Uw bereikbaarheid is onze zorg

Transcriptie

1 Uw bereikbaarheid is onze zorg

2

3 De Vos Groep front office services is gespecialiseerd in het verlenen van hoogwaardige front office diensten. Centraal in onze aanpak staan de bereikbaarheid en toegankelijkheid van uw (facilitaire) organisatie. Ons motto? Uw bereikbaarheid is onze zorg

4 Ons dienstenpakket De Vos Groep front office services biedt u de onderstaande diensten aan. Elk gebaseerd op specifieke expertise en ervaring: telefoon- en receptiediensten; facilitaire service desk beheer; verzorgen van bereikbaarheids- en kwaliteitsmetingen; trainen en opleiden van front office medewerkers.

5 De drie grootste voordelen van onze integrale aanpak U en uw klanten profiteren al vanaf dag één van deze drie voordelen van een samenwerking met De Vos Groep front office services: Een structurele bijdrage aan uw klantenwerving. Door een uitstekende eerste indruk van uw organisatie. Maximale klanttevredenheid. Door verhoogde bereikbaarheid, verbeterde toegankelijkheid en een continue bezetting. Verbeterde medewerkertevredenheid. Door het snel en efficiënt afhandelen van inkomend telefoonverkeer, een optimale interne communicatie en een continue bezetting. U krijgt aanzienlijk meer tijd voor uw core-business Tevens profiteert u zowel kwantitatief als kwalitatief van de hierboven genoemde voordelen: Kwantitatieve toegevoegde waarde Het uit handen nemen van zorg en aandacht rond planning, verloop, verzuim en begeleiding. Het werken met vaste beheerskosten op basis van een all-in uurtarief. Het voorkomen van onverwachte, aanvullende kosten. Een hoge kwaliteit tegen een scherpe tariefstelling. Kwalitatieve toegevoegde waarde Het optimaliseren van de communicatie tussen uw medewerkers en de facilitaire dienst. Met als resultaat: tijdwinst, kwaliteitsverhoging en medewerkertevredenheid. Het leveren van een bijdrage aan de verbetering van het core-business ondersteunende proces. Continue bewaking en optimalisering van het kwaliteitsniveau van onze activiteiten.

6 Front office services dienstenmodel Front office services optimaliseert uw bereikbaarheid, toegankelijkheid en coördinatie. Wij nemen de zorg uit handen met betrekking tot de diensten: Postbehandeling Informatiebalie Parkeerbeheer Beheer vergaderzalen Infoservice Cateringservice Kantoorservice Reizenbeheer Huisvestingservice Event organisatie Secretariële ondersteuning Berichtenservice Telefoongidsbeheer Telefoonverkeer Ontvangst bezoekers Calamiteitencentrale

7 Telefoondienstverlening: een beter imago en tevredenheid De Vos Groep front office services garandeert een optimale bereikbaarheid van uw organisatie. Een representatief team medewerkers handelt al het inkomende telefoonverkeer vlot en doortastend af. Dit team realiseert zich de verbindende schakel te zijn tussen externe relaties en uw medewerkers. Twee zaken nemen meetbaar toe: het goede imago van uw bedrijf en de medewerkertevredenheid. Receptiedienstverlening: een alert en adequaat aanspreekpunt De Vos Groep garandeert een permanente en professionele bezetting van uw receptiebalie. Elke bezoeker wordt alert en adequaat te woord gestaan en foutloos doorverwezen. Uw winst? Een 100% bereikbare en klantvriendelijke organisatie. Ondersteund door een correcte en professionele communicatie met al uw externe relaties. Service desk beheer: spil in het communicatieproces De facilitaire service desk. In grote bedrijven vaak het centrale meldpunt voor het afhandelen van vragen, informatieverzoeken, storingen en klachten. In kleinere organisaties zijn de front office activiteiten van de facilitaire organisatie veelal ondergebracht bij een facilitair meldpunt. Dit maakt meestal onderdeel uit van de receptiebalie. De Vos Groep front office services is de spil in het communicatieproces tussen uw medewerkers (de interne klant) en het facilitair bedrijf. Onze hands-off aanpak neemt u de totale dagelijkse operatie rondom de facilitaire service desk uit handen.

8 De service concepten van front office services Afhankelijk van uw organisatiestructuur, bedrijfsomvang en persoonlijke wensen stellen wij via een mix van op maat gesneden diensten een passend serviceconcept voor u samen. Hierbij bieden wij u de volgende mogelijkheden: 1. telefoondienstverlening 2. receptiedienstverlening 3. combinatie van telefoon- en receptiedienstverlening 4. combinatie van telefoon- en receptiedienstverlening, incl. het uitvoeren van de activiteiten rondom een facilitair meldpunt 5. facilitaire service desk dienstverlening

9 Verzorgen van bereikbaarheids- en kwaliteitsmetingen Onze dienstverlening houden we graag zoals deze is: op het hoogste niveau. Periodiek onderzoek naar de kwaliteit van onze dienstverlening is mogelijk op diverse manieren. 1. De telefooncentrale genereert een aantal technische gegevens met betrekking tot het inkomende telefoonverkeer: aantal binnenkomende telefooncontacten, aantal telefooncontacten dat in de wacht is gezet en het aantal lost calls. 2. Via een Telemonitor; een periodieke rendementsmeting van de telefoondienstverlening. Dit is een telefonisch onderzoek, waarbij binnen werktijden, over een vastgestelde periode, steekproefsgewijs, medewerkers via de receptionisten van de opdrachtgever worden uitgekozen door een mystery caller van een extern bedrijf. De mystery caller simuleert dus externe oproepen (telefoongesprekken) vanuit de rol van de klant.

10 Trainen en opleiden van front office medewerkers De prestaties en het gedrag van uw front office medewerkers zijn bepalend voor het resultaat van uw klanttoegankelijkheid. De Vos Groep front office services verzorgt voor u graag een traject van opleiding en training. Dit verhoogt de functionele kennis en communicatievaardigheden. Met als resultaat een stabiele en verhoogde graad van dienstverlening.

11 Onze dienstverlening samengevat In de onderstaande matrix ziet u een samenvatting van de belangrijkste elementen van de drie vormen van onze front office dienstverlening: Front Office Services Telefoondienstverlening Receptiedienstverlening Service desk beheer Doel Afhandelen van inkomend telefoonverkeer Te woord staan en doorverwijzen van bezoekers Coördineren, stroomlijnen en uitvoeren van front office activiteiten voor uw facilitaire organisatie Dienstverlening Zorgdragen voor een professionele bezetting van uw telefooncentrale Zorgdragen voor een professionele bezetting van uw receptiebalie Zorgdragen voor een professionele bezetting van uw facilitaire service desk Resultaat Goede en klantvriendelijke bereikbaarheid van uw organisatie Goede toegankelijkheid en een representatief visitekaartje voor uw organisatie Optimalisatie van het communicatieproces tussen uw medewerkers en het facilitair bedrijf Voordelen geen zorgen rondom een goede bereikbaarheid van uw organisatie professionele en klantvriendelijke communicatie met uw externe relaties geen zorgen rondom de bezetting en professionaliteit van uw receptiebalie creëren van een goede toegankelijkheid en veiligheid binnen uw organisatie snelle en gerichte afhandeling van facilitaire diensten creëren van een optimale werk omgeving voor uw medewerkers effectief werkende facilitaire afdeling

12 Hoofdveste 15 Postbus DB Houten T F info@devosgroep.nl