Anders werken? Praktijktips voor effectieve realisatie! Marleen Heijbrock Elwin Herrebout (NPQ Solutions)

Transcriptie

1 Anders werken? Praktijktips voor effectieve realisatie! Marleen Heijbrock Elwin Herrebout (NPQ Solutions)

2 Onderwerpen workshop Anders werken; jullie ervaringen en meningen? Situatieschets SNS REAAL en overzicht veranderingen Consequenties van de veranderingen: Gebouw en faciliteiten Organisatie Informatie Praktijktips en discussie Wat niet? Presentatie over HNW of FMIS. Beiden zijn omgevingsfactoren die de processen beïnvloeden

3 Situatieschets Veranderingen in de financiële wereld Facilitaire markt verandert

4 Verschillen facilitair beheer- en regievoering

5 Situatieschets Veranderingen in de financiële wereld Facilitaire markt verandert Focus op kosten en regie

6 Regie piramide Service Level Agreements Raamcontracten Strategisch Eigenaar Klant Tactisch Stakeholders / Klanten Facilitaire Regie Organisatie Dienstverleners/ Leveranciers In Extern Beheerder Operationeel? Uitvoerder Gebruiker (consument) (*) bron: F-MEX, Facilitair perspectief 2011

7 Situatieschets Veranderingen in de financiële wereld Facilitaire markt verandert Focus op kosten en regie Introductie van HNW in 2008

8 HNW binnen SNS REAAL

9 Situatieschets Veranderingen in de financiële wereld Facilitaire markt verandert Focus op kosten en regie Introductie van HNW in 2008 Introductie nieuw FMIS in 2010

10 Onderwerpen Situatieschets SNS REAAL en overzicht veranderingen Consequenties van de veranderingen: Gebouw en faciliteiten Organisatie Informatie Praktijktips en discussie

11 Gebouw en faciliteiten Van werkplekfactor 1.0 naar Van standaard bureaus naar diverse soorten werkplekken

12

13 Gebouw en faciliteiten Van werkplekfactor 1.0 naar Van standaard bureaus naar diverse soorten werkplekken Van servicedesk bellen naar zelf registreren in Self Service Van zelf kantoorartikelen bestellen naar een standaard assortiment dat aangevuld wordt

14 Organisatie HNW: tijd- en plaats onafhankelijk werken Wat kan vanuit buiten kantoor, wat moet binnen kantoor gebeuren? Taakverdeling tussen medewerkers Regie: Minder zelf uitvoeren Sturen op rapportages in plaats van inhoud FMIS: Processen aanpassen aan FMIS in plaats van maatwerk

15 Informatie Kennis van Servicedesk naar alle medewerkers Eenduidige standaard meldingenlijst Ruimtenummering Rapportages: Door leverancier O.b.v. andere parameters Aantal FTE i.p.v. m 2 Pand i.p.v. uitvoerende afdeling Andere inhoud Minder details, meer samenvatting Verdeling self service - servicedesk

16 Casus: Reserveren vergaderzalen Standaard opstelling in de zalen, geen ombouw Hoog niveau van basisvoorzieningen in zaal zodat zalen gelijkwaardig in gebruik zijn Informatie delen over beperkingen in reserveringen Opvoeden van de collega s: doorverwijzen naar SelfService

17 Onderwerpen Situatieschets SNS REAAL en overzicht veranderingen Consequenties van de veranderingen: Gebouw en faciliteiten Organisatie Informatie Praktijktips

18 Praktijktips gebouw en faciliteiten Soms in samenspraak met de klant, soms top down implementeren Gebruik verschillende communicatiekanalen Blijf je boodschap herhalen met tussenpozen

19 Praktijktips organisatie De huidige (oude) werkwijze is goed, maar is niet heilig Kernvraag: waarom? (doe je iets, wil je iets weten) Pas je proces aan op het nieuwe Waarom Bij procesverandering hoort herverdeling van taken (of schrappen van taken). Dit kan voelen als verlies, en dus leiden tot weerstand Iedere verandering heeft een mentaal of gedragsaspect

20 Praktijktips informatie Gebruik de standaard uit het MIS, geen maatwerk! Begin opnieuw met definiëren informatiebehoefte Maak niet alle rapportages na, maar produceer ze op basis van noodzaak Relatie met organisatie: de processen worden ingericht op basis van de aanwezige / benodigde informatie

21 Vragen

22 Meer weten over de case? Marleen Heijbrock Meer weten over FMIS / Prequest? Elwin Herrebout eherrebout@npqmail.com