversiteit van functionaliteit CM-software Leveranciers zijn gevraagd aan te geven hoe breed de functionaliteit in hun oplossing is en hoe klanten de deze functionaliteit gebruiken. Onderstaande domeinen zijn hierin meegenomen: Asset management Het kunnen vastleggen en beheren van beheercontracten en SLA s Documentenbeheer Het kunnen bijvoegen van documentatie als bijlage bij een contract Het kunnen vastleggen en/of wijzigen in versies van documenten Ondersteuning financiële afhandeling Het kunnen afletteren van inkomende facturen Het kunnen betalen volgens een procuratieschema Operationele inkoopondersteuning Het kunnen bewaken van een inkoopproject Het kunnen vastleggen van leveranciersinformatie op basis van voorafgaande inkooptrajecten (o.a. wanneer een leverancier is afgevallen en om welke reden)het kunnen bestellen/afroepen op een contract Het kunnen bestellen buiten een contract om (i.e. maverick spend) Breedte functionaliteit CM-software Document management: Bijvoegen van documentatie 100% 0% Document management: Versiebeheer documentatie/contract Operationele inkoop: Bewaken inkoopproject Assetmanagement: Vastleggen en bewaken beheercontracten Operationele inkoop: Vastleggen afwijzing leverancier Operationele inkoop: Bestellen/afroepen op contract Operationele inkoop: Bestellen buiten contract om (maverick spend) 93% 73% 67% 67% 60% 43% 14% 7% 13% 13% 20% 13% 7% 27% 40% 43% Meer dan 50% v/d klanten gebruikt het Minder dan 50% v/d klanten gebruikt het Wordt niet ondersteund Financiele afhandeling: Afletteren facturen 43% 7% 50% Financiele afhandeling: Betalen volgens procuratieschema 40% 13% 47% 0% 25% 50% 75% 100% Figuur 20: Breedte gebruik functionaliteit CM-software (leveranciers) Uit de resultaten blijkt dat leveranciers aangeven dat hun oplossing ook veel wordt gebruikt voor het managen van documenten. Denk hierbij aan de gescande contracten of bijvoorbeeld SLA s (Service Level Agreemenst) of DAP s (Dossier Afspraken en Procedures). Tevens wordt volgens de leveranciers hun CMsoftware gebruikt om versies van documenten te beheren.
Stand van zaken CM-software 2014 26 5 Visie Mitopics op contractmanagement en CM-software Dit rapport sluiten we af met een korte visie, waarbij we vanuit Mitopics CM-software in een breder kader plaatsen en enkele tips geven. Het lijkt dat het niveau van gebruik van CM-software aansluit bij de stand van zaken van contractmanagement in Nederland (zie het eerdere onderzoek uit 2011). Ook in het kader van CM-software zien we dat veel organisaties voornamelijk de basiselementen inrichten of ingericht hebben. De pogingen om te komen tot goede rapportage, worden nog beperkt gebruikt en beperkt aangeboden in CM-software. Verder zien we dat contractmanagementinformatie vaak verspreid zit in de organisatie en is opgeslagen in meerdere informatiesystemen. Als deze bestaande systemen de benodigde functionaliteit in voldoende mate en effectief kunnen bieden, is het denkbaar dat specifieke CM-software helemaal niet nodig is. Het gaat immers om de contractmanagementinformatie en niet om de software (zie ook het artikel Ben je een fool zonder contractmanagementtool? ). Zo kan simpele, met andere systemen gekoppelde CM-software een prima oplossing zijn. Uit het onderzoek komt duidelijk naar voren dat het belang van contractmanagementinformatie vaak groot is. Denk hierbij aan goede registratie, signalering en rapportage op bijv. uitnutting, compliance en performance (KPI s). Het helpt daarbij om eerst te bepalen welke leveranciers / contracten je actief wilt managen. Door prioriteiten te stellen en daarop leveranciers / contracten te groeperen, kun je voor belangrijke groepen afspraken maken en bijvoorbeeld de top 30 actief managen. Bedenk vervolgens wat je eigenlijk zou willen in de ideale CM-software. Wat staat erin, wat doet het en wat komt eruit. Als dat helder is kijk dan hoe je dat zo simpel mogelijk, gebruik makend van wat er al is, kunt realiseren. Is dat niet mogelijk, dan is het wellicht een goed idee om eventueel specifieke CM-software te gaan gebruiken. Wees dan wel kritisch en gebruik niet klakkeloos alles wat de software biedt, maar gebruik wat je nodig hebt. Hoe je contractmanagementinformatie ook organiseert en met welke software dan ook, zorg dat de organisatie het kan - en ook echt gaat gebruiken! Hier geldt dat je beter simpele software kan hebben dat gebruikt wordt, dan een complex systeem dat niemand (volledig) gebruikt. En pluk daar dan ook de vruchten van, zoals door optimalisatiemogelijkheden (evt. kostenbesparingen) en door altijd overzicht en een compleet dossier beschikbaar te hebben voor de belangrijke leveranciers en contracten. Zo help je de organisatie vooruit!
Stand van zaken CM-software 2014 27 Bijlage I: Achtergrond contractmanagement Contractmanagement is een managementproces en heeft daarom ook een cyclisch karakter. Het ontwikkelen van visie, het faciliteren van de realisatie van die visie, het daadwerkelijk realiseren en tenslotte het evalueren van de resultaten van het één en ander staan centraal in een managementproces. Voor contractmanagement is dat niet anders. Vandaar dat Mitopics het Contractmanagementwiel ontwikkeld heeft waarin deze managementcyclus voor contractmanagement nader is uitgewerkt (zie figuur 24 en www.mitopics.nl/diensten/topics/contract-management). CM-software kan deze managementcyclus ondersteunen. Hieronder worden de vier onderdelen van het Contractmanagementwiel nader toegelicht. Praktijkervaring leert dat het nakomen van de afspraken en / of realiseren van de voordelen van het contract niet altijd even soepel verloopt. Als gevolg van niet effectief samenwerken, intern of met leveranciers, komen de beoogde voordelen niet of slechts beperkt tot stand en blijven de leveranciersprestaties achter bij de verwachte of misschien wel overeengekomen kwaliteitsniveaus. Visioneren In het onderdeel Visioneren wordt op beleidsniveau de kaders geschapen waarbinnen het inkopen, contracteren en managen van contracten plaatsvindt. Tot het onderdeel Visioneren behoort ook het Figuur 21: Mitopics Contractmanagementwiel contracteringsbeleid, oftewel de spelregels voor het sluiten van contracten. Hierbij is bijvoorbeeld van belang om als organisatie vast te stellen welke mate van risico-aversie wenselijk wordt geacht, welk type geschillenregeling in de regel wordt overeengekomen met leveranciers, welke aansprakelijkheidsregelingen verantwoord zijn gegeven de afgesloten aansprakelijkheidsverzekeringen etc. Andere relevante beleidsgebieden zijn onder andere: het sourcings-, inkoop- en leveranciersbeleid van de organisatie. Het sourcingsbeleid geeft antwoord op de vraag welke producten / diensten ingekocht kunnen en mogen worden en welke de organisatie in eigen beheer realiseert. Leveranciersbeleid beschrijft het beleid rondom selectie, beoordeling en evaluatie van leveranciers. De wijze waarop contractmanagement moet worden uitgevoerd valt hier dus ook onder. Inkoopbeleid ten slotte heeft met name betrekking op het inkoopproces.