AAN DE AGENDACOMMISSIE Agenda: 27-10-2016 Franeker, 16-9-2016 Onderwerp Huisvesting Waadhoeke Portefeuillehouder Burgemeester E. van Zuijlen Doel Passende huisvesting te organiseren en realiseren voor de nieuwe gemeentelijke organisatie Waadhoeke. Met inachtneming van het vastgestelde dienstverleningsconcept en de managementfilosofie en hoofdstructuur. Deze huisvesting moet gereed zijn op 1 januari 2018, om vervolgens als één organisatie de deuren te openen. Samenvatting De stuurgroep heeft als opdracht meegekregen om een plan op te stellen met passende huisvesting voor de nieuwe gemeentelijke organisatie Waadhoeke. Dit huisvestingsplan treft u aan in bijlage 1. Het plan is vertaald in een beslisdocument voor de vier betrokken gemeenteraden. Dit document ligt nu aan u voor. Na het raadsbesluit moet het huisvestingsplan vervolgens worden uitgevoerd en geïmplementeerd. Voorstel 1. Het bijgevoegde huisvestingsplan Waadhoeke te onderschrijven. 2. De gemeenteraad van Franekeradeel stelt een krediet beschikbaar van 6.600.000 (excl. BTW), voor de structurele huisvesting en 500.000 (excl. BTW) voor de tijdelijke huisvesting. 3. Akkoord te gaan met het zoeken van een alternatieve bestemming voor de gemeentehuizen van Menameradiel en het Bildt. 4. Als dekking 2.500.000 beschikbaar te stellen, ten laste van de herindelingsbijdrage. *F16.202582* F16.202582 1 / 8
AAN DE RAAD Agenda: 27-10-2016 Franeker, 16-9-2016 Onderwerp Huisvesting Waadhoeke Portefeuillehouder Burgemeester E. van Zuijlen Samenvatting De stuurgroep heeft als opdracht meegekregen om een plan op te stellen met passende huisvesting voor de nieuwe gemeentelijke organisatie Waadhoeke. Dit huisvestingsplan treft u aan in bijlage 1. Het plan is vertaald in een beslisdocument voor de vier betrokken gemeenteraden. Dit document ligt nu aan u voor. Na het raadsbesluit moet het huisvestingsplan vervolgens worden uitgevoerd en geïmplementeerd. Voorstel 1. Het bijgevoegde huisvestingsplan Waadhoeke te onderschrijven. 2. De gemeenteraad van Franekeradeel stelt een krediet beschikbaar van 6.600.000 (excl. BTW), voor de structurele huisvesting en 500.000 (excl. BTW) voor de tijdelijke huisvesting. 3. Akkoord te gaan met het zoeken van een alternatieve bestemming voor de gemeentehuizen van Menameradiel en het Bildt. 4. Als dekking 2.500.000 beschikbaar te stellen, ten laste van de herindelingsbijdrage. 1. Inleiding 1.1. Aanleiding De gemeenten Franekeradeel, het Bildt, Menameradiel en vier dorpen van Littenseradiel fuseren op 1 januari 2018 tot de nieuwe gemeente Waadhoeke. Een nieuwe gemeente met 47.000 inwoners, 42 dorpen en buurtschappen en één stad. Waadhoeke wordt een gemeente die dichtbij de mensen staat. Met korte lijnen naar het bestuur en de dienstverlening dichtbij. Dit is vertaald in de organisatiekaders, besturingsfilosofie, managementfilosofie + hoofdstructuur en het dienstverleningsconcept. Passende huisvesting ondersteunt de nieuwe organisatie bij het behalen van haar doelen. Het huisvestingsplan treft u aan als bijlage 1. De nieuwe gemeente Waadhoeke wil op 1 januari 2018 als één organisatie haar deuren openen. 1.2. Doelstelling De stuurgroep heeft als opdracht meegekregen om een plan op te stellen met passende huisvesting voor de nieuwe gemeentelijke organisatie Waadhoeke. Dit huisvestingsplan treft u aan in bijlage 1. Het plan is vertaald in een beslisdocument voor de vier betrokken gemeenteraden. Dit document ligt nu aan u voor. Besluitvorming in de gemeenteraden over het huisvestingsplan Waadhoeke vindt plaats in oktober 2016. Na het raadsbesluit moet het huisvestingsplan vervolgens worden uitgevoerd en geïmplementeerd. F16.202582 2 / 8
Diverse beleids- en visiedocumenten zoals de beschikbaar gestelde documenten Herindelingsontwerp annex advies, Nabij Besturen, Dienstverlening: Persoonlijk, dichtbij en online en Managementfilosofie en Hoofdstructuur gemeente Waadhoeke zijn de basis geweest voor het onderzoek. Deze uitgangspunten zijn aangevuld met formatie-, huisvestingen financiële overzichten en inzichten in wensen en eisen vanuit diverse betrokkenen werkgroepen. De volgende kaders zijn meegegeven: Rekening houden met een Formatie van 224 fte, Gebiedsteam van 51 fte en 30 fte tijdelijke medewerkers (inhuur, stagiairs en afstudeerders). Buitendienst (44 fte) wordt bij voorkeur in de huidige vorm in stand gehouden. Aandacht voor gecoördineerd flexwerken. Franeker wordt de hoofdplaats. Op 1 januari 2018 opent de nieuwe gemeente Waadhoeke haar deuren. De verschillende organisaties zijn dan ambtelijk samengevoegd. Voor de burger moet de nieuwe dienstverlening net zo makkelijk beschikbaar zijn als nu. Dat betekent dat dienstverlening laagdrempelig/toegankelijk is en dichtbij wordt georganiseerd via alle mogelijke kanalen. De Gebiedsteams in het sociale domein vormen de schakel tussen de gebieden en de ambtelijke organisatie. Belangrijke aandachtspunten voor het huisvestingsplan zijn tijd, zorgvuldigheid en uitlegbaarheid (en aandacht voor eventueel leegkomende gebouwen). Op het terrein van het Sociale Domein hebben de gemeenteraden reeds besloten om in de fusiedocumenten het advies op te nemen aan de nieuw te vormen gemeente Waadhoeke om per 1 januari 2020 het Sociale Domein onder directe gemeentelijke sturing te brengen en in de verdere opbouw van de nieuwe gemeentelijke organisatie hiermee rekening te houden. In het huisvestingplan is rekening gehouden met deze scenario s. 1.3. Proces aanpak In april 2016 is gestart met het huisvestingsonderzoek. De opdracht is zorgvuldig geanalyseerd en uitgewerkt in een Plan van Aanpak om te komen tot de realisatie van de opdracht. Dit Plan van Aanpak is op 10 mei vastgesteld door zowel de project- als stuurgroep. Vervolgens zijn de volgende stappen doorlopen: Vanuit beleids- en visie documenten naar uitgangspunten voor de nieuwe huisvesting Inventariseren huidige situatie Ruimte behoefte bepalen op basis van de uitgangspunten voor de nieuwe huisvesting Mogelijke scenario s bepalen die passen binnen de beleids- en visie documenten Criteria bepalen ten behoeve van eliminatie en beoordeling Eliminatie en beoordeling van de scenario s Op basis van de resultaten voorkeur scenario s bepalen Meer in detail doorrekenen van de voorkeur scenario s Verdere uitwerking voorkeur scenario s in het huisvestingsplan Vertaling van het huisvestingsplan naar een beslisdocument voor gemeenteraden Het onderzoek, de stappen die daarin zijn gezet en het uiteindelijke voorstel zijn besproken met verschillende betrokkenen: Projectgroep Portefeuillehouders F16.202582 3 / 8
Stuurgroep Werkgroep Huisvesting Raad en Griffie Herindelingscommissie BOR Vijf personeelsbijeenkomsten 2. Meetbaar effect Doel is passende huisvesting te organiseren en realiseren voor de nieuwe gemeentelijke organisatie Waadhoeke. Met inachtneming van het vastgestelde dienstverleningsconcept en de managementfilosofie + hoofdstructuur. Deze huisvesting moet gereed zijn op 1 januari 2018, om vervolgens als één organisatie de deuren te openen. 3. Argumenten Dit voorstel is gebaseerd op de volgende argumenten: 1.1 Het huisvestingsplan Waadhoeke beschrijft de benodigde huisvesting voor de nieuwe organisatie. In dit plan zijn de kaders beschreven voor de huisvesting van de nieuwe organisatie zodat per 1-1-2018 de gemeente Waadhoeke als één organisatie haar deuren kan openen. Het plan biedt een unieke kans aan de nieuwe gemeente Waadhoeke om op tijd de huisvesting in één keer goed centraal te organiseren voor de langere termijn. Iedereen bij elkaar bevordert samenhang en samenwerken, is efficiënt en een goed begin om te komen tot een gezamenlijke cultuur. De Bijzondere Ondernemingsraad heeft in een brief, gericht aan de gemeenteraden en colleges van B&W, laten weten dat zij de voorgestelde richting van harte ondersteunen. Deze brief is als bijlage bij dit advies gevoegd. 2.1 Voor het realiseren van de huisvesting is krediet nodig. Dit krediet is noodzakelijk om passende huisvesting voor de nieuwe organisatie voor de langere termijn te realiseren. Hiermee kan de nieuwe gemeente Waadhoeke op 1 januari 2018 als één organisatie haar deuren openen. Voor de medewerkers van de gemeente Franekeradeel moet tijdelijke huisvesting worden gefaciliteerd, zodat werkzaamheden van de gemeente en de bouwwerkzaamheden ongehinderd kunnen plaatsvinden. 2.2 Franekeradeel stelt het krediet beschikbaar, de andere gemeenten stemmen hiermee in. De investering kan maar bij één gemeente op de balans staan. Het ligt voor de hand dat dit Franekeradeel moet zijn. De consequentie is wel, dat er geen sluitende begroting meer is voor Franekeradeel. Bij het consolideren naar één Waadhoekebegroting is dit niet meer van toepassing. Vanuit het Arhi-toezicht dienen de begrotingswijzigingen door de overige herindelingsgemeenten (Menameradiel, Het Bildt en Littenseradiel) te worden goedgekeurd. Met het goedkeuren van dit raadsvoorstel wordt hier in principe al aan voldaan. 3.1 Voor de huidige gemeentehuizen van Menameradiel en het Bildt moet een andere bestemming worden gezocht. F16.202582 4 / 8
Leegstand is niet wenselijk vanuit leefbaarheid en financieel oogpunt. Verschillende herbestemmings- en herontwikkelingsmogelijkheden zijn denkbaar. De drie locaties bieden mogelijkheden, al zijn die verschillend per gemeentehuis. Hiervoor is echter wel nader onderzoek nodig. 4.1 De financiële dekking is uitgewerkt onder de kop financiën verderop in dit voorstel. 4. Kanttekening De volgende kostenposten zijn niet meegenomen in het huisvestingsplan en de bijbehorende raming: Beperkingen in de BTW verrekening. Investeringen in gebouwen worden 10 jaar gevolgd, afhankelijk van de verdeling van de werkzaamheden in belaste/onbelaste activiteiten (in de nieuwe organisatie) is een gedeelte (naar verwachting 6% tot 10%) van de BTW niet aftrekbaar. Het nadelig effect hiervan wordt ingeschat op maximaal 9.000 structureel per jaar. Gezien de lopende discussie over het concept Anders Werken, Veiligheid en Duurzaamheid zijn voor het huisvestingsplan en de bijbehorende kredietaanvraag de op dit ogenblik bekende en noodzakelijke zaken mee genomen. Tot nu toe is geen rekening gehouden met extra duurzaamheidsmaatregelen: nader te bepalen. Als uitgangspunt kan worden aangehouden dat eventuele investeringen in duurzaamheid zichzelf moeten terugverdienen door middel van lagere exploitatielasten. 5. Aanpak/organisatie Na vaststelling door de gemeenteraden zal de huisvesting worden gerealiseerd conform het huisvestingsplan. 6. Evaluatie/Controle door beslisser Over de stand van zaken m.b.t. de realisatie van de huisvesting wordt tijdens de vergaderingen van de herindelingscommissie gerapporteerd. 7. a: Burgerparticipatie Het instrument burgerparticipatie is hierbij nog niet van toepassing. b: Communicatie Na het besluit van de gemeenteraden zal een gezamenlijk persbericht worden verzonden. Het personeel zal aansluitend worden geïnformeerd via de gebruikelijke kanalen, zoals intranet. Bij de verdere uitwerking van het plan en in het ontwerp zullen medewerkers, college en vertegenwoordigers van de raden (werkgroep Huisvesting Raad en Griffie) worden betrokken. F16.202582 5 / 8
c. Duurzaamheid Er wordt nog onderzoek verricht naar de mogelijkheden om het huisvestingsplan te verduurzamen. 8. Financiën Investering De investering van 6,6 miljoen (excl. BTW) levert een jaarlijkse kapitaallast op van 441.000. Door de inzet van 2,0 miljoen uit de herindelingsbijdrage in een dekkingsreserve worden deze kapitaallasten verlaagd met 130.000. Getotaliseerd met andere toekomstige exploitatievoordelen wordt een besparing op de structurele huisvestingskosten verwacht van 414.000. Tijdelijke huisvesting De kosten van de tijdelijke huisvesting ad. 500.000 worden volgens voorstel volledig gedekt uit de herindelingsbijdrage. De beschikking over de herindelingsbijdrage komt hiermee op 2,5 miljoen. In tabelvorm ziet het er dan als volgt uit: Exploitatievoordeel huisvesting Wegvallende panden (3) 512.000 Efficiencyvoordeel personeel 300.000 Inzet herindelingsbijdrage ( 2 miljoen) 130.000 Totaal 942.000 Exploitatienadeel huisvesting Investering ver- en nieuwbouw 6,6 mln 441.000 Extra exploitatielasten 52.000 Huisvesting gebiedsteams 35.000 Totaal 528.000 Positief saldo huisvestingslasten 414.000 Tijdelijke huisvesting Franekeradeel 500.000 Dekking herindelingsbijdrage 500.000 Het hierboven gepresenteerde positieve saldo huisvestingslasten wordt per 2018 gerealiseerd in de nieuwe begroting Waadhoeke. Dit betekent dat Franekeradeel te maken heeft met een budgettair nadeel van 311.000 ( 441.000-130.000). 9. Juridische grondslag Wet Arhi F16.202582 6 / 8
10. Bijlagen Bijlage 1: Huisvestingsplan (Corsanummer: <XX.XXXXXX>) Bijlage 2: Brief van de BOR m.b.t. huisvesting gemeente Waadhoeke Burgemeester en wethouders van, burgemeester, secretaris F16.202582 7 / 8
NR.: F16.202582 De raad van de gemeente Gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van van ; gelet op artikel - van de Wet Arhi. B E S L U I T 1. Het bijgevoegde huisvestingsplan Waadhoeke te onderschrijven. 2. De gemeenteraad van Franekeradeel stelt een krediet beschikbaar van 6.600.000 (excl. BTW), voor de structurele huisvesting en 500.000 (excl. BTW) voor de tijdelijke huisvesting. 3. Akkoord te gaan met het zoeken van een alternatieve bestemming voor de gemeentehuizen van Menameradiel en het Bildt. 4. Als dekking 2.500.000 beschikbaar te stellen, ten laste van de herindelingsbijdrage. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 27-10-2016,, voorzitter, griffier F16.202582 8 / 8