RAADSVOORSTEL Rv. nr.: B&W-besluit d.d.: 8 september 2009 B&W-besluit nr.:

Transcriptie

1 RAADSVOORSTEL Rv. nr.: B&W-besluit d.d.: 8 september 2009 B&W-besluit nr.: Naam programma +onderdeel: Bestuur en Dienstverlening Onderwerp: Voorbereidingskrediet verbouwing Stadsbouwhuis Aanleiding: Het Rijk ziet naast een betere dienstverlening ook efficiencywinst in de samenwerking tussen de gemeente en het UWV Werkbedrijf. Deze wettelijke verplichting is doorvertaald naar een structurele korting op de algemene uitkering die oploopt naar vanaf Elk vertraging in de realisatie van een locatie werk en inkomen kost dus geld omdat de besparing slechts gerealiseerd kan worden in een gezamenlijke huisvesting. Doel: Zo spoedig mogelijk het project Verbouwing Stadsbouwhuis te starten, zodat begin 2010 aan de Raad een uitvoeringsbesluit kan worden voorgelegd. Kader: Al een aantal jaren is de gemeente Leiden in overleg met CWI en UWV over de realisatie van een bedrijfsverzamelgebouw als uitvloeisel van de wet Structuur uitvoering werk en inkomen (SUWI). De gemeente en het Werkbedrijf UWV zijn verplicht hun diensten te bundelen en integraal fysiek aan te bieden in een gezamenlijke ruimte, zodat inkomen- en werkzoekenden en werkgevers ook één ingang hebben. Het Stadsbouwhuis is de uiteindelijke locatie geworden. Hierover hebben wij u per brief d.d 29 mei jl. (Verbouwing en inrichting Stadsbouwhuis, DIV ) reeds uitgebreid geïnformeerd. Sinds die tijd zijn de volgende stappen gezet. In juni zijn een projectmanager en een assistent projectmanager aangesteld. In de periode juliaugustus-september is de projectgroep gestart met het uitwerken van het dienstverleningsconcept voor het LWI en CWI, is het Programma van Eisen opgesteld en wordt een vlekkenplan opgesteld. De procedure voor de selectie van een architect, installatieadviseur, akoestisch adviseur en constructeur vinden momenteel plaats. In maart 2010 zal het voormalige Belastingkantoor in gebruik worden genomen waarop de voorbereiding van de verbouwing van het Stadsbouwhuis een aanvang zal nemen. Overwegingen: In het verleden zijn er meer locaties aan de orde geweest. Het betreft de zogenaamde u-bocht bij de Schipholweg waar nu het Achmea-kantoor wordt gerealiseerd en het voormalig Rijksbelastingkantoor aan de andere zijde van het NC-station. Beide locaties zijn uiteindelijk om financiële redenen afgevallen. Financiën: De kosten van het voorbereidingskrediet van zullen meegenomen worden in het definitieve uitvoeringsbesluit. De kapitaallasten passen binnen de financiële uitgangspunten zoals besloten in het

2 plan met betrekking tot de verbouwing van het Stadsbouwhuis t.b.v. inhuizing van de locatie voor werk en inkomen (LWI) en het Klant Contact Centrum (KCC). Hierover heeft het college (B&W ) in april jl. reeds een besluit genomen. Het voorbereidingskrediet komt voort uit het totale beschikbare krediet voor de verbouwing van het Stadsbouwhuis, te weten 4,4 miljoen inclusief de bijdrage UWV. Evaluatie: Niet van toepassing. Bijgevoegde informatie: Planning. RAADSBESLUIT De raad van de gemeente Leiden: Gezien het voorstel van burgemeester en wethouders (raadsvoorstel ), mede gezien het advies van de commissie BESLUIT: 1. Een voorbereidingskrediet voor projectmanagementkosten voor het project Verbouwing Stadsbouwhuis KCC beschikbaar te stellen van ,- Gedaan in de openbare raadsvergadering van 3 december 2009, de Griffier, de Voorzitter, Dit voorstel is ongewijzigd vastgesteld op 3 december 2009.

3 TECHNISCHE INFORMATIE Opsteller: Wim Veldhuisen Organisatieonderdeel: JFD Telefoon: Verantwoordelijk portefeuillehouder: dhr. M. Witteman, wethouder Economie en Sport Communicatie: niet relevant

4 Bijgevoegde informatie: ADVIES PRESIDIUM Doel: Behandelingsvoorstel: Opmerkingen/aandachtspunten:

5 B&W.nr , d.d. 22 september 2009 B&W-Aanbiedingsformulier Onderwerp Voorbereidingskrediet verbouwing Stadsbouwhuis BESLUITEN Behoudens advies van de commissie De Raad voor te stellen: 1) een voorbereidingskrediet voor projectmanagementkosten voor het project Verbouwing Stadsbouwhuis KCC beschikbaar te stellen van ; 2) het voorbereidingskrediet te betrekken bij de definitieve beschikbaarstelling van het totale krediet voor de verbouwing van het Stadsbouwhuis. Samenvatting In het voorjaar van 2009 is er besluitvorming geweest inzake een uitwerking van het plan met betrekking tot de verbouwing van het Stadsbouwhuis t.b.v. inhuizing van de locatie voor werk en inkomen (LWI) en het Klant Contact Centrum (KCC). De voorbereiding is nu van start gegaan. Naast de kosten van de projectleiding- en ondersteuning zijn er tevens kosten gemaakt voor een haalbaarheidsonderzoek door een extern bureau om meer zekerheid te krijgen over de benodigde totale investering. Aan de raad zal worden verzocht om een voorbereidingskrediet ter beschikking te stellen.

6 Retouradres: Postbus 9100, 2300 PC Leiden Aan de gemeenteraad Bezoekadres Postadres Telefoon Website Gemeente Leiden Stadhuis Stadhuisplein 1 Postbus PC Leiden sleutel@leiden.nl Datum 22 september 2009 Contactpersoon Jan Landkroon Ons kenmerk Doorkiesnummer 5838 Onderwerp Verbouwing en inrichting Stadsbouwhuis Geachte raad, Bij onze laatste brief aan uw Raad betreffende de verbouwing en inrichting van het voormalig Belastingkantoor d.d. 15 april j.l. kenmerk DIV informeerden wij u over het feit dat het Stadsbouwhuis in beeld was gekomen als plek voor de vestiging van een locatie voor werk en inkomen (LWI) en een gemeentelijk Klant Contact Centrum (KCC). Door de aanwezigheid van een groot atrium lijkt dit gebouw op het eerste gezicht eenvoudig in te richten voor front office functies. In dit plan zullen de back-office functies van het taakveld werk en inkomen ook naar het Stadsbouwhuis verhuizen. Voor het v.m. Belastingkantoor zou dit betekenen dat het gebouw op korte termijn geschikt gemaakt wordt voor uitsluitend onze eigen ambtelijke organisatie, waaronder een groot deel van de back-office functies die nu in het Stadsbouwhuis zijn ondergebracht. Wij streven ernaar om tijdens uw vergadering van juli a.s een voorstel aan u voor te leggen inzake een aanvullend krediet voor de verbouwing van het v.m. Belastingkantoor. Er is daarna in februari j.l. een opdracht verstrekt aan het adviesbureau PRC om een haalbaarheidsonderzoek voor het Stadsbouwhuis uit te voeren. Het doel was om te onderzoeken of het LWI en het KCC op de begane grond van het Stadsbouwhuis kunnen worden ingepast. Naast de fysieke inpassing van de onderdelen is gekeken naar de bouwkundige, installatietechnische en akoestische maatregelen die getroffen moeten worden om een goede huisvesting te waarborgen en tevens naar de middelen die daarvoor nodig zijn. De verdiepingen worden niet in het verbouwingsplan meegenomen. De conclusie van dit onderzoek heeft inmiddels aangetoond dat zo n verbouwing van het Stadsbouwhuis financieel haalbaar lijkt te zijn. Nadere uitwerking is uiteraard nog wel nodig. Inclusief: een raming van de kosten voor de verplaatsingskosten kantine en keuken ad 0,4 mln een post niet-compensabele BTW ad een post voor onvoorzien ad 0,9 mln Dit brengt ons op een totaal van 4,4 mln. Daarin is niet inbegrepen:

7 een kleine post voor ICT ad ; het overige, de bekabeling, zit wel in de raming; hiervoor kan worden geput uit een bestaand gemeentebreed ICT-krediet. De p.c. s en de overige kantooruitrusting worden meegenomen vanaf de huidige werkplek. de verhuiskosten. Een globale raming hiervoor komt op 0,1 mln voor de reguliere verhuizingen (alleen de inplaatsende beweging wordt gerekend) en een bijkomende post ad 0,05 mln vanwege de verhuizing van de zware archiefkasten, derhalve samen 0,15 mln. Wij benadrukken dat de verbouwing van het Stadsbouwhuis een budgetneutrale operatie moet zijn. Dat is ook mogelijk door de extra opbrengsten uit verhuur aan het UWV werkbedrijf aan te merken als dekkingsmiddel voor de investering. Over vaststelling van de definitieve huursom wachten wij nog op de instemming van het UWV maar op grond van het bestuurlijk overleg tot nu toe verwachten wij op dit punt geen problemen meer. Voor het overige kan de dekking worden gevonden binnen de bestaande huisvestingsbudgetten, waarbij wij uitgaan van een afschrijvingstermijn van 15 jaar. Na het groene licht van het UWV zullen wij het project verder in gang zetten. We verwachten dan in de tweede helft van dit jaar met een kredietvoorstel bij u aan te kloppen. Hoogachtend, Burgemeester en Wethouders van Leiden, de Secretaris, de Burgemeester,