In 8 stappen naar bedrijfskundig FM. Van FM-specialist tot strategisch businesspartner

Transcriptie

1 In 8 stappen naar bedrijfskundig FM Van FM-specialist tot strategisch businesspartner

2 Inhoud STAP 1. Maak een businessplan voor FM STAP 2. Zorg voor een optimale werkomgeving STAP 3. Zorg voor een flexibele inrichting van de vastgoedportefeuille STAP 4. Bepaal met welke leveranciers u gaat samenwerken STAP 5. Werk nauw samen met andere afdelingen STAP 6. Werk aan duurzame branding van de organisatie STAP 7. Vergroot de bijdrage van FM aan de financiële prestaties STAP 8. Meld u aan voor de Leergang Bedrijfskunde voor FM

3 STAP 1. Maak een businessplan voor FM Hoe ziet een businessplan voor FM er in de praktijk uit? Dit begint bij het vaststellen van de facilitaire doelen afgeleid van de organisatiestrategie. Hieronder volgt een voorbeeldmodel. Model businessplan Het Facilitair Bedrijf (FB) stelt zich ten doel binnen de Holding op zodanige wijze faciliteiten te verzorgen dat stuurkracht en substantiële waarde aan de organisatie wor den toegevoegd. Het FB verzorgt de huisvesting met bijbehorende dienstverlening, inrichting en overige bedrijfs middelen voor circa... medewerkers. Het betreft de volgende vestigingen met een brutovloeroppervlakte van... m 2. In de afgelopen planperiode heeft het FB het FM-concept, met name ook in organisatorische zin, verder uitgewerkt. Er werd een gewijzigde organisatievorm gerealiseerd met twee platte locatiegerichte lijnorganisaties en een ondersteunende staf op basis van functionele expertise. In de komende planperiode zal de integratie van het FB binnen de Holding verder worden uitgewerkt. Van de operationele inkooptaken zal de opslag- en distributie functie bij de locatiegerichte FB's ondergebracht worden. De bestelfunctie zal voor die gebruikers waarvoor raamcontracten afgesloten zijn, waar mogelijk en wenselijk bij de klant ondergebracht worden. Tevens zijn in het kader van het geplande ontwikkelingstraject per locatie Service Desks geïnstalleerd. De afslanking van het FB werd mede vormgegeven door... Duidelijk is geworden dat het niet om een verandering op zichzelf gaat, maar vooral om de kunst van het min of meer permanent blijven veranderen. Corporate FM Indertijd is de toenmalige Interne Dienst gestart met de ontwikkeling van het concept Facility Management (FM) ten behoeve van de Holding. Uitgangspunten daarbij waren respectievelijk zijn: het tegen een marktconforme (kost)prijs aanbieden van flexibele en hoog kwalitatieve faciliteiten, toegesneden op de specifieke wensen van de verschillende bedrijfsonderdelen; het zodanig optimaliseren van de facilitaire randvoorwaarden voor het primaire bedrijfsproces, dat er sprake is van een substantiële toegevoegde waarde. Een en ander impliceert een groeiende verweving met het primaire bedrijfsproces, een meer strategisch initiërende en adviserende rol, met name ook op het gebied van huisvesting. Het streven is om in de komende planperiode het gehanteerde FM-concept uit te bouwen naar Corporate Facility Management. Dat wil zeggen dat de faciliteiten bestuurd worden vanuit de visie dat deze een onlosmakelijk geheel vormen met het primaire proces van het concern, waarbij kostenmanagement c.q. kosten-/batenbeheersing centraal staat. De te behalen 'winst' ligt met name op het strategisch facility-managementniveau. Noviteiten van het FB in deze zijn: het instituut van de FB-portefeuillehouders; de werkmaatschappij Huisvesting BV; het interdisciplinaire project; Werkplek; het zogenoemde Service Level Agreement. 3

4 Naast kostenbeheersing zullen in de komende planperiode synergie, kwaliteit en facilitair vakmanschap impliciete aandachtspunten zijn. Kritische succesfactoren Zeker ook in de planperiode zal er verder structurele aandacht en sturing gegeven worden aan het realiseren van synergie. Op strategisch niveau blijft de aandacht gericht op het beheersbaar maken van huisvestingsfaciliteiten, met name het indikken van werkplekken en inkoop in het kader van het bewerkstelligen van een steeds verdergaande synergie op holdingniveau middels het ingestelde Inkoopplatform. De bedoeling is om de strategische inkooptaak op te tillen naar holdingniveau. Tevens zullen opgestelde plannen in het kader van Arbowet, Milieuzorg en Risk Management verder uitgewerkt en zo mogelijk verbreed worden naar holdingniveau. Inzake de Arbowet zal moeten worden voldaan aan de Algemene Maatregel van Bestuur van december 1993, waarin in het kader van het Arboartikel 23 de Bedrijfshulpverlening conform de wettelijke eisen geregeld dient te zijn. Vanuit het FB zullen in samenwerking met de afdeling Personeelszaken in dit kader de nodige stappen worden ondernomen. De bij het Milieuzorgplan behorende actielijst zal jaarlijks geoptimaliseerd worden. De accentverlegging naar uitbesteding zal met grote zorgvuldigheid gepaard gaan. Reden hiervoor is, naast het toenemend belang van toepassing van het reciprociteitsbeginsel, de intentie om geen strategische kennis over facilitaire zaken verloren te laten gaan. In dit kader wordt het gevaar onderkend dat het nastreven van een toenemende kostenbeheersing als neveneffect verlies van (technische) knowhow in zich draagt, hetgeen op termijn juist kostenverhogend zou kunnen werken. De belangrijkste speerpunten voor het Facilitair Bedrijf in de komende periode zijn: organisatie- en productinnovatie binnen het FB, dat wil zeggen: een kwantitatieve toevoeging aan de waarde van de interne facilitaire organisatie in concurrerende zin ten opzichte van externe commerciële dienstverleners; het verder ontwikkelen van een klantgerichte opstelling bij de facilitaire medewerkers; een aandachtsverschuiving van operationeel en tactisch naar strategisch niveau; het intensiveren van de samenwerking met de FB-portefeuillehouders; het verder ontwikkelen van het huisvestingsbeleid. Op het gebied van services zal de landelijk sterke tendens naar uitbreiding van de werktijden in ieder geval een toenemende flexibilisering van de diverse facilitaire diensten tot gevolg moeten hebben, een en ander in het kader van het project Werkplek. Van de externe en interne distributie zal in de komende ondernemingsperiode de snelheid in toelevering van met name grafische producten en drukwerk verhoogd dienen te worden middels het 'just-in-time-principe'. Leveranciers zullen hierop aangesproken worden. Het streven is vermindering van het aantal vierkante meters benodigd voor opslag. Tevens zullen copy services, zowel organisatorisch als fysiek, zo centraal mogelijk binnen het con cern opgezet worden. Uitvoering zal gegeven worden aan strategisch facilitair kostenmanagement. De belangrijkste algemene kritische succesfactoren van het FB voor de komende periode zijn: een strategische approach, een commerciële aanpak, een integrale benadering, een ondernemende attitude en een resultaatverantwoordelijk beleid. Deze succesfactoren zullen verder geoperationaliseerd en meetbaar worden gemaakt. 4

5 Bovenstaand is een voorbeeld van het complete rapport onder redactie van Facility Management Magazine. Klik hier en download het complete rapport!