Handleiding PNS Fin Vooraf... 2 Hoe werkt het... 2 Werkwijze... 2 Vastleggen instellingen... 3 Vrije dagen... 4 Meerdere licenties... 4 Diversen... 4 Selectie verrichtingen... 5 Scherm Bewerken selectie verrichtingen... 7 Scherm Statistiek verrichtingen... 9 Scherm Selectie declaraties... 11 Scherm Statistiek facturen... 12 Onderhoud gegevens... 14 After Sales PNS Fin 8.3... 16 Versie 8.3.1 23-03-2006 Presto Software Handleiding PNS Fin module 1/1
Vooraf Voor het gebruik van PNS Fin is Excel noodzakelijk. Hiervoor wordt een leeg Excel bestand meegeleverd, pnsfinxx.xls (xx is uw praktijkcode). Dit bestaat uit 14 werkbladen: 12 maandwerkbladen (1 per maand), 1 werkblad voor de inschrijftarieven en 1 werkblad Jaargegevens waarop de berekeningen uitgevoerd worden. Hoe werkt het Het PNS programma werkt evenals de andere PNS programma s met een licentiecode. Deze code wordt verstrekt bij aanschaf via het Orego secretariaat. Zonder licentie kunt u het programma gedurende 30 dagen gebruiken. De licentie wordt per praktijk verstrekt en kan ingevoerd worden m.b.v. het PNS licentie programma wat u in het Startmenu-PNS kunt vinden. Na het invullen van enkele basisgegevens gaat u een selectie maken van de verrichtingen uit een door u gekozen periode. Deze selectie dient als basis voor de gegevens die naar het Excelbestand geëxporteerd worden. De selectiegegevens worden, zoals gebruikelijk bij de PNS programma s, in een database opgeslagen (pnsfinxx.mdb) (xx is uw praktijkcode). De beide genoemde bestanden (de database en het Excel bestand) staan in de pns-map waar ook het programma geïnstalleerd werd. Werkwijze 1. Zorg dat u in MicroHIS ingelogd bent in uw eigen praktijk 2. Start de PNS Fin module op 3. U kunt dan eventueel eerst registreren met de ontvangen licentiecode. 4. U ziet een melding verschijnen: Indien uw eigen praktijk code 02 heeft zal er een pnsfin02.xls aangemaakt worden, etc. 5. Onderstaand scherm opent. Klik hier op de Excel drukknop links bovenaan het scherm: Handleiding PNS Fin module 2/2
Uw praktijkcode Het PNS Fin Excelbestand van praktijk 01 Het Excel bestand wordt opgestart. De maand-werkbladen worden door het PNS programma ingevuld, evenals werkblad Inschrijftarieven. In het laatste werkblad Jaargegevens moet de gebruiker in de groene velden enkele getallen invullen: het aantal werkdagen in 2006, de begrote jaar-totaalbedragen voor verrichtingen en inschrijftarieven en eventueel de aangepaste Normhonorering en Normkosten voor 2006 (nu is het voor 2005 ingevuld). De andere bedragen worden berekend = donkergele velden. Hier dus in principe niets aan veranderen. Sla de gegevens op en sluit het bestand weer af. Vastleggen instellingen Vervolgens moeten de instellingen vastgelegd worden. Ga naar het instellingenscherm met drukknop <Instellingen>. Handleiding PNS Fin module 3/3
Vrije dagen Geef aan of u op zaterdag en/of zondag normaal gesproken vrij bent Hiermee verschijnt een kalendertje; door op de datum dubbel te klikken komt deze datum in de lijst In deze lijst staan de feestdagen; een regel kunt u verwijderen door hem te selecteren en op de <Delete>toets te drukken Er wordt teruggegaan naar het startscherm De instellingen worden opgeslagen Ga met <OK> terug naar het Startscherm. Meerdere licenties Indien u meerdere praktijken in één database heeft waaruit u gegevens wilt halen heeft u meerdere licenties nodig. Deze licenties zijn bij ons verkrijgbaar. U vult deze licenties in in tabblad Licenties. Vóór het verlaten van dit scherm altijd verwerken met <Opslaan>! Diversen Indien er medewerkers in de praktijk aanwezig zijn met een einddatum (die de praktijk ondertussen verlaten hebben) zult u die wellicht in de statistiek toch mee willen nemen in de statistiek. Vink dan dit vakje in tabblad Diversen dan aan. Bij Statistiek verrichtingen kunt u de verrichtingen specificeren naar eigen huisarts van de patiënt. Hiervoor is het noodzakelijk aan te geven welke artsen eigen patiënten hebben. In principe wordt de medewerkersfunctie arts door het programma herkend als de veld Functie in het medewerkersscherm van de arts dezelfde code is als veld Code arts in het praktijkscherm. Meestal zal dit A zijn. Indien in het medewerkersscherm de arts-agb-code ingevuld is in veld VNZ medew.nr. wordt de naam van de arts in bovenstaande lijst automatisch geselecteerd. De geselecteerde namen worden door het programma gezien als artsen met eigen patiënten. U kunt in deze lijst ook andere artsen selecteren, zodat u nog e.e.a. handmatig kunt bijsturen. Zo zult u een HAIO of HIDHA willen deselecteren, ze zijn wel arts (mét AGB-code) maar zonder eigen patiënten. Handleiding PNS Fin module 4/4
Leg de gegevens vast met drukknop <Toepassen>. Met drukknop <OK> verlaat u het scherm. Selectie verrichtingen Klik in het Startscherm op <Selectie verrichtingen>. U komt in het volgende scherm. In dit scherm wordt een selectie gemaakt van de verrichtingen in een bepaalde periode. De gegevens worden overgebracht naar de PNS Fin database. Vul de beide datumvelden in, neem bijv. een maand. U kunt kiezen voor <Alleen declarabele verrichtingen>: de verrichtingen met een nul bedrag ( 0,00) worden dan niet in de selectie meegenomen. Als <Stand-alone> aangevinkt is, dan gaat de selectie sneller, maar andere gebruikers moeten wachten, de MicroHIS database wordt exclusief geopend. De volgende tarieven worden dan geselecteerd: o Inschrijftarieven: de CTG-codes 11xyz o Basistarieven: de CTG-codes 12xy o RIZ tarieven: de CTG-codes 13xyz o M&I tarieven: de CTG-codes 14xyz o Overige tarieven: de andere codes (bijv. 95xyz) Kies de eerste maal voor Basistarieven, RIZ tarieven en M&I tarieven (+ eventueel Overige tarieven) door de betreffende regels aan te klikken. Handleiding PNS Fin module 5/5
Klik op <Start selectie>. De selectie gaat lopen en de velden worden geleidelijk aan gevuld met gegevens. Als de selectie klaar wordt de vraag gesteld <Gereed met selectie. Wilt u de gegevens direct naar Excel exporteren?>. Beantwoordt deze vraag met <Ja>. Na enige tijd (seconden) zal Excel openen en worden de gegevens van de selectie in de Excel werkbladen geplaatst. Deze laatste bewerkingen kunnen ook handmatig in scherm Bewerken selectie wat te bereiken is via drukknop <Bewerken selectie>. Als in de lijst de regel Inschrijftarieven aangeklikt wordt dan komt de uitklaplijst links hiervan beschikbaar waar u een kwartaal kunt kiezen. Bij keuze van één van de vier regels worden de desbetreffende data ingevuld, zijnde de eerste dag van het kwartaal. Op een andere dag dan de eerste dag van het kwartaal kunt u dus geen selectie maken van de inschrijftarieven! Met drukknop <Toon selectie> kunt u de selectie inzien in tabelvorm. Door op de header van de kolom te klikken kunt u de tabel sorteren op dat betreffende veld. Bij nogmaals klikken wordt de sortering omgekeerd (dus van hoog naar laag). Handleiding PNS Fin module 6/6
Scherm Bewerken selectie verrichtingen U kunt in dit scherm een sub-selectie maken van de verrichtingen (op periode) en deze als telling exporteren naar het Excel bestand of de volledige gegevens exporteren naar een Excel werkblad. De selectiegegevens worden n.l. bewaard, over een heel jaar dus (alle selecties samen). Als u gegevens van een bepaalde periode wilt zien kan dat in dit scherm. De datumvelden worden overgenomen uit het vorige scherm, evenals de Soort selectie. Met <Maak sub-selectie> worden de gegevens van de periode in de datumvelden overgebracht naar een nieuwe tabel VerrichtingenSelectie. De selectie kunt u eventueel inzien met <Toon sub-selectie>. Daarna kunnen de gegevens van deze subselectie naar Excel via <Telling naar Excel>. De gegevens worden dan automatisch in de Excel werkbladen geplaatst en de berekende velden worden aangepast. Als u in de lijst de regel Inschrijftarieven aanklikt dan komt de uitklaplijst beschikbaar waar het kwartaal aangeklikt kan worden. De datum wordt dan op de eerste dag van het kwartaal gezet, de systeemdatum waarop de inschrijfverrichtingen aangemaakt worden. Let op: Bij het wegschrijven naar Excel is het van belang dat er geen ander Excel bestand open mag staan, dan komt er een foutmelding. PnsFin.xls, het eigen Excel bestand mag wel geopend zijn. Met <Sub-selectie naar Excel> worden de gegevens (dus niet de telling!) uit de selectietabel in een Excel werkblad geplaatst. Dit gaat via een nieuw scherm: Handleiding PNS Fin module 7/7
In het bovenste veld staat de naam van de PNS Fin database, achter Tabellen de twee tabellen waar het om gaat: Verrichtingen = het volledige bestand, VerrichtingenSelectie is de subselectie. Meestal zal het om de laatste tabel gaan. In de rechter lijst staan de velden. Eventueel kan er een sub-sub-selectie gekopiëerd worden naar Excel, in dat geval kunt u achter Veld bevat een tekst intypen, bijv. code verrichting of bedrag. Alleen de records die voldoen aan het ingegeven woord worden dan meegenomen. Als hier niets ingevuld wordt dan gaat de gehele tabel naar Excel. Achter Naam Excel Werkblad moet de naam van het werkblad ingevuld worden waar de gegevens heen gaan. Let op: als het werkblad al bestaat komt er een foutmelding en loopt de procedure soms vast. Voordat de export plaatsvindt moet u de naam van het Excelbestand nog aangeven waarin de gegevens terecht moeten komen, in principe is dit pnsfin01.xls (als uw praktijkcode 01 is), maar u kunt ook een ander bestand aangeven. Als het Excel-bestand nog niet bestaat wordt het eerst aangemaakt. Bij openen van het Excelbestand zult u zien dat de datumvelden ## bevatten: Dit komt omdat de kolommen te smal zijn, u kunt dat corrigeren door de kolomheader breder te maken. Van de kolom TijdstipVerrichting moeten de celeigenschappen nog op Tijd en uu:mm:ss gezet worden door op de header met de rechter muisknop te klikken. Handleiding PNS Fin module 8/8
Scherm Statistiek verrichtingen Je komt hier vanuit het startscherm met drukknop <Statistiek verrichtingen>. In kader Criteria vindt u de volgende elementen: o Datum vanaf en tot en met: invullen o Type tarieven: betreffende tarieven aanklikken o Aankruisvakje 0-waarden tonen: als dit niet aangevinkt is worden de resultaten van verrichtingen of medewerkers die een nul-resultaat hebben niet getoond o Aankruisvakje Alleen POH-verrichtingen: als dit aangeklikt wordt dan worden in de lijst alleen de POH-verrichtingen voorgeselecteerd o Lijst medewerkers: alle medewerkers uit de praktijk o Drukknop : wisselen tussen alle regels selecteren of alle regels niet selecteren o Drukknop A of D: bij klikken op A worden alleen de artsen geselecteerd; bij klikken op D alle medewerkers die geen arts zijn. Handleiding PNS Fin module 9/9
In de linker lijst Selecteer verrichting staan de verrichtingen uit de MicroHIS-tabel Verrichtingen Basisverzekering. Door één van de regels in de lijst in kader Criteria aan te klikken worden de desbetreffende verrichtingen geselecteerd. In bovenstaande schermafdruk zijn de verrichtingen behorend bij de Basistarieven geselecteerd. U kunt deze selectie aanpassen door een regel aan te klikken. Gebruik de Control-toets voor meerdere selecties. Geef de periode aan waarbinnen de selectie moet vallen (datum staat standaard op vandaag). Met <Tel geselecteerde verrichtingen> worden de geselecteerde verrichtingen volgens de criteria geteld en de telling komt in de rechter lijst terecht. Met <Maak sub-selectie> worden de bijbehorende patiënten in een lijst gezet die met <Toon selectie> bekeken kan worden. Tevens wordt er per medewerker geteld waarvan de gegevens in de lijsten rechts op het scherm terecht komen: o Lijst door medewerker: geeft antwoord op de vraag wie heeft wat gedaan? o Lijst van huisarts: geeft antwoord op de vraag bij welke artsen horen de patiënten in de lijst? In deze lijst staan alleen de aty Nadat een selectie gedaan is worden de regels in deze lijst automatisch geselecteerd. Met de knoppen kunnen deze geselecteerde regels naar het klembord gekopiëerd worden. Door de gegevens van het klembord in een Excel werkblad te plaatsen worden deze netjes met een tab-gescheiden geplakt en kan er naar behoeven een grafiek van gemaakt worden. U zult zich eventueel hierin moeten bekwamen. Handleiding PNS Fin module 10/10
Met <Sub-selectie naar Excel> worden de patiënten + verrichtinggegevens naar een werkblad in Excel weggeschreven voor verdere bewerking (voor experts, zie ook onder onderdeel Bewerken selectie). Scherm Selectie declaraties U maakt hier een selectie van aangemaakte facturen.. Werkwijze. 1. Vul de juiste periode in. Standaard is hier ingevuld de periode van de laatste selectie die u gemaakt heeft. 2. Klik op <Declaratierun> Handleiding PNS Fin module 11/11
De lijst op het scherm wordt gevuld met de declaratieruns uit de gekozen periode. De velden Eerste factuur en Laatste factuur worden gevuld. 3. Klik op <Facturen>. De facturen binnen de aangegeven periode worden uit de MicroHIS database geselecteerd. 4. Via knop <Toon Selectie> worden de facturen getoond. Onderaan het scherm ziet u de totalen van de diversen kolommen. Als u op een regel uit de lijst declaratieruns dubbelklikt wordt u gevraagd of u van de betreffende declaratierun een overzicht wilt maken ( welke facturen zitten er in deze declaratierun? ). De data worden dan aangepast en de selectie wordt vervolgens gemaakt. De laatst gemaakte selectie wordt bewaard voor scherm Statistiek facturen. Scherm Statistiek facturen In dit scherm kunt u de status van de geselecteerde facturen inzien aan de hand van diverse selectiecriteria: o Periode o Factuurnummer o Betaler o Betaalwijze o Openstaand/betaald Let op: basis van dit scherm is de inhoud van de laatst gemaakte selectie in scherm Selectie facturen. De velden datum en eerste/laatste factuur worden uit de laatste selectie gehaald. U kunt hier deze gegevens nog wijzigen maar uiteraard heeft het geen zin de velden te wijzigen buiten de inhoud van de selectie (bijv. veld Datum start een eerdere datum geven). Handleiding PNS Fin module 12/12
Werkwijze 1. Kies uw criteria: o Met een vinkje in Stand-alone gaat de selectie sneller o U kunt binnen de aangegeven periode eventueel de facturen van één bepaalde betaler tonen, op te zoeken via <Betaler>. o Als er op de facturen reeds afgeboekt is kan er een betaalwijze uit de lijst geselecteerd worden; Standaard staat de betaalwijze op *** (= alle facturen). o Als Openstaande posten aangevinkt is worden de facturen die nog niet (geheel) betaald zijn in de selectie meegenomen. o Als Openstaande posten aangevinkt is worden de facturen die nog geheel betaald zijn in de selectie meegenomen. 2. Klik op <Maak sub-selectie>. De selectie wordt dan getoond: U kunt de regels naar wens uitklappen: U ziet dan de boekingen op de betreffende factuur. Indien u dit wenst kunt u met drukknop <Lijst uitklappen> ook de gehele lijst in één keer uitklappen en weer terug inklappen. In onderstaande figuur een subselectie van het CZ. Met drukknop <Sub-selectie naar Excel> wordt de selectie naar Excel geëxporteerd. Voor werkwijze zie Hoofdstuk Scherm Bewerken selectie verrichtingen. Handleiding PNS Fin module 13/13
Onderhoud gegevens Het PNS programma heeft ook een onderhoudsfunctie, te bereiken vanuit het startscherm via drukknop <Onderhoud>. U kunt hier de gegevens uit de selectietabellen geheel of gedeeltelijk verwijderen. Ook hier weer de mogelijkheid van keuze tussen tabel Verrichtingen (de gehele selectie) en tabel VerrichtingenSelectie (sub-selectie) als tabel Facturen en FacturenSelectie. Werkwijze De gehele geselecteerde tabel wordt leeggemaakt. U kunt ook een gedeelte van de tabel verwijderen. Dit geeft u aan door een van de velden aan te klikken en vervolgens achter Veld bevat aan te geven wanneer het record verwijderd kan worden. Als u bijvoorbeeld alle verrichtingen van patientnummer 1000 wilt verwijderen uit de selectie dan klikt u in de lijst IdentPat aan en achter Veld bevat typt u 1000. Vervolgens worden met <Wis deel selectie> alle verrichtingen van de patient met patientnummer 1000 verwijderd. Indien veld DatumVerrichting aangeklikt wordt, dan komt er een tweede invulveld beschikbaar om aan te kunnen geven vanaf / tot en met. Met Exact eventueel de exacte matching van de tekst. Op deze wijze kan de database opgeschoond worden. Ook kan het gebruikt worden om alvorens een sub-selectie te exporteren naar Excel deze te bewerken. Knop <Export tbv PNS> is alleen beschikbaar indien in de uitklaplijst bovenaan het scherm tabel Verrichtingen of VerrichtingenSelectie geselecteerd is. U kunt hiermee een bestand aanmaken wat u kunt inlezen in scherm SYS_TAB_01 in de PNS Selectie module en met deze selectie de gebruikelijke bewerkingen doen. Handleiding PNS Fin module 14/14
De gehele PNS Fin database wordt leeggemaakt om met een schone lei te beginnen. Het Excelbestand wordt opnieuw aangemaakt. De PNS Fin database wordt opnieuw aangemaakt (gaat dus verder dan <Wis gehele database>. De geselecteerde selectie wordt in tabelvorm getoond. Handleiding PNS Fin module 15/15
After Sales PNS Fin 8.3 We zijn geïnteresseerd in problemen welke u bij het gebruik van het programma bent tegengekomen. Gebruik a.u.b. dit formulier ook voor foutmeldingen. S.v.p. duidelijk schrijven. Naam Contactpersoon Adres Postcode Woonplaats Telefoon Fax Email Fouten bij installatie Fouten in programma Opmerkingen/Wensen Zend of fax dit formulier aan: Presto Software v.o.f. Ringbaan Oost 240-40 5018 HC Tilburg fax (013) 535 13 46 Handleiding PNS Fin module 16/16