Visie op: Facility Management voor de Nederlandse Politie

Transcriptie

1 Bijlage 1 Visie op: Facility Management voor de Nederlandse Politie Werkgroep Visie April 2003 Visie op Facility Management voor de Nederlandse Politie 1

2 Inhoudsopgave INLEIDING 3 1. MANAGEMENTSAMENVATTING Visie op Facility Management Integraal bedrijfsmiddelenmanagement Voordelen Samenwerking 5 2. PEOPLE, PROCESS, PLACE (PPP) Een definitie voor Facility Management MANAGEMENTMODEL FACILITY MANAGEMENT Managementprocessen Waarvoor staat strategisch Facility Management? Waarvoor staat tactisch Facility Management? Waarvoor staat operationeel Facility Management? De verschillende facilities in het model 8 4. HUIDIGE VERSCHILLEN VAN DE FACILITAIRE ORGANISATIES. 9 Visie op Facility Management voor de Nederlandse Politie 2

3 Inleiding Deze notitie is opgesteld door de werkgroep Visie, in opdracht van de Programmacommissie Facilitair Management (FM). De Programmacommissie FM bestaat uit vertegenwoordigers van de zes facilitaire clusters van korpsen en functioneert onder aansturing van de board Bedrijfsvoering van de Raad van Hoofdcommissarissen. De elementen van de taakopdracht van de werkgroep visie zijn: 1. Ontwikkelen van een visie op facilitair management binnen de politieorganisatie als aspect van integrale bedrijfsvoering. 2. Inzichtelijk maken van de wijze waarop de FM functie thans binnen de korpsen is georganiseerd, alsmede van de (eventuele) ontwikkelingen/tendensen op dit gebied. 3. Inbreng van de mogelijkheden tot bovenregionale samenwerking waarop deelaspecten van FM binnen de Nederlandse politie georganiseerd kunnen worden (korps, cluster en landelijk) 4. Formuleren van de functionele vraag op ICT gebied, de behoefte aan tools ter ondersteuning van facilitaire processen. Het formuleren van een visie impliceert de vorming van een éénduidig beeld. Met deze notitie wil de werkgroep visie bijdragen aan de totstandkoming van zo n éénduidig beeld op het bedrijfsproces Facility Management (1) en de mogelijkheden en randvoorwaarden voor samenwerking tussen korpsen binnen dit proces (3).Tevens zal op hoofdlijnen inzicht worden gegeven in de verschillende manieren waarop dit bedrijfsproces georganiseerd kan worden (2). Het vierde element van de taakopdracht heeft betrekking op de functionele ICT-vraag (behoefte) vanuit het Facility Management. Deze verdiepingsslag houdt nauw verband met de activiteiten van de Coöperatie Informatiemanagement Politie en wordt vooralsnog buiten beschouwing gelaten. Leden van de werkgroep Visie: De heer P.L. Markus (voorzitter) De heer J. Fioole De heer A.J.A. Huyskes De heer P.Kop Mevrouw W. Los De heer T. Roskam De heer J. de Vries Politie Zeeland Politie Hollands Midden Politie Gelderland-Midden Politie Midden en West Brabant Politie Zaanstreek NPI Politie Friesland. Visie op Facility Management voor de Nederlandse Politie 3

4 1. Managementsamenvatting 1.1 Visie op Facility Management Facility Management is een volwaardig bedrijfsproces, naast Financieel Management en Human Resource Management, dat binnen een organisatie op strategisch, tactisch en operationeel niveau geborgd moet zijn. In de praktijk blijkt er een zeer nauwe verwevenheid te bestaan tussen de activiteiten op de verschillende managementniveaus van Facility Management (FM) dat, ten onrechte, in eerste instantie vaak geassocieerd wordt met uitvoerende facilitaire productie en dienstverlening. Tactisch en operationeel FM alleen gaat voorbij aan de (schaal)voordelen en anticipatiewinst die de strategische component kan bieden. Andersom is strategisch- en tactisch FM niet goed mogelijk zonder informatie van het operationele managementniveau. Om goede facilities te kunnen leveren is het noodzakelijk om duidelijkheid te hebben over de invulling van alle managementprocessen. De toegevoegde waarde van Facility Management zal pas dan optimaal zijn. 1.2 Integraal bedrijfsmiddelenmanagement Het facilitaire werkveld heeft zich vanaf haar ontstaan ontwikkeld in de breedte. Was er eerst sprake van integratie van bouw- en onderhoudskosten, de zogenaamde life-cycle benadering, later werden gebouw en inrichting integraal beschouwd. Gebouw, meubilair en apparatuur werden huisvesting en werkplekinrichting. Met diensten als veiligheid, catering en schoonmaak werd de bedrijfshouding er aan toegevoegd. Inmiddels staat in veel organisaties de link tussen huisvesting, werkplekinrichting en informatie- en communicatietechnologie niet meer ter discussie. Bij sommige organisaties wordt een verdere integratie voorzien waarbij ook human- en financiële middelen (resources) worden betrokken. Zo kan figuur 1 als een groeimodel voor het integrale management van faciliteiten, van resources worden gezien. (bron: NEN 2748) CRIM Integraal bedrijfsmiddelenmanagement Huisvesting Werkplekinrichting Facility Management Diensten ICT Human Resources Financien Hv WPi Dnst ICT HR Fin Figuur 1; Ordening van bedrijfsmiddelen als groeimodel NEN 2748 Visie op Facility Management voor de Nederlandse Politie 4

5 1.3 Voordelen Met de erkenning van FM als een volwaardig bedrijfsproces, naast Financieel Management en Human Resource Management, krijgen het Politiekorps een sturingsmiddel tot haar beschikking om pro-actief, planmatig en bewust keuzes te maken over huisvesting, services en middelen met de gewenste kwaliteit tegen verantwoorde kosten. Het structuren van FM stelt een Politiekorps tevens in staat om flexibel in te springen op onverwachte situaties zonder onnodige capaciteitsinzet en onvoorziene kosten. Door de constant veranderende facilitaire behoeften van primaire politieprocessen als toezicht, ordehandhaving, opsporing en conflicten crisisbeheersing, veelal onder invloed van externe factoren, is deze flexibiliteit één van de succesfactoren voor het optimaal functioneren van een Politiekorps. Door de capaciteitsinzet en kosten met betrekking tot de huisvesting, services en middelen éénduidige te administreren is het mogelijk deze intern en extern te vergelijken en mede daardoor beter te verantwoorden en te beheersen. Uit landelijke (Twijnstra en Gudde) kengetallen blijkt dat per FTE de gemiddelde kosten voor huisvesting, services en middelen gemiddeld euro bedragen. Een aanzienlijke maar beheersbare en beïnvloedbare kostenpost, mits professioneel gemanaged. 1.4 Samenwerking Op het niveau van tactisch en operationeel FM en de uitvoerende productie en dienstverlening bestaan voldoende mogelijkheden tot samenwerking. Van belang in dit verband is de borging van het strategische FM binnen de afzonderlijke korpsen, dat gekenmerkt wordt door het pro-actief anticiperen op verwachte interne en externe ontwikkelingen. Om een optimale afstemming tussen de facilities en het primaire proces te kunnen leveren is het noodzakelijk dit strategische proces een structureel onderdeel te laten zijn van de organisatie. Concrete voorbeelden van samenwerkingsmogelijkheden zijn: Inkoop van producten en diensten Administreren Contractbeheer Uitvoerende facilitaire productie en dienstverlening Werkgroep Visie April 2003 Visie op Facility Management voor de Nederlandse Politie 5

6 2. People, process, place (PPP) In het denken over Facility Management heeft people, process, place gedachte een centrale plaats. Bij people (mensen) gaat het om zaken als human resources en talentmanagement, om competenties van mensen, om het ontwikkelen en delen van kennis, om cultuur en managementstijl. Bij process (organisatieprocessen) gaat het om de inrichting van de primaire en de ondersteunende processen. Bij place (omgeving) ten slotte gaat het om de fysieke en de virtuele omgeving waarbinnen een organisatie werkt. Op het snijvlak van de genoemde drie spreekt men van bedrijfsprocessen. Eén van die bedrijfsprocessen is Facility Management. Mensen People Facility Management Organisatie processen Process Omgeving Place 3 Figuur 2; people, place, process 2.1 Een definitie voor Facility Management. Facility Management (FM) is het integraal managen - tussen vraag en aanbod - van huisvesting, services en middelen met als doel het op een effectieve, efficiënte en creatieve wijze leveren van deze faciliteiten aan het primaire proces tegen een verantwoorde prijs/kwaliteit. Visie op Facility Management voor de Nederlandse Politie 6

7 3. Managementmodel Facility Management Facility Management is, zoals iedere vorm van management, op te splitsen in operationeel-, tactischen strategisch management. In de praktijk blijkt er een zeer nauwe verwevenheid te zijn tussen de activiteiten op de verschillende managementniveaus. Tactisch en operationeel Facility Management alleen gaat voorbij aan de (schaal)voordelen en anticipatiewinst die de strategische component kan bieden. Andersom is strategisch- en tactisch Facility Management niet goed mogelijk zonder informatie van het operationele managementniveau. Om goede facilities te kunnen leveren is het noodzakelijk om duidelijkheid te hebben over de invulling van alle managementprocessen. Alle processen in het model moeten extern of intern ingevuld worden. De toegevoegde waarde van de facilitaire organisatie zal dan pas optimaal zijn. 3.1 Managementprocessen De managementprocessen waaruit, in de visie van de schrijvers van deze notitie beheersmatig Facility Management bestaat, zijn in een model weergegeven (figuur 3). Het voordeel van dit model is dat het voor veel doelen ingezet kan worden: communiceren met klanten over de rol, de inhoud en de grenzen van Facility Management; het illustreren van samenwerkingsmodellen tussen de facilitaire organisatie en het primair proces; het uitstippelen van ontwikkelingspaden voor medewerkers van de facilitaire bedrijf; inhoud geven aan contracten of Service Level Agreements voor de afname van facilitaire organisatie, ondersteuning bij de besluitvorming over samenwerking met andere partijen, uitgangspunt voor quick scans van facilitaire oganisatie. Het is een instrument voor een professionele rolverdeling tussen het strategisch (besturen) en taktisch/operationeel (beheren en coördineren) Facility Management. Managementmodel Facility Management operationeel tactisch strategisch signaleren coördineren aansturen beheren rapporteren administreren adviseren contracteren besturen Korpsspecifiek Facility management... catering schoonmaak huisvesting wagenpark... Facilitaire dienst verlening Services Middelen basisniveau communicatie bij ieder proces 21 Figuur 3; Managementmodel Facility Management (A.J.A. Huyskes MSc, 2000) De managementprocessen zoals genoemd aan de linkerzijde van het model, vragen om toelichting. 3.2 Waarvoor staat strategisch Facility Management? Strategisch Facility Management kenmerkt zich door haar overwegend pro-actief en innovatief karakter. Het pro-actief anticiperen op de verwachte ontwikkelingen, zowel intern als extern, zorgt voor een optimale afstemming tussen de facilities en het primair proces. Visie op Facility Management voor de Nederlandse Politie 7

8 Strategisch Besturen Adviseren Het geven van richting aan een facilitaire organisatie en haar medewerkers, zodat het primaire proces zo optimaal mogelijk wordt ondersteund. Voor een belangrijk deel komt dit neer op het richting geven aan de uitvoering van strategische FM-plannen. Het schriftelijk of mondeling (laten) doen van voorstellen over beleidsondersteunende en beleidsontwikkelende zaken zoals facilities of de organisatie van facilities. Voorbeelden hiervan zijn het opstellen van een (meerjaren) facilitair beleidsplan of onderhoudsplan. contracteren Het (laten) verzorgen van schriftelijke overeenkomsten inclusief het organiseren van (her)aanbestedingen en het strategisch beheer van raamcontracten. 3.3 Waarvoor staat tactisch Facility Management? Tactisch Facility Management kenmerkt zich door haar overwegend pro-actief en preventieve karakter. Het is een samenspel van het maken van plannen en het toezien van de uitvoering van die plannen. Leidt de uitvoering tot het gewenste en geplande resultaat. En, indien nodig, het bijsturen van de uitvoering. Tactisch Beheren Op- en bijstellen van jaarplannen, programma s van eisen/bestekken en kostenbegrotingen. Samengevat behelst beheren het structureel zorgen voor een optimale fit tussen behoefte aan facilitair diensten en productie enerzijds en de daadwerkelijke levering ervan anderzijds. Rapporteren Het analyseren van kwalitatieve en kwantitatieve gegevens over de levering van facilitaire diensten, zodat stuurinformatie ontstaat, alsmede het periodiek vastleggen van die stuurinformatie, adviseren op basis daarvan en bespreken met klanten. Administreren Het beheren van financiële stromen door het voeren van een boekhouding, het opstellen van een begroting en een eindafrekening, en door het controleren van facturen. Periodiek of op aanvraag worden rapportages verstrekt aan de facility manager als input voor de rapportage aan zijn klanten. Aansturen Op afstand en steekproefsgewijs toezien op de levering van facilitaire diensten conform afspraken met leveranciers en bijsturen van de uitvoering, indien de uitvoering niet overeenkomt met de afspraken. Het functioneel leidinggeven aan (eigen) medewerkers die zich op operationeel niveau bezighouden met facilitaire dienstverlening. 3.4 Waarvoor staat operationeel Facility Management? Operationeel Facility Management kenmerkt zich door haar overwegend re-actieve en correctieve karakter. Ligt de nadruk bij strategisch- en tactisch Facility Management met name op het maken van plannen en het toezien op de juiste uitvoering ervan: operationeel Facility Management voorziet in het vangnet voor die gevallen waarin het toch nog mis mocht gaan. De processen zijn zeer kort cyclisch van aard. Mits op een juiste wijze geregistreerd en geconsolideerd vormen deze operationele correcties nuttige input voor de tactische processen. Operatio neel Signaleren Coördineren Het, door een hoogfrequente aanwezigheid op de locatie, opmerken van de geleverde diensten. Het registreren van afwijkingen en verstoringen, het laten afwikkelen ervan en het terugkoppelen aan de melder ervan. 3.5 De verschillende facilities in het model In het model zijn de verschillende facilities die beheerd worden als voorbeeld benoemd. Afhankelijk van de situatie kunnen deze facilities verschillen. Deze facilities kunnen niet alleen per korps/klant verschillen (kwantitatief) maar ook de kwalitatieve invulling ervan. Visie op Facility Management voor de Nederlandse Politie 8

9 4. Huidige verschillen van de facilitaire organisaties. Het bedrijfsproces Facility Management kan verschillend georganiseerd worden. In de praktijk blijkt dat het ook daadwerkelijk binnen de korpsen verschillende georganiseerd is. Veel organisaties kennen wel een onderdeel facilitair, maar binnen dat onderdeel is niet per definitief het bedrijfsproces Facility Management geborgd. Ten onrechte wordt dit FM in eerste instantie veelal geassocieerd met de uitvoerende productie en dienstverlening. Deze productie en dienstverlening wordt vaak gevat onder de noemer facilitair en geborgd binnen het breder verband van bijvoorbeeld FEZ. De verschillen tussen facilitaire organisaties zijn zeer divers. Bijvoorbeeld in de te leveren diensten, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, schaalgrootte, positionering, uitbesteden van de dienstverlening of zelf doen, budgetverantwoordelijkheid, centraal of decentraal, strategisch of alleen tactisch / operationele taken. En wellicht het belangrijkste verschil de structuur van de organisaties. De organisaties zijn product, proces of klantgeoriënteerd georganiseerd. In figuur 4 zijn de vier categorieën, waar een facilitaire organisatie bij betrokken kan zijn, weergegeven. De facilitaire organisaties zijn niet altijd verantwoordelijk voor alle beschreven categorieën. Dit is afhankelijk van de toegewezen rol, positionering, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen de regio waar de facilitaire organisatie een onderdeel van is. Adviseren Verwerven Primair proces Facility management Facilitaire diensten Specificeren Regisseren Figuur 4; de vier categorieen De 4 categorieën zijn als volgt te typeren: Adviseren: adviseren van het primair proces omtrent huisvesting, services en middelen in de brede zin; Verwerven: op basis van bestekken, Programma s van Eisen et cetera uitvragen van offertes, vergelijken daarvan en eventueel na aanvullende onderhandeling contracteren van leverancier. Regisseren: contractbeheer, begeleiding van en toezicht op de uitvoering; Specificeren: eenduidige beschrijving van het door het primair proces gewenste produkt of dienst, met onder andere als doel dat aanbiedingen van leveranciers onderling vergelijkbaar zijn. Visie op Facility Management voor de Nederlandse Politie 9