Inhoud 1 INLEIDING... 3 1.1 Home/startpagina... 3 2 Startpagina... 4 2.1 Statistieken... 5 2.2 Dossiers... 7 2.3 Berichten... 9 2.4 Uw collega's... 11 3 Zoeken naar dossiers... 12 3.1 Zoeken... 12 3.2 Geavanceerd zoeken... 13 3.3 Favorieten op de startpagina... 16 4 Dossier weergave... 17 4.1 Overzicht dossier... 18 4.2 Facturen... 19 4.3 Betaling registreren... 19 4.4 Creditering registreren... 20 4.5 Aanvullende factuur registreren... 21 4.6 Berichten... 22 4.7 Notities... 23 4.8 Ingetrokken dossiers... 23 5 Een nieuw dossier registreren... 25 5.1 Dienst en klantnummer... 25 5.2 Informatie over dossier... 26 5.3 Debiteuren... 26 5.4 Facturen... 28 5.5 Meer informatie... 28 5.6 Controle van de geregistreerde dossiers... 29 6 Bestandsoverdracht... 30 6.1 Bestanden uploaden... 30 6.2 Bestanden downloaden... 31 Intrum Justitia Sverige AB pagina-2 van 31
1 INLEIDING Welkom bij de webservice van Intrum Justitia,. De webapplicatie is het platform dat gebruikt wordt in de communicatie tussen de klant en Intrum Justitia, in deze handleiding Intrum genoemd. U kunt er heel veel mee doen: van het registreren van nieuwe dossiers tot het afdrukken van rapporten en het ophalen van statistieken. In deze handleiding gidsen we u door de verschillende functies. 1.1 Home/startpagina Om terug te gaan naar de startpagina, klikt u op het Home-symbool, dat u helemaal links in het menu kunt terugvinden. Intrum Justitia Sverige AB pagina-3 van 31
2 STARTPAGINA Statistieken voor de dossiers die naar Intrum werden gestuurd, kunt u terugvinden op de startpagina. Daar kunt u eveneens een lijst vinden van alle dossiers. Wanneer u een dossier in de lijst aanklikt, krijgt u alle berichten te zien die bij dit specifieke dossier horen, en kunt u alle berichten ook van hieruit beantwoorden. Intrum Justitia Sverige AB pagina-4 van 31
2.1 Statistieken Er worden vier types statistieken weergegeven op de startpagina: Lopende dossiers, afgehandelde dossiers, totale geïnde betalingen en het succespercentage. Lopende dossiers Hier worden de statistieken weergegeven met betrekking tot de lopende dossiers voor een geselecteerde periode. De statistieken zijn verdeeld per dienst, per status en per gedetailleerde status. Gesloten dossiers Hier worden de statistieken weergegeven met betrekking tot de gesloten dossiers voor een geselecteerde periode en dienst. De statistieken zijn ingedeeld per algemeen niveau of per sluitcode. Intrum Justitia Sverige AB pagina-5 van 31
Totale geïnde betalingen Hier worden de statistieken weergegeven met betrekking tot de totale inning voor de geselecteerde periode. De statistieken kunnen worden weergegeven als op basis van de geïnde bedragen (hoofdsom, interesten en kosten) of per product. Als u statistieken wil toevoegen of verwijderen, dan kunt u dit doen door te klikken op het symbool Intrum Justitia Sverige AB pagina-6 van 31
2.2 Dossiers Onder Dossiers ziet u een overzicht van de dossiers die overhandigd werden aan Intrum. Daar kunt u bv. de status, de balans en de laatste acties bekijken. U kunt de inhoud van elke kolom sorteren. In Instellingen kunt u kiezen welke kolommen of tabs worden weergegeven. Zo kunt u bijvoorbeeld instellen om Nieuwe dossiers weer te geven, of Laatst bekeken, of dossiers met berichten van Intrum die nog beantwoord moeten worden. U kunt dossiers markeren en deze ook in een aparte lijst bekijken. Intrum Justitia Sverige AB pagina-7 van 31
Intrum Justitia Sverige AB pagina-8 van 31
2.3 Berichten Als u in de dossierweergave Open berichten hebt gekozen, worden de berichten weergegeven onderaan op de startpagina. Als u klikt op de rij van een dossier, worden alle onbeantwoorde berichten bij dit specifieke dossier weergegeven, en u kunt hier ook een antwoord formuleren. U kunt altijd berichten naar Intrum versturen vanaf de startpagina. Klik op de rij van een dossier. Het bericht zal weergegeven worden onderaan het scherm. Intrum Justitia Sverige AB pagina-9 van 31
Intrum Justitia Sverige AB pagina-10 van 31
2.4 Uw collega's Hier vindt u een lijst van de collega's die Intrum Web gebruiken. Om een nieuwe gebruiker aan te maken, klikt u op Nieuwe gebruiker toevoegen en vult u alle gegevens in voor u op Verzenden drukt. Intrum Justitia Sverige AB pagina-11 van 31
3 ZOEKEN NAAR DOSSIERS U kunt op verschillende manieren zoeken naar dossiers op het Web. Ofwel met Zoeken en Geavanceerd zoeken, of door favorieten te markeren in het dossieroverzicht op de startpagina. Hier vindt u een uitleg voor de verschillende manieren. 3.1 Zoeken U kunt zoeken naar dossiers in het zoekvenster, met een geheel of een gedeelte van het dossiernummer, het socialezekerheids-/registratienummer, het klantnummer, het factuurnummer of de naam. Als de zoekopdracht meer dan één resultaat oplevert, zal er een lijst worden weergegeven van de dossiers die beantwoorden aan de zoekopdracht. U kunt op een van deze dossiers klikken om er toegang toe te krijgen. Intrum Justitia Sverige AB pagina-12 van 31
3.2 Geavanceerd zoeken De pagina Geavanceerd zoeken is onderverdeeld in de volgende tabbladen: Dossier zoeken, Laatst geregistreerde zoeken, Ingetrokken dossier zoeken and In dossier zoeken naar betaling. Dossier zoeken Hier kunt u zoeken aan de hand van verschillende zoekcriteria. In Instellingen kun u kiezen welke zoekvelden er weergegeven moeten worden, en ook welke kolommen er weergegeven moeten worden in de lijst van de zoekresultaten. Een voorbeeld van de instellingen kunt u op de volgende pagina zien. Intrum Justitia Sverige AB pagina-13 van 31
Laatst geregistreerde zoeken Hier kunt u zoeken op dossiers, betalingen en crediteringen die geregistreerd werden via Intrum Web. Intrum Justitia Sverige AB pagina-14 van 31
Ingetrokken dossiers zoeken Hier kunt u zoeken naar dossiers die ingetrokken werden van Intrum Web. In de resultatenlijst worden zowel de ingetrokken dossiers weergegeven, als informatie over wie het dossier introk en om welke reden. In dossier zoeken naar betaling Op deze pagina kunt u meer dan één betaling of creditering op hetzelfde moment registreren. Vul de klantreferentie, het dossiernummer of het factuurnummer in, en specificeer of u een betaling of een creditering wilt registreren, en klik dan Zoeken. Intrum Justitia Sverige AB pagina-15 van 31
U wordt doorgestuurd naar de pagina waar betalingen geregistreerd kunnen worden. Nadat u de betaling hebt geregistreerd, wordt u opnieuw naar de zoekpagina geleid, waar u kunt zoeken naar een ander dossier om een betaling/creditering te registreren. 3.3 Favorieten op de startpagina Dossiers die wat extra toezicht vereisen, kunt u op de startpagina markeren. Door het symbool aan te klikken, kunt u nieuwe dossiers markeren of de markering van dossiers uitzetten. Intrum Justitia Sverige AB pagina-16 van 31
4 DOSSIER WEERGAVE Bovenaan in elk dossier wordt de volgende informatie weergegeven: Dossiernummer bij Intrum Justitia, Klantnummer, Oorspronkelijke en huidige hoofdsom, Dienst, Status, Registratiedatum en de Naam van de klant. Deze informatie wordt altijd weergegeven, ongeacht welk tabblad actief is. Hier vindt u ook snelkoppelingen naar de functies Betaling registreren, Notitie toevoegen en Bericht verzenden. In de dossierweergave kunt u de volgende tabbladen terugvinden: Overzicht dossier, Financiële informatie, Facturen, Berichten, Notities, Ingescande brieven, Dossier intrekken en Afdrukvoorbeeld. Intrum Justitia Sverige AB pagina-17 van 31
Op de volgende pagina's ontdekt u wat de verschillende tabbladen inhouden. 4.1 Overzicht dossier Bovenaan in het dossieroverzicht vindt u informatie over de klant, zijn socialezekerheids- /registratienummer, zijn naam en adres. Klik Informeer over wijzigingen in de contactinformatie als er wijzigingen moeten gebeuren of als er informatie moet worden toegevoegd. In het dossieroverzicht vindt u informatie over de dossierstatus, de gedetailleerde status, de laatste actie en de acties gepland door Intrum. Via de koppeling Lijst acties kunt u een lijst krijgen van alle voltooide acties in het dossier. Onderaan in het dossieroverzicht vindt u informatie over de vordering zelf, evenals het klantnummer dat door Intrum aan het dossier werd toegekend. Intrum Justitia Sverige AB pagina-18 van 31
4.2 Facturen Hier kunt u alle facturen van het dossier terugvinden. 4.3 Betaling registreren Bovenaan in het dossieroverzicht vindt u een koppeling naar Betaling registreren. Vul het bedrag en de datum in en klik dan op Registreren. Intrum Justitia Sverige AB pagina-19 van 31
4.4 Creditering registreren De koppeling Creditering registreren kunt u terugvinden op de pagina Facturen. Vul het bedrag en de datum in en klik dan op Registreren. Intrum Justitia Sverige AB pagina-20 van 31
4.5 Aanvullende factuur registreren De koppeling Aanvullende factuur registreren kunt u terugvinden op de pagina Facturen. Vul alle gegevens voor de aanvullende factuur in, en klik dan op Opslaan. Klik Factuur toevoegen indien u nog een factuur wenst toe te voegen. De geregistreerde aanvullende factuur wordt toegevoegd aan het dossier als de status van het dossier dit toestaat. Zoniet, dan wordt dit geregistreerd als een nieuw dossier. U kunt de geregistreerde aanvullende factuur volgen via Geavanceerd zoeken/laatst geregistreerd, zie 5.2 Intrum Justitia Sverige AB pagina-21 van 31
4.6 Berichten Op deze pagina wordt de berichtgeschiedenis voor het dossier weergegeven, zowel de berichten die verzonden zijn door Intrum als de berichten die naar Intrum zijn gestuurd. U kunt de informatie filteren om enkel een bepaald type berichten weer te geven. Om een nieuw bericht te verzenden naar Intrum, kunt u de snelkoppeling bovenaan in het dossier gebruiken. Intrum Justitia Sverige AB pagina-22 van 31
4.7 Notities Hier kunt u notities toevoegen aan de dossiers. Deze informatie wordt enkel getoond op Intrum Web, en kan niet door Intrum bekeken worden. U kunt deze notities ook vinden via de koppeling bovenaan de dossierpagina. Voor informatie over het verzenden van een specifiek bericht naar Intrum, zie 6.7 Ook eerdere notities over het dossier kunt u bekijken op de site. 4.8 Ingetrokken dossiers Hier kunt u dossiers intrekken. Vul de reden voor intrekking van het dossier in, en klik dan op Intrekken. Intrum Justitia Sverige AB pagina-23 van 31
Er verschijnt een controlevraag om te verifiëren of u het dossier wel degelijk wilt intrekken. Wanneer het dossier is ingetrokken, verschijnt de tekst Ingetrokken dossier bovenaan op de pagina. Het dossier zal worden ingetrokken zodra Intrum de aanvraag ontvangt. Intrum Justitia Sverige AB pagina-24 van 31
5 EEN NIEUW DOSSIER REGISTREREN In het menu bovenaan op de site vindt u Dossier registreren. Een nieuw dossier registreren gaat in verschillende stappen. Hieronder vindt u een korte uitleg. 5.1 Dienst en klantnummer Kies eerst een dienst, en dan het Intrum klantnummer. Klik Volgende. Intrum Justitia Sverige AB pagina-25 van 31
5.2 Informatie over dossier Hier kunt u de gegevens invullen van het dossier, zoals de klantreferentie (uw eigen klantnummer voor de klant), en van de vordering. Alle velden met een zijn verplicht. Klik Volgende om naar de volgende stap te gaan. 5.3 Debiteuren Hier kunt u de informatie over de debiteur invullen, zoals het socialezekerheids- /ondernemingsnummer, de naam en het adres. Als in de voorgaande stap de klantreferentie werd ingevuld, er voor dezelfde klant al eerder een dossier werd geregistreerd en er dus al een Intrum klantnummer bestaat, dan kunt u alle informatie over de klant terugvinden via het zoekveld. Als u een nieuwe debiteur moet registreren, geef dan eerst aan of het gaat om een particuliere klant of een zakelijke klant. Vul dan alle informatie in over de klant en klik op Volgende. Alle velden met een zijn verplicht. Intrum Justitia Sverige AB pagina-26 van 31
Als de vordering meer dan één debiteur betreft, klik dan op Debiteur toevoegen om de volgende debiteur aan het dossier toe te voegen. Intrum Justitia Sverige AB pagina-27 van 31
5.4 Facturen Hier vult u alle informatie in met betrekking tot de facturatie: het factuurnummer, de factuurdatum, de vervaldatum en het bedrag. Zorg ervoor dat de rentevoet overeenstemt met de factuur. Wanneer u alle informatie hebt ingevuld, klikt u op Volgende. Als de factuur volledig of gedeeltelijk werd betaald, klik dan op Betaling toevoegen. Moeten er meer facturen worden toegevoegd aan het dossier, klik dan op Nieuwe factuur toevoegen. 5.5 Meer informatie Meer informatie over het dossier, die interessant kan zijn voor Intrum, kunt u hier invullen. De informatie zal opgeslagen worden in de geschiedenis van het dossier. Sla deze stap over als u geen extra informatie wenst toe te voegen. Dit is niet verplicht. Klik Volgende. Intrum Justitia Sverige AB pagina-28 van 31
5.6 Controle van de geregistreerde dossiers Hier kunt u de toegevoegde informatie controleren. Als er wijzigingen moeten gebeuren, of als er iets moet worden toegevoegd, klik dan op Terug. Om de registratie stop te zetten, klik Verwijderen. Wanneer u alle informatie hebt toegevoegd, en het dossier is klaar voor registratie, klik dan op Bevestigen. Het dossier wordt dan naar Intrum verzonden voor registratie, en er wordt een dossiernummer aan toegekend. U kunt het dossier volgen via Geavanceerd zoeken/laatst geregistreerd, meer informatie in 5.2. Intrum Justitia Sverige AB pagina-29 van 31
6 BESTANDSOVERDRACHT Voor deze pagina is een speciale vergunning vereist. Hieronder ziet u hoe u de pagina kunt gebruiken, en hoe u bestanden via Intrum Web kunt uploaden en doorsturen. 6.1 Bestanden uploaden Klik eerst op Bestand selecteren om het bestand op te halen van uw computer. Klik dan op Uploaden om het uploaden te starten. Wanneer het bestand is geüpload, kiest u de Dienst. Vervolgens kunt u aangeven of het bestand behoort tot Nieuwe dossiers of tot Berichten, incl. betaling. Klik vervolgens op verzenden. Intrum Justitia Sverige AB pagina-30 van 31
In de lijst met geüploade documenten kunt u het ID-nummer zien dat elk bestand heeft ontvangen. 6.2 Bestanden downloaden Hier kunt u bestanden van Intrum downloaden. Klik op een bestand in de lijst om het downloaden te starten. Intrum Justitia Sverige AB pagina-31 van 31